als er één ding is waarop hoog presterende teams zijn gebouwd, is het effectieve communicatie. Het maakt niet uit hoe storend je technologie is of hoe groots je visie is — als je team niet goed communiceert, ga je een zware strijd voeren.

waarom? Nou, slechte communicatie verspilt tijd, kweekt wantrouwen, en veroorzaakt onnodige complexiteiten en stress — allemaal voor een vaak middelmatig resultaat.

wanneer u over de systemen, tools en strategieën beschikt om effectieve communicatie te bevorderen, maakt u samenwerking gemakkelijk, zorgt u ervoor dat iedereen op één lijn zit en helpt u het risico te verminderen dat uw team doorbrandt.

in dit artikel delen we 14 praktische tips om u te helpen dat te doen, of uw team is meestal op afstand, onsite, of een mix van de twee.

14 handige Tips voor het verbeteren van teamcommunicatie

Hieronder staan tips voor teams die werknemers omvatten die altijd op afstand zijn en teams met een mixed-in (wat betekent dat sommige leden van het team voornamelijk in een kantoorruimte werken).

ongeacht waar uw teamleden momenteel werken-of waar ze in de toekomst zullen werken — deze tips zullen u helpen de algemene communicatie te verbeteren.

communicatietips voor externe Teams

externe teams hebben door hun aard weinig of geen persoonlijke communicatie tussen teamleden. Wanneer je dat combineert met een team dat over vele tijdzones kan worden verspreid, heb je een omgeving die effectieve communicatie een uitdaging maakt.

1. Bouw de juiste toolkit.

Er is vandaag een scala aan software en tools op de markt om de communicatie en samenwerking tussen teams op afstand te verbeteren. Neem een paar tools die teambrede behoeften te vervullen.

om erachter te komen welke tools u nodig hebt, moet u eerst nadenken over de twee vormen van communicatie: synchroon (d.w.z. real-time) en asynchroon (d.w.z. op een niet-gelijktijdig schema).

bijvoorbeeld, uw team kan al Slack gebruiken of ervoor kiezen om Slack te gebruiken. (Als je dat niet bent, dan raad ik het sterk aan omdat het synchrone samenwerking een fluitje van een cent maakt.)

als een remote team moet u ook nadenken over audio-en videoconferentietools. Terwijl de mogelijkheden van Slack op dit gebied worden verbeterd, adviseer ik het gebruik van Zoom of een ander speciaal platform voor deze communicatie.

vervolgens heb je een project management tool nodig die kan fungeren als een centrale hub om alles bij elkaar te houden. De project management ruimte heeft een bijna onbeperkte hoeveelheid opties, maar enkele van de meest populaire zijn Basecamp, Teamwork, en Trello.

om de zaken af te ronden, raad ik aan om een tool zoals HubSpot ‘ s gratis meeting scheduling software te gebruiken om onnodig heen en weer te besparen bij het plannen van een vergadering. Ik stel ook voor om screen capture software te gebruiken, zoals Soapbox of Loom, om context te geven aan je asynchrone gesprekken.

in het algemeen, wanneer u de juiste tools voor uw team vindt, doe dan uw onderzoek, vraag om aanbevelingen, speel dan met een paar en kijk wat voor u werkt.

2. Werk teamdocumentatie consequent bij.

ondanks wat de opstartwereld je wil laten geloven, bestaat software niet voor zichzelf. Het doel van al deze tools is om effectieve communicatie gemakkelijk te maken, maar zoals de meeste externe werknemers kunnen bevestigen, is dat niet vaak het resultaat.

om dat doel te bereiken, moet je duidelijk zijn over wanneer en hoe je deze tools gaat gebruiken, en dan moet je die richtlijnen ook daadwerkelijk volgen.

