Definizione di Vendor Management

Vendor management è il processo che consente a un’organizzazione di adottare misure appropriate per controllare i costi, ridurre i potenziali rischi legati ai fornitori, garantire un’eccellente deliverability del servizio e ricavare valore dai fornitori nel lungo periodo.Ciò include la ricerca sui migliori fornitori adatti, l’approvvigionamento e l’ottenimento di informazioni sui prezzi, la misurazione della qualità del lavoro, la gestione delle relazioni in caso di più fornitori, la valutazione delle prestazioni impostando standard organizzativi e assicurando che i pagamenti siano sempre effettuati in tempo.

Quindi, è qui che entra in vigore il sistema di gestione del fornitore o le VM.

Un sistema di gestione dei fornitori è uno strumento online basato sul Web che agisce come un singolo nodo per gestire tutte le attività correlate ai fornitori in qualsiasi organizzazione o azienda, garantendo al contempo una maggiore efficienza e una crescita a lungo termine in modo economico.

Vantaggi della gestione dei fornitori

Avendo una corretta gestione dei fornitori in atto, un’organizzazione può sperimentare i seguenti vantaggi:

(1) Migliore selezione

Implementando un’adeguata gestione dei fornitori, l’organizzazione può beneficiare di una selezione più ampia di fornitori, con conseguente maggiore scelta e costi in ultima analisi migliori.

La vostra organizzazione può beneficiare di una guerra di offerte tra i fornitori, garantendo nel contempo che si ottiene il valore dei vostri soldi.

(2) Migliore gestione dei contratti

In uno scenario multi-vendor, la mancanza di un sistema di gestione dei fornitori eleva il problema della gestione dei contratti, della documentazione e di altre informazioni vitali nell’organizzazione.

Implementando una VMS adeguata, la tua organizzazione può beneficiare di una visione centralizzata dello stato corrente di tutti i contratti e di altre informazioni utili che consentiranno alla tua organizzazione di ottenere migliori capacità decisionali e risparmiare tempo prezioso.

(3) Migliore gestione delle prestazioni

Una visione integrata delle prestazioni di tutti i fornitori può essere ottenuta attraverso l’implementazione di un sistema di gestione dei fornitori.

Questo può dare alla tua organizzazione una chiara comprensione di ciò che funziona e di ciò che non lo è! Ciò alla fine porta a una maggiore efficienza, che a sua volta migliora le prestazioni complessive dell’organizzazione.

(4) Migliore relazione con i fornitori

Non è mai facile gestire più fornitori contemporaneamente. Mentre alcuni fornitori possono rivelarsi davvero fruttuoso, altri non possono. Ma la gestione del rapporto tra i fornitori è la chiave per il completamento del progetto di successo.

Ottenendo tutte le informazioni relative al fornitore in un unico luogo, beneficiate di ottenere tutte le informazioni richieste in una sola volta e può influenzare il processo decisionale, semplificandolo!

(5) Valore migliore

In definitiva l’obiettivo di un sistema di gestione dei fornitori è quello di ottenere il massimo valore per il dollaro. Quindi, l’implementazione di un sistema di gestione dei fornitori, se eseguita correttamente, può comportare risparmi a lungo termine e guadagni migliorati per un periodo di tempo.

Sfide nella gestione dei fornitori

Sebbene ci siano molti vantaggi, alcune sfide devono essere superate per garantire il buon funzionamento dell’organizzazione.

Ci sono molte sfide che un’organizzazione può affrontare se la gestione dei fornitori non è implementata correttamente. Sono i seguenti:

(1) Rischio di conformità del fornitore

L’impostazione degli standard prima di trattare con i fornitori consente di risparmiare un sacco di tempo e denaro speso. Non tutti i fornitori possono eseguire secondo i vostri standard. È importante scegliere il fornitore giusto da più fornitori, che soddisfano i tuoi standard e criteri organizzativi promettendo prestazioni eccellenti.

(2) Vendor Reputation Risk

Trattare con più fornitori non è un compito facile. Inoltre, la qualità del lavoro deve essere misurata in anticipo prima di entrare in un contratto, il che rende il processo più complicato.

Mentre alcuni fornitori possono ottenere il vostro compito fatto molto bene, altri possono mettere in su con alcune scarse prestazioni e buttare tutte le scadenze in un tizzy. Quindi, i controlli in background sono un must

prima di effettuare qualsiasi selezione. Questo può fornire alcune intuizioni in punti vitali che si può avere perso in primo luogo.

