oli aika, jolloin työnantajat saattoivat odottaa työntekijöidensä ”pysyvän aloillaan” eläkkeelle jäämiseen saakka. Ne ajat sekä niiden mukana tullut takuueläke ja lojaalius työntekijöille ovat mennyttä. Tämän päivän työnantajilla on enemmän vaihtuvuutta kuin minään muuna aikana historiassa. Mitä organisaatiolle tapahtuu, kun sen parhaat, älykkäimmät, kokeneimmat ja asiantuntevimmat työntekijät astelevat ovesta ulos? Mitä he ottavat mukaansa,ja mitä työnantaja menettää?
kun työntekijät jättävät työpaikan, omasta tahdostaan tai ei, työnantajat menettävät institutionaalisen tietämyksensä tai historiansa, jonka he vievät mukanaan, ja monilta organisaatioilta puuttuu riittävät siirto-ohjelmat tappion pysäyttämiseksi.
toimikauteni aikana Lounais-Texasissa sijaitsevan osavaltionyliopiston henkilöstöjohtajana opiskelin sukupolvenvaihdoksia samalla kun jatkoin tohtorintutkintoani. Olin kiinnostunut vastaamaan joihinkin näistä kysymyksistä keskittyen erityisesti korkeakoulujen työntekijöihin. Tutkimukseni keskittyi kolmeen sukupolveen: suuret ikäluokat (1946-1964), sukupolvi X (1965-1980) ja milleniaalit (1981-2000). Tutkimuksessa pyrittiin myös korostamaan sen merkitystä, mitä tietoa menetettiin, kun X-sukupolvi (Gen.X) ja Milleniaalisukupolvi jättivät työnsä odotettua aikaisemmin. Liikevaihdolla on kustannuksia, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi organisaatioon. Institutionaalisen tiedon, jatkuvuuden ja historian häviämisen mittaamiseen on kuitenkin hyvin vähän mittareita tai mittareita. Tiedämme, että nämä kustannukset näkyvät liikevaihdossa, rekrytoinnissa, korvaamisessa ja koulutuskustannuksissa, joita monet organisaatiot kohtaavat.
vuoteen 2018 mennessä monet työnantajat saattavat nähdä jopa viiden sukupolven työskentelevän rinnakkain. Tämä johtuu monista tekijöistä, kuten horjuvasta taloudesta ja terveemmistä, aktiivisemmista senioreista. Useat sukupolvet työskentelevät rinnakkain työpaikalla ei vaikuta ainoastaan organisaation rakenteeseen, vaan myös siihen, miten nämä samat organisaatiot käsittelevät sitoutumista, arvoja, ylläpitoa, hallintaoikeutta ja rakentavat kohti institutionaalisen tiedon säilyttämistä ja siirtämistä. Tänään, kun suuret ikäluokat valmistautuvat eläkkeelle, jotkut Gen X ’ ers ja monet Millenials eivät ole jäljellä palveluksessa yhdessä organisaatiossa tarpeeksi kauan oppia heidän vanhemmat kollegansa. Tämän seurauksena institutionaalinen tieto, historia, ja liiketoiminnan jatkuvuus hallussa veteraanien ja ikäluokkien saattaa kadota vähän tai ei lainkaan tietoa säilytetään Gen. X ’ ers ja Millennials. Institutionaalisen tietämyksen säilyttämisen ja siirtämisen laiminlyönti voisi johtaa työntekijöiden vaihtuvuuden jatkuvaan kasvuun ja institutionaalisen tietämyksen vähenemiseen, mikä johtaisi korkeampiin kustannuksiin ja laitosten tehokkuuden heikkenemiseen.
