Vendor Management määritelmä

Vendor management on prosessi, joka antaa organisaatiolle valtuudet ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin kustannusten hallitsemiseksi, myyjiin liittyvien mahdollisten riskien vähentämiseksi, erinomaisen palvelutarjonnan varmistamiseksi ja lisäarvon tuottamiseksi myyjiltä pitkällä aikavälillä.Tämä sisältää parhaiten sopivien toimittajien tutkimisen, hankinnan ja hintatietojen hankkimisen, työn laadun mittaamisen, suhteiden hallinnan useiden toimittajien tapauksessa, suorituskyvyn arvioinnin asettamalla organisaatiostandardeja ja varmistamalla, että maksut suoritetaan aina ajallaan.

niin, siinä tulee toimittajan hallintajärjestelmä eli VMS käyttöön.

toimittajan hallintajärjestelmä on verkossa toimiva verkkopohjainen työkalu, joka toimii yhtenä solmukohtana hallinnoidakseen kaikkia myyjään liittyviä toimintoja missä tahansa organisaatiossa tai liiketoiminnassa varmistaen samalla tehokkuuden paranemisen ja pitkän aikavälin kasvun kustannustehokkaalla tavalla.

myyjän hallinnan edut

kun organisaatiolla on asianmukainen myyjän hallinta, se voi kokea seuraavia etuja:

(1) parempi valinta

toteuttamalla asianmukainen myyjähallinta, organisaatiosi voi hyötyä laajemmasta myyjävalikoimasta, mikä johtaa useampiin valintoihin ja lopulta parempiin kustannuksiin.

organisaatiosi voi hyötyä tarjoussodasta myyjien välillä varmistaen samalla, että saat rahoillesi vastinetta.

(2) Parempi Sopimushallinta

usean toimittajan skenaariossa toimittajan hallintajärjestelmän puute nostaa esiin kysymyksen sopimusten, dokumentoinnin ja muiden tärkeiden tietojen hallinnasta organisaatiossasi.

ottamalla käyttöön asianmukainen VMS-järjestelmä, organisaatiosi voi hyötyä keskitetystä näkemyksestä kaikkien sopimusten nykytilasta ja muusta hyödyllisestä informaatiosta, jonka avulla organisaatiosi voi saavuttaa paremmat päätöksentekovalmiudet ja säästää arvokasta aikaa.

(3) parempi suorituksen hallinta

kokonaisvaltainen näkemys kaikkien myyjien suorituskyvystä voidaan saavuttaa ottamalla käyttöön toimittajan hallintajärjestelmä.

Tämä voi antaa organisaatiollesi selkeän käsityksen siitä, mikä toimii ja mikä ei! Tämä johtaa lopulta parempaan tehokkuuteen, mikä puolestaan parantaa organisaation yleistä suorituskykyä.

(4) parempi Toimittajasuhde

ei ole koskaan helppoa hallita useita toimittajia samanaikaisesti. Vaikka jotkut myyjät saattavat osoittautua todella hedelmällisiksi, toiset eivät. Mutta hallinta suhde myyjien on avain onnistuneen projektin loppuun.

kun saat kaikki toimittajaan liittyvät tiedot yhteen paikkaan, hyödyt siitä, että saat kaikki tarvittavat tiedot kerralla ja se voi vaikuttaa päätöksentekoprosessiisi yksinkertaistaen sitä!

(5) Better Value

Viime kädessä myyjän hallintajärjestelmän tavoitteena on saada mahdollisimman paljon vastinetta rahoillesi. Joten, käyttöönotto myyjä hallintajärjestelmä, oikein tehtynä voi johtaa pitkän aikavälin säästöjä sekä parantaa tulosta ajan mittaan.

toimittajan johtamisen haasteet

vaikka hyötyjä on monia, joitakin haasteita on voitettava organisaation sujuvan toiminnan varmistamiseksi.

organisaatiolla voi olla monia haasteita, jos myyjän hallintaa ei toteuteta oikein. Ne ovat seuraavat:

(1) toimittajan Vaatimustenmukaisuusriski

standardien asettaminen ennen myyjien kanssa asiointia voi säästää paljon aikaa ja rahaa. Kaikki myyjät eivät välttämättä toimi standardiesi mukaisesti. On tärkeää valita oikea myyjä useista toimittajista, jotka täyttävät organisaation standardit ja kriteerit ja lupaavat samalla erinomaista suorituskykyä.

