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Lista de Gastos de las Adjudicaciones Federales( SEFA): ¿Qué «Gastos» Federales Están Incluidos?

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La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro entienden que, al recibir asistencia federal, deben completar un Plan de Gastos de Adjudicaciones Federales (SEFA) para determinar si se requiere una auditoría única y, de ser así, incluir la SEFA en el informe de auditoría única. Pero, ¿cuál es el SEFA y cuál es la base para determinar qué gastos federales deben incluirse?

¿Qué es el SEFA?

El SEFA es un cuadro complementario de los estados financieros que una organización debe presentar cuando está sujeta al requisito de auditoría única. El requisito de auditoría única se activa cuando los gastos federales reportados en el SEFA exceden los 7 750,000 o más durante el año fiscal de la organización. Para algunas organizaciones, equivocarse en el SEFA podría llevar a una organización a concluir que no se requiere una auditoría única cuando en realidad se requería que se realizara.

El SEFA debe cumplimentarse de acuerdo con la Guía Uniforme (2.CFR.200.502). Los gastos federales incluidos en el SEFA se basarán en determinar cuándo se considera «gastado»un laudo federal. Desafortunadamente, el nombre de gastos federales en el cronograma puede ser engañoso. Parece implicar que el cronograma simplemente incluiría el valor de los costos en que incurrió la organización y que se pagaron con fondos federales. Sin embargo, en realidad, está mucho más involucrado que eso.

Definición de gastos

La siguiente es una lista de los diferentes tipos de adjudicaciones federales y de cómo las Directrices Uniformes las definen como gastadas: Subvenciones, contratos de reembolso de costos bajo las Regulaciones Federales de Adquisición (FAR), con Tribus Indias, acuerdos de cooperación y asignaciones directas: se determina que los fondos federales se gastan cuando se produce la actividad relacionada. Dado que las Directrices Uniformes se basan en el método de contabilidad en valores devengados, ese es el momento en que se producen los gastos, a menos que la Organización haya preparado el SEFA en valores de caja, lo que en realidad permite la Orientación Uniforme. Además, se incluyen los contratos federales, excepto los contratos firmes de precio fijo, sujetos a los FAR, que se identifican específicamente en la Guía Uniforme como excluidos.

  • Desembolso de fondos a subreceptores – si una organización utiliza sus fondos federales para pasar a otra organización a través de una relación de subreceptor, se determina que los fondos federales se gastarán cuando la organización se vea obligada a pagar al subreceptor. En general, es cuando el desembolso se hace al receptor secundario.

  • Préstamos y garantías de préstamos: la base para incluir préstamos y garantías de préstamos se amplía para incluir no solo los préstamos federales recibidos o gastados en el año en curso, sino también los préstamos recibidos en períodos anteriores que tienen requisitos de cumplimiento continuo. Estos requisitos de cumplimiento continuo podrían variar de los préstamos que se están reembolsando actualmente a los que se perdonarán al final de un período determinado. Si hay requisitos de cumplimiento continuo, como el uso específico de una instalación que se compró con un préstamo federal, el préstamo permanecerá en el SEFA de la organización hasta que finalice el requisito de cumplimiento continuo. Para estos tipos de préstamos o garantías de préstamos financiados con fondos federales, lo que se reporta como gastos federales es el saldo inicial más cualquier adelanto o producto del préstamo recibido durante el año. En este saldo se incluye también cualquier bonificación de intereses, dinero en efectivo o asignación por gastos administrativos recibida. En las notas al SEFA, la organización informaría del saldo pendiente de cualquier préstamo al último día del ejercicio económico.
  • Recepción de los bienes – esta sería la relación entre la propiedad donada y se informará de acuerdo con el método de lo devengado y se considera gastado cuando la propiedad fue recibido.
  • Recibo o uso de los ingresos del programa: esto se reportará cuando los ingresos del programa se reciban de la fuente federal o sean utilizados por la organización.
  • Distribución o uso de productos alimenticios: la base para determinar cuándo se gasta este financiamiento federal está alineada con la actividad, similar a las subvenciones, en la que el producto alimenticio se consideraría gastado cuando se usa o distribuye.
  • Seguro: para cualquier seguro financiado por el gobierno federal, la base para determinar cuándo se informa es cuándo el seguro está en vigor. Esto no incluiría ningún pago de Medicare o Medicaid a la organización por proporcionar atención al paciente a pacientes que son elegibles para Medicare o Medicaid. Sin embargo, puede haber una excepción a esto si el estado de la organización requiere que los pagos de Medicaid se consideren financiados por el gobierno federal debido a sus propias regulaciones sobre el tratamiento de esos tipos de pagos sobre la base del reembolso de costos.
  • Fondos de dotación-de manera similar a los préstamos y garantías de préstamos, cualquier fondo de dotación que esté financiado por el gobierno federal se informa en el SEFA al saldo acumulado de fin de año, siempre que se aplique la restricción.

    • Presentación del SEFA

    Además de determinar el monto de los gastos federales, la Guía Uniforme también tiene requisitos específicos sobre cómo deben comunicarse estos montos en el SEFA. Bajo una Guía Uniforme, la organización debe enumerar los programas federales individuales por agencia federal, incluida la agrupación de un grupo de programas. La organización también debe anotar el nombre de la entidad de transferencia y cualquier número de identificación si la organización recibió fondos federales que se transfieren a través de otra entidad. Por el contrario, si la organización pasa a través de cualquiera de los fondos federales a otras entidades, también se les requiere que anoten los montos totales transferidos a los subreceptores para cada programa federal. Los totales en el SEFA se requieren para cada número de programa federal y Catálogo de Asistencia Doméstica (CFDA, por sus siglas en inglés). Si el CFDA no está disponible, las organizaciones pueden usar otro número de identificación. También se requieren totales para cada uno de los grupos que figuran en el SEFA.

    Notas de pie de página obligatorias del SEFA

    Por último, el SEFA también requiere notas de pie de página específicas. Como se señaló anteriormente, la organización debe revelar el saldo pendiente de cualquier préstamo y garantía de préstamo que figure en el SEFA al final del período de auditoría. Además, las organizaciones deben divulgar sus políticas contables para preparar el SEFA y si se aplicaron según lo permitido por la Guía Uniforme. Si una organización no eligió esta tasa, aún debe tener en cuenta que no lo hizo en las notas a pie de página. Las notas a pie de página no pueden guardar silencio sobre este tema.

    Como pueden ver las organizaciones, es fundamental que la administración comprenda los requisitos para preparar el SEFA y lo que se incluye. Es necesario que las organizaciones que reciben fondos federales lo hagan bien y es imprescindible que se familiaricen con lo que la Guía Uniforme requiere en el SEFA.