Wanneer moet u contact opnemen met iemand via Slack in tegenstelling tot e-mail? Wat moet worden afgehandeld met een screencast in plaats van een Zoomgesprek?

de details zullen afhangen van wat je team doet en hoe ze het liefst werken, maar het algemene idee is om standaard asynchrone opties te gebruiken, tenzij je een sterke reden hebt om dat niet te doen.

als het gaat om projectbeheer, is het belangrijkste principe eenvoudig: houd alle projecten up-to-date met de volgende actie, wie er verantwoordelijk voor is, en wanneer het moet worden afgerond.

Dit is niet iets baanbrekers, maar in de praktijk, zeer weinig teams daadwerkelijk door te zetten met deze dag-tot-dag.

Als u en een collega een informeel gesprek hebben waarbij een beslissing is genomen over uw project, lijkt het misschien alsof het niet nodig is om andere acties te ondernemen. Jullie weten allebei wat er gedaan moet worden, toch?

hoewel u misschien weet wat u moet doen, zal de rest van uw team geen idee hebben wat er aan de hand is.

uw project management systeem moet dienen als een centrale repository van wat er gebeurt met elk project. Naast het houden van de rest van het team in de lus, in overeenstemming zijn met deze updates maakt uw leven gemakkelijker ook.

hoe vaak werkt u aan één project tegelijk? Bijna nooit, toch?

door dit bijgewerkt te houden, is het gemakkelijk voor u om snel weer op snelheid te komen wanneer u tussen een paar verschillende dingen hebt gesprongen.

niet meer graven door oude e-mailketens en slappe gesprekken proberen om erachter te komen wat je precies dacht voordat.

3. Bepaal de tijdzone etiquette.

wanneer u een team hebt dat over meerdere tijdzones is verdeeld, moet u meer nadenken over wanneer u moet communiceren.

als u Slack gebruikt, moet u uw team aanmoedigen om “niet storen” – uren in te stellen, zodat ze geen meldingen krijgen op alle uren van de dag. Als u geen Slack gebruikt, blijf dan uit de buurt van alles dat uw teamgenoot een waarschuwing zal sturen, tenzij het een echte noodsituatie is die niet kan wachten.

4. Overweeg hoe het medium en de toon van uw woorden zullen worden geïnterpreteerd.

communicatie op afstand is grotendeels geschreven. Het mist natuurlijk dingen die we als vanzelfsprekend beschouwen wanneer we met iemand in persoon praten-gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal, toon van de stem, enz.

zoals we allemaal weten, kunnen gedachten veel anders overkomen in tekst, en zelfs bij oproepen, dan in het echte leven. Zo, maken het oefenen om te pauzeren voordat het verzenden van uw berichten en herlees het voor Toon.

aan de andere kant, moedig je team en je collega ‘ s aan om te spreken als ze het gevoel hebben dat iemand de verkeerde kant op komt. Deze kleine dingen maken een echt verschil als je geen gezicht hebt om de woorden te zeggen.

5. Breng het team regelmatig bij elkaar.

een van de meest impactvolle dingen die een remote team kan doen is tijd plannen voor iedereen om samen te komen. Verbindingstijd (virtueel of persoonlijk, als en wanneer het externe team de kantoorruimte bezoekt) is een geweldige manier om de communicatie en het vertrouwen te verbeteren en:

• brengt teamleden dichter bij elkaar.iedereen aanmoedigen om elkaars persoonlijkheden en communicatiestijlen te delen en beter te begrijpen.
• Help hen gemeenschappelijke interesses te vinden die ze gewoonlijk niet zouden ontdekken in een werkgesprek.

Als u persoonlijk tijd met elkaar kunt doorbrengen, kunt u ook af en toe retraites organiseren voor het remote team om samen te komen. Of, als je werknemers over de hele wereld en sommige van hen wonen vrij dicht bij elkaar, aanmoedigen “mini-retreats.”

maar het belangrijkste, zorg ervoor dat het team vrijwel regelmatig bij elkaar komt. En laat het niet allemaal over werk gaan!

bijvoorbeeld, we hebben een dagelijkse video-oproep die part-work, part-social is. Op dinsdag tot en met donderdag is de oproep een korte check-in van 10 minuten om te zien hoe het met de mensen gaat. Op maandag en vrijdag is het wat langer, zodat we kunnen praten over onze weekends, wat we hebben gedaan, en gewoon bijpraten.

