Definition of Vendor Management

Vendor management is het proces dat een organisatie in staat stelt om passende maatregelen te nemen om de kosten te beheersen, potentiële risico ‘ s gerelateerd aan leveranciers te verminderen, uitstekende service deliverability te garanderen en waarde te halen uit leveranciers op de lange termijn.Dit omvat onderzoek naar de beste geschikte leveranciers, sourcing en het verkrijgen van prijsinformatie, het meten van de kwaliteit van het werk, het beheren van relaties in het geval van meerdere leveranciers, het evalueren van de prestaties door het instellen van organisatorische normen, en ervoor te zorgen dat de betalingen altijd op tijd worden gedaan.

dus, dat is waar het vendor management systeem of VMS op zijn plaats komt.

een vendor management systeem is een online web-based tool die fungeert als een enkel knooppunt om alle vendor gerelateerde activiteiten in een organisatie of bedrijf te beheren, terwijl het zorgen voor verbeterde efficiëntie en groei op lange termijn op een kosteneffectieve manier.

voordelen van Vendor Management

Door goed vendor management te hebben, kan een organisatie de volgende voordelen ervaren:

(1) betere selectie

Door passend leveranciersmanagement te implementeren, kan uw organisatie profiteren van een grotere selectie van Leveranciers, wat resulteert in meer keuzes en uiteindelijk betere kosten.

uw organisatie kan profiteren van een biedoorlog tussen leveranciers terwijl u ervoor zorgt dat u waar voor uw geld krijgt.

(2) beter Contractbeheer

in een scenario met meerdere leveranciers verhoogt het gebrek aan leveranciersbeheersysteem de kwestie van het beheren van contracten, documentatie en andere essentiële informatie in uw organisatie.

door een juiste VMS te implementeren, kan uw organisatie profiteren van een gecentraliseerd overzicht van de huidige status van alle contracten en andere nuttige informatie die uw organisatie in staat zal stellen betere besluitvormingsmogelijkheden te bereiken en kostbare tijd te besparen.

(3) beter prestatiebeheer

een geïntegreerd overzicht van de prestaties van alle leveranciers kan worden bereikt door de implementatie van een leveranciersbeheersysteem.

dit kan uw organisatie een duidelijk begrip geven van wat wel en niet werkt! Dit leidt uiteindelijk tot een verbeterde efficiëntie, wat op zijn beurt de algehele prestaties van de organisatie verbetert.

(4) betere Verkopersrelatie

Het is nooit eenvoudig om meerdere leveranciers tegelijkertijd te beheren. Terwijl sommige verkopers kunnen blijken echt vruchtbaar, anderen misschien niet. Maar het beheren van de relatie tussen de leveranciers is de sleutel tot succesvolle voltooiing van het project.

door alle leveranciergerelateerde informatie op een enkele plaats te krijgen, profiteert u van het verkrijgen van alle vereiste informatie in een keer en het kan uw besluitvormingsproces beïnvloeden, waardoor het eenvoudiger wordt!

(5) betere waarde

Uiteindelijk is het doel van een vendor management systeem om de meeste waarde voor uw buck te krijgen. Dus, implementatie van een vendor management systeem, wanneer goed gedaan kan resulteren in lange termijn besparingen evenals verbeterde inkomsten over een periode van tijd.

uitdagingen in leveranciersmanagement

hoewel er veel voordelen zijn, moeten sommige uitdagingen overwonnen worden om de goede werking van de organisatie te garanderen.

Er zijn veel uitdagingen waarmee een organisatie geconfronteerd kan worden als leveranciersmanagement niet correct is geïmplementeerd. Zij zijn als volgt::

(1) Leveranciersconformiteitsrisico

het instellen van standaarden voor het omgaan met leveranciers kan u veel tijd en geld besparen. Niet alle leveranciers kunnen presteren volgens uw normen. Het is belangrijk om de juiste leverancier te kiezen uit meerdere leveranciers, die voldoen aan uw organisatorische normen en criteria, terwijl het beloven van uitstekende prestaties.