(3) Mancanza di visibilità

Mentre è davvero importante avere una soluzione di archiviazione dati centralizzata per la gestione dei dati dei fornitori, beneficia anche l’organizzazione da una vista centralizzata e una migliore visibilità, che può portare a una migliore allocazione delle risorse e una migliore efficienza.

(4) Archiviazione dei dati del fornitore

Man mano che l’organizzazione cresce, diventa essenziale disporre di una soluzione di archiviazione dei dati del fornitore. In assenza di un sistema di gestione dei fornitori, l’archiviazione e il recupero dei dati potrebbero rivelarsi davvero difficili, considerando il fatto che potresti avere a che fare con più fornitori per più progetti contemporaneamente.

(5) Rischio di pagamento del fornitore

Alcuni fornitori potrebbero avere termini di pagamento diversi, mentre alcuni potrebbero aderire ai termini standard del settore. Capire i termini e garantire che il pagamento sia sempre effettuato in tempo è uno dei problemi principali, soprattutto mentre si tratta di più fornitori allo stesso tempo.

Processo di gestione dei fornitori

A questo punto, possiamo dedurre che avere una gestione efficace dei fornitori è fondamentale. Un’organizzazione deve pianificare ed eseguire un processo per guidare il modo in cui interagirà con i propri fornitori in ogni fase.

Sebbene non sia possibile avere uno specifico processo di gestione dei fornitori che comprenda tutte le aziende e i fornitori, possiamo riunire i passaggi di base che sono alla base dell’impegno start-to-finish di un’organizzazione con i suoi fornitori:

(1) Identificazione e definizione degli obiettivi aziendali

Prima dell’avvio del processo di gestione del fornitore, è fondamentale identificare e stabilire gli obiettivi aziendali che richiedono il coinvolgimento del fornitore. Ciò aiuta a comprendere i requisiti di ogni business unit e impedisce la duplicazione degli sforzi e lo spreco di risorse in termini di selezione e contrattazione con i fornitori. Aiuta anche nelle fasi successive di misurazione e valutazione delle prestazioni del fornitore in quanto questi obiettivi stabiliscono metriche appropriate.

(2) Creazione di un team di gestione dei fornitori

Dopo il riconoscimento degli obiettivi aziendali, il passo successivo dovrebbe essere la fondazione di un team di gestione dei fornitori dedicato. Questo team centralizzato dovrebbe essere esperto nell’identificare gli obiettivi di business e i KPI per la gestione dei fornitori, selezionare i fornitori rilevanti, negoziare il processo di contrattazione, valutare periodicamente le prestazioni dei fornitori e monitorare tutte le attività delle transazioni.

Questo team è fondamentale in quanto fungerà da intermediario tra le business unit e i vendor e garantirà la collaborazione tra i due.

Impedirà anche il coinvolgimento di troppi stakeholder: quando la gestione dei fornitori è decentralizzata alle unità aziendali, si traduce in un gran numero di contratti con lo stesso fornitore o transazioni disparate con più fornitori. Ciò impedisce il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni del fornitore ed espone l’organizzazione al rischio del fornitore.

(3) Creazione di un database per tutte le informazioni relative al fornitore

Dopo che gli obiettivi aziendali sono chiari e il team di gestione del fornitore è attivo e funzionante, il passo successivo dovrebbe essere quello di creare un database aggiornato e classificato di tutti i fornitori rilevanti e le informazioni relative al fornitore.

I vantaggi di questo sono molteplici –

(i) corrisponderà alle esigenze delle unità aziendali al fornitore giusto. Ad esempio, l’amministrazione può identificare i fornitori rilevanti per forniture per ufficio, apparecchiature informatiche, ecc.

(ii) dopo la categorizzazione dei fornitori in base al loro tipo, il confronto tra fornitori diventerà più facile per la valutazione

(iii) semplificherà le informazioni: le informazioni disparate e disparate dei fornitori verranno archiviate in un’unica posizione e forniranno approfondimenti sulla fase attuale dei fornitori, ad esempio i fornitori con contratto in essere, i fornitori che richiedono rinnovi, ecc. e

(iv) consentirà un budget efficace: puoi facilmente riconoscere i fornitori critici a lungo termine e i fornitori tattici a breve termine e valutare di conseguenza l’assegnazione del budget.

(4) Identificazione dei criteri di selezione per i fornitori

Una volta che tutte le informazioni relative al fornitore sono semplificate, aggiornate e classificate, è necessario selezionare i criteri in base ai quali verranno scelti tutti i fornitori rilevanti.