ilman suunnitelmaa tai ohjelmaa liiketoimintaprosessien, institutionaalisten käytäntöjen ja käytäntöjen sekä historiallisen tiedon siirtämiseksi jollekulle toiselle organisaatiot voivat joutua kohtaamaan vakavia liiketoiminnan jatkuvuus-ja osaamiskysymyksiä nuorempien työntekijöiden lähtiessä organisaatiosta. Tämä käy nyt entistä ilmeisemmäksi, kun ikäluokkien ensimmäinen vaihe jää eläkkeelle.
organisaatioilla tulee olla suunnitelmat valmiina jatkuvuuden varmistamiseksi. Jotta voidaan puuttua institutionaalisen tietämyksen menetykseen, Yhdysvaltain Office of Personnel Management (OPM) 1 suosittelee, että valtion virastot keskittyisivät tunnistamaan nykyisten työntekijöidensä johtamisosaamisen pyrkiessään luomaan putkilinjan uusia johtajia, jotka haarautuvat avoimiin tehtäviin. Pienten organisaatioiden on myös toteutettava osaamisen siirtosuunnitelma, jotta ne selviävät vanhempien sukupolvenvaihdosten aiheuttamasta menetyksestä.
Yksi tapa käsitellä riskiä menettää tietoa seurauksena Boomer eläkkeelle tai muut työntekijät lähtevät on harjoittaa työvoiman arviointi, dokumentointi ja tunnistaa kriittisen tiedon hallussa olemassa olevien työntekijöiden. Jotkin menestyksekkäät järjestöt ovat ottaneet ohjaajikseen olemassa olevia ja lähteviä eläkeläisiä. Nämä retentiomenetelmät ovat osoittautuneet onnistuneiksi vähentämään institutionaalisen tietämyksen menetystä ja siirtämään sitä nuoremmille sukupolville.
in a 2006 2 study of knowledge retention and employee vaihtuvuus in the U. S. electric power industry, tutkija totesi, että arvokasta ja ammattitaitoista osaamista veteraani-ja Buumityöntekijöistä olisi vaikea korvata. Tässä tutkimuksessa pyrittiin löytämään keinoja minimoida laitososaamisen katoamisen vaikutukset lähtijöiltä ja löytää tapoja työskennellä tiedon säilyttämiseksi ennen lähtöä. Tutkimuksessa todettiin, että ikääntyvä työvoima on kriittinen ja ajankohtainen HR-kysymys sähkövoimateollisuudelle, koska työntekijöiden eläköitymisestä voi seurata osaamisen menetys. Tutkija tarjosi useita tapoja, joilla tietoa voitaisiin siirtää. Näitä olivat muun muassa työyksiköiden havainnointi, työntekijöiden viestintä, katselmus tai työprosessit, muiden keinojen löytäminen työn tekemiseen ja teknologian omaksuminen. Nämä menetelmät ovat vain muutamia, joita organisaatio voisi käyttää tiedon säilyttämisessä.
mille tahansa organisaatiolle institutionaalisen tiedon tai institutionaalisen muistin säilyttäminen on tärkeä ominaisuus työntekijöiden rekrytoinnissa ja säilyttämisessä. Tämä pätee erityisesti joihinkin korkeasti koulutettuihin tehtäviin, kuten teknologia-aloille. Näissä tapauksissa suurempi uhka on vaikeus määrittää ja korvata näitä työntekijöitä. Vaikka monet johtajat ovat huolissaan liikevaihdon tasosta, tärkeämpi tilasto pitäisi olla se, millä tasolla ja kyvyllä tietoa lähtevillä on. Organisaatiot rutiininomaisesti ylläpitää menetys työntekijöiden, mutta kun nämä työntekijät ovat korkeasti koulutettuja, joilla on tietoa ei helposti korvata, järjestöt kärsivät.
on olemassa toimenpiteitä, joilla organisaatiot voivat vähentää institutionaalisen tietämyksen tasoa, jonka ne menettävät ammattitaitoisten työntekijöiden menettämisen myötä. Erityiskoulutus, prosessien dokumentointi ja työn jakaminen ovat muutamia tapoja torjua tätä menetystä. Yksi tehokkaimmista keinoista vähentää institutionaalisen tiedon menetystä on se, että vanhemmat ja kokeneemmat työntekijät toimivat mentoreina ja kouluttajina, jolloin he voivat siirtää tietojaan muille organisaatiossa.
valmistautuakseen institutionaalisen tiedon katoamiseen ja suunnitellakseen tiedon siirtoa organisaatioiden on kehitettävä strategioita liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Tätä monet järjestöt eivät tee tarpeeksi.