(2) Leveranciersreputatierisico

omgaan met meerdere leveranciers is geen gemakkelijke taak. Ook, de kwaliteit van het werk moet vooraf worden gemeten voordat je in een contract, waardoor het proces ingewikkelder.

hoewel sommige leveranciers uw taak heel goed kunnen doen, kunnen anderen een aantal slechte prestaties verdragen en al uw deadlines in een tizzy gooien. Achtergrondcontroles zijn daarom een must

voordat een selectie wordt gemaakt. Dit kan u voorzien van een aantal inzichten in vitale punten die u misschien hebt gemist in de eerste plaats.

(3) gebrek aan zichtbaarheid

hoewel het echt belangrijk is om een gecentraliseerde oplossing voor gegevensopslag te hebben voor het beheren van leveranciersgegevens, profiteert de organisatie ook van een gecentraliseerde weergave en verbeterde zichtbaarheid, wat kan leiden tot een betere toewijzing van bronnen en verbeterde efficiëntie.

(4) Vendor Data Storage

naarmate uw organisatie groeit, wordt het essentieel om een vendor data storage oplossing te hebben. In de afwezigheid van een vendor management systeem, het opslaan en ophalen van gegevens zou kunnen blijken te zijn echt moeilijk, gezien het feit dat u te maken met meerdere leveranciers voor meerdere projecten op hetzelfde moment.

(5) Vendor Payment Risk

sommige vendors kunnen verschillende betalingsvoorwaarden hebben, terwijl sommige zich kunnen houden aan de standaardvoorwaarden van de industrie. Het uitzoeken van de Voorwaarden en ervoor te zorgen dat de betaling altijd op tijd is een van de belangrijkste problemen, vooral terwijl het omgaan met meerdere leveranciers op hetzelfde moment.

Leveranciersmanagementproces

Op dit moment kunnen we concluderen dat effectief leveranciersmanagement cruciaal is. Een organisatie moet een proces plannen en uitvoeren om te begeleiden hoe ze bij elke stap in contact komen met hun leveranciers.

hoewel het niet mogelijk is om één specifiek leveranciersmanagementproces te hebben dat alle ondernemingen en leveranciers omvat, kunnen we de basisstappen samenbrengen die ten grondslag liggen aan de start-to-finish-betrokkenheid van een organisatie met haar leveranciers. :

(1) Identificatie en vaststelling van bedrijfsdoelstellingen

voordat het leveranciersmanagementproces begint, is het van cruciaal belang om bedrijfsdoelstellingen te identificeren en vast te stellen die betrokkenheid van de leverancier vereisen. Dit helpt bij het begrijpen van de eisen van elke business unit en voorkomt dubbel werk en verspilling van middelen in termen selecteren en contracteren met leveranciers. Het helpt ook in de latere stadia van het meten en evalueren van de prestaties van de leverancier als deze doelen stellen passende statistieken.

(2) oprichting van een Leveranciersmanagementteam

nadat de bedrijfsdoelstellingen zijn erkend, moet de volgende stap de oprichting zijn van een speciaal leveranciersmanagementteam. Dit gecentraliseerde team moet bekwaam zijn in het identificeren van zakelijke doelen en KPI ‘ s voor leveranciersmanagement, het selecteren van relevante leveranciers, het onderhandelen over het contractproces, het periodiek beoordelen van de prestaties van de leveranciers en het bijhouden van alle transacties activiteiten.

dit team is cruciaal omdat het zal fungeren als een tussenpersoon tussen de business units en de leveranciers en zorgen voor samenwerking tussen de twee.

Het voorkomt ook de betrokkenheid van te veel stakeholders – wanneer leveranciersmanagement wordt gedecentraliseerd naar de business units, resulteert dit in een groot aantal contracten met dezelfde leverancier of ongelijksoortige transacties met meerdere leveranciers. Dit belemmert het volgen en evalueren van leveranciersprestaties en stelt de organisatie bloot aan leverancierrisico ‘ s.

