Jos on yksi asia, jonka varaan suorituskykyiset tiimit rakentuvat, se on tehokas viestintä. Sillä ei ole väliä, kuinka häiritsevää teknologiasi on tai kuinka suuri visio sinulla on — jos tiimisi ei kommunikoi hyvin, aiot taistella ylämäkeen taistelua.

miksi? Huono viestintä tuhlaa aikaa, synnyttää epäluottamusta ja aiheuttaa tarpeetonta monimutkaisuutta ja stressiä — kaikki usein keskinkertaisen tuloksen vuoksi.

kun käytössäsi on järjestelmät, työkalut ja strategiat tehokkaan viestinnän edistämiseksi, teet yhteistyöstä helppoa, saat kaikki samalle sivulle ja autat vähentämään tiimisi loppuunpalamisen riskiä.

tässä artikkelissa jaamme 14 käytännön vinkkiä, joiden avulla voit tehdä sen, olipa tiimisi tyypillisesti etänä, paikan päällä tai näiden kahden yhdistelmä.

14 hyödyllistä vinkkiä Tiimiviestinnän parantamiseksi

alla on vinkkejä tiimeille, joihin kuuluu aina etätyöntekijöitä sekä sekatiimejä (eli osa tiimin jäsenistä työskentelee pääasiassa toimistotiloissa).

riippumatta siitä, mistä tiimisi jäsenet tällä hetkellä työskentelevät — tai mistä he tulevat työskentelemään tulevaisuudessa — nämä vinkit auttavat sinua parantamaan yleistä viestintää.

Viestintävinkit Etäjoukkueille

Etäjoukkueille ovat luonteeltaan sellaisia, että niissä on vain vähän tai ei lainkaan henkilökohtaista viestintää tiimin jäsenten välillä. Kun sen yhdistää tiimiin, joka voi olla levittäytynyt monille aikavyöhykkeille, on ympäristö, joka tekee tehokkaasta viestinnästä haastavaa.

1. Rakenna oikea työkalupakki.

markkinoilla on tänä päivänä joukko ohjelmistoja ja työkaluja, jotka parantavat etätiimien viestintää ja yhteistyötä. Sisällytä muutamia työkaluja, jotka täyttävät koko tiimin tarpeet.

selvittääksesi, mitä työkaluja tarvitset, aloita miettimällä kahta viestintämuotoa: synkronista (eli reaaliaikaista) ja asynkronista (eli ei-samanaikaista aikataulua).

esimerkiksi tiimisi voi jo käyttää, tai päättää käyttää Slackia. (Jos et ole, niin suosittelen sitä, koska se tekee synkronisesta yhteistyöstä tuulta.)

etätiiminä pitää miettiä myös ääni-ja videoneuvottelutyökaluja. Vaikka Slackin valmiudet tällä alalla paranevat, suosittelen käyttämään zoomia tai muuta omistettua alustaa näihin viesteihin.

seuraavaksi tarvitaan projektinhallintatyökalu, joka voi toimia keskeisenä solmukohtana, jotta kaikki pysyy kasassa. Projektinhallintatilassa on lähes rajaton määrä vaihtoehtoja, mutta suosituimpia ovat Basecamp, tiimityö ja Trello.

asioiden pyörittämiseksi suosittelen HubSpotin ilmaisen kokousaikatauluohjelman kaltaisen työkalun käyttämistä tarpeettomien edestakaisten asioiden vähentämiseen kokouksen aikatauluttamisessa. Ehdotan myös näytön kaappaus ohjelmisto, kuten Soapbox tai Loom, auttaa antamaan yhteydessä asynkroninen keskusteluja.

kaiken kaikkiaan, kun löydät oikeat työkalut tiimillesi, tee tutkimustyösi, Kysy suosituksia, leikittele sitten muutamalla ja katso, mikä toimii sinulle.

2. Päivittää jatkuvasti tiimin dokumentaatiota.

huolimatta siitä, mitä startup-maailma ehkä haluaa sinun uskovan, ohjelmistoa ei ole olemassa sen itsensä vuoksi. Tavoitteena kaikki nämä työkalut on tehdä tehokas viestintä helppoa, mutta kuten useimmat etätyöntekijät voivat todistaa, että ei ole usein tulos.

tuon tavoitteen saavuttamiseksi sinun on oltava selvillä siitä, milloin ja miten aiot käyttää noita työkaluja, ja sitten sinun on todella noudatettava noita ohjeita.

milloin kannattaa ottaa yhteyttä johonkuhun Slackilla eikä sähköpostilla? Mitä pitäisi käsitellä screencastilla Zoom-puhelun sijaan?

yksityiskohdat riippuvat siitä, mitä tiimisi tekee ja miten he haluavat työskennellä, mutta yleinen ajatus on oletus asynkronisille vaihtoehdoille, ellei sinulla ole painavaa syytä olla tekemättä niin.

projektinhallinnan pääperiaate on yksinkertainen: Pidä kaikki projektit ajan tasalla seuraavan toimen suhteen, kuka siitä vastaa ja milloin se pitää saada valmiiksi.

