useimmat voittoa tavoittelemattomat järjestöt ymmärtävät, että saadessaan liittovaltion tukea niiden on täytettävä liittovaltion palkintojen (SEFA) Kustannusaikataulu määrittääkseen, tarvitaanko yksittäinen tilintarkastus, ja jos on, sisällytettävä SEFA yhteiseen tilintarkastusraporttiin. Mutta mikä on SEFA ja millä perusteella päätetään, mitkä liittovaltion menot otetaan mukaan?

mikä on SEFA?

SEFA on täydentävä aikataulu tilinpäätökselle, joka organisaation on laadittava, kun se on yhden tilintarkastuksen vaatimuksen alainen. Yhden tarkastuksen vaatimus käynnistyy, kun liittovaltion menot raportoitu SEFA yli $750,000 tai enemmän yli organisaation tilikauden. Joidenkin organisaatioiden kohdalla SEFA: n virheellisyys voisi johtaa siihen, että organisaatio päättelisi, että yksittäistä auditointia ei tarvita silloin, kun sitä todella vaadittiin suoritettavaksi.

SEFA on suoritettava yhdenmukaisten ohjeiden mukaisesti (2.CFR.200.502). SEFA: han sisältyvät liittovaltion menot perustuvat sen määrittämiseen, milloin liittovaltion myöntämä palkinto katsotaan ”kulutetuksi”. Valitettavasti nimi federal expenditures aikataulussa voi olla harhaanjohtava. Se näyttää tarkoittavan, että aikataulu sisältäisi yksinkertaisesti vain niiden kustannusten arvon, joita organisaatiolle aiheutui, jotka maksettiin liittovaltion rahoituksella. Todellisuudessa kyse on kuitenkin paljon suuremmasta asiasta.

menojen määrittely

Seuraavassa on luettelo erityyppisistä liittovaltion myöntämistä avustuksista ja siitä, miten yhtenäisessä ohjeistuksessa ne määritellään käytettäviksi:

• avustukset, liittovaltion hankintasäännösten (far) mukaiset kustannuskorvaussopimukset intiaaniheimojen kanssa, yhteistyösopimukset ja suorat määrärahat-liittovaltion varat määritellään käytettäviksi, kun niihin liittyvä toiminta tapahtuu. Koska Yhdenmukainen ohjeistus noudattaa suoriteperusteista kirjanpitomenetelmää, tämä olisi silloin, kun menot/menot toteutuvat, ellei organisaatio ole laatinut SEFA: ta kassaperusteisesti, minkä Yhdenmukainen ohjeistus itse asiassa mahdollistaa. Lisäksi liittovaltion sopimukset sisältyvät tähän lukuun ottamatta kiinteitä kiinteähintaisia sopimuksia, joihin sovelletaan FAR: n sopimuksia, jotka on nimenomaisesti yksilöity Yhdenmukaisissa ohjeissa.
• varojen maksaminen aliprecipenteille – jos organisaatio käyttää liittovaltion rahoitustaan edelleen toiseen organisaatioon aliprecipent-suhteen kautta, liittovaltion varat päätetään käyttää, kun organisaatio tulee velvolliseksi aliprecipentille maksua vastaan. Yleensä silloin maksu suoritetaan alihankkijalle.
• lainat ja lainatakaukset – lainojen ja lainatakausten laskuperustetta laajennetaan koskemaan kuluvana vuonna vastaanotettujen tai käytettyjen liittovaltion lainojen lisäksi myös aikaisempina kausina saatuja lainoja, joiden noudattamista koskevat vaatimukset jatkuvat. Nämä jatkuvasti noudatettavat vaatimukset voivat vaihdella lainoista, joita parhaillaan maksetaan takaisin, lainoihin, jotka annetaan anteeksi tietyn ajanjakson lopussa. Jos on olemassa jatkuvia vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, kuten liittovaltion lainalla ostetun laitoksen erityinen käyttö, laina pysyy organisaation SEFA: ssa, kunnes jatkuva vaatimustenmukaisuusvaatimus päättyy. Tämäntyyppisten liittovaltion rahoittamia lainoja tai lainatakauksia, mitä saa raportoitu liittovaltion menoja on alku saldo plus ennakot tai lainatuotot saatu vuoden aikana. Tähän taseeseen sisältyvät myös kaikki saadut korkotuet, käteisvarat tai hallinnolliset kulukorvaukset. SEFA: n muistiinpanoissa järjestö ilmoittaa lainojen jäljellä olevan määrän tilikauden viimeisestä päivästä alkaen.
• omaisuuden vastaanottaminen – tämä liittyisi luovutettuun omaisuuteen ja raportoitaisiin suoriteperusteisen kirjanpitotavan mukaisesti ja katsottaisiin kulutetuksi, kun omaisuus saatiin.
• Ohjelmatulojen vastaanotto tai käyttö – tämä raportoitaisiin, kun ohjelmatulot saadaan liittovaltion lähteestä tai organisaatio käyttää niitä.
• Elintarvikehyödykkeiden jakelu tai käyttö – peruste tämän liittovaltion rahoituksen kulumisen määrittämiselle on linjassa avustusten kaltaisen toiminnan kanssa, jossa elintarvikehyödyke katsottaisiin kulutetuksi käytettynä tai jaettuna.
• vakuutus – jos vakuutus on liittovaltion rahoittama, ilmoitusajankohdan määräytymisperuste on se, milloin vakuutus on voimassa. Tämä ei sisällä mitään Medicare – tai Medicaid-maksuja organisaatiolle potilaan hoidon tarjoamisesta potilaille, jotka ovat Medicare – tai Medicaid-oikeutettuja. Tästä voi kuitenkin olla poikkeus, jos järjestön valtio edellyttää, että Medicaid-maksut katsotaan liittovaltion rahoittamiksi niiden omien säännösten vuoksi, jotka koskevat tällaisten maksujen käsittelyä kustannuskorvauksen perusteella.
• Lahjoitusrahastot – lainojen ja lainatakausten tavoin kaikki liittovaltion rahoittamat lahjoitusrahastot ilmoitetaan SEFA: ssa kumulatiivisella vuoden lopun saldolla niin kauan kuin rajoitusta sovelletaan.

