Se c’è una cosa su cui si basano i team ad alte prestazioni, è una comunicazione efficace. Non importa quanto sia dirompente la tua tecnologia o quanto grande sia la tua visione: se il tuo team non comunica bene, combatterai una battaglia in salita.

Perché? Bene, la scarsa comunicazione spreca tempo, genera sfiducia e causa inutili complessità e stress, il tutto per un risultato spesso mediocre.

Quando hai i sistemi, gli strumenti e le strategie per promuovere una comunicazione efficace, rendi facile la collaborazione, metti tutti sulla stessa pagina e contribuisci a ridurre il rischio che il tuo team si esaurisca.

In questo articolo, condividiamo 14 consigli pratici per aiutarti a farlo, sia che il tuo team sia in genere remoto, in loco o un mix dei due.

14 Suggerimenti utili per migliorare la comunicazione del team

Di seguito sono riportati i suggerimenti per i team che includono dipendenti sempre remoti e team misti (il che significa che alcuni membri del team lavorano principalmente in uno spazio ufficio).

Non importa dove i membri del team attualmente lavorano da — o dove lavoreranno da in futuro — questi suggerimenti vi aiuterà a migliorare la comunicazione generale.

Consigli di comunicazione per i team remoti

I team remoti, per loro stessa natura, hanno poca o nessuna comunicazione di persona tra i membri del team. Quando lo si combina con un team che può essere distribuito su molti fusi orari, si dispone di un ambiente che rende una comunicazione efficace una sfida.

1. Crea il toolkit giusto.

Oggi sul mercato c’è una vasta gamma di software e strumenti per migliorare la comunicazione e la collaborazione del team remoto. Incorporare alcuni strumenti che soddisfano le esigenze a livello di team.

Per capire quali strumenti hai bisogno, inizia a pensare alle due forme di comunicazione: sincrona (cioè in tempo reale) e asincrona (cioè su una pianificazione non concorrente).

Ad esempio, il tuo team potrebbe già utilizzare o scegliere di utilizzare Slack. (Se non lo sei, lo consiglio vivamente in quanto rende la collaborazione sincrona un gioco da ragazzi.)

Come team remoto, devi anche pensare agli strumenti di conferenza audio e video. Mentre le capacità di Slack in questo settore stanno migliorando, ti consiglio di utilizzare Zoom o un’altra piattaforma dedicata per queste comunicazioni.

Successivamente, è necessario uno strumento di gestione del progetto che possa fungere da hub centrale per tenere tutto insieme. Lo spazio di gestione del progetto ha una quantità quasi illimitata di opzioni, ma alcuni dei più popolari sono Basecamp, Teamwork e Trello.

Per arrotondare le cose, consiglio di utilizzare uno strumento come il software gratuito di pianificazione delle riunioni di HubSpot per ridurre inutili avanti e indietro durante la pianificazione di una riunione. Suggerisco anche di utilizzare software di cattura dello schermo, come Soapbox o Loom, per contribuire a dare contesto alle conversazioni asincrone.

Nel complesso, quando trovi gli strumenti giusti per la tua squadra, fai la tua ricerca, chiedi consigli, poi gioca con alcuni e vedi cosa funziona per te.

2. Aggiorna costantemente la documentazione del team.

Nonostante ciò che il mondo delle startup potrebbe voler credere, il software non esiste per se stesso. L’obiettivo di tutti questi strumenti è quello di rendere facile una comunicazione efficace, ma come la maggior parte dei lavoratori remoti può attestare, questo non è spesso il risultato.

Per raggiungere tale obiettivo, è necessario essere chiari su quando e come si intende utilizzare tali strumenti, e quindi è necessario seguire effettivamente tali linee guida.

Quando dovresti contattare qualcuno su Slack invece di e-mail? Cosa dovrebbe essere gestito con uno screencast invece di una chiamata Zoom?

Le specifiche dipenderanno da ciò che fa il tuo team e da come preferiscono lavorare, ma l’idea generale è quella di impostare le opzioni asincrone di default a meno che tu non abbia una forte ragione per non farlo.

Quando si tratta di gestione del progetto, il principio principale è semplice: mantenere tutti i progetti aggiornati con l’azione successiva, chi ne è responsabile e quando deve essere terminato.

Questo non è nulla di innovativo, ma in pratica, pochissime squadre in realtà seguono questo giorno per giorno.

Se tu e un collega avete una conversazione casuale in cui è stata presa una decisione sul tuo progetto, potrebbe sembrare che non sia necessario intraprendere altre azioni. Sapete entrambi cosa bisogna fare, giusto?

Mentre potresti sapere cosa fare, il resto della tua squadra non avrà idea di cosa sta succedendo.

Il tuo sistema di gestione dei progetti deve servire come repository centrale di ciò che sta accadendo con ogni progetto. Oltre a mantenere il resto della squadra nel ciclo, essere coerenti con questi aggiornamenti rende la vita più facile pure.

Quanto spesso stai lavorando su un singolo progetto alla volta? Praticamente mai, giusto?

Mantenendo questo aggiornamento, è facile per te tornare rapidamente alla velocità quando stai saltando tra alcune cose diverse.