Tämä ei ole mitään uraauurtavaa, mutta käytännössä hyvin harvat joukkueet todella noudattavat tätä arkea.

Jos käyt työkaverin kanssa satunnaisen keskustelun, jossa on tehty päätös omasta projektista, voi tuntua siltä, ettei tarvitse ryhtyä mihinkään muihin toimiin. Tiedättehän, mitä pitää tehdä?

vaikka saatat tietää, mitä tehdä, muulla tiimilläsi ei ole aavistustakaan siitä, mitä on tekeillä.

projektinhallintajärjestelmän tulee toimia keskitettynä arkistona siitä, mitä jokaisessa projektissa tapahtuu. Beyond pitää muun joukkueen silmukka, on johdonmukainen näiden päivitysten helpottaa elämääsi samoin.

kuinka usein työskentelet yksittäisen projektin parissa kerrallaan? Ei oikeastaan koskaan, vai mitä?

pitämällä tämän ajan tasalla on helppo päästä nopeasti takaisin vauhtiin, kun on hypännyt muutaman eri asian välillä.

ei enää kaivella vanhoja sähköpostiketjuja ja löysää keskustelua yrittäen selvittää, mitä oikein ajattelit aiemmin.

3. Laadi aikavyöhyke etiketti.

kun joukkue on jakautunut useille aikavyöhykkeille, pitää miettiä tarkemmin, milloin pitää kommunikoida.

Jos käytät Slackia, sinun tulisi kannustaa tiimiäsi asettamaan ”Älä häiritse” – tunnit, jotta he eivät saa hälytyksiä kaikkina vuorokauden aikoina. Jos et käytä Slackia, pysy kaukana kaikesta, mikä lähettää joukkuetoverillesi hälytyksen, ellei kyseessä ole todellinen hätätilanne,joka ei voi odottaa.

4. Mieti, miten sanasi väli ja sävy tulkitaan.

Etäviestintä on suurimmaksi osaksi kirjoitettua. Siitä puuttuu luonnollisesti asioita, joita pidämme itsestäänselvyyksinä puhuessamme jollekulle henkilökohtaisesti — ilmeitä, kehonkieltä, äänensävyä jne.

kuten me kaikki tiedämme, ajatukset voivat törmätä tekstiin ja jopa puheluihin paljon eri tavalla kuin tosielämässä. Niin, tee se käytännössä tauko ennen viestien lähettämistä ja lue se uudelleen sävy.

sen toisella puolella kannusta tiimiäsi ja työkavereitasi puhumaan, kun heistä tuntuu, että joku tulee väärään suuntaan. Näillä pienillä asioilla on iso merkitys, Kun ei ole kasvoja, joita sanoille voisi laittaa.

5. Kokoa joukkue säännöllisesti.

yksi vaikuttavimmista asioista, mitä etätiimi voi tehdä, on suunnitella kaikille aikaa kokoontua yhteen. Sitoutumisaika (virtuaalisesti tai henkilökohtaisesti, jos ja kun etätiimi käy toimistotilassa) on loistava tapa parantaa kommunikaatiota ja luottamusta sekä:

• lähentää tiimin jäseniä toisiinsa.
• rohkaise kaikkia jakamaan ja ymmärtämään paremmin toisiaan persoonallisuuksia ja viestintätyylejä.
• auta heitä löytämään yhteisiä kiinnostuksen kohteita, joita he eivät yleensä työpuhelussa havaitsisi.

jos voitte viettää aikaa yhdessä kasvokkain, voitte myös järjestää silloin tällöin retriittejä etäjoukkueen kokoontumiseen. Tai jos sinulla on työntekijöitä ympäri maailmaa ja jotkut heistä asuvat melko lähellä toisiaan, kannustaa ” mini-retriittejä.”

mutta mikä tärkeintä, varmista, että saat joukkueen kasaan käytännössä säännöllisesti. Äläkä tee siitä pelkkää työtä!

esimerkiksi meillä on päivittäin videopuhelu, joka on osa-aikaista, osa-sosiaalista. Tiistaista torstaihin soitetaan lyhyt 10 minuutin lähtöselvitys, jossa katsotaan, miten ihmiset voivat. Maanantaisin ja perjantaisin on vähän pidempi aika, jotta voimme puhua viikonlopuistamme, mitä olemme puuhailleet ja vaihtaa kuulumisia.