(2) toimittajan maineriski

useiden toimittajien kanssa asioiminen ei ole helppoa. Lisäksi työn laatu on mitattava etukäteen ennen sopimuksen tekemistä, mikä tekee prosessista monimutkaisemman.

vaikka jotkut myyjät saattavat saada tehtäväsi tehtyä todella hyvin, toiset voivat sietää joitakin huono suorituskyky ja heittää kaikki määräajat tizzy. Siksi taustojen tarkistaminen on välttämätöntä

ennen kuin mitään valintaa tehdään. Tämä saattaa antaa sinulle joitakin oivalluksia tärkeistä kohdista, jotka olet saattanut alun alkaenkin unohtaa.

(3) näkyvyyden puute

vaikka on todella tärkeää saada keskitetty tiedon tallennusratkaisu toimittajan tietojen hallintaan, se hyödyttää myös organisaatiota keskitetystä näkymästä ja paremmasta näkyvyydestä, mikä voi johtaa parempaan resurssien kohdentamiseen ja tehokkuuden parantamiseen.

(4) toimittajan Tietojen tallennus

organisaation kasvaessa on välttämätöntä, että käytössä on toimittajan tietojen tallennusratkaisu. Toimittajan hallintajärjestelmän puuttuessa tietojen tallentaminen ja noutaminen saattaa osoittautua todella vaikeaksi, kun otetaan huomioon, että saatat olla tekemisissä useiden toimittajien kanssa useita projekteja samanaikaisesti.

(5) myyjän Maksuriski

joillakin myyjillä voi olla erilaiset maksuehdot, kun taas jotkut saattavat noudattaa alan standardiehtoja. Ehtojen selvittäminen ja sen varmistaminen, että maksu suoritetaan aina ajallaan, on yksi tärkeimmistä kysymyksistä, varsinkin kun käsitellään useita myyjiä samanaikaisesti.

toimittajan hallintaprosessi

tässä vaiheessa voimme päätellä, että tehokas myyjän hallinta on ratkaisevan tärkeää. Organisaation on suunniteltava ja toteutettava prosessi ohjaamaan, miten he sitoutuvat niiden toimittajien jokaisessa vaiheessa.

vaikka ei ole mahdollista saada yhtä tiettyä toimittajan hallintaprosessia, joka kattaa kaikki yritykset ja myyjät, voimme koota yhteen perusvaiheet, jotka ovat taustalla organisaation sitoutumisessa sen myyjiin:

(1) liiketoiminnan tavoitteiden tunnistaminen ja asettaminen

ennen kuin myyjän hallintaprosessi alkaa, on tärkeää tunnistaa ja vahvistaa liiketoiminnan tavoitteet, jotka edellyttävät myyjän osallistumista. Tämä auttaa ymmärtämään jokaisen liiketoimintayksikön vaatimuksia ja estää päällekkäisen työn ja resurssien tuhlauksen valinnassa ja sopimisessa myyjien kanssa. Se auttaa myös myöhemmissä vaiheissa mitata ja arvioida toimittajan suorituskykyä, koska nämä tavoitteet muodostavat asianmukaiset mittarit.

(2) toimittajan johtoryhmän perustaminen

liiketoiminnan tavoitteiden tunnistamisen jälkeen seuraava askel olisi Oman myyjän johtoryhmän perustaminen. Tämän keskitetyn tiimin tulisi olla taitava tunnistamaan liiketoiminnan tavoitteet ja Keskeiset suoritusindikaattorit myyjän hallinnalle, valitsemaan asiaankuuluvat toimittajat, neuvottelemaan sopimusprosessista, arvioimaan säännöllisesti myyjien suorituskykyä ja seuraamaan kaikkia liiketoimia.

tämä tiimi on ratkaisevan tärkeä, sillä se toimii välittäjänä liiketoimintayksiköiden ja myyjien välillä ja varmistaa näiden kahden yhteistyön.

se estää myös liian monien sidosryhmien osallistumisen – kun myyjien hallinta hajautetaan liiketoimintayksiköihin, tuloksena on suuri määrä sopimuksia saman myyjän kanssa tai erilaisia liiketoimia useiden myyjien kanssa. Tämä vaikeuttaa myyjän suorituskyvyn seurantaa ja arviointia ja altistaa organisaation myyjäriskille.

