mitä on sidosryhmäjohtaminen?

Sidosryhmähallintaan kuuluu, miten hankkeen tilasta, kustannuksista ja tiesuluista tiedotetaan kyseisille sidosryhmille näkyvyyden lisäämiseksi, hankkeen suunnan muuttamiseksi ja odotusten hallitsemiseksi. Hankkeen sidosryhmät ovat henkilöitä, jotka ovat mukana hankkeessasi tai joiden etuihin projektin toteutus tai hankkeen onnistunut loppuun saattaminen voi vaikuttaa.

sidosryhmien johtamisprosessi auttaa projektipäälliköitä pitämään muutoksen mielessä ja tekemään siitä vähemmän uhkaavan. Sidosryhmähallintasuunnitelma on tärkeä muistutus jokaisesta vuorovaikutuksesta, jota projektipäälliköillä on suorien tai epäsuorien sidosryhmien kanssa, sillä se auttaa heitä säilyttämään käytännön yhteyden hankkeen ja päivittäisen toiminnan välillä.

sidosryhmien tunnistamista

sidosryhmien tunnistamista ei voi aliarvioida. Se on iso tehtävä. Sidosryhmien tunnistaminen on usein vaikeaa, mutta se on tehtävä perusteellisesti, jotta projektipäällikkö tietää kuka kukin on ja ottaa käyttöön strategioita ristiriitaisten tarpeiden ja odotusten hallitsemiseksi sekä auttaa sidosryhmiä siirtymään erilaiseen työskentelytapaan.

sidosryhmien tunnistamisen Keskeiset puolet ovat:

Sidosryhmämaisema

tässä luodaan kuvaa siitä, kuka kukin on tehtäviensä suhteen, ts., yrityksen sisäiset ja ulkoiset toiminnot.

Sidosryhmäasemat

nyt on aika yksilöidä kunkin ryhmän yksilöt ja luokitella ne korkeiksi, keskisuuriksi tai mataliksi niiden suhteen:

• kyky häiritä muutosta

nykyinen ymmärrys

vaadittu ymmärrys

nykyinen sitoutuminen

• vaadittu sitoutuminen/p>

vaadittu tuki

sidosryhmäjohtamisen lähestymistapa

Tämä on käytännössä Power vs. interest-matriisi, joka auttaa määrittelemään strategian, joka otetaan käyttöön heidän kanssaan.

Sidosryhmäkartta

nyt sidosryhmien hallintasuunnitelmasi vahvistuu. Kunkin funktionaalisen ryhmän yksilöillä voit lisätä heidän keskeiset huolenaiheensa, ottamasi johtamistavan ja Keskeiset artefaktit heidän panokseensa tai validointiinsa projektin aikana.

arvioi sidosryhmät

käy läpi ja säädä tai käytä sitä, mikä on järkevää sinun ja projektisi kannalta. Tähän työhön kohdistettu panostus antaa vankan perustan viestintäsuunnitelman kehittämiselle, toimii osana riskienhallintasuunnitelmaa ja luo puitteet kaikille projektiryhmän jäsenille. Se antaa myös vertailutason ihmisten ja prosessien siirtymiselle projektin edetessä sen elinkaaren aikana.

Ebook: 6 Ways to Quit Wasting Time and Money in Your Review and Approval Process

Ebook: 9 Levels of Review and Approval Hell

10 keys for effective stakeholder management

Here are ten tips for creating presentations that supercharge your stakeholder management:

Pique their interest

a agenda is always a good idea, but a brief summary of what will be discussed is sitäkin parempi. Lisäksi se antaa sidosryhmille take-away ja antaa heille mahdollisuuden tulla valmis kysymyksiä. Sidosryhmien keskittyminen tavoitteeseen voi olla haastavaa, mutta projektin onnistumisen kannalta ratkaisevaa.

