I attend many meetings as an professional registered parliamentarian with Michigan State University Extension. Yleinen virhe, jonka usein havaitsen noiden kokousten aikana, on se, että johtokunta kiinnittää huomiota ” lähettäjään.”Salli minun selittää:

on kuusi askelta käsitellä esitystä. Ensinnäkin puhemiehen on tunnustettava jäsen ja esitettävä sitten esitys. Tässä artikkelissa keskitytään toiseen vaiheeseen, jossa toinen jäsen tukee esitystä. Jäsen, joka haluaa, että se otetaan huomioon, sanoo ”kannatan esitystä” tai ”kannatan sitä” tai voi myös yksinkertaisesti sanoa ”toiseksi”.”Puhemiehen ei tarvitse tunnistaa jäsentä, jotta hän voisi tukea esitystä.

mutta miksi esitys vaatii toisen jäsenen tukemaan sitä? Robert ’s Rules of orders of orders (Robert’ s Rules of orders of orders), joka on juuri tarkistettu, 11. painos, tarjoaa täydellisen kuvauksen esityksen lähettämisestä sivuilla 35-37. Toinen osoittaa puhemiehelle, että esityksen esittäjän lisäksi ainakin yksi muu jäsen haluaisi saada esityksen täysistunnon käsiteltäväksi. Lisäksi, jos täysistunnossa käsiteltävänä oleva esitys on tullut asianmukaisesti nimitetyltä valiokunnalta (joka koostuu useammasta kuin yhdestä henkilöstä), esitystä ei tarvita toista, koska suositusta on oletettavasti jo esittänyt useampi kuin kaksi henkilöä.

henkilöllä, joka esittää esityksen, ei ole vaatimusta esitykseen eikä velvollisuutta hyväksyä esitystä. Esityksen puoltaminen ei merkitse sitä, että jäsen kannattaisi esitystä, vaan ainoastaan sitä, että hänen mielestään ajatuksesta pitäisi keskustella. Itse asiassa se voi olla ajatus, josta jäsen haluaa puhua kielteisesti, jotta ryhmä äänestäisi esityksen nurin. Tämä on yleinen väärinkäsitys, varsinkin jos hallituksen tapana on käyttää termiä ”tuki” sijasta ”toinen.”Tuen sanominen” ei ole välttämättä väärin, mutta se voi aiheuttaa hämmennystä hallituksen jäsenten keskuudessa, erityisesti niille, jotka haluaisivat keskustella esityksestä, koska heillä ei ole selvää mielipidettä asiasta ja haluaisivat kysymyksen tulevan ryhmän eteen, jotta he kuulisivat, mitä muilla jäsenillä on sanottavanaan.

joillain lautakunnilla on tapana laittaa pöytäkirjaan sen henkilön nimi, joka tekee liikettä. Tämä ei ole pakollinen käytäntö, ellei sitä ole määritelty erityissäännöksi tai ryhmän säännöissä. Olen ollut monissa kokouksissa, joissa on keskusteltu useita minuutteja eräästä esityksestä ja se on edennyt niin pitkälle, että ryhmä on valmis äänestämään, mutta juuri ennen äänestystä (tai joskus jopa äänestyksen jälkeen) sihteeri kysyy: ”kuka kannatti esitystä?”Siinä vaiheessa sekunti on yksinkertaisesti merkityksetön. Ilmeisesti useampi kuin yksi henkilö halusi keskustella esityksestä ja toinen ei hyödytä mitään. Jos keskustelu alkaa esityksestä ennen toisen esittämistä, ja on käytäntönä merkitä ”toinen” pöytäkirjaan, keskustelun aloittanut jäsen on toimittanut toisen. Sihteerin tehtävä on dokumentoida hallituksen toimet eikä varmistaa, että esityksellä on toinen – se rooli kuuluu puheenjohtajalle.

puheenjohtajan on varmistettava, että hallituksen aika käytetään viisaasti ja selvitettävä, haluaako useampi kuin yksi jäsen esityksen ryhmän käsiteltäväksi. Puheenjohtaja voi viivyttää keskustelua, kunnes toinen on tehty tai pyytää toista nopeuttamaan ryhmää. Puheenjohtaja voi työjärjestyspuheenvuoroja käsitellessään siirtyä suoraan keskusteluun ilman sekuntiakaan, jollei jäsen vastusta tätä.

on myös tärkeää tietää, että toisen puuttuminen ei vaikuta esityksen hyväksymisen pätevyyteen, se on vain askel esityksen käsittelyssä.