(3) tietokannan luominen kaikille toimittajaan liittyville tiedoille

kun liiketoiminnan tavoitteet ovat selvät ja toimittajan johtoryhmä on toiminnassa, seuraava askel olisi rakentaa päivitetty ja luokiteltu tietokanta kaikista asiaankuuluvista toimittajista ja toimittajaan liittyvistä tiedoista.

tämän hyödyt ovat moninaiset –

(i) se vastaa liiketoimintayksiköiden tarpeita oikealle myyjälle. Hallinto voi esimerkiksi tunnistaa toimistotarvikkeiden, atk-laitteiden jne.myyjät.

(ii) toimittajien luokittelun jälkeen toimittajien välinen vertailu helpottuu arvioitaessa

(iii) se sujuvoittaa tietoa-hajallaan olevat, toisistaan poikkeavat tiedot tallennetaan yhteen paikkaan ja antaa käsityksen myyjien nykyisestä vaiheesta, esimerkiksi myyjistä, joilla on sopimus, myyjistä, jotka vaativat uusimista jne. ja

(iv) se mahdollistaa tehokkaan budjetoinnin – voit helposti tunnistaa pitkän aikavälin kriittiset ja lyhyen aikavälin taktiset myyjät ja arvioida budjetointia sen mukaisesti.

(4) toimittajien valintakriteerien tunnistaminen

kun kaikki toimittajaan liittyvä tieto on virtaviivaistettu, päivitetty ja luokiteltu, on valittava kriteerit, joiden perusteella kaikki asiaankuuluvat toimittajat valitaan.

vaikka kustannukset ovat olleet ensisijainen valintakriteeri myyjien valinnassa, yritykset etsivät yhä useammin muita kriteerejä määrittääkseen, mikä myyjä parhaiten palvelisi heidän vaatimuksiaan – alin kustannushan ei takaa korkeinta arvoa. Tieto-ja viestintätoimisto CIO: n 1 artiklassa on tunnustettu muita kuin kustannuksia aiheuttavia tekijöitä, jotka on otettava huomioon myyjien valinnassa – taloudellinen vakaus, aiempi kokemus liiketoiminnan alalla, Teolliset tunnustukset, myyjän noudattamat menettelyt, mittakaavaedut ja niiden oikeudelliset/sääntelyyn liittyvät tiedot. On tärkeää ottaa huomioon kaikki edellä mainitut kriteerit on kokonaisvaltainen arvio myyjien.

arvokkaissa ostoissa yritykset käyvät myös tarjousmenettelyjä, joissa on mukana RFQ -, RFIs-ja RFP-tarjoajia ennen myyjän valintaa.

(5) myyjien arviointi ja valinta

tässä vaiheessa myyjiä on arvioitava valintaperusteiden ja tarvittaessa tarjousprosessin perusteella.

esitetyt ehdotukset on arvioitava perusteellisesti, jotta voidaan ymmärtää hinnoittelurakenne, työn laajuus ja se, miten vaatimukset täytetään, ehdot, voimassaolon päättymispäivämäärät ja uusimispäivämäärät jne. Näin varmistat, että organisaatiosi saa parhaan mahdollisen arvon myyjältä. Varo piilosäästömahdollisuuksia!

arvioi myyjien sisäiset vahvuudet ja heikkoudet ja tutki, miten ulkoiset mahdollisuudet ja uhat voivat vaikuttaa liiketoimiisi sekä myyjän hallintaprosessiin.

kun olet varmistanut täydellisen alusta loppuun-arviointiprosessin, on aika valita myyjä.