Mentre il costo è stato il criterio di selezione principale per la scelta dei fornitori, le aziende sono sempre più alla ricerca di altri criteri per determinare quale fornitore sarebbe meglio soddisfare le loro esigenze – dopo tutto, il costo più basso non garantisce il valore più alto. Un articolo cio1 ha riconosciuto fattori non di costo che devono essere considerati per selezionare i fornitori-stabilità finanziaria, precedenti esperienze nel campo del lavoro come il business, riconoscimenti industriali, le procedure seguite dal venditore, economie di scala e le loro registrazioni legali/normative. È importante considerare tutti i criteri di cui sopra per avere una valutazione olistica dei fornitori.

Per gli acquisti di valore elevato, le aziende si impegnano anche in procedure di offerta che coinvolgono RFQ, RFI e RFP prima di scegliere il fornitore.

(5) Valutazione e selezione dei fornitori

In questa fase, i fornitori devono essere valutati in base ai criteri di selezione e, se del caso, al processo di offerta.

Le proposte presentate devono essere attentamente valutate per comprendere la struttura dei prezzi, la portata del lavoro e come saranno soddisfatti i requisiti, i termini e le condizioni, le date di scadenza e rinnovo, ecc. Ciò garantirà che l’organizzazione riceva il valore massimo dal fornitore. Guardare fuori per le opportunità di risparmio nascosti!

Valuta i punti di forza e di debolezza interni dei fornitori e studia in che modo le opportunità e le minacce esterne possono influenzare la tua transazione e il processo di gestione dei fornitori.

Dopo aver assicurato un processo di valutazione completo dall’inizio alla fine, è il momento di scegliere il fornitore.

(6) Sviluppare contratti e finalizzare i fornitori

Bene, ora hai il prescelto. E ‘ il momento di completare il processo di contrattazione e ottenere il vostro fornitore(s) a bordo.

In genere, la fase di contrattazione viene assegnata al team legale e finanziario e al senior management coinvolto con i fornitori. Il resto delle unità aziendali riceve il contratto e si impegna con i fornitori dopo il processo di finalizzazione. Questo tende ad essere sub-ottimale nel lungo periodo – le unità di business sono quelle che finalmente collaborano con i fornitori su base giornaliera e hanno preziose informazioni su come massimizzare le prestazioni operative dei fornitori. Pertanto, tutte le parti interessate devono essere coinvolte, almeno nel processo decisionale.

Migliori pratiche: Tecniche per migliorare la tua strategia di gestione dei fornitori

Hai un processo di gestione dei fornitori più adatto alla tua organizzazione. Tuttavia, la gestione dei fornitori non termina solo una volta scelti i fornitori. Esistono tecniche e

best practice che completano il processo e possono rendere ancora più efficace la gestione dei fornitori dell’organizzazione. Diamo un’occhiata:

(1) Trasmetti chiaramente le tue aspettative

Mentre interagisci con i fornitori, è necessario definire chiaramente gli obiettivi di business delle organizzazioni e le aspettative dei fornitori. Fai sapere ai fornitori quali sono i tuoi requisiti attuali e futuri e come si allineano con gli obiettivi della tua organizzazione. Esso consentirà a voi e ai fornitori di essere sulla stessa pagina e, infine, collaborare meglio, anche a lungo termine. Aiuta a impostare benchmark, riduce i rischi legati alle prestazioni e alla conformità dei fornitori e a valutare i fornitori.

(2) Assicurati di impostare scadenze realizzabili e realistiche

Dato l’insieme di obiettivi e aspettative che hai, è importante impostare scadenze che possono essere soddisfatte, realisticamente, dai venditori. L’impostazione di scadenze impossibili non solo impedisce le prestazioni dei fornitori e la creazione di valore, ma aumenta anche i rischi e impedisce una collaborazione significativa.

(3) Collabora con i tuoi fornitori per mantenere relazioni a lungo termine

La parola “collaborazione” è comparsa parecchie volte, non è vero? Bene, è importante perché semplicemente negoziare con i venditori su prezzi e prestazioni porta al completamento di una transazione. Ma, quando si collabora e coinvolgere i fornitori a strategizing come raggiungere gli obiettivi e le aspettative, porta a prezioso, costruzione di relazioni a lungo termine. La collaborazione consente sia all’azienda che ai fornitori di riflettere idee innovative su come massimizzare la creazione di valore dalla loro partnership.

Infatti, l’indagine annuale di Zycus, Pulse of Procurement2, ha riconosciuto il raggiungimento di migliori sinergie con i fornitori come una delle priorità principali e lavorare con i fornitori per migliorare le prestazioni come area di riferimento chiave per i professionisti degli appalti.

(4) Stabilire KPI per misurare le prestazioni del fornitore

Come ci rendiamo conto se i fornitori stanno fornendo secondo le aspettative e gli obiettivi di business impostati? Abbiamo bisogno di indicatori di performance chiave (KPI) in atto per misurare le varie sfaccettature dei fornitori e per sapere in ultima analisi se il processo di gestione dei fornitori è efficace.

I KPI variano a seconda delle organizzazioni e in base a ciò che considerano importante durante la valutazione delle prestazioni del fornitore.

Tuttavia, un altro articolo di CIO su ‘Vendor Management: come si fa a misurare il valore per il denaro?’3 ha classificato vari modi quantitativi e qualitativi per stabilire KPI e misurare il ROI del fornitore:

* Gestione delle relazioni; misurato dall’impegno, dalla flessibilità e dall’innovazione del fornitore,

* Gestione dei costi; prezzi scontati misurati,costi degli ordini, ecc.,

* Qualità; misura per competenza del personale, accuratezza degli ordini, conformità ai requisiti, garanzie, ecc.,

* Consegna; misurata dalla consegna di tempo d’inserimento, tempo di risposta alle questioni di ordine e le emergenze, ecc., e

* Soddisfazione del cliente

(5) Valutare i rischi del fornitore per consentire la sua minimizzazione

Questa è probabilmente una delle tecniche più importanti che aiuteranno a garantire che la gestione del fornitore offra ciò che ci si aspetta.

Valutazione del rischio di gestione del fornitore non è un singolo passo – Inizia quando si riconosce la necessità di un fornitore e poi, è semplicemente in corso.

Esistono diversi tipi di rischi per la gestione dei fornitori: finanziari, di pagamento, operativi, di conformità e di sicurezza dei dati, solo per citarne alcuni. È necessario identificare periodicamente tutti i rischi relativi ai fornitori in ogni fase del processo di gestione dei fornitori, valutarne l’impatto in base alla propensione al rischio e pianificare misure di mitigazione.

Le minacce che rappresentano rischi sono in continua evoluzione – assicurarsi che si sta monitorando l’ambiente interno ed esterno dell’organizzazione e valutare i controlli che avete in atto, la loro efficacia e aggiornarli come richiesto. Questo livello di due diligence ti aiuterà a ridurre al minimo i rischi legati al fornitore e a garantire che le prestazioni del fornitore siano in grado di soddisfare tutti i requisiti.

Food For Thought – Differenza tra Vendor Management e Vendor Relationship Management

In molti scenari, i termini ‘vendor management’ e ‘vendor relationship management’ sono usati in modo intercambiabile. Una parola aggiuntiva crea davvero qualche differenza? Beh, e ‘cosi’. Mentre vendor management copre la totalità del coinvolgimento di un’impresa con i suoi fornitori,

Vendor relationship management è una parte di tale interezza che si concentra sul ‘aspetto umano’ della gestione dei fornitori. Alla fine della giornata, i fornitori sono rappresentati da persone e abbiamo già stabilito quanto siano preziose le relazioni con i fornitori per un’organizzazione.

Costruire relazioni durature e significative con i fornitori, in particolare quelli critici, sta salendo sulla lista delle priorità per un’organizzazione che si occupa della gestione dei fornitori. I team riconoscono il valore della sinergia con i propri fornitori: una collaborazione significativa e duratura può avere un impatto positivo sulle prestazioni dei fornitori e può anche aiutare a ridurre al minimo i rischi dei fornitori. Per facilitare questo, ci sono un numero crescente di strumenti VRM che consentono alle aziende di gestire efficacemente le loro relazioni con i fornitori.

In poche parole

Questo post del blog parla di un aspetto molto cruciale del funzionamento organizzativo – vendor management. Nell’economia globale di oggi, dove le barriere geografiche ed economiche sono in costante diminuzione, le organizzazioni devono lavorare con diversi tipi di fornitori provenienti da tutto il mondo. Anche se stai lavorando con un singolo fornitore, è fondamentale avere una gestione efficace dei fornitori in atto perché le loro prestazioni influiscono in ultima analisi sulle prestazioni della tua azienda. È importante comprendere i vantaggi e le sfide della gestione dei fornitori in modo da poter progettare un processo efficace che guidi il tuo coinvolgimento con i tuoi fornitori. Non dimenticare di integrare il processo con le best practice di gestione dei fornitori per garantire che i fornitori forniscano il massimo valore alla tua organizzazione.