Tämä ei täysin korvaa henkilökohtaista viestintää, mutta se on helppo tapa rakentaa syvempiä yhteyksiä muuhun tiimiin.

Viestintävinkit Sekajoukkueille

sinulla voi olla sekajoukkue, eli osa jäsenistä on pääasiassa etätöissä ja osa lähinnä toimistotöissä. Tämän tyyppisellä tiimillä on omat ainutlaatuiset haasteensa rakenteen vuoksi:

• ensinnäkin heidän on tehtävä kaikkensa, jotta kahden työntekijäryhmän välille ei muodostuisi jakoa.
• kakkosena pitää varmistaa, että molemmat joukkueet pysyvät synkkinä.

6. Ota kaikki mukaan informaatiosilmukoihin.

aivan kuten etäjoukkueiden täytyy seurata keskusteluja, jotka johtavat päätökseen tai toimintaan, vaikka kuinka pienet, sekajoukkueet tekisivät samoin. Tämä on tärkeää sekajoukkueille, jotta etätyöntekijöitä ei jätetä ulkopuolelle ja päinvastoin.

7. Vältä kertaluonteisia ratkaisuja toistuviin haasteisiin.

aikavyöhykeetiketillä tiedät, ettet ping toista, kun se on 11:00 pm niiden osassa maailmaa, mutta mitä teet, kun sinun todella täytyy puhua jollekulle, kun se ei ole sopivaa?

näissä tilanteissa joudutaan tekemään joitakin kompromisseja. Ihannetapauksessa työajoissa on jonkin verran päällekkäisyyttä, mutta jos ei, yritä löytää aika, joka ei ole liian hankalaa kummallekaan teistä.

Jos ehdottelet jatkuvasti aikoja, jotka eivät kunnioita toisen aikataulua, pyydät vain jäämään ulkopuolelle.

8. Rohkaise rehellisyyteen ja avoimuuteen.

yksi tehokkaan viestinnän ensisijaisista eduista on se, että se auttaa tunnistamaan ongelmat varhaisessa vaiheessa, jotta ne voidaan korjata mahdollisimman vähäisin häiriöin. Tämä tapahtuu vain, jos työntekijät kokevat, että he voivat todella jakaa palautetta. Muuten ongelmat vain jäytävät.

sekajoukkueissa kommunikaatio voi epäonnistua monella tavalla ja sen kustannukset ovat korkeat — joten on tärkeää, että tiimisi ilmoittaa, kun on ongelmia.

Jos teet etätyötä etkä yksinkertaisesti saa ketään kiinni toimistosta kaikkia oikeita kanavia käyttäen, sinun täytyy pystyä puhumaan, jotta tiimisi voi selvittää, mitä on tekeillä ja korjata sen.

sama koskee toimistossa oloa ja etätyöntekijän tavoittelua. Vaikka kaikki eivät ole digitaalisia nomadeja, joskus se voi tuntua siltä, kun kestää päiviä saada vastaus. Kun on ongelmia, joukkueen on puhuttava ja managerin kuunneltava.

9. Järjestä kokouksia useammin.

jotta etätyöntekijät ja toimistotyöntekijät pysyisivät samalla sivulla, on ensisijaisen tärkeää pitää säännöllisesti kokouksia, joissa tavoitellaan työhön liittyviä voittoja, tavoitteita ja projekteja. Etätyöntekijän kanssa voi jopa soittaa Skype-puhelun lounaalle tai töiden jälkeen oluelle.

Viestintävinkit paikan päällä toimiville tiimeille

Jos ja kun samassa rakennuksessa työskentelee työntekijöitä, kommunikointi ja yhteistyö saattaa hieman helpottua. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että kommunikoit tehokkaasti.

10. Muista siirtyä pois tietokoneen luota.

kun työskentelet paikan päällä, sinulla on käytössäsi yksi työkalu, jota etätiimeillä ja sekajoukkueilla ei ole; nousta ylös ja kävellä jonkun luokse juttelemaan heidän kanssaan.

sen sijaan, että vain juttelisit Slackilla toimistossa, voisit mahdollisuuksien mukaan esittää heille kysymyksiä henkilökohtaisesti, istua heidän kanssaan kahville, käyttää kokoushuonetta pikaiseen juttutuokioon ja niin edelleen.

