Se la tua azienda utilizza molti strumenti e attrezzature, tenere traccia dell’inventario non sarà un compito facile.

Da piccoli utensili come martelli a seghe e grandi attrezzature come rulli / betoniere, il monitoraggio delle singole attrezzature diventa una preoccupazione enorme per l’organizzazione.

Le deviazioni dal record possono causare un ritardo nel completamento del progetto.

L’irregolarità dei dati degli strumenti può causare arresti, Turnaround e interruzioni (STO) in cui il costo del completamento del progetto diventa 3-4 volte il costo effettivo.

Ciò può portare a decisioni imprecise, pianificazione inefficiente e incapacità di attenersi al contratto. Per completare il progetto in tempo, la maggior parte delle parti interessate semplicemente riordinare le attrezzature piuttosto che localizzarlo, che aumenta ulteriormente i costi del progetto.

Ma la domanda principale è: perché gli strumenti mancano?

I motivi principali per cui non riesci a trovare i tuoi strumenti sono:

1. Gli strumenti non ci sono e / o sono arrivati nella quantità sbagliata: se gli strumenti che dovrebbero essere spediti non hanno raggiunto la posizione designata o vengono spediti in un altro, si avrà un rapporto strumento mancante.
2. Gli strumenti sono stati spostati: forse lo strumento è ancora nel magazzino. Ma qualcuno si è trasferito altrove senza che nessuno lo sappia o lo abbia messo nella posizione sbagliata dopo averlo usato, quindi si classificherà come mancante.
3. Furto / smarrimento: uno dei motivi più comuni per gli strumenti mancanti è il furto. Qualcuno ha preso lo strumento per lavorare e non l’ha restituito. O dopo averlo usato, lo hanno smarrito.
4. Il registro non è registrato correttamente: se il foglio di registro dice che qualcuno ha emesso lo strumento mentre è in realtà ancora sul posto, non verrà utilizzato se c’è un requisito. Al contrario, se qualcuno sta usando lo strumento ma il foglio di registro dice che lo strumento è disponibile, le persone lo cercheranno. Ciò causerà confusione, fermerà il lavoro e perderà tempo prezioso.

Tuttavia, ci sono alcuni suggerimenti e trucchi che è possibile implementare per assicurarsi di mantenere una buona traccia dei vostri strumenti e attrezzature.

Traccia tutto l’inventario

Monitorare il tuo inventario è la cosa migliore che puoi fare.

Un buon sistema di tracciamento dell’inventario significa che è accurato e aggiornato. È possibile eseguire controlli del ciclo anziché il monitoraggio giornaliero per ridurre il tempo e lo sforzo necessari per il controllo dell’inventario.

Potresti anche avere un database centrale in cui elenchi tutto ciò che possiedi. Ciò ridurrà il furto, poiché tutti sapranno se manca qualcosa.

I controlli di inventario assicurano inoltre di allocare un budget appropriato per l’inventario. La maggior parte del tempo, le aziende hanno molto più inventario di cui hanno bisogno.

Anche se questo non è il tuo caso, quando segui il tuo inventario, sarai in cima ai requisiti di lavoro e ordinerai correttamente le attrezzature la prossima volta che ne avrai bisogno.

Categorizza strumenti e attrezzature

La categorizzazione di strumenti e attrezzature può aiutarti a identificare dove sono conservati strumenti simili e quali possono essere usati in modo intercambiabile.

Mentre è possibile classificare il vostro inventario granulare in un programma, è possibile inserire strumenti intercambiabili nella stessa posizione per un accesso più facile.

Puoi dividere gli strumenti in varie categorie, in un modo che si adatta meglio al tuo modello di business.

Ad esempio, è possibile organizzare gli strumenti per sito e dividere strumenti piccoli e grandi. Altre categorie possono essere:

• Tipo di strumento (strumento mano, strumento di potere)
• Marca strumento
• Utilizzare per tale strumento (interno, esterno)

Organizzare strumenti come meglio credi, ma sarebbe saggio includere informazioni sullo stato dell’apparecchiatura, data di acquisto, e la data di scadenza della garanzia.