Non più scavare attraverso vecchie catene di posta elettronica e conversazioni Slack cercando di capire che cosa esattamente si stava pensando prima.

3. Stabilire l’etichetta del fuso orario.

Quando hai una squadra distribuita su più fusi orari, devi pensare più a quando comunicare.

Se stai usando Slack, dovresti incoraggiare il tuo team a impostare le ore “Non disturbare” in modo che non ricevano avvisi a tutte le ore del giorno. Se non stai usando Slack, stai lontano da tutto ciò che invierà un avviso al tuo compagno di squadra a meno che non si tratti di un’emergenza reale che non può aspettare.

4. Considera come verranno interpretati il mezzo e il tono delle tue parole.

La comunicazione remota è, per la maggior parte, scritta. Manca naturalmente le cose che diamo per scontato quando si parla con qualcuno di persona-espressioni facciali, linguaggio del corpo, tono della voce, eccetera.

Come tutti sappiamo, i pensieri possono venire in modo molto diverso nel testo, e anche sulle chiamate, di quanto farebbero nella vita reale. Quindi, fai pratica per mettere in pausa prima di inviare i tuoi messaggi e rileggerlo per il tono.

Dall’altra parte, incoraggia la tua squadra e i tuoi colleghi a parlare quando sentono che qualcuno sta imbattersi nel modo sbagliato. Queste piccole cose fanno la differenza quando non hai un volto da mettere alle parole.

5. Ottenere la squadra insieme su base regolare.

Una delle cose più importanti che un team remoto può fare è pianificare il tempo per tutti di stare insieme. Tempo di incollaggio (virtualmente o di persona, se e quando il team remoto visita lo spazio ufficio) è un ottimo modo per migliorare la comunicazione e la fiducia così come:

• Avvicinare i membri del team.
• Incoraggiare tutti a condividere e capire meglio ogni altri personalità e stili di comunicazione.
• Aiutali a trovare interessi comuni che di solito non scoprirebbero in una chiamata di lavoro.

Se si può trascorrere del tempo insieme di persona, si può anche organizzare ritiri di tanto in tanto per il team remoto per stare insieme. Oppure, se si dispone di dipendenti in tutto il mondo e alcuni di loro vivono abbastanza vicini gli uni agli altri, incoraggiare “mini-ritiri.”

Ma soprattutto, assicurati di riunire la squadra virtualmente su base regolare. E non fare tutto sul lavoro!

Ad esempio, abbiamo una videochiamata giornaliera che è parte-lavoro, parte-sociale. Dal martedì al giovedì, la chiamata è un breve check-in di 10 minuti per vedere come stanno le persone. Il lunedì e il venerdì, è un po ‘ più lungo in modo da poter parlare dei nostri fine settimana, di quello che abbiamo fatto e recuperare il ritardo.

Questo non sostituisce completamente la comunicazione di persona, ma è un modo semplice per costruire connessioni più profonde con il resto del team.

Consigli di comunicazione per squadre miste

Potresti avere una squadra mista, il che significa che alcuni membri sono principalmente remoti e alcuni lavorano principalmente in ufficio. Questo tipo di squadra ha le sue sfide uniche a causa della struttura:

• In primo luogo, devono fare tutto il possibile per evitare che si formino divisioni tra i due gruppi di dipendenti.
• In secondo luogo, devono assicurarsi che entrambe le squadre rimangano sincronizzate.

6. Includi tutti nei loop di informazioni.

Proprio come i team remoti hanno bisogno di tenere traccia delle conversazioni che si traducono in una decisione o azione, non importa quanto piccoli, anche i team misti fanno. Questo è importante per i team misti da considerare in modo che i dipendenti remoti non siano lasciati fuori dal giro e viceversa.

7. Evitare soluzioni una tantum a sfide ricorrenti.

Con l’etichetta del fuso orario, sai di non eseguire il ping di qualcuno quando sono le 11:00 pm nella loro parte del mondo, ma cosa fai quando hai veramente bisogno di parlare con qualcuno quando non è conveniente?

Per queste situazioni, alcuni compromessi devono essere fatti. Idealmente, c’è qualche sovrapposizione in orario di lavoro, ma se non, cercare di trovare un tempo che non è troppo scomodo per uno di voi.

Se suggerisci costantemente orari che non rispettano il programma dell’altra persona, stai solo chiedendo di essere lasciato fuori dal ciclo.

8. Incoraggiare l’onestà e la trasparenza.

Uno dei principali vantaggi di una comunicazione efficace è che aiuta a identificare i problemi in anticipo in modo che possano essere risolti con interruzioni minime. Questo accade solo se i dipendenti sentono di poter condividere veramente il loro feedback. Altrimenti, i problemi stanno semplicemente andando a marcire.

Con i team misti, ci sono molti modi per la comunicazione a fallire e i costi di ciò che accade sono elevati — quindi è fondamentale il vostro team consente di sapere quando c’è un problema.

Se stai lavorando in remoto e semplicemente non riesci a contattare qualcuno in ufficio utilizzando tutti i canali giusti, devi essere in grado di parlare in modo che il tuo team possa capire cosa sta succedendo e risolverlo.

