Trello on katseenvangitsija, hauska ja intuitiivinen sovellus, joka auttaa ihmisiä tekemään yhteistyötä työn ympärillä. Suurin haaste käyttää sitä on päättää, onko se oikeanlainen yhteistyö sovellus hallita työsi. Trello on parhaiten kuvattu kanban board app, ohjelmisto luokka, joka on paras organisointi, koordinointi, ja seuranta työtä, kun se liikkuu työnkulun keskuudessa ryhmä ihmisiä. Se ei ole hyvä sovellus perinteiseen projektinhallintaan. Silti Trellon myyntivaltteja ovat sen helppokäyttöisyys ja kyky jakaa Trello-lautoja ulkopuolisille yhteistyökumppaneille.

verrattaessa Trelloa muihin kanban-sovelluksiin, se tulee puutteelliseksi joissakin ominaisuuksissa, kuten swimlanesissa ja work-in-progress limitsissä. Mitä se on valikoima lisäominaisuuksia voit lisätä à la carte, joten sovellus vain niin monimutkainen ja monipuolinen kuin haluat sen olevan. Mietitään, jos se on oikea tiimisi ja työtä haluat hallita voi kestää jonkin yrityksen ja erehdyksen, kuitenkin.

onko Trello projektinhallintasovellus?

yleinen kysymys, jonka kuulen Trellosta, on tämä: ”eikö Trello ole projektinhallintasovellus?”

se on ja se ei ole. Se riippuu siitä, kuinka tiukka olet sanan ”projekti.”

projekti on ryhmä tehtäviä, joilla on alkamispäivä, päättymispäivä ja lopputuote. Kaikki työ ei ole projektia. Talon rakentaminen on projekti. Puheluihin vastaaminen puhelinpalvelussa ei ole projekti.

PCMag: ssä katsomme yhteistyösovelluksia yhtenä erittäin suurena kategoriana. Sen sisällä meillä on muutamia alaluokkia, joiden avulla ihmisten on helpompi oppia ja vertailla ohjelmistoja, jotka sopivat parhaiten heidän tarpeisiinsa. Yksi näistä alaluokista on perinteinen projektinhallintaohjelmisto. Toinen on kanban board apps. Trello sopii siistimmin kaban-alakategoriaan, koska siinä on kaikki Kanban board-sovelluksen tyypilliset ominaisuudet.

voisitko käyttää Trelloa joidenkin projektien hallintaan? Kyllä. Voisit. Olisiko se huono sovellusvalinta hyvin suurten ja monimutkaisten projektien, kuten raketin laukaisun, hallintaan? Kyllä. Niin olisi.

mikä on Kanban?

Kanban on menetelmä työn organisointiin, seurantaan ja johtamiseen. Kuvittele, että haluat hallita perheen tehtävälistaa julistetaulun ja muistilappujen avulla. Voit aloittaa tekemällä kolme saraketta (Trello kutsuu niitä luetteloita) merkitty tehdä, tehdä, ja valmis. Voit sitten kirjoittaa muistilapuille askareita, jotka on tehtävä, ja laittaa ne ensimmäiseen sarakkeeseen. Oletetaan, että perhe on päättänyt, että jokainen kotitalouden jäsen on vastuussa enintään kolmesta tehtävästä kerrallaan.

nyt jokainen voi valita To Do-palstalta kolme tehtävää ja lisätä nimensä tarralappuun. Tai joku muu voi antaa heille tehtäviä. Kun vastuuhenkilö aloittaa tehtävät, hän siirtää tarralapun tekemisen sarakkeeseen. Kun ne on tehty, ne laittaa tehty sarake ja voi sitten valita uuden tehtävän.

esimerkistä voi poimia kaksi Kanbanin hyötyä. Yksi on se, että se on loistava järjestelmä rajoittaa kuinka paljon työtä yhdellä ihmisellä voi olla lautasellaan kerrallaan. Toinen on se, että jokaisella on näkyvyyttä siihen, missä tilassa tiimin (tässä tapauksessa perheen) on tehtävä työtä. Tämä mahdollistaa sekä vastuullisuuden että mahdollisuuden auttaa muita joukkueen jäseniä, jotka ovat jäämässä jälkeen.

Kanban board-sovellukset ovat ihanteellisia työn ja työn liikkumisen hallintaan eri vaiheiden eli työnkulun kautta. Kaikki ” työ ” ei kuitenkaan sovi tähän asetelmaan. Jos olet laukaisemassa rakettia tai rakentamassa sairaalaa, tarvitset järeämmän ohjelmiston, joka voi seurata, miten projektin eri osat vaikuttavat toisiinsa. Esimerkiksi sairaalan rakentamisen aikataulu riippuu siitä, milloin perustukset kaadetaan. Jos myöhästyt kyseisestä määräajasta huonon sään vuoksi, kaikkien muiden projektin palasten on sopeuduttava muutokseen. Kanban-lautakunnilla ei ole valmiuksia käsitellä sellaisia varasuunnitelmia.

hinta ja suunnitelmat

Trello on karsinut tarjoamiensa suunnitelmatyyppien määrän kolmeen, hankkiutuen eroon entisestä Kultavaihtoehdostaan. Voit nyt rekisteröityä ilmaiseksi, Business Class, tai Enterprise tili.