Tag singoli articoli

Tagging articoli nel vostro inventario vi permetterà di monitorare, identificare e individuare ogni strumento che avete. È possibile etichettare le apparecchiature in molti modi, i codici a barre e i chip RFID sono i più comuni.

Spiegheremo i vantaggi di ogni opzione in seguito.

Traccia l’utilizzo dello strumento

Dovresti sapere quale strumento viene utilizzato di più, quanto viene utilizzato, chi lo sta usando e quanto costa spedirlo.

Queste informazioni ti aiuteranno a dare la priorità agli strumenti in base alle esigenze e al prezzo di trasporto in modo da non spendere un centesimo in più sugli strumenti di quanto tu debba assolutamente.

Se uno strumento sta raccogliendo polvere in un magazzino mentre è necessario da qualche parte, l’azienda ne soffre.

Soprattutto, se uno strumento viene rubato, avrai il record di chi è stata l’ultima persona a gestirlo, quando lo ha usato e l’ultima posizione in cui ha usato lo strumento. Questo è importante in quanto nel tempo, il costo degli strumenti persi si aggiunge.

Gli strumenti di check-in e check-out contribuiranno a creare una strategia per un’ulteriore gestione delle apparecchiature.

Traccia riparazioni e garanzie

Se usi uno strumento ogni giorno e un altro una volta al mese, lo strumento che usi ogni giorno richiede più manutenzione ed è più probabile che si rompa.

Inoltre, quando si dispone di informazioni sull’utilizzo dell’apparecchiatura, è possibile pianificare la manutenzione di utensili o macchine inattivi dovuti per i controlli. Essere ben organizzato non influenzerà i processi aziendali e manterrà la tua attrezzatura attiva e funzionante.

Monitorare quali strumenti sono sotto la garanzia come si potrebbe mantenere / risolvere gratuitamente. Questo farà in modo di spendere soldi e tempo solo su quegli strumenti/attrezzature che ne hanno davvero bisogno.

Cosa succede se lo strumento si rompe?

Traccia quali strumenti sono regolarmente fuori uso.

Se qualcosa si rompe, cerca di capire il motivo dietro di esso, specialmente se succede più spesso di quanto dovrebbe. Puoi farlo raccogliendo dati e conducendo analisi delle tendenze.

Rispondi alle seguenti domande e avrai una migliore comprensione del perché qualcosa si rompe:

• L’apparecchiatura non viene utilizzata correttamente (errore di gestione)?
• Non vengono utilizzati secondo le specifiche di tensione corrette?
• Richiede un periodo di riposo prima del riutilizzo?

Non solo uno strumento rotto costa tempo e denaro per ripararlo, ma i tuoi lavoratori sarebbero anche inattivi mentre viene riparato se non c’è alcuna sostituzione disponibile.

Per risparmiare denaro a lungo termine, prova ad acquistare attrezzature di qualità da un marchio affidabile.

Determinare l’utilizzo ottimale

Quando si categorizzano gli strumenti, è possibile raccogliere più dati per ciascuno di essi.

Ad esempio, puoi scoprire quali strumenti piacciono di più ai dipendenti e quali sono i più efficaci per portare a termine il lavoro.

Confrontalo con il costo e trova informazioni su quante aziende lo stanno facendo. Quindi, prova a ricercare quale marca ha l’attrezzatura più duratura. Fai un’analisi dei costi per capire quali strumenti ti drenano più finanziariamente, sia per problema fisico (rottura troppo presto) o problema logistico (troppo requisito).

Con questa intelligenza, sarai in grado di prendere decisioni più intelligenti.

Responsabilità dell’uso delle attrezzature

Rendere i singoli lavoratori responsabili delle attrezzature che utilizzano è un modo infallibile per ridurre i furti e gli errori di conteggio.

Ecco cosa puoi fare.

• Usa la tecnologia: usa un sistema di gestione degli strumenti invece di un record manuale e assicurati che i tuoi dipendenti sappiano come usarlo. In questo modo possono auto-check-in o check-out gli strumenti necessari.
• Porta i tuoi dipendenti al corrente del sistema di tracciamento degli strumenti che hai scelto e spiega come funziona tutto. Puoi anche inserire un grafico di gestione e utilizzo degli strumenti sul posto di lavoro per una migliore comprensione.
• Crea un accordo di gestione degli strumenti per assicurarti che i tuoi lavoratori comprendano la responsabilità associata all’emissione di tale strumento. Dì loro delle leggi stabilite relative al furto di strumenti e ricorda loro le conseguenze.
• Stabilire ricompense e multe: per una gestione eccezionale strumento, è anche possibile emettere ricompense. Questo motiverà le persone a gestire meglio gli strumenti. Le multe possono essere date a coloro che non seguono le regole. I lavoratori che” perdono ” strumenti spesso possono pagare per l’attrezzatura fuori dal loro stipendio, se questo sarà il tuo p.

Sistema di gestione patrimoniale

Il tracciamento di carta e penna può funzionare per piccole organizzazioni, tuttavia, un sistema di gestione patrimoniale/sistema di gestione dell’inventario dovrebbe essere utilizzato per gestire Riduce gli errori di inventario e aumenta la sicurezza per gli strumenti.

Insieme al sistema di tagging, è possibile formulare un tracker di risorse in tempo reale per informazioni più precise.

Si potrebbe pensare, ” Posso gestire i miei strumenti con un diario di bordo e tag RFID. Perché dovrei pagare per il software per farlo?”

Bene, ci sono enormi vantaggi nell’utilizzare una soluzione software dedicata per il monitoraggio degli strumenti. Penna e carta soluzioni o fogli di calcolo sono in nessun posto vicino abbastanza buono poi il metodo software.

Qui ci sono alcuni vantaggi di strumento professionale e software di gestione delle risorse su carta di monitoraggio/fogli di lavoro:

ora che conoscete i benefici di un professionista soluzione di monitoraggio—come fare per scegliere una soluzione di monitoraggio?

Ci sono molti disponibili sul mercato. La maggior parte di loro soddisfare le diverse esigenze. Esploreremo le caratteristiche che è necessario essere alla ricerca di.

Ci sono alcune cose che dovresti considerare prima di scegliere una soluzione di tracciamento degli strumenti.

Connettività cloud

La memorizzazione dei dati su un singolo disco è un grosso rischio per la sicurezza.

Le soluzioni basate su cloud consentono agli utenti di accedere ai dati da qualsiasi luogo (flessibilità). Inoltre, l’architettura nativa del cloud ha firewall e impostazioni di crittografia che aggiungono un altro livello di sicurezza.

Dispositivo di scansione

È possibile utilizzare uno scanner per smartphone o uno scanner portatile dedicato per la scansione delle apparecchiature.

Uno scanner portatile è un pezzo extra di hardware che devi acquistare, motivo per cui la maggior parte delle aziende implementa scanner per smartphone che offrono maggiore flessibilità per il check-in e il check-out.

Invece di preoccuparsi di scanner di rottura e causando un ritardo nei processi quotidiani, gli utenti possono utilizzare il software anche se il proprio cellulare e fare un self-check-in e check-out. Consente di risparmiare tempo e denaro.

Informazioni identificative uniche

Etichette, codici a barre e codici QR sono alcuni esempi di come è possibile taggare e differenziare gli strumenti l’uno dall’altro. Tutte queste opzioni utilizzano diversi modi di memorizzare informazioni sul prodotto/strumento.

Ad esempio, se avete bisogno di identificazione strumento di base e una voce nel database più piccolo, codici a barre sono una scelta conveniente che potrebbe funzionare per voi.

Tuttavia, i loro identificatori univoci hanno alcune limitazioni, quindi le organizzazioni con grandi quantità di strumenti in cui è necessario assicurarsi che tutti i dati secondari siano disponibili per tutti troveranno i codici QR più adatti.

Qui a GoCodes, abbiamo brevettato i nostri codici QR.

Hanno caratteri identificativi univoci, assicurandosi che nessun prodotto abbia lo stesso codice / identificatore, quindi anche quando due reparti si uniscono, i dati sono sempre univoci per una singola risorsa.

Prenotazione utensile

La prenotazione utensile è obbligatoria o no?

Le organizzazioni che hanno più progetti in corso trovano la prenotazione degli strumenti come criterio importante, specialmente quando gli strumenti costosi scarseggiano.

Per un utilizzo ottimale degli strumenti, il software può utilizzare algoritmi di data science e machine learning per il processo decisionale in caso di requisiti ridondanti.

Gli algoritmi di apprendimento automatico possono prevedere i tempi di riparazione e manutenzione ideali per gli strumenti vitali per ridurre al minimo le interruzioni del servizio.

Requisiti di automazione

Con il software di solito si ottengono avvisi di database automatici e avvisi di stato di controllo automatico.

Quindi, decidere quale livello di automazione è necessario. Il software può essere configurato in molti modi e puoi cercare il programma più adatto alle tue esigenze di automazione.

Ad esempio, il software di monitoraggio delle risorse può inviare avvisi se un particolare strumento non viene restituito in tempo. Può creare un elenco per gli strumenti emessi con informazioni su chi li ha emessi.

Se c’è un requisito costante di un particolare strumento, è possibile impostare il software per inviare avvisi o aggiungere automaticamente tale strumento alla vostra lista di acquisto.

Puoi anche integrare IoT con il software di monitoraggio degli strumenti.

Con questa opzione, puoi collegare rilevatori di movimento e telecamere di sorveglianza al software, quindi se c’è un movimento nel tuo magazzino senza un check-in ID, riceverai un avviso.

Se qualcuno sta entrando nella sezione strumento senza prima accedere al sistema, si otterrà un avviso e la fotocamera inizierà la registrazione.

Strumenti diversi richiedono un approccio diverso

Tieni presente che risorse diverse richiedono attrezzature software / hardware specifiche per il tracciamento e la gestione. L’utilizzo di sistemi diversi crea categorie vaghe che possono essere ulteriormente suddivise in punti dati per gli strumenti.

Piccoli utensili (martelli/seghe)

Utilizzare un sistema di codici a barre con uno scanner per smartphone. In questo modo avrai una soluzione hardware economica ed efficace che funziona con il tuo software.

Strumenti di medie dimensioni (Lucidatrici/betoniere)

Per strumenti sparsi che sono spesso in uso, utilizzare i codici QR con connettività cloud.

Con gli aggiornamenti in tempo reale inviati a un libro mastro online, tutti avranno informazioni aggiornate sulla disponibilità dello strumento. È anche possibile collegare un trasmettitore Bluetooth per il monitoraggio e le informazioni sulla posizione in tempo reale.

Utensili / attrezzature di grandi dimensioni (rulli / impianti)

L’attrezzatura massiccia richiede un approccio più preciso in quanto è più costosa di altre apparecchiature.

Queste risorse hanno bisogno di tracciamento GPS su reti enormi, di solito 3G o 4G.

Il software scelto dovrebbe misurare la posizione esatta e l’utilizzo per questi in quanto sono costosi da ottenere e operare.

Per questi strumenti di grandi dimensioni, ecco alcuni altri punti dati che dovresti tenere traccia, insieme alla posizione e all’utilizzo:

• chilometraggio
• ultima data di manutenzione
• costi di manutenzione
• dati del motore

Ulteriori dati aiuteranno a prevedere se è necessario riparare o sostituire parti e quali misure adottare per ridurre il degrado del dispositivo.

Conclusione

Sfruttare la tecnologia per gestire gli strumenti è un ottimo modo per ridurre al minimo i tempi di inattività e lavorare in modo più intelligente.

Un moderno sistema di inventario delle attrezzature risolve le esigenze di gestione degli strumenti e delle attrezzature della tua azienda. Aumenterà la responsabilità tra i dipendenti, ridurrà i piccoli furti e aggiungerà anni alla vita della tua attrezzatura.

Automatizzare i processi in background, incorporare l’IoT con il software di gestione degli strumenti e utilizzare i dati del software di monitoraggio per l’analisi delle previsioni è il nuovo futuro.

Il tempo è denaro e i tempi di inattività raddoppiano il costo.

Come imprenditore, prendere sempre decisioni che beneficiano la vostra azienda più.

Con un approccio sistematico alle tue risorse, non solo avrai dati per guidare quelle decisioni, ma sarai in grado di potenziare i tuoi lavoratori, aumentare la produttività e aumentare i tuoi margini di profitto.