C’era un tempo in cui i datori di lavoro potevano aspettarsi che il loro personale “rimanesse” fino al pensionamento. Quei giorni, insieme alla pensione garantita e alla lealtà verso i dipendenti che venivano con loro, se ne sono andati. I datori di lavoro di oggi devono affrontare tassi di turnover più elevati rispetto a qualsiasi altro momento della storia. Cosa succede a un’organizzazione quando i dipendenti migliori, più brillanti, più esperti e competenti stanno uscendo dalla porta? Cosa portano con sé e cosa perde il datore di lavoro?
Quando i dipendenti lasciano un lavoro, di propria volontà o no, i datori di lavoro perdono la conoscenza istituzionale o la storia che portano con sé, e molte organizzazioni non hanno programmi di trasferimento sufficienti per arginare la perdita.
Durante il mio mandato come Direttore delle risorse umane per una State University nel sud-ovest del Texas, ho studiato questioni generazionali pur perseguendo il mio dottorato. Ero interessato a rispondere ad alcune di queste domande con un focus specifico sui dipendenti all’interno di un istituto di istruzione superiore. Il mio studio si è concentrato su tre gruppi generazionali: Baby Boomers (1946-1964); Generazione X (1965-1980); e Millennials (1981-2000). Lo studio ha anche tentato di sottolineare l’importanza di ciò che la conoscenza è stata persa quando la Generazione X (Gen. X) e le coorti generazionali millenarie hanno lasciato il loro impiego prima del previsto. Il fatturato ha costi che potrebbero avere un impatto significativo su un’organizzazione. Tuttavia, esistono pochissime metriche o misure per quantificare la perdita di conoscenza istituzionale, continuità e storia. Quello che sappiamo è che questi costi si manifestano nei costi di turnover, reclutamento, sostituzione e formazione che molte organizzazioni devono affrontare.
Entro l’anno 2018, molti datori di lavoro possono vedere ben cinque generazioni che lavorano fianco a fianco. Ciò è dovuto a molti fattori tra cui l’economia traballante e gli anziani più sani e più attivi. Più generazioni che lavorano fianco a fianco sul posto di lavoro non solo influisce sulla composizione di un’organizzazione, ma anche sul modo in cui queste stesse organizzazioni affrontano l’impegno, i valori, il mantenimento, il possesso e costruiscono verso la conservazione e il trasferimento delle conoscenze istituzionali. Oggi, mentre i Baby Boomer si preparano per la pensione, alcuni Gen. X’ers e molti Millennials non rimangono impiegati in un’organizzazione abbastanza a lungo da imparare dai loro colleghi più anziani. Di conseguenza, la conoscenza istituzionale, la storia e la continuità aziendale posseduta dai veterani e dai Boomer potrebbero svanire con poca o nessuna conoscenza trattenuta dai Gen. X’ers e dai Millennials. La mancata conservazione e trasferimento delle conoscenze istituzionali potrebbe comportare un costante aumento del turnover dei dipendenti e un’ulteriore perdita di conoscenze istituzionali, traducendosi in costi più elevati e in una minore efficienza istituzionale.
Senza un piano o un programma per trasferire processi aziendali, politiche e pratiche istituzionali e conoscenze storiche a qualcun altro, le organizzazioni potrebbero trovarsi di fronte a gravi problemi di continuità aziendale e conoscenza man mano che i dipendenti più giovani lasciano l’organizzazione. Questo sta diventando più evidente ora, come la prima fase di Boomers si ritira.
Le organizzazioni devono avere piani in atto al fine di garantire la continuità. Per affrontare la perdita di conoscenza istituzionale, l’Ufficio statunitense di gestione del personale (OPM) 1 raccomanda che le agenzie governative si concentrino sull’identificazione delle competenze di leadership tra i loro dipendenti esistenti nel tentativo di creare una pipeline di nuovi leader che si diramano verso posizioni vacanti. Le piccole organizzazioni devono anche attuare un piano di trasferimento delle conoscenze per sopravvivere alla perdita di dipendenti generazionali più anziani.
Un modo per affrontare il rischio di perdere conoscenza a causa di pensionamenti Boomer o altri dipendenti che lasciano è quello di esercitare una valutazione della forza lavoro, documentando e identificando le conoscenze critiche detenute dai dipendenti esistenti. Ciò che alcune organizzazioni di successo hanno fatto è quello di arruolare l’assistenza dei pensionati esistenti e in partenza per servire come mentori. Questi metodi di conservazione hanno dimostrato di avere successo nel ridurre la perdita di conoscenza istituzionale e trasferirla ai gruppi generazionali più giovani.