(6) sopimusten kehittäminen ja myyjien Viimeisteleminen

no, nyt on valittu. On aika saattaa sopimusprosessi päätökseen ja saada myyjä(t) alukselle.

tyypillisesti sopimusvaihe on osoitettu Lakiasiain-ja talousryhmälle sekä myyjien kanssa toimivalle toimivalle johdolle. Loput liiketoimintayksiköt saavat sopimuksen ja sitoutuvat myyjiin viimeistelyprosessin jälkeen. Tämä on yleensä ala-optimaalista pitkällä aikavälillä-liiketoimintayksiköt ovat niitä vihdoin yhteistyössä myyjien päivittäin ja on arvokasta tietoa siitä, miten maksimoida toimittajien operatiivisen suorituskyvyn. Näin ollen kaikki asiaankuuluvat sidosryhmät on otettava mukaan ainakin päätöksentekoprosessiin.

parhaat käytännöt: Tekniikat, joilla voi parantaa myyjän hallintastrategiaa

sinulla on organisaatiollesi parhaiten sopiva myyjän hallintaprosessi käytössä. Myyjien johtaminen ei kuitenkaan lopu vain siihen, kun myyjät on valittu. On olemassa tekniikoita ja

parhaita käytäntöjä, jotka täydentävät prosessiasi ja voivat tehostaa organisaatiosi toimittajahallintaa entisestään. Katsokaamme:

(1) välittäkää odotuksenne selvästi

samalla kun toimittajienne kanssa ollaan tekemisissä, on tarpeen määritellä selkeästi organisaatioiden liiketoiminnan tavoitteet ja myyjien odotukset. Kerro myyjille, mitkä ovat nykyiset ja tulevat vaatimuksesi ja miten ne vastaavat organisaatiosi tavoitteita. Se mahdollistaa sinun ja toimittajien olla samalla sivulla ja lopulta yhteistyötä paremmin, jopa pitkällä aikavälillä. Se auttaa asettamaan vertailuarvoja, vähentää myyjän suorituskykyyn ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskejä sekä arvioi myyjiä.

(2) Varmista, että asetat määräajat, jotka ovat saavutettavissa ja realistisia

ottaen huomioon tavoitteet ja odotukset, on tärkeää asettaa määräajat, jotka myyjät voivat realistisesti täyttää. Mahdottomien määräaikojen asettaminen ei ainoastaan haittaa myyjän suorituskykyä ja arvonluontia, vaan se myös lisää riskejä ja estää mielekkään yhteistyön.

(3) Tee yhteistyötä myyjiesi kanssa pitääksesi yllä pitkäaikaisia suhteita

sana ’yhteistyö’ on tullut esiin aika monta kertaa, eikö olekin? No, se on tärkeää, koska yksinkertaisesti neuvottelemalla myyjien kanssa hinnoittelusta ja suorituskyvystä johtaa kaupan päätökseen. Mutta, kun teet yhteistyötä ja ota myyjät strategizing miten saavuttaa tavoitteet ja odotukset, se johtaa arvokasta, pitkän aikavälin suhteiden rakentamiseen. Yhteistyö antaa sekä yritykselle että myyjille mahdollisuuden ideoida innovatiivisia ideoita siitä, miten heidän kumppanuutensa tuottama lisäarvo voidaan maksimoida.

itse asiassa zycusin vuosittaisessa kyselyssä Pulse of Procurement2 on pidetty parempien synergioiden saavuttamista tavarantoimittajien kanssa yhtenä tärkeimmistä painopistealueista ja yhteistyötä tavarantoimittajien kanssa suorituskyvyn parantamiseksi hankinta-alan ammattilaisten keskeisenä painopistealueena.

(4) Määritä KPI: t mittaamaan toimittajan suorituskykyä

miten ymmärrämme, jos myyjät tuottavat asetettujen odotusten ja liiketoimintatavoitteiden mukaisesti? Tarvitsemme keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI), jotta voimme mitata myyjien eri puolia ja viime kädessä tietää, onko myyjän hallintaprosessi tehokas.