SEFA: n esittäminen

liittovaltion menojen määrän määrittämisen lisäksi Yhdenmukaisissa ohjeissa on myös erityisiä vaatimuksia siitä, miten nämä summat ilmoitetaan SEFA: ssa. Uniform-ohjauksessa organisaation tulee luetella liittovaltion yksittäiset ohjelmat liittovaltion virastoittain, mukaan lukien ryhmittämällä ohjelmaklusteri yhteen. Organisaation on myös huomattava läpivientiyksikön nimi ja mahdollinen tunnistenumero, jos organisaatio on saanut liittovaltion varoja, jotka kulkevat toisen yhteisön kautta. Vastaavasti, jos organisaatio kulkee jonkin liittovaltion varoja muille yksiköille, ne ovat myös velvollisia huomaamaan kokonaismäärät läpi subrecipients kunkin liittovaltion ohjelman. SEFA: n kokonaismäärät vaaditaan kunkin liittovaltion ohjelman ja kotimaan avun luettelon (CFDA) numeron osalta. Jos CFDA: ta ei ole saatavilla, organisaatiot voivat käyttää toista tunnistenumeroa. Kunkin SEFA: ssa ilmoitetun klusterin osalta vaaditaan myös loppusummat.

vaaditut SEFA-alaviitteet

lopuksi SEFA-sopimuksessa vaaditaan myös erityisiä alaviitteitä. Kuten edellä todettiin, organisaation on ilmoitettava SEFA: ssa ilmoitettujen lainojen ja lainatakausten jäljellä oleva saldo tarkastusjakson päättymisestä alkaen. Lisäksi organisaatioiden on julkistettava tilinpäätöksen laatimisperiaatteensa SEFA: n valmistelua varten ja soveltavatko ne yhdenmukaisten ohjeiden mukaisesti. Jos järjestö ei valinnut tätä kurssia, järjestön on silti huomattava, että se ei valinnut alaviitteissä. Alaviitteissä ei voida vaieta tästä kohdasta.

kuten organisaatiot näkevät, johdon on tärkeää ymmärtää SEFA: n valmistelun vaatimukset ja se, mitä siihen sisältyy. On välttämätöntä, että liittovaltion rahoitusta saavat organisaatiot saavat tämän oikeuden ja perehtyneisyys siihen, mitä yhtenäinen ohjeistus edellyttää SEFA: ssa on välttämätöntä.