a kommunikáció következő elvei hatékonyabbá teszik:

1. Az egyértelműség elve:

a közölendő ötletet vagy üzenetet világosan ki kell írni. Úgy kell megfogalmazni, hogy a vevő megértse ugyanazt a dolgot, amelyet a feladó közvetíteni akar. Az üzenetben nem lehet kétértelműség. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a szavak nem maguk beszélnek, de a beszélő megadja nekik a jelentést. Egy világos üzenet ugyanazt a választ váltja ki a másik féltől. Az is lényeges, hogy a vevő jártas legyen a nyelvben, a benne rejlő feltételezésekben és a kommunikáció mechanikájában.

2. A figyelem elve:

annak érdekében, hogy a kommunikáció hatékony legyen, a vevő figyelmét fel kell hívni az üzenet felé. Az emberek viselkedése eltérő, figyelem, érzelmek stb. tehát másképp reagálhatnak az üzenetre. A beosztottaknak hasonlóan kell eljárniuk, mint az üzenet tartalma. A felettes cselekedetei felhívják a beosztottak figyelmét is, és követhetik azt, amit megfigyelnek. Például, ha egy felettes nagyon pontosan érkezik az irodába, akkor a beosztottak is kialakítják ezeket a szokásokat. Azt mondják, hogy ‘a tettek hangosabban beszélnek, mint a szavak.

3. A visszajelzés elve:

a visszajelzés elve nagyon fontos a kommunikáció hatékonysága érdekében. A címzettnek visszajelzést kell adnia arról, hogy megértette-e az üzenetet ugyanabban az értelemben, amelyben a feladó azt jelentette.

4. Az Informalitás elve:

a formális kommunikációt általában üzenetek és egyéb információk továbbítására használják. Előfordulhat, hogy a hivatalos kommunikáció nem éri el a kívánt eredményeket, az informális kommunikáció ilyen helyzetekben hatékonynak bizonyulhat. A vezetésnek informális kommunikációt kell használnia az alkalmazottak különböző politikákra adott reakciójának felmérésére. A felső vezetés informálisan továbbíthat bizonyos döntéseket az alkalmazottaknak visszajelzésük megszerzése érdekében. Tehát ez az elv kimondja, hogy az informális kommunikáció ugyanolyan fontos, mint a formális kommunikáció.

5. A következetesség elve:

Ez az elv kimondja, hogy a kommunikációnak mindig összhangban kell lennie a szervezet politikáival, terveivel, programjaival és célkitűzéseivel, és nem ütközhet velük. Ha az üzenetek és a kommunikáció ellentétes a politikákkal és a programokkal, akkor az alárendeltek fejében zűrzavar lesz, és lehet, hogy nem megfelelően hajtják végre őket. Egy ilyen helyzet káros lesz a szervezet érdekeire.

6. Az időszerűség elve:

Ez az elv kimondja, hogy a kommunikációt megfelelő időben kell elvégezni, hogy segítse a tervek végrehajtását. A kommunikáció bármilyen késedelme nem szolgálhat semmilyen célt, hanem a döntések csak történelmi jelentőségűvé válnak.

7. A megfelelőség elve:

A közölt információnak minden tekintetben megfelelőnek és teljesnek kell lennie. A nem megfelelő információ késleltetheti a cselekvést és zavart okozhat. A nem megfelelő információ a vevő hatékonyságát is befolyásolja. Ezért a megfelelő tájékoztatás elengedhetetlen a megfelelő döntések meghozatalához és a cselekvési tervek elkészítéséhez.