(3) aanmaken van een Database voor alle Leveranciergerelateerde informatie

nadat de bedrijfsdoelstellingen duidelijk zijn en het leveranciersmanagementteam operationeel is, moet de volgende stap het bouwen van een bijgewerkte en gecategoriseerde database van alle relevante leveranciers en leveranciergerelateerde informatie zijn.

De voordelen hiervan zijn veelvoudig –

(i) het zal overeenkomen met de behoeften van de business units aan de juiste verkoper. Zo kan de administratie de relevante leveranciers voor kantoorbenodigdheden, computerapparatuur, enz. identificeren.

(ii) na de categorisering van Leveranciers op basis van hun type, zal de vergelijking tussen leveranciers gemakkelijker worden voor evaluatie

(iii) het zal informatie stroomlijnen-verspreide, ongelijksoortige leveranciersinformatie wordt opgeslagen op een enkele locatie en geeft inzicht in de huidige fase van de leveranciers, bijvoorbeeld leveranciers met een contract, leveranciers die vernieuwingen vereisen, enz. en

(iv) het zal effectieve budgettering mogelijk maken – u kunt gemakkelijk de lange termijn, kritische leveranciers en de korte termijn, tactische leveranciers herkennen en de budgettoewijzing dienovereenkomstig beoordelen.

(4) Identificatie van de selectiecriteria voor leveranciers

zodra alle leveranciersgerelateerde informatie is gestroomlijnd, bijgewerkt en gecategoriseerd, moet u de criteria selecteren op basis waarvan alle relevante leveranciers zullen worden gekozen.

terwijl kosten het belangrijkste selectiecriterium voor het kiezen van Leveranciers is geweest, kijken bedrijven steeds meer naar andere criteria om te bepalen welke leverancier het beste aan hun eisen voldoet – de laagste kosten garanderen immers niet de hoogste waarde. Een CIO-artikel 1 heeft niet-kostenfactoren erkend die in aanmerking moeten worden genomen om verkopers te selecteren – financiële stabiliteit, eerdere ervaring op het gebied van werk als het bedrijf, industriële erkenningen, de procedures die door de verkoper worden gevolgd, schaalvoordelen en hun wettelijke/regelgevende records. Het is belangrijk om alle bovengenoemde criteria te overwegen om een holistische beoordeling van de verkopers te hebben.

voor aankopen van hoge waarde nemen ondernemingen ook biedprocedures in waarbij RFQ ‘s, RFI’ s en RFP ‘ s betrokken zijn voordat zij de verkoper kiezen.

(5) evaluatie en selectie van verkopers

in dit stadium moeten de verkopers worden beoordeeld op basis van de selectiecriteria en, indien van toepassing, de biedprocedure.

de ingediende voorstellen moeten grondig worden beoordeeld om inzicht te krijgen in de prijsstructuur, de omvang van de werkzaamheden en de wijze waarop aan de vereisten zal worden voldaan, de Voorwaarden, verval-en verlengingsdata, enz. Dit zal ervoor zorgen dat uw organisatie is het afleiden van de maximale waarde van de leverancier. Kijk uit voor verborgen spaarmogelijkheden!

Beoordeel de interne sterke en zwakke punten van de leveranciers en bestudeer hoe de externe kansen en bedreigingen uw transactie en het leveranciersmanagementproces kunnen beïnvloeden.

zodra u een volledig begin-tot-eind evaluatieproces hebt gegarandeerd, is het tijd om uw leverancier te kiezen.

