een scheduling conflict kan leiden tot ergernis of nuchtere actie, afhankelijk van hoe u het bekijkt. Lees verder om te leren hoe u een scheduling conflict te identificeren en te behandelen.

wat zijn planningconflicten?

Iedereen heeft een planningsconflict ervaren in zijn persoonlijke leven. Per ongeluk heb je misschien een vakantie geboekt in hetzelfde weekend als een familiereünie. Of, een vriend zou u hebben gevraagd om een film te vangen op hetzelfde moment als uw tandheelkundige afspraak.

een scheduling conflict in het bedrijfsleven is vergelijkbaar. Het verwijst naar een scenario waarin twee gebeurtenissen vie voor hetzelfde tijdslot op uw agenda. De gebeurtenissen in kwestie kunnen vragen om de aanwezigheid van u, de werkgever. Uw werknemer kan bijvoorbeeld een nieuw conflict ontstaan door ziek te zijn of door een nieuw familie-evenement dat ze willen bijwonen. Dat kan ertoe leiden dat ze niet langer in staat zijn om de shift te maken die ze toegewezen kregen. Ze kunnen ook een veranderende beschikbaarheid, zoals als ze een part-time werknemer die ook een student en hun klassen veranderen, die voortdurende conflicten kan creëren.

Het maakt niet uit hoe het conflict zich manifesteert, het is duidelijk dat één persoon niet op twee plaatsen tegelijk kan zijn. De enige manier om de koppeling die een scheduling conflict heeft op iemands agenda vrij te geven is om het op te lossen.

welke soorten planningsconflicten kunnen optreden?

veelvoorkomende typen schedulingconflicten zijn:

• dubbele boeking. Dit gebeurt wanneer u twee gebeurtenissen in hetzelfde tijdslot plant. Bijvoorbeeld, je zou de shift van een werknemer opnieuw toegewezen aan een werknemer die een shift op hetzelfde moment. Het leidt vaak tot het niet nakomen van de ene of de andere verplichting.
• overlappende gebeurtenissen. Dit gebeurt wanneer u een gebeurtenis plant op een manier die overlapt met een andere al op de agenda. U kunt bijvoorbeeld een inspectie of winkelwandeling van 9:00 tot 10:00 uur hebben gepland en een teamstandup van 9:30 tot 10:00 uur.Dit planningsconflict dwingt een persoon om het ene evenement te verlaten om het andere bij te wonen. Maar ze zijn niet in staat om hun onverdeelde aandacht te geven aan beide.
• het boeken van een niet beschikbaar tijdslot. Dit gebeurt wanneer u een evenement plant op een tijdslot dat al is geblokkeerd. U kunt bijvoorbeeld per ongeluk een dienst toewijzen aan een werknemer tijdens zijn vrije middag. De werknemer zou de dienst moeten missen of zijn vakantie moeten annuleren.

Tips voor het afhandelen van planningsconflicten

Hieronder staan enkele tips voor het voorkomen en afhandelen van planningsconflicten:

• Maak een werknemersschema. Een master schema dat aangeeft hoe werknemers hun tijd verdelen houdt conflicten op afstand. Employee scheduling apps zoals verschuivingen in Microsoft Teams kan helpen u te waarschuwen voor potentiële conflicten.
• Budget voor pauzes. Zorg ervoor dat u factor in pauzes bij het maken van een werknemer schema. Planning in back-to-back shifts kan niet resulteren in een planning conflict. Maar de afvoer van zijn energie kan voorkomen dat een werknemer op zijn hoogtepunt werkt.
• naam back-ups. Noem voor elke shift-opdracht een back-upmedewerker die kan ingrijpen als zich een conflict voordoet. Dit kan voorkomen dat er geen medewerker beschikbaar is voor een dienst.
• neem een begripvolle houding aan. Probeer niet de schuld te geven als er een scheduling conflict optreedt dat leidt tot een onvervulde shift. Dit is des te relevanter wanneer een werknemer niet de schuld heeft van een no-show. Probeer te begrijpen wat de verwarring veroorzaakte en wat je kunt doen om het in de toekomst te vermijden.
• geef werknemers de mogelijkheid om een andere tijd voor te stellen. Een scheduling conflict dat medewerkers zelf kunnen uitzoeken bespaart u als manager tijd en energie, waardoor alle verschuivingen worden gedekt. Medewerkers de mogelijkheid geven om eenvoudig diensten te ruilen of aan te bieden die niet langer werken voor hun schema ‘ s, terwijl ze toch goedkeuringsprocessen op hun plaats houden, neemt de druk van u en uw medewerkers. Door werknemers in staat te stellen hun beschikbaarheid in te stellen en vrije tijd aan te vragen voor vakantie en ziekte helpt het ploegenschema van uw team toekomstige conflicten te voorkomen.