Trello Free on nimensä mukaisesti vapaa. Tämän tyyppinen tili, voit tehdä niin monta henkilökohtaista levyt, kortit, ja luettelot kuin haluat, vaikka olet rajoitettu tekemään enintään 10 joukkue (eli yhteistyö) levyt. Tiedostoliitteet voivat olla kooltaan enintään 10MB, etkä voi integroida tiliäsi muihin sovelluksiin. Tärkeintä on, että saat vain yhden lisävoiman per lauta.

power-up-konsepti on tärkeä sen ymmärtämiseksi, mikä tekee ilmaisesta tilistä niin paljon erilaisen kuin maksullisista tileistä. Lisävoimia ovat à la carte-ominaisuudet, jotka voit lisätä Trello-lautoihin. Useimmat business-ohjelmisto, voit valita tason palvelun perustuu ominaisuuskokonaisuuden tarjotaan kullakin tasolla. Esimerkiksi, saatat saada ominaisuuksia A ja B ensimmäisen tason palvelun, mutta A kautta D toisen tason, ja niin edelleen. Trello on erilainen. Trello, voit muokata mitä ominaisuuksia (tai lisävoimia) haluat kunkin hallituksen. Ja määrä ominaisuuksia voit lisätä vaihtelee riippuen tilin tyyppi valitset. Muutamia esimerkkejä lisävoimia ovat kalenterinäkymä, ajan seuranta, ja mukautettuja kenttiä. Jos haluat saada kaikki kolme näistä ominaisuuksista yhdellä laudalla, et voinut tehdä sitä Trello Free, koska saat vain yhden power-up per lauta.

bisnesluokan ($12,50 per henkilö per kuukausi tai $119,88 per henkilö per vuosi) ja Enterprisen (hinnat vaihtelevat) tileillä on rajoittamaton lisävoimia. Molemmilla on myös 250MB: n kokorajoitus latauksille ja voit luoda rajattoman määrän tiimilautoja. Ero näiden kahden tilityypin välillä ei liity niinkään loppukäyttäjän ominaisuuksiin vaan enemmän taustajärjestelmien hallintavaihtoehtoihin. Trello Enterprise sisältää työkaluja yhden kirjautumisen hallintaan sekä käyttöoikeuksien ja rajoitusten hallintaan.

miten Trellon hinnat vertautuvat?

Trellon hinnat ovat samalla tasolla muiden yhteistyöohjelmistojen kanssa. Ensimmäisten vuosien aikana ensimmäisen lanseerauksensa jälkeen Trello veloitti paljon vähemmän, mikä sen ystävällisen käyttöliittymän ohella auttoi sitä ansaitsemaan maineen hyvänä työkaluna pienille yrityksille ja startupeille. Hinnat ovat edelleen kohtuullisia, mutta ne eivät ole varastaa.

Asana veloittaa hieman enemmän kuin Trello, alkaen 13,49 dollaria per henkilö kuukaudessa. Airtable, joka on relaatiotietokanta, joka toimii myös hyvin työnkulun hallinta, veloittaa suunnilleen sama (alkaen $120 per henkilö vuodessa). Leankit, toinen suoraviivainen kanban board sovellus, veloittaa paljon enemmän ($228 per henkilö vuodessa vähintään). Zenkit veloittaa lähes sama kuin Trello sen $9 per henkilö per kuukausi vaihtoehto, samoin kuin Wrike $ 9.80 per henkilö per kuukausi.

näitä hintoja voisi verrata perinteisempiin projektinhallintasovelluksiin, joista osa tarjoaa nyt Kanban board-toiminnallisuutta niiden sisällä, mutta se saattaa mennä sotkuiseksi. Jotkut projektinhallintasovellukset veloittavat per henkilö per kuukausi, ja toiset perivät maksun jopa tietyltä käyttäjämäärältä, mikä vaikeuttaa hintojen vertailua.

esimerkiksi Zoho-projektit veloittavat nyt ryhmältä palkkiota, esimerkiksi 240 dollaria vuodessa enintään 10 hengeltä. Zoho Sprints, toinen saman yrityksen tuote, joka keskittyy enemmän ketterään projektinhallintaan Kanban board-ympäristössä, käyttää samanlaista ryhmänopeuslaskentaa; se on 12 dollaria kuukaudessa 10 hengen ryhmälle. Tiimityöprojektit, kuitenkin, veloittaa enemmän suoraviivainen $9 per henkilö per kuukausi, vaikka siellä on 5 henkilö vähintään. Kuten sanoin, siitä tulee hieman sotkuista