KPI: t vaihtelevat organisaatioittain ja perustuvat siihen, mitä ne pitävät tärkeänä arvioidessaan toimittajan suorituskykyä.

kuitenkin CIO: n toinen artikkeli aiheesta ” Vendor Management: How Do You Measur Value for the Money?”3 on luokitellut erilaisia kvantitatiivisia ja laadullisia tapoja määrittää KPI: t ja mitata toimittajan ROI:

* Suhteiden hallinta; mitattuna myyjän sitoutumisella, joustavuudella ja innovaatiolla,

* kustannusten hallinta; mitattu diskontattu hinnoittelu, tilauskustannukset jne.,

* laatu; mitataan henkilöstön asiantuntemuksella, tilaustarkkuudella, vaatimusten mukaisuudella, takuilla jne.,

* toimitus; mitattuna on-time delivery, response time to order issues and emergencies, jne., ja

* asiakastyytyväisyys

(5) arvioi myyjän riskejä, jotta sen minimointi olisi mahdollista

Tämä on luultavasti yksi tärkeimmistä tekniikoista, jotka auttavat varmistamaan, että myyjän hallinta tuottaa sen, mitä odotetaan.

myyjän hallinnan riskinarviointi ei ole yksittäinen vaihe – se alkaa, kun tunnistaa myyjän tarpeen ja sitten se on yksinkertaisesti käynnissä.

myyjän hallintaan liittyy monentyyppisiä riskejä – taloudellisia, maksamiseen liittyviä, toiminnallisia, sääntöjen noudattamista ja tietoturvaa muutamia mainitaksemme. Sinun on määräajoin tunnistettava kaikki myyjään liittyvät riskit myyjän hallintaprosessin jokaisessa vaiheessa, arvioitava sen vaikutus riskinottohalusi perusteella ja suunniteltava lieventäviä toimenpiteitä.

riskeinä esiintyvät uhat muuttuvat jatkuvasti – varmista, että seuraat organisaation sisäistä ja ulkoista ympäristöä ja arvioi käytössä olevat kontrollit, niiden tehokkuus ja päivitä ne tarpeen mukaan. Tämä due diligence-taso auttaa minimoimaan myyjään liittyvät riskit ja varmistamaan, että myyjä pystyy täyttämään kaikki vaatimukset.

Food For Thought – ero myyjän hallinnan ja Myyjäsuhteen hallinnan välillä

monissa skenaarioissa termejä ”myyjän hallinta” ja ”myyjäsuhteen hallinta” käytetään vaihdellen. Aiheuttaako yksi ylimääräinen sana todella mitään eroa? No, sillä on. Vaikka myyjän hallinta kattaa koko yrityksen sitoutumisen sen myyjiin,

Myyjäsuhteiden hallinta on osa tätä kokonaisuutta, jossa keskitytään myyjän hallinnan ”inhimilliseen puoleen”. Loppujen lopuksi myyjiä edustavat ihmiset ja olemme jo todenneet, kuinka arvokkaita myyjäsuhteet ovat organisaatiolle.

pysyvien ja mielekkäiden suhteiden luominen myyjiin, erityisesti kriittisiin, on nousemassa tärkeysjärjestykseen organisaatiossa, joka käsittelee myyjien hallintaa. Tiimit tunnistavat synergian arvon myyjiensä kanssa-mielekäs, kestävä yhteistyö voi vaikuttaa positiivisesti myyjän suorituskykyyn ja auttaa myös minimoimaan myyjän riskit. Tämän helpottamiseksi on olemassa kasvava määrä VRM-työkaluja, joiden avulla yritykset voivat tehokkaasti hallita myyjäsuhteitaan.

pähkinänkuoressa

tässä blogikirjoituksessa puhutaan hyvin ratkaisevasta osa – alueesta organisaation toiminnassa-toimittajan johtamisesta. Nykypäivän maailmantaloudessa, jossa maantieteelliset ja taloudelliset esteet vähenevät jatkuvasti, organisaatioiden on työskenneltävä erilaisten myyjien kanssa ympäri maailmaa. Vaikka työskentelet yhden toimittajan kanssa, on tärkeää, että sinulla on tehokas toimittajan hallinta, koska niiden suorituskyky vaikuttaa lopulta yrityksesi suorituskykyyn. On tärkeää ymmärtää toimittajan hallinnan edut ja haasteet, jotta voit suunnitella tehokkaan prosessin, joka ohjaa sitoutumista myyjiin. Älä unohda täydentää prosessia toimittajan hallinnan parhaita käytäntöjä varmistaa, että myyjät tarjoavat mahdollisimman paljon arvoa organisaatiollesi.