12. Käytä teknologiaa tehokkaammin.

vaikka osa ihmisistä huomaa palaavansa virtuaalisiin keskusteluihin niiden yli, toiset menevät liian pitkälle toiseen suuntaan. Vaikka voit nousta ja kysyä työkaveriltasi kysymyksen, se ei tarkoita, että sinun pitäisi.

aivan kuten etäjoukkueissa, on tärkeää erottaa, mitä täytyy tapahtua synkronisesti ja mitä voi tapahtua asynkronisesti.

Jos olet etätöissä, voit pitää taukoa, mutta on paljon vaikeampaa estää Kirjanpitotiimin Bobia kuuntelemasta sinua viimeisimmillä Selviytyjäuutisilla, kun hän on kaksi koppia alempana.

Jos sinusta tuntuu, että keskustelun täytyy tapahtua kasvotusten, ennen kuin keskeytät jonkun, etsi merkkejä siitä, että hän ei halua tulla häirityksi — kuulokkeet päässä, pää alaspäin, selkeä keskittyminen. Jos siitä on ehdottomasti puhuttava nyt, niin se on OK,mutta useimmat keskustelut voivat odottaa. Lähetä heille viesti Slack-sivustolla ja kysy, milloin on hyvä aika jutella.

13. Varmista, että dokumentaatio on edelleen helposti saatavilla.

projektitilojen pitäminen ajan tasalla ja saatavilla on aivan yhtä tärkeää toimistotiimeille kuin muillekin. Se on myös asia, joka on helppo työntää syrjään.

jopa tiiminä, jonka työntekijät ovat paikan päällä, sinun on varmistettava, että tiiminlaajuinen tieto on helposti löydettävissä ja täsmällistä. Vaikka voit nousta ja kysyä joltakulta muulta, mitä projektissa tapahtuu tai mistä löytyvät uusimmat näyttötaulut ja raportit, sinun ei pitäisi joutua.

se, että joutuu jatkuvasti etsimään mitä tarvitsee ja keskeyttää puolet toimistosta kesken prosessin, on valtava tuottavuuden tappaja. Älä laiskottele projektinhallinnan kanssa vain siksi, että olette kaikki samassa paikassa.

14. Rakenna positiivinen työilmapiiri.

kukaan ei halua työskennellä toimistossa, joka on täynnä zombeja, joilla ei tunnu olevan työn ulkopuolisia intressejä. Se laskee moraalia ja heikentää tuottavuutta.

kun ihmisistä tuntuu, että he vain jauhavat sitä, päivästä toiseen, he eivät yksinkertaisesti tule olemaan niin tehokkaita kuin he voisivat olla, jos he olisivat täysin sitoutuneita. Anna heidän mielensä rauhoittua kertomalla heille, että on OK puhua muista asioista kuin työstä, kun he ovat toimistossa.

nyt tämä ei tarkoita sitä, että pitäisi mennä täysillä Piilaaksoon ja täyttää toimisto papupusseilla ja ilmaisella oluella. Eikä se tarkoita, että ihmisten ei tarvitse saada asioitaan tehtyä, vaan anna tiimisi hyödyntää lounaat ja kahvitauot ja vesijäähdytin yhteyden muodostamiseksi.

tehokas Tiimiviestintä johtaa onnellisempiin, Tuotteliaampiin työntekijöihin

eri tiimeillä on erilaisia kommunikaatiohaasteita ja heillä on siihen erilaisia tapoja, mutta on olemassa muutamia yksinkertaisia periaatteita, jotka pätevät kautta linjan:

1. valitse työkalusi viisaasti.
2. on selvää, milloin ja miten kutakin työkalua tulee käyttää.
3. käytä näitä työkaluja oikein ja johdonmukaisesti.
4. ole tietoinen siitä, miten sanasi (kirjoitetut tai puhutut) voitaisiin tulkita.
5. kunnioittakaa muiden aikaa.

kun on oikea perusta ja läpinäkyvyyttä ja rehellisyyttä edistävä kulttuuri, ollaan matkalla tehokkaaseen viestintään.

periaatteet ovat suoraviivaisia ja perustuvat maalaisjärkeen, mutta niiden saaminen toimimaan vaatii todellista sitoutumista koko tiimiltä, ylhäältä alas.

Lue lisää nopeasta tiimityöskentelystä ja kokeile seuraavaksi.

toimittajan huomautus: Tämä artikkeli on julkaistu alun perin lokakuussa 2018 ja sitä on päivitetty kattavaksi.