Un conflitto di pianificazione può causare fastidio o azione a livello di testa a seconda di come lo si visualizza. Continua a leggere per scoprire come identificare e gestire un conflitto di pianificazione.

Cosa sono i conflitti di pianificazione?

Tutti hanno sperimentato un conflitto di pianificazione nella loro vita personale. Per errore, potresti aver prenotato una vacanza nello stesso fine settimana di una riunione di famiglia. Oppure, un amico potrebbe aver chiesto di prendere un film allo stesso tempo come il vostro appuntamento dal dentista.

Un conflitto di pianificazione nel business è simile. Si riferisce a uno scenario in cui due eventi si contendono lo stesso intervallo di tempo sul calendario. Gli eventi in questione potrebbero richiedere la presenza di voi, il datore di lavoro. Ad esempio, il dipendente potrebbe avere un nuovo conflitto derivante dall’essere malato o da un nuovo evento familiare a cui desidera partecipare. Ciò potrebbe causare loro di non essere più in grado di effettuare il turno che sono stati assegnati. Possono anche avere una disponibilità variabile, come se fossero un lavoratore part-time che è anche uno studente e i loro tempi di lezione cambiano, il che può creare conflitti in corso.

Non importa come si manifesta il conflitto, è chiaro che una persona non può essere in due posti contemporaneamente. L’unico modo per rilasciare la frizione che un conflitto di pianificazione ha sul proprio calendario è risolverlo.

Quali tipi di conflitti di pianificazione possono verificarsi?

I tipi comuni di conflitto di pianificazione includono:

• Doppia prenotazione. Questo accade quando si pianificano due eventi nello stesso intervallo di tempo. Ad esempio, potresti aver riassegnato il turno di un dipendente a un dipendente che ha un turno nello stesso momento. Spesso porta al mancato adempimento di uno o l’altro impegno.
• Eventi sovrapposti. Ciò accade quando si pianifica un evento in modo che si sovrapponga a un altro già presente nel calendario. Ad esempio, potresti aver programmato un’ispezione o una passeggiata in un negozio dalle 9:00 alle 10:00 e uno standup di squadra dalle 9:30 alle 10:00 Questo conflitto di pianificazione costringe una persona a ritirarsi da un evento per partecipare a un altro. Ma non sono in grado di dare la loro attenzione indivisa a nessuno dei due.
• Prenotazione di un intervallo di tempo non disponibile. Questo accade quando si pianifica un evento in un intervallo di tempo che è già bloccato. Ad esempio, potresti per errore assegnare un turno a un dipendente durante il suo pomeriggio libero. Il dipendente avrebbe dovuto perdere il turno o annullare la sua vacanza.

Suggerimenti per la gestione dei conflitti di pianificazione

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per prevenire e gestire i conflitti di pianificazione:

• Crea una pianificazione dei dipendenti. Un programma principale che stabilisce come i dipendenti dividono il loro tempo mantiene i conflitti a bada. Le app di pianificazione dei dipendenti come i turni in Microsoft Teams possono aiutarti a segnalare potenziali conflitti.
• Budget per le pause. Essere sicuri di fattore in pause quando si effettua un programma dipendente. La pianificazione in turni back-to-back potrebbe non comportare un conflitto di pianificazione. Ma il drenaggio della sua energia può impedire a un dipendente di lavorare al massimo delle sue capacità.
• Backup dei nomi. Per ogni assegnazione di turno, assegnare un nome a un dipendente di backup che può intervenire in caso di conflitto. Ciò può impedire uno scenario in cui nessun membro del personale è disponibile per un turno.
• Adottare un atteggiamento di comprensione. Non tentare di passare la colpa se si verifica un conflitto di pianificazione che porta a un turno vacante. Questo è tanto più rilevante quando un dipendente non è da biasimare per un no-show. Sforzati di capire cosa ha causato la confusione e cosa puoi fare per evitarlo in futuro.
• Dare ai lavoratori la possibilità di proporre un tempo alternativo. Un conflitto di pianificazione che i dipendenti possono risolvere da soli consente di risparmiare tempo ed energia al manager, garantendo che tutti i turni siano coperti. Dare ai dipendenti la possibilità di scambiare o offrire facilmente turni che non funzionano più per i loro programmi, pur mantenendo i processi di approvazione in atto, richiede la pressione di te e dei tuoi dipendenti. Consentire ai lavoratori di impostare la loro disponibilità e richiedere il tempo libero per ferie e tempo malato aiuta ulteriormente il programma di turni del tuo team a evitare conflitti futuri.