Trellon aloittaminen

kuten missä tahansa kanban board-sovelluksessa, Trellossa voit luoda mukautettuja lautoja. Aiemmin mainitsin esimerkkitaulun To Do, Doing, Done. Se on vain yksi esimerkki. Voit tehdä tauluja niin monta saraketta kuin haluat, ja voit nimetä ne sarakkeet mitä haluat.

seuraavaksi tehdään sarakkeisiin laitettavat kortit. Trellon korteissa voi olla paljon yksityiskohtia. Voit laittaa tehtävän nimen, toimeksisaajan, alataskut, eräpäivän, kuvauksen, Hyperlinkit, liitteet, etiketit (samanlaisia kuin tagit) ja paljon muuta.

toinen askel alkuun pääsemiseen on kutsua ihmisiä hallitukseen, jos haluaa joukkueen hallituksiin. Voit käyttää Trelloa myös henkilökohtaiseen kanbaniin, jos haluat yksityisesti järjestää omia tehtäviäsi ja työnkulkujasi.

jonkin verran uutta Trellolle ovat mallipohjat. Voit nyt valita hallituksen, joka on jo suunniteltu auttamaan sinua kohti parempaa työnkulun hallintaa, riippuen siitä, millaista työtä sinulla on. Esimerkkejä mallipohjista ovat julkaisuprosessi, Design Sprint, Tukilippujen hallinta ja toimistojuhlien suunnittelu. Maksullisella Trello-tilillä voit tehdä myös omia malleja tiimisi käyttöön.

sovellukset ja vuorovaikutteisuus

voit käyttää Trelloa verkkosovelluksena tai ladattuna työpöytäsovelluksena (mac OS, Windows) tai mobiilisovelluksena (Android, iPhone ja iPad). Web-sovellus toimii sujuvasti, suuri vedä ja pudota ominaisuuksia, myös silloin, kun haluat ladata liitetiedostoja. Saat joitakin etuja asentamalla työpöytäsovelluksen. Ensinnäkin, saat työpöydän ilmoitukset sekä pikalisäysasetukset. Saat myös Touch Bar ominaisuuksia yhteensopiva Mac ja muita pikanäppäimiä.

Trellon avulla voit ladata sisältöä työpöydän lisäksi myös Google Drivesta, Boxista, Dropboxista ja URL-osoitteista. Kun lataat kuvan kortille, Trello voi muuttaa sen kansikuvaksi, mikä auttaa sinua tunnistamaan kortin sisällön yhdellä silmäyksellä. Nyt on mahdollisuus lisätä kansikuva, vaikka sinulla ei olisi mitään ladattavaa. Trello antaa sinun suorittaa Pikahaun Unsplash-sivustolla löytääksesi jotain olennaista.

vaikka voit määrittää jonkun kortille ja asettaa eräpäivän, et löydä edistyneempiä projektinhallintaominaisuuksia, kuten parhaiden ja huonoimpien skenaarioiden arvioimista siitä, kuinka kauan tehtävän suorittaminen voi kestää. On myös outoa minulle, että kortteja ei voi ruksata pois kuten tehty, vaikka voit ”arkistoida” niitä. Näin on silloinkin, kun kortilla on eräpäivä. Ehkä ongelma on, että yritän lokeroida kortit tehtäviksi, vaikka niiden ei itse asiassa tarvitse olla. Trello on tässä mielessä erittäin joustava järjestelmä. Kortit voivat olla mitä haluat aivan kuten sarakkeet voivat olla mitä haluat.

ominaisuudet ja tehot

värikoodatut tarrat ovat toinen työkalu korttien järjestämiseen, vaikka koen ne hieman pettymykseksi. Jokainen etiketti vaatii värin, mikä tarkoittaa, että helposti tunnistettavat värit loppuvat nopeasti ehkä 10: n jälkeen. Värisokeille on olemassa mahdollisuus ottaa kuviot käyttöön. Haluaisin mahdollisuuden käyttää avainsanatunnisteita etiketteinä, jos se sopisi hallitukseni tarpeisiin paremmin. Se lisäisi tapoja etsiä, lajitella ja suodattaa kortteja.