Älä oleta, että he tietävät työnsä sidosryhmänä

sidosryhmäsi saattavat ymmärtää hankkeen korkean tason näkemyksen, mutta sinun on ehkä täytettävä yksityiskohdat siitä, mitä heiltä tarvitset.

pidä asia yksinkertaisena

kerro sidosryhmillesi tilanne suoraviivaisesti. Älä hukuta heitä tiedolla. Mene asiaan. Varaudu kuitenkin syvempään sukellukseen, jos he alkavat kysellä. Sidosryhmille raportoitaessa on tärkeää muistaa, että johtajat eivät ole yhtä kiinnostuneita projektinhallinnan metodologiasta kuin tuloksista. Pidä sidosryhmäviestintä keskittyneenä edistykseen ja arvoon. Ole ytimekäs ja lyhyt. Lähettämällä paljon aikaa haudattu yksityiskohtia sidosryhmien ei ole vain turhauttavaa heille-se ei tee sinulle mitään hyvää joko.

Käytä numeroita ja kuvia

PowerPoint on loistava työkalu grafiikan ja numeroiden esittämiseen sidosryhmille. Siten he esittävät toisilleen tietoja. Ja kyllä, niiden on oltava näkyvä osa sidosryhmien hallintasuunnitelmaasi.

käytä logiikkaa

hyväksy se, että aina ei välttämättä ole tietoa, joka tukisi tiettyä tilannetta. Jos sinulla ei ole numeroita varmuuskopioidaksesi kantasi, voi onnistuneesta argumentista tulla ongelmallinen, joten joudut ehkä turvautumaan ”jos … sitten …” – logiikkaan tilanteen valaisemiseksi. Kuitenkin, älä odota samoja tuloksia tai vastausta sidosryhmiltä-numerot sääntö heidän kanssaan.

odottaminen ei ole koskaan hyvä vaihtoehto

osa hyvää sidosryhmäjohtamista on ongelmien ennakointi ja hoitaminen ennen kuin niistä tulee iso juttu. Älä odota, kunnes ongelma on ilmeinen-se on usein vaikeampaa ratkaista ongelma siinä vaiheessa.

tarjoa aina ratkaisu

Jos aiot tuoda ongelman esille tarjoamatta mahdollista ratkaisua, voit yhtä hyvin kertoa sidosryhmille: ”erota minut nyt.”Ratkaisujen löytäminen on osa projektipäällikön työtä.

Määritä vaadittavat toimet

Jos sidosryhmien on ryhdyttävä toimiin, älä oleta sen olevan heille itsestään selvää. Ilmoita-luettelomuodossa-mihin toimiin on ryhdyttävä ja milloin.

sano aina kyllä*

*mutta varmista, että he ymmärtävät, kuinka paljon ”kyllä” maksaa. Sponsorit ja sidosryhmät eivät halua, että heille sanotaan ”ei”, joten älä tee sitä. Varmista vain, että he ymmärtävät pyyntönsä hinnan, jotta he voivat itse arvioida, onko ”kyllä” sen arvoista.

Don ’ t stop reporting

Perception is reality. Jos sidosryhmät näkevät, että et tee mitään – sinun ei. Älä anna pääsi olla seuraava pilkottavana. Useimmissa organisaatioissa sidosryhmien keskittymiskyky on melko lyhyt. Pitkillä hankkeilla, jotka vaativat paljon sidosryhmien kärsivällisyyttä, on taipumus horjua ja lopulta epäonnistua. Lisäarvon tarjoaminen säännöllisesti lyhyin (3-4 viikon) välein pitää sidosryhmät sitoutuneina ja kiinnostuneina.

Ebook: 10 Experts on Marketing Compliance: Mastering the Review and Approval Process

Learn more: Workfront projektinhallintaan

Sidosryhmähallintatyökalut

riippumatta yrityksesi projektinhallintamenetelmistä on saatavilla paljon projektinhallintatyökaluja, jotka auttavat hallitsemaan tehtäviä ja aikalinjoja-jotkut auttavat sinua kommunikoimaan tehokkaammin organisaatiosi sidosryhmien kanssa. Olipa valitsemasi projektinhallintatyökalu tai ei, on vaarallista jättää huomiotta, että tärkeä osa rooliasi projektipäällikkönä.