de fleste nonprofitorganisationer forstår, at når de modtager føderal bistand, er de forpligtet til at udfylde en tidsplan for udgifter til føderale priser (SEFA) for at afgøre, om en enkelt revision er påkrævet, og i bekræftende fald inkludere SEFA i den enkelte revisionsrapportering. Men hvad er SEFA, og hvad er grundlaget for at bestemme, hvilke føderale udgifter der skal medtages?

Hvad er SEFA?

SEFA er en supplerende tidsplan for de årsregnskaber, som en organisation skal udarbejde, når den er underlagt det enkelte revisionskrav. Enkeltrevisionskravet udløses, når de føderale udgifter rapporteret på SEFA overstiger $750.000 eller mere i løbet af organisationens regnskabsår. For nogle organisationer kan det at få Sefa forkert resultere i, at en organisation konkluderer, at en enkelt revision ikke er påkrævet, når den faktisk skulle udføres.

Sefa skal udfyldes i overensstemmelse med den ensartede vejledning (2.CFR.200.502). De føderale udgifter, der er inkluderet i SEFA, skal baseres på at bestemme, hvornår en føderal pris betragtes som “brugt”. Desværre kan navnet føderale udgifter på tidsplanen være vildledende. Det ser ud til at antyde, at tidsplanen simpelthen kun ville omfatte værdien af omkostninger, som organisationen afholdt, der blev betalt med føderal finansiering. Men i virkeligheden er det meget mere involveret end det.

definition af udgifter

følgende er en liste over forskellige typer føderale priser, og hvordan ensartet vejledning definerer dem som brugt:

• tilskud, omkostningsgodtgørelseskontrakter i henhold til føderale Erhvervelsesbestemmelser (FAR) med indianerstammer, samarbejdsaftaler og direkte bevillinger-føderale midler bestemmes til at blive brugt, når den relaterede aktivitet finder sted. Da ensartet vejledning følger periodiseringsmetoden for regnskabsføring, ville dette være, når udgiften/udgifterne opstår, medmindre organisationen har udarbejdet Sefa på kontantbasis, hvilket den ensartede vejledning faktisk tillader. Derudover er føderale kontrakter inkluderet bortset fra faste fastpriskontrakter, underlagt FAR ‘ s, som specifikt identificeres ved den ensartede vejledning som udelukket.udbetaling af midler til undermodtagere – hvis en organisation bruger deres føderale finansiering til yderligere at videregive til en anden organisation gennem et undermodtagerforhold, bestemmes de føderale midler til at blive brugt, når organisationen bliver forpligtet til undermodtageren til betaling. Generelt er det, når udbetalingen foretages til undermodtageren.
• lån og lånegarantier-grundlaget for at inkludere lån og lånegarantier udvides til ikke kun at omfatte føderale lån modtaget eller brugt i indeværende år, men det inkluderer også alle lån, der blev modtaget i tidligere perioder, der har fortsatte overholdelseskrav. Disse fortsatte overholdelseskrav kan variere fra lån, der i øjeblikket tilbagebetales, til dem, der vil være tilgivelige ved udgangen af en bestemt periode. Hvis der fortsat er overholdelseskrav, såsom specifik brug af en facilitet, der blev købt ved hjælp af et føderalt lån, forbliver lånet på organisationens SEFA, indtil det fortsatte overholdelseskrav slutter. For disse typer føderalt finansierede lån eller lånegarantier er det, der rapporteres som føderale udgifter, begyndelsesbalancen plus eventuelle forskud eller låneprovenu modtaget i løbet af året. Inkluderet i denne saldo er også modtaget rentegodtgørelse, kontanter eller administrative omkostninger. I noterne til SEFA vil organisationen rapportere den udestående saldo på eventuelle lån fra den sidste dag i regnskabsåret.
• modtagelse af ejendom-Dette vil vedrøre doneret ejendom og vil blive rapporteret i overensstemmelse med periodiseringsmetoden for regnskab og betragtes som brugt, når ejendommen blev modtaget.
• modtagelse eller brug af programindkomst – dette vil blive rapporteret, når programindkomsten modtages fra den føderale kilde eller bruges af organisationen.
• Distribution eller brug af fødevarer – grundlaget for at bestemme, hvornår denne føderale finansiering bruges, er tilpasset aktiviteten, svarende til tilskud, hvor fødevarevaren betragtes som brugt, når den bruges eller distribueres.
• forsikring-for enhver forsikring, der er føderalt finansieret, er grundlaget for at bestemme, hvornår den rapporteres, når forsikringen er i kraft. Dette vil ikke omfatte Medicare eller Medicaid betalinger til organisationen for at yde patientpleje til patienter, der er Medicare eller Medicaid berettiget. Der kan dog være en undtagelse fra dette, hvis organisationens stat kræver, at Medicaid-betalingerne betragtes som føderalt finansieret på grund af deres egne regler om behandling af disse typer betalinger på omkostningsgodtgørelsesbasis.
• kapitalfonde-svarende til lån og lånegarantier rapporteres alle kapitalfonde, der er føderalt finansieret, på SEFA ved den kumulative saldo ved udgangen af året, så længe begrænsningen gælder.

præsentation af SEFA

ud over at bestemme størrelsen af føderale udgifter har den ensartede vejledning også specifikke krav til, hvordan disse beløb skal rapporteres i Sefa. Under ensartet vejledning er organisationen forpligtet til at liste individuelle føderale programmer af føderalt agentur, herunder gruppering af en klynge af programmer sammen. Organisationen er også forpligtet til at notere navnet på pass-through-enheden og ethvert identifikationsnummer, hvis organisationen modtog føderale midler, der sendes gennem en anden enhed. Omvendt, hvis organisationen passerer gennem nogen af de føderale midler til andre enheder, er de også forpligtet til at notere de samlede beløb, der overføres til undermodtagere for hvert føderalt program. Totalerne på SEFA er påkrævet for hvert føderalt program og Katalog over indenlandsk bistand (CFDA) nummer. Hvis CFDA ikke er tilgængelig, kan organisationer bruge et andet identifikationsnummer. Der kræves også totaler for hver klynge rapporteret på SEFA.

påkrævede Sefa fodnoter

endelig kræver SEFA også specifikke fodnoter. Som tidligere diskuteret skal organisationen oplyse den udestående saldo for eventuelle lån og lånegarantier, der er rapporteret om SEFA ved udgangen af revisionsperioden. Derudover SKAL organisationer oplyse deres regnskabspraksis for udarbejdelse af SEFA, og hvis de anvendes som tilladt ved ensartet vejledning. Hvis en organisation ikke valgte denne sats, skal organisationen stadig bemærke, at den ikke gjorde det i fodnoterne. Fodnoterne kan ikke være tavse på dette punkt.

som organisationer kan se, er det afgørende for ledelsen at forstå kravene til forberedelse af SEFA og hvad der er inkluderet. Det er nødvendigt for organisationer, der modtager føderal finansiering, at få denne ret, og fortrolighed med, hvad den ensartede vejledning kræver i SEFA, er et must.