Trellossa ei ole oletusarvoisesti aikaseurantaa, mutta sen voi lisätä lisävoimana. Voit lisätä enemmän ominaisuuksia kolmannen osapuolen Google Chrome laajennukset, liian. Slackille on jopa Trello-sovellus. Mainitsin aiemmin, että Trellossa ei ole keskeneräisen työn rajoja. Voit saada tämän ominaisuuden lisäosalla, mutta saat vain varoituksen, kun ylität rajan sen sijaan, että sinut estetään toiminnasta tai vaaditaan syöttämään syy rajan ylittämiseen. Leankitissa on sisäänrakennetut WIP-rajat, ja niillä voi tehdä enemmän.

olen näprännyt näitä lisäosia ajanseurantaan, raportteihin ja scrum-ominaisuuksiin (scrum on iterointiin keskittyvä työskentelytyyli, joka on suosittu ohjelmistokehittäjien keskuudessa). Ne eivät ole huonoja, mutta ne eivät myöskään ole läheskään yhtä tehokkaita kuin liquidplannerissa, joka on huippuluokan projektinhallintasovellus, olevat natiivi-raportointi-ja aika-estimointiominaisuudet. LiquidPlanner voi tehdä asioita, kuten määrittää uudelleen koko aikajanan tehtäviä, jotka ovat riippuvaisia toisistaan, jos edes yksi henkilö jää määräaika.

Jos sinulla on maksullinen tili, joka mahdollistaa integraation, voit liittää Trellon muihin liiketoimintasovelluksiin kuin vain Chrome Extension store-kauppaan. Ajanseurantatyökalut Toggl ja Harvest tarjoavat molemmat integraation esimerkiksi Trellon kanssa. Niin kauan kuin et välitä kyhätä yhteen ainutlaatuinen sarja työkaluja tiimisi käyttää, voit muokata sitä sydämesi kyllyydestä Trello. Se vain voi kestää jonkin aikaa yhdistää kaikki mitä haluat ja tarvitset.

yksi Trellon vahvuuksista on se, että sitä voi käyttää useammalla kuin yhdellä tavalla. Se taipuu tahtoosi, ja voit olla aika luova. Olen käyttänyt Trelloa matkaideoiden seuraamiseen ja siihen, olenko alkanut varata niitä. Se, miten käytät sitä, riippuu sinusta.

Trellon joustavuus voi tuntua valttilta, mutta se voi olla myös rasite siinä mielessä, että pitää miettiä, miten palvelua parhaiten käyttää. Olen jo pitkään tuntenut samalla tavalla asana, ihana tehtävänhallintatyökalu, joka on niin vähän sääntöjä siitä, miten sitä käytetään, että se voi olla pelottava uusille käyttäjille, kun he yrittävät selvittää, miten se voisi toimia heille. Sekä Trello että Asana voivat olla välttämättömiä yhteistyölle, mutta vaatii vahvaa, tiivistä tiimiä kestämään jonkin yrityksen ja erehdyksen, kun otat työkalun käyttöön ja päätät, miten sitä käytetään.

automaatio

yksi Trellon uudemmista ominaisuuksista on kyky luoda automatioita, joita kutsutaan myös komentoajoiksi tai Hovimestareiksi.

joskus trellossa oman hallituksen sääntönä on seurata yhtä toimintoa (kutsutaan liipaisimeksi) toisella toiminnolla, ja se on sama toiminto joka kerta. Kun näin on, voit luoda automaation. Esimerkiksi aina, kun joku siirtää kortin Done-sarakkeeseen, toiminto voi olla tarkistaa automaattisesti kaikki jäljellä olevat alatehtävät kyseisellä kortilla. Tai, jos siirrät kortin sarakkeeseen nimeltä viivästynyt, saatat automaattisesti lisätä 10 päivää eräpäivään.

Butler antaa sinun automatisoida tällaiset toistuvat toimet. Luettelo käynnistimistä ja toimista ei ole tyhjentävä, mutta se kattaa monia yleisiä skenaarioita.

joustava, visuaalinen ja kevyt

Trello on joustava sovellus työn ja työnkulkujen hallintaan. Koska se on joustava, Trello voi vaatia joitakin kokeiluja selvittää, miten parhaiten käyttää sitä tiimisi ja työmäärä voit hallita. Uudet mallit helpottavat tätä taakkaa ja antavat sinulle ehdotuksia siitä, miten pääset alkuun eri yhteyksissä.

Trello on loistava yhteistyöväline, kun ei tarvitse raskasta projektinhallintasovellusta. Se on myös hieman kevyempi kuin Editors’ Choice Asana, joka antaa sinulle käyttöliittymän, jota voit käyttää muuhunkin kuin kanban-levyt.

Jos todella haluat perinteisen projektinhallintaohjelmiston, saatat löytää Trello Lightin ominaisuuksista, sillä siitä puuttuvat Gantt-kaaviot, sisäänrakennetut raportointityökalut ja muut projektinhallintaan liittyvät ominaisuudet. Suoraviivaiseen projektinhallintaan suosittelen Zoho-projekteja ja Tiimityöprojekteja, toimittajiemme valintoja PCMag: ssä.