Che cos’è la gestione degli stakeholder?

La gestione degli stakeholder comporta il modo in cui lo stato del progetto, i costi e i blocchi stradali vengono comunicati a tali stakeholder per aumentare la visibilità, navigare nel cambiamento nella direzione del progetto e gestire le aspettative. Gli stakeholder del progetto sono individui coinvolti nel progetto o i cui interessi possono essere influenzati dall’esecuzione del progetto o dal completamento del progetto con successo.

Il processo di gestione degli stakeholder aiuta i project manager a mantenere il fronte del cambiamento mentre lo rende meno minaccioso. Il piano di gestione degli stakeholder è un promemoria importante per ogni interazione che i project manager hanno con gli stakeholder diretti o indiretti in quanto li aiuta a mantenere una connessione pratica tra il progetto e le operazioni quotidiane.

Identificazione degli stakeholder

L’identificazione degli stakeholder non può essere sottovalutata. E ‘ un grosso compito. L’identificazione degli stakeholder è spesso difficile, ma deve essere fatta a fondo affinché il project manager sappia chi è chi e metta in atto strategie per gestire esigenze e aspettative contrastanti e aiutare gli stakeholder a passare a un diverso modo di lavorare.

Gli aspetti chiave dell’identificazione degli stakeholder sono:

Stakeholder landscape

Qui stai creando un’immagine di chi è chi per quanto riguarda le loro funzioni, ad esempio., funzioni aziendali, interne ed esterne.

Stakeholder posizioni

Ora è il momento di identificare le persone in ogni gruppo e di rango come alto, medio o basso in termini di