(6) contracten ontwikkelen en verkopers afronden

nu heb je de gekozen. Het is tijd om het contractproces te voltooien en uw leverancier(s) aan boord te krijgen.

gewoonlijk wordt de contractfase toegewezen aan het juridische en financiële team en het senior management dat betrokken is bij de verkopers. De rest van de business units ontvangen het contract en gaan na het afwerkingsproces in contact met de leveranciers. Op de lange termijn is dit meestal suboptimaal-de business units werken uiteindelijk dagelijks samen met de leveranciers en hebben waardevolle inzichten over hoe de operationele prestaties van de leveranciers kunnen worden gemaximaliseerd. Daarom moeten alle relevante stakeholders worden betrokken, in ieder geval bij het besluitvormingsproces.

beste praktijken: Technieken om uw Leveranciersmanagementstrategie te verbeteren

u beschikt over een leveranciersmanagementproces dat het best geschikt is voor uw organisatie. Echter, vendor management niet alleen eindigen zodra de leveranciers zijn gekozen. Er zijn technieken en

best practices die uw proces aanvullen en het leveranciersmanagement van uw organisatie nog effectiever kunnen maken. Laten we eens kijken:

(1) Breng uw verwachtingen duidelijk over

terwijl u zich bezighoudt met leveranciers, is het noodzakelijk om de zakelijke doelen van de organisaties en verwachtingen van de leveranciers duidelijk te definiëren. Laat de leveranciers weten wat uw huidige en toekomstige vereisten zijn en hoe ze aansluiten bij de doelstellingen van uw organisatie. Het zal u en de leveranciers in staat stellen om op dezelfde pagina en uiteindelijk beter samen te werken, zelfs op de lange termijn. Het helpt om benchmarks te stellen, vermindert risico ‘ s met betrekking tot leveranciersprestaties en compliance, en om de leveranciers te evalueren.

(2) Zorg ervoor dat u deadlines stelt die haalbaar en realistisch zijn

gezien de set van doelen en verwachtingen die u hebt, is het belangrijk om deadlines vast te stellen die realistisch door de leveranciers kunnen worden gehaald. Het instellen van onmogelijke deadlines belemmert niet alleen de prestaties van de leverancier en het creëren van waarde, maar het verhoogt ook de risico ‘ s en voorkomt zinvolle samenwerking.

(3) Werk samen met uw leveranciers om langdurige relaties te onderhouden

het woord ‘samenwerking’ is al een paar keer naar voren gekomen, nietwaar? Goed, het is belangrijk omdat gewoon onderhandelen met de leveranciers over prijsstelling en prestaties leidt tot de voltooiing van een transactie. Maar, wanneer u samen te werken en de leveranciers te betrekken bij het strategisch bepalen hoe de doelen en verwachtingen te bereiken, het leidt tot waardevolle, langdurige relatie opbouwen. Samenwerking stelt zowel de onderneming als de leveranciers in staat om innovatieve ideeën te brainstormen over hoe waardecreatie uit hun partnerschap kan worden gemaximaliseerd.in feite heeft het jaarlijkse onderzoek van Zycus, Pulse of Procurement2, het bereiken van betere synergieën met leveranciers erkend als een van de topprioriteiten en het werken met leveranciers om de prestaties te verbeteren als een belangrijk aandachtsgebied voor inkoopprofessionals.

(4) KPI ‘ s Instellen om leveranciersprestaties te meten

hoe realiseren we ons of de leveranciers leveren volgens de vastgestelde verwachtingen en zakelijke doelen? We hebben Key Performance Indicators (KPI ‘ s) nodig om de verschillende facetten van de leveranciers te meten en uiteindelijk te weten of het leveranciersmanagementproces effectief is.

de KPI ‘ s variëren afhankelijk van de organisaties en zijn gebaseerd op wat zij als belangrijk beschouwen bij het evalueren van de prestaties van de leverancier.

echter, een ander artikel van CIO over ‘ Vendor Management: Hoe meet je waar voor je geld?”3 heeft verschillende kwantitatieve en kwalitatieve manieren gecategoriseerd om KPI’ s vast te stellen en de ROI van de verkoper te meten:

* Relatiebeheer; gemeten aan de hand van de betrokkenheid, flexibiliteit en innovatie van de verkoper,

* kostenbeheer; gemeten met korting op prijzen, orderkosten, enz.,

* kwaliteit; meten op basis van deskundigheid van het personeel, nauwkeurigheid van de bestelling, conformiteit met eisen, garanties, enz.,

* levering; gemeten aan de hand van tijdige levering, reactietijd bij bestelproblemen en noodsituaties, enz. en

* klanttevredenheid

(5) Leverancierrisico ‘ s beoordelen om de minimalisering ervan mogelijk te maken

Dit is waarschijnlijk een van de belangrijkste technieken die ervoor zullen zorgen dat leveranciersmanagement levert wat verwacht wordt.

risicobeoordeling van leveranciersmanagement is geen enkele stap – het begint wanneer u een behoefte aan een leverancier erkent en vervolgens is het gewoon doorlopend.

Er zijn meerdere soorten risico ‘ s rond leveranciersmanagement – financieel, betaling, operationeel, compliance en gegevensbeveiliging om er maar een paar te noemen. U moet periodiek alle leveranciergerelateerde risico ‘ s identificeren bij elke stap van het leveranciersmanagementproces, de impact ervan beoordelen op basis van uw risicobereidheid en mitigatiemaatregelen plannen.

de bedreigingen die als risico ‘ s optreden, veranderen voortdurend – zorg ervoor dat u de interne en externe omgeving van de organisatie in de gaten houdt en beoordeel de controles die u hebt ingesteld, de effectiviteit ervan en werk ze indien nodig bij. Dit niveau van due diligence zal u helpen de leveranciergerelateerde risico ‘ s te minimaliseren en ervoor te zorgen leveranciersprestaties in staat is om aan alle eisen te voldoen.

stof tot nadenken-verschil tussen Vendor Management en Vendor Relationship Management

in veel scenario ’s worden de termen” vendor management ” en “vendor relationship management” door elkaar gebruikt. Maakt één extra woord echt verschil? Nou, dat doet het wel. Terwijl vendor management het geheel van de betrokkenheid van een onderneming met haar leveranciers omvat, is

Vendor relationship management een onderdeel van dat geheel dat zich richt op het ‘menselijke aspect’ van vendor management. Uiteindelijk worden de leveranciers vertegenwoordigd door mensen en hebben we al vastgesteld hoe waardevol leveranciersrelaties zijn voor een organisatie.

het opbouwen van duurzame en betekenisvolle relaties met leveranciers, vooral de kritische, staat op de lijst van prioriteiten voor een organisatie die zich bezighoudt met leveranciersmanagement. Teams herkennen de waarde van synergie met hun leveranciers – zinvolle, duurzame samenwerking kan een positieve invloed hebben op de prestaties van Leveranciers en kan ook helpen leverancierrisico ‘ s te minimaliseren. Om dit te vergemakkelijken, zijn er een groeiend aantal VRM-tools waarmee bedrijven hun leveranciersrelaties effectief kunnen beheren.

In een notendop

in deze blogpost wordt gesproken over een zeer cruciaal aspect van het functioneren van de organisatie – vendor management. In de huidige wereldeconomie, waar de geografische en economische barrières voortdurend afnemen, moeten organisaties werken met verschillende soorten leveranciers van over de hele wereld. Zelfs als u werkt met een enkele leverancier, is het van cruciaal belang om effectieve vendor management op zijn plaats, omdat hun prestaties uiteindelijk van invloed op de prestaties van uw bedrijf. Het is belangrijk om de voordelen en uitdagingen van vendor management te begrijpen, zodat u een effectief proces kunt ontwerpen dat uw betrokkenheid met uw leveranciers zal begeleiden. Vergeet niet om uw proces aan te vullen met vendor management best practices om ervoor te zorgen dat uw leveranciers leveren maximale waarde aan uw organisatie.