Dit vervangt niet volledig de persoonlijke communicatie, maar het is een eenvoudige manier om diepere verbindingen met de rest van het team te bouwen.

communicatietips voor gemengde Teams

u kunt een gemengd team hebben, wat betekent dat sommige leden voornamelijk op afstand zijn en sommige voornamelijk op kantoor werken. Dit type team heeft zijn eigen unieke uitdagingen als gevolg van de structuur:

• Ten eerste moeten ze alles doen wat ze kunnen om te voorkomen dat er verdeeldheid ontstaat tussen de twee groepen werknemers.
• ten tweede moeten ze ervoor zorgen dat beide teams synchroon blijven.

6. Neem iedereen op in informatie loops.

net zoals teams op afstand gesprekken moeten volgen die resulteren in een beslissing of actie, ongeacht hoe klein, gemengde teams dat ook doen. Dit is belangrijk voor gemengde teams om te overwegen, zodat medewerkers op afstand niet buiten de lus worden gelaten en vice versa.

7. Vermijd eenmalige oplossingen voor terugkerende uitdagingen.

met Tijdzone etiquette, Weet je dat je iemand niet moet pingen als het 11 is:00 pm in hun deel van de wereld, maar wat doe je als je echt nodig hebt om te praten met iemand als het niet uitkomt?

voor deze situaties moeten enkele compromissen worden gesloten. Idealiter is er enige overlapping in werktijden, maar zo niet, probeer dan een tijd te vinden die niet te lastig is voor een van jullie.

als je constant tijden voorstelt die het schema van de ander niet respecteren, vraag je gewoon om buiten de lus te blijven.

8. Eerlijkheid en transparantie aanmoedigen.

een van de belangrijkste voordelen van effectieve communicatie is dat het helpt problemen vroegtijdig te identificeren, zodat ze met minimale verstoring kunnen worden opgelost. Dit gebeurt alleen als werknemers het gevoel hebben dat ze hun feedback echt kunnen delen. Anders zullen de problemen gewoon gaan etteren.

bij gemengde teams zijn er veel manieren waarop communicatie kan mislukken en de kosten van dat gebeuren zijn hoog-dus het is cruciaal dat je team je laat weten wanneer er een probleem is.

als je op afstand werkt en je kunt gewoon niet iemand in het kantoor bereiken die alle juiste kanalen gebruikt, dan moet je in staat zijn om iets te zeggen zodat je team erachter kan komen wat er aan de hand is en het kan repareren.

hetzelfde geldt voor op kantoor zijn en proberen een medewerker op afstand te bereiken. Hoewel niet iedereen een digitale nomade is, kan het soms lijken als het dagen duurt om een reactie te krijgen. Dus, als er problemen zijn, moet het team spreken en de manager moet luisteren.

9. Organiseer vaker vergaderingen.

om medewerkers op afstand en in-office op één lijn te houden, is het een prioriteit om regelmatig vergaderingen te houden om bij te praten over werkgerelateerde winsten, doelen en projecten. U kunt zelfs een Skype gesprek met een externe werknemer voor de lunch of een na het werk biertje.

communicatietips voor teams op locatie

als en wanneer u werknemers hebt die in hetzelfde gebouw werken, kunnen communicatie en samenwerking een beetje gemakkelijker worden. Het is echter nog steeds belangrijk om ervoor te zorgen dat u op een effectieve manier communiceert.

10. Ga bij de computer weg.

wanneer u ter plaatse werkt, hebt u toegang tot één tool die externe en gemengde teams niet hebben; opstaan en naar iemand lopen om met hen te praten.

in plaats van uitsluitend te chatten over Slack wanneer u in-office bent, kunt u hen indien mogelijk persoonlijk vragen stellen, met hen gaan zitten voor koffie, de vergaderruimte gebruiken voor een snel gesprek, enzovoort.