Lo stesso vale per essere in ufficio e cercare di ottenere una sospensione di un dipendente remoto. Anche se non tutti sono un nomade digitale, a volte può sembrare quando ci vogliono giorni per ottenere una risposta. Così, quando ci sono problemi, la squadra ha bisogno di parlare e il manager ha bisogno di ascoltare.

9. Organizzare riunioni più frequentemente.

Per mantenere i dipendenti remoti e in ufficio sulla stessa pagina, rendere prioritario avere riunioni regolari per recuperare il ritardo su vittorie, obiettivi e progetti legati al lavoro. Si può anche avere una chiamata Skype con un dipendente remoto per il pranzo o una birra dopo il lavoro.

Consigli di comunicazione per i team in loco

Se e quando si hanno dipendenti che lavorano nello stesso edificio, la comunicazione e la collaborazione possono diventare un po ‘ più facili. Tuttavia, è ancora importante assicurarsi che si sta comunicando in modo efficace.

10. Assicurati di allontanarti dal computer.

Quando si lavora in loco, si ha accesso a uno strumento che i team remoti e misti non hanno; alzarsi e camminare verso qualcuno per parlare con loro.

Invece di chiacchierare esclusivamente su Slack quando sei in ufficio, se possibile, potresti porre loro domande di persona, sederti con loro per un caffè, utilizzare la sala riunioni per una chiacchierata veloce e così via.

12. Utilizzare la tecnologia per lavorare in modo più efficiente.

Mentre alcune persone si ritrovano a tornare alle conversazioni virtuali su quelle di persona, altre persone vanno troppo lontano nella direzione opposta. Solo perché puoi alzarti e fare una domanda al tuo collega, non significa che dovresti.

Proprio come con i team remoti, è fondamentale distinguere tra ciò che deve accadere in modo sincrono e ciò che può accadere in modo asincrono.

Se si sta lavorando in remoto, è possibile chiudere Slack se avete bisogno di una pausa, ma è molto più difficile per fermare Bob dal team di contabilità da voi intercettazioni con le ultime notizie su Survivor quando è due cubicoli giù.

Se pensi che una conversazione debba accadere di persona, prima di interrompere qualcuno, cerca i segni che non vogliono essere disturbati — cuffie accese, testa bassa, messa a fuoco chiara. Se deve assolutamente essere parlato ora, allora va bene, ma la maggior parte delle conversazioni può aspettare. Inviare loro un messaggio su Slack e chiedere quando è un buon momento per chattare.

13. Assicurarsi che la documentazione sia ancora facilmente accessibile.

Mantenere gli stati del progetto aggiornati e accessibili è importante tanto per i team in ufficio quanto per gli altri. È anche qualcosa che è facile da spingere da parte.

Anche come team con dipendenti in loco, è necessario assicurarsi che le informazioni a livello di team siano facilmente reperibili e accurate. Mentre puoi alzarti e chiedere a qualcun altro cosa sta succedendo con un progetto o dove trovare gli ultimi dashboard e report, non dovresti farlo.

Dover cercare costantemente ciò di cui hai bisogno e interrompere metà dell’ufficio nel processo è un enorme killer di produttività. Non essere pigro con la gestione del progetto solo perché siete tutti nello stesso posto.

14. Costruire un ambiente di lavoro positivo.

Nessuno vuole lavorare in un ufficio pieno di zombie che sembrano non avere interessi al di fuori del lavoro. Non solo che portare il morale verso il basso, ma è anche un male per la produttività.

Quando le persone si sentono come se lo stessero semplicemente macinando, giorno dopo giorno, semplicemente non saranno efficaci come potrebbero essere se fossero pienamente impegnati. Dai una pausa alle loro menti facendogli sapere che va bene parlare di cose diverse dal lavoro mentre sono in ufficio.

Ora, questo non significa che devi andare in piena Silicon Valley e riempire l’ufficio con sacchetti di fagioli e birra gratis. Né significa che le persone non hanno bisogno di fare le loro cose, ma lascia che la tua squadra approfitti di pranzi e pause caffè e del refrigeratore d’acqua per connettersi.

Una comunicazione efficace del team porta a dipendenti più felici e più produttivi

Diversi team hanno diverse sfide di comunicazione e hanno diversi modi per farlo, ma ci sono alcuni semplici principi che si applicano su tutta la linea:

1. Scegli saggiamente i tuoi strumenti.
2. Essere chiari su quando e come ogni strumento deve essere utilizzato.
3. Utilizzare questi strumenti in modo corretto e coerente.
4. Sii consapevole di come le tue parole (scritte o pronunciate) potrebbero essere interpretate.
5. Sii rispettoso del tempo degli altri.

Quando hai le giuste basi e una cultura che promuove la trasparenza e l’onestà, sei sulla buona strada per una comunicazione efficace.

I principi sono semplici e basati sul buon senso, ma farli lavorare richiede un impegno reale da parte dell’intero team, dall’alto verso il basso.

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Nota del redattore: Questo post è stato originariamente pubblicato nel mese di ottobre 2018 ed è stato aggiornato per completezza.