My survey of Gen. X ja Milleniaalityöntekijät esittivät useita kysymyksiä, jotka käsittelivät institutionaalista tietoa. Kysyin heiltä heidän institutionaalisen tietämyksensä arvosta ja käsityksestään menetyksestä, jonka laitos joutuisi kärsimään, jos he lähtisivät. Kysyin vastaajilta liiketoimintaprosessista ja jatkuvuudesta sekä muista taidoista, jotka he ovat hankkineet työskennellessään laitoksessa, ja mitä tuloksia (mukaan lukien voitot tai tappiot) laitos tajuaisi, jos he lähtisivät. Viimeinen lausuma, joka liittyi tähän institutionaaliseen tietoon, käsitteli työntekijän tietojen ja taitojen menetystä.
kyselyn tulokset näistä kysymyksistä eivät yllättäneet. Institutionaalisen tiedon, liiketoiminnan jatkuvuuden ja liiketoimintaprosessien arvon osalta suurin osa molemmista ryhmistä uskoi, että se, mitä he ovat oppineet laitoksessa, oli erittäin tärkeää ja sillä oli arvoa. Lisäksi ne väittivät, että tämä arvo tai institutionaalinen tietämys olisi kriittinen kysymys, Jos johto ei puuttuisi siihen. Molemmat sukupolvet uskoivat, että niiden esimiesten ja esimiesten olisi vaikea löytää korvaavia työntekijöitä, joilla olisi samanlaiset taidot tai tiedot. Laitoksella ei ollut joko hiljaista tai nimenomaista virallista suunnitelmaa tiedon siirtämiseksi.
Gen. X: n ja milleniaalien työntekijöiden retentio-ja erottelukuvioiden tutkimus sai hyvän alun, mutta uskon, että lisätutkimus voi olla tarpeen, jotta voidaan todella ymmärtää institutionaalisen tiedon ja sen säilyttämisen menetelmien merkitys. Lukuun ottamatta muutamia artikkeleita aiheesta, ei ole tiedossa mittareita käsitellä, mitä organisaatio menettää tai hyötyy, kun työntekijät jättävät työnsä. Monilla organisaatioilla ei ole muodollisia institutionaalisia tiedonsiirtosuunnitelmia tai seuraajasuunnitelmia, jotka voisivat minimoida liiketoimintaosaamisen määrän, joka olisi mennyt Boomerin, Gen. X: n ja Milleniaalin työntekijöiden menetyksen myötä.
Jos ei pyritä puuttumaan Gen. X: n ja milleniaalien työntekijöiden institutionaalisen tiedon säilyttämiseen, voitaisiin nähdä suuri aukko jatkuvuudessa ja historiassa, jonka aikaisemmat sukupolviryhmät tarjosivat. Tätä tietoa on vaikea korvata. Tämän seurauksena nämä organisaatiot kokevat puutteita institutionaalisessa tietämyksessä. Toivottavasti tätä aihetta koskeva jatkuva tieteellinen tutkimus nostaa tämän kysymyksen etualalle ja johtaa institutionaalisen tiedon säilyttämistä koskevan suunnitelman tehokkaaseen täytäntöönpanoon. Nyt on sinun vuorosi. Mitä aiot tehdä?
By
Dr. Andrew M. Peña, SPHR, MBA
Assistant Vice-President for Human Resources-New Mexico State University
August 10, 2013