12. Gebruik technologie om efficiënter te werken.

terwijl sommige mensen terugvallen op virtuele gesprekken over die in-person, gaan andere mensen te ver in de andere richting. Dat je op kunt staan en je collega een vraag kunt stellen, betekent niet dat je dat moet doen.

net als bij remote teams, is het cruciaal om onderscheid te maken tussen wat synchroon moet gebeuren en wat asynchroon kan gebeuren.

als je op afstand werkt, kun je Slack sluiten als je een pauze nodig hebt, maar het is veel moeilijker om te voorkomen dat Bob van het boekhoudteam je lastig valt met het laatste nieuws over Survivor als hij twee hokjes verder is.

Als u denkt dat een gesprek persoonlijk moet plaatsvinden, moet u, voordat u iemand onderbreekt, op zoek gaan naar tekens die niet gestoord willen worden — hoofdtelefoon op, hoofd naar beneden, duidelijke focus. Als er nu absoluut over gesproken moet worden, dan is dat oké, maar de meeste gesprekken kunnen wachten. Stuur ze een bericht op Slack en vraag wanneer is een goede tijd om te chatten.

13. Zorg ervoor dat de documentatie nog steeds gemakkelijk toegankelijk is.

het up-to-date en toegankelijk houden van projectstatussen is net zo belangrijk voor interne teams als voor de anderen. Het is ook iets dat makkelijk opzij te duwen is.

zelfs als een team met medewerkers ter plaatse, moet u ervoor zorgen dat teambrede informatie gemakkelijk vindbaar en accuraat is. Terwijl je kunt opstaan en iemand anders vragen wat er aan de hand is met een project of waar je de nieuwste dashboards en rapporten kunt vinden, moet je dat niet hoeven te doen.

voortdurend zoeken naar wat je nodig hebt en de helft van het kantoor onderbreken in het proces is een enorme productiviteit killer. Word niet lui met project management alleen maar omdat je allemaal op dezelfde plaats.

14. Bouw een positieve werkomgeving.

Niemand wil werken in een kantoor vol zombies die geen Interesses lijken te hebben buiten het werk. Dat brengt niet alleen het moreel naar beneden, maar het is ook slecht voor de productiviteit.

wanneer mensen het gevoel hebben dat ze het dag na dag aan het slijpen zijn, zullen ze gewoon niet zo effectief zijn als ze zouden kunnen zijn als ze volledig betrokken waren. Geef ze een pauze door ze te laten weten dat het goed is om over andere dingen dan werk te praten terwijl ze op kantoor zijn.

dit betekent niet dat je volledig naar Silicon Valley moet gaan en het kantoor moet vullen met zitzakken en gratis bier. Ook betekent het niet dat mensen niet nodig hebben om hun spullen gedaan te krijgen, maar laat uw team profiteren van lunches en koffiepauzes en de waterkoeler aan te sluiten.

effectieve teamcommunicatie leidt tot gelukkiger, productievere werknemers

verschillende teams hebben verschillende communicatieuitdagingen en ze hebben verschillende manieren om dat te doen, maar er zijn een paar eenvoudige principes die over de hele linie van toepassing zijn:

1. Kies uw tools verstandig.
2. duidelijk zijn over wanneer en hoe elk gereedschap moet worden gebruikt.
3. gebruik deze tools correct en consistent.
4. wees u bewust van hoe uw woorden (geschreven of gesproken) kunnen worden geïnterpreteerd.
5. respecteer andermans tijd.

wanneer je de juiste basis hebt en een cultuur die transparantie en eerlijkheid bevordert, ben je op weg naar effectieve communicatie.

de principes zijn eenvoudig en gebaseerd op gezond verstand, maar om ze aan het werk te krijgen vereist echte inzet van het hele team, top-to-bottom.

voor meer informatie, lees over snelle teambuilding activiteiten om het volgende te proberen.

Noot van de redactie: Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in oktober 2018 en is bijgewerkt voor volledigheid.