In uno studio del 2006 2 sulla conservazione della conoscenza e il turnover dei dipendenti negli Stati Uniti industria dell’energia elettrica, un ricercatore ha scoperto che la conoscenza preziosa e qualificata dei lavoratori veterani e Boomer sarebbe difficile da sostituire. Questo studio è stato orientato verso la ricerca di modi per ridurre al minimo gli effetti della perdita di conoscenza istituzionale da parte di coloro che se ne vanno e trovare modi per lavorare sul mantenimento della conoscenza prima di partire. Lo studio ha rilevato che l’invecchiamento della forza lavoro era un problema HR critico e attuale per l’industria dell’energia elettrica a causa della potenziale perdita di conoscenza che potrebbe derivare dai pensionamenti dei dipendenti. Il ricercatore ha offerto diversi modi con cui la conoscenza potrebbe essere trasferita. Questi includevano l’osservazione delle unità di lavoro, le comunicazioni dei dipendenti, la revisione o i processi di lavoro, la ricerca di altri modi per svolgere il lavoro e l’adozione della tecnologia. Questi metodi sono solo alcuni che un’organizzazione potrebbe utilizzare nella conservazione della conoscenza.
Per qualsiasi organizzazione, la conservazione della conoscenza istituzionale o della memoria istituzionale è un attributo importante nel reclutamento e nel mantenimento dei dipendenti. Ciò è particolarmente vero per alcune posizioni altamente qualificate, come nei campi della tecnologia. In questi casi, la minaccia maggiore è la difficoltà di quantificare e sostituire questi dipendenti. Mentre molti manager si preoccupano del livello di turnover, la statistica più importante dovrebbe essere il livello e la capacità di conoscenza che le persone che lasciano possiedono. Le organizzazioni sostengono regolarmente la perdita di dipendenti, ma quando questi dipendenti sono altamente qualificati, in possesso di conoscenze non facilmente sostituibili, le organizzazioni soffrono.
Ci sono misure che le organizzazioni possono adottare per ridurre il livello di conoscenza istituzionale che perdono con la perdita di dipendenti qualificati. Formazione specializzata, documentazione dei processi e condivisione del lavoro sono alcuni dei modi per combattere questa perdita. Uno dei metodi più efficaci per ridurre la perdita di conoscenza istituzionale è avere i lavoratori più anziani e più esperti servire come mentori e formatori, permettendo loro di trasmettere le loro conoscenze ad altri all’interno dell’organizzazione.
Per prepararsi alla perdita di conoscenza istituzionale e pianificare il trasferimento di conoscenze, le organizzazioni devono sviluppare strategie per garantire la continuità aziendale. Questo è qualcosa che molte organizzazioni non stanno facendo abbastanza.
Il mio sondaggio di Gen. I dipendenti X e Millennial hanno posto una serie di domande riguardanti la conoscenza istituzionale. Ho chiesto loro il valore della loro conoscenza istituzionale e la percezione della perdita che l’istituzione avrebbe subito se se ne fossero andati. Ho chiesto agli intervistati circa il processo di business e la continuità, e altre competenze che hanno acquisito durante il lavoro presso l’istituzione, e quali risultati (compresi gli utili o le perdite) sarebbe l’istituzione realizzare, se hanno lasciato. L’ultima dichiarazione in relazione a questo argomento di conoscenza istituzionale, ha affrontato la perdita delle conoscenze e delle abilità di un dipendente.
I risultati del sondaggio da queste domande non sono stati sorprendenti. Per quanto riguarda il valore della conoscenza istituzionale, della continuità aziendale e dei processi aziendali, la maggior parte di entrambi i gruppi ritiene che ciò che hanno appreso presso l’istituzione sia molto importante e abbia valore. Inoltre, hanno sostenuto che questo valore, o conoscenza istituzionale, sarebbe un problema critico se non affrontato dal management. Entrambi i gruppi generazionali credevano che i loro supervisori e manager sarebbero stati difficili da trovare impiegati sostitutivi con competenze o conoscenze simili. L’istituzione non aveva né un piano formale tacito né esplicito per trasferire le conoscenze.
Lo studio dei modelli di ritenzione e separazione per i dipendenti di Gen. X e Millennial ha fatto un buon inizio, ma credo che potrebbero essere necessarie ulteriori ricerche per capire davvero l’importanza della conoscenza istituzionale e le metodologie con cui mantenerla. A parte alcuni articoli sull’argomento, non ci sono metriche note per affrontare ciò che un’organizzazione perde o guadagna quando i dipendenti lasciano il loro impiego. Molte organizzazioni non hanno piani formali di trasferimento delle conoscenze istituzionali o piani di successione in atto che potrebbero ridurre al minimo la quantità di conoscenze aziendali che sarebbero scomparse con la perdita di dipendenti Boomer, Gen. X e Millennial.
Se gli sforzi non sono fatti per affrontare il mantenimento della conoscenza istituzionale dei dipendenti Gen. X e Millennial, potremmo vedere un grande divario nella continuità e nella storia che i precedenti gruppi generazionali hanno fornito. Questa conoscenza sarà difficile da sostituire. Di conseguenza, queste organizzazioni sperimenteranno lacune nella conoscenza istituzionale. Si spera che la continua ricerca scientifica su questo argomento porterà questo problema alla ribalta e porterà all’effettiva attuazione di un piano per preservare la conoscenza istituzionale. Ora tocca a te. Cosa farai?
Di
Dr. Andrew M. Peña, SPHR ,MBA
Vice-Presidente assistente per le risorse umane – New Mexico State University
10 agosto 2013