Die meisten gemeinnützigen Organisationen verstehen, dass sie, wenn sie Bundeshilfe erhalten, einen Zeitplan für die Ausgaben von Bundesprämien (SEFA) ausfüllen müssen, um festzustellen, ob eine einzige Prüfung erforderlich ist, und wenn ja, die SEFA in die Berichterstattung über die Einzelprüfung aufzunehmen. Aber was ist die SEFA und auf welcher Grundlage wird festgelegt, welche Bundesausgaben einbezogen werden sollen?

Was ist die SEFA?

Die SEFA ist ein ergänzender Zeitplan zu den Abschlüssen, die eine Organisation vorlegen muss, wenn sie der einheitlichen Prüfungsanforderung unterliegt. Die Einzelprüfungsanforderung wird ausgelöst, wenn die auf der SEFA gemeldeten Bundesausgaben im Geschäftsjahr der Organisation 750.000 USD oder mehr überschreiten. Für einige Organisationen könnte die falsche SEFA dazu führen, dass eine Organisation zu dem Schluss kommt, dass ein einzelnes Audit nicht erforderlich ist, wenn es tatsächlich durchgeführt werden musste.

Die SEFA ist gemäß der Einheitlichen Anleitung (2.REFERENZRAHMENS.200.502). Die Bundesausgaben, die auf der SEFA enthalten sind, basieren auf der Bestimmung, wann ein Bundespreis als „aufgewendet“ gilt. Leider kann der Name Bundesausgaben auf dem Zeitplan irreführend sein. Es scheint zu implizieren, dass der Zeitplan einfach nur den Wert der Kosten enthalten würde, die der Organisation entstanden sind und die mit Bundesmitteln bezahlt wurden. In Wirklichkeit ist es jedoch viel mehr involviert.

Ausgaben definieren

Im Folgenden finden Sie eine Liste der verschiedenen Arten von Bundeszuschüssen und wie einheitliche Richtlinien sie als aufgewendet definieren:

• Zuschüsse, Kostenerstattungsverträge gemäß den Federal Acquisition Regulations (FAR) mit Indianerstämmen, Kooperationsvereinbarungen und direkte Mittel – Bundesmittel werden so festgelegt, dass sie ausgegeben werden, wenn die damit verbundene Aktivität stattfindet. Da die einheitliche Anleitung der Abgrenzungsmethode der Rechnungslegung folgt, wäre dies der Fall, wenn die Ausgaben / Ausgaben auftreten, es sei denn, die Organisation hat die SEFA auf der Cash-Basis erstellt, was die einheitliche Anleitung tatsächlich zulässt. Darüber hinaus sind Bundesverträge enthalten, mit Ausnahme von festen Festpreisverträgen, vorbehaltlich der FAR, die in den einheitlichen Leitlinien ausdrücklich als ausgeschlossen ausgewiesen sind.Auszahlung von Geldern an Unterempfänger – Wenn eine Organisation ihre Bundesmittel verwendet, um sie durch eine Unterempfängerbeziehung an eine andere Organisation weiterzugeben, werden die Bundesmittel als ausgegeben bestimmt, wenn die Organisation dem Unterempfänger zur Zahlung verpflichtet wird. In der Regel erfolgt dann die Auszahlung an den Unterempfänger.Darlehen und Darlehensgarantien – Die Grundlage für die Einbeziehung von Darlehen und Darlehensgarantien wird erweitert, um nicht nur alle im laufenden Jahr erhaltenen oder ausgegebenen Bundesdarlehen einzubeziehen, sondern auch alle Darlehen, die in früheren Perioden eingegangen sind und weiterhin Compliance-Anforderungen erfüllen. Diese fortlaufenden Compliance-Anforderungen können von Darlehen, die derzeit zurückgezahlt werden, bis zu Darlehen, die am Ende eines festgelegten Zeitraums vergeben werden, variieren. Wenn weiterhin Compliance-Anforderungen bestehen, z. B. die spezifische Nutzung einer Fazilität, die mithilfe eines Bundesdarlehens erworben wurde, verbleibt das Darlehen auf der SEFA der Organisation, bis die fortlaufende Compliance-Anforderung endet. Für diese Arten von staatlich finanzierten Darlehen oder Darlehensgarantien, Was als Bundesausgaben gemeldet wird, ist der Anfangssaldo zuzüglich aller im Laufe des Jahres erhaltenen Vorschüsse oder Darlehenserlöse. In diesem Saldo sind auch Zinszuschüsse, Barmittel oder Verwaltungskostenzuschüsse enthalten. In den Anmerkungen zur SEFA würde die Organisation den ausstehenden Saldo aller Kredite zum letzten Tag des Geschäftsjahres melden.
• Erhalt von Eigentum – Dies würde sich auf gespendetes Eigentum beziehen und gemäß der Abgrenzungsmethode der Rechnungslegung gemeldet werden und als aufgewendet gelten, wenn das Eigentum erhalten wurde.
• Erhalt oder Verwendung von Programmeinnahmen – Dies wird gemeldet, wenn das Programmeinkommen aus der Bundesquelle stammt oder von der Organisation verwendet wird.Verteilung oder Verwendung von Lebensmitteln – Die Grundlage für die Bestimmung, wann diese Bundesmittel ausgegeben werden, richtet sich nach der Aktivität, ähnlich wie bei Zuschüssen, bei der die Lebensmittel als verbraucht betrachtet werden, wenn sie verwendet oder verteilt werden.Versicherung – für jede Versicherung, die vom Bund finanziert wird, ist die Grundlage für die Bestimmung, wann es gemeldet wird, wenn die Versicherung in Kraft ist. Dies würde keine Medicare- oder Medicaid-Zahlungen an die Organisation für die Patientenversorgung von Patienten beinhalten, die Medicare- oder Medicaid-berechtigt sind. Es kann jedoch eine Ausnahme geben, wenn der Staat der Organisation verlangt, dass die Medicaid-Zahlungen aufgrund ihrer eigenen Vorschriften zur Behandlung dieser Arten von Zahlungen auf Kostenerstattungsbasis als staatlich finanziert gelten.Stiftungsfonds – Ähnlich wie Darlehen und Darlehensgarantien werden alle vom Bund finanzierten Stiftungsfonds zum kumulierten Jahresendsaldo auf der SEFA ausgewiesen, solange die Einschränkung gilt.

Darstellung der SEFA

Neben der Festlegung der Höhe der Bundesausgaben enthält die Einheitliche Anleitung auch spezifische Anforderungen, wie diese Beträge in der SEFA zu melden sind. Unter einheitlicher Anleitung muss die Organisation einzelne Bundesprogramme nach Bundesbehörden auflisten, einschließlich der Gruppierung eines Clusters von Programmen. Die Organisation muss auch den Namen der Pass-Through-Entität und eine Identifizierungsnummer notieren, wenn die Organisation Bundesmittel erhalten hat, die über eine andere Entität weitergeleitet werden. Umgekehrt, wenn die Organisation einen der Bundesmittel an andere Entitäten weiterleitet, müssen sie auch die Gesamtbeträge notieren, die für jedes Bundesprogramm an Unterempfänger weitergegeben werden. Die Summen auf der SEFA sind für jedes Bundesprogramm und jeden Katalog der Haushaltshilfe (CFDA) erforderlich. Wenn die CFDA nicht verfügbar ist, können Organisationen eine andere Identifikationsnummer verwenden. Für jeden auf der SEFA gemeldeten Cluster sind außerdem Summen erforderlich.

Erforderliche SEFA-Fußnoten

Schließlich erfordert die SEFA auch spezifische Fußnoten. Wie bereits erwähnt, muss die Organisation den ausstehenden Saldo aller auf der SEFA gemeldeten Darlehen und Darlehensgarantien zum Ende des Prüfungszeitraums offenlegen. Darüber hinaus müssen Organisationen ihre Rechnungslegungsgrundsätze für die Erstellung der SEFA offenlegen und wenn sie dies gemäß den einheitlichen Leitlinien angewendet haben. Wenn eine Organisation diesen Satz nicht gewählt hat, muss die Organisation dennoch beachten, dass dies in den Fußnoten nicht der Fall war. Die Fußnoten dürfen zu diesem Punkt nicht schweigen.

Wie Organisationen sehen können, ist es für das Management von entscheidender Bedeutung, die Anforderungen für die Erstellung der SEFA und die darin enthaltenen Informationen zu verstehen. Es ist notwendig, dass Organisationen, die Bundesmittel erhalten, dieses Recht erhalten, und die Vertrautheit mit den Anforderungen der einheitlichen Anleitung in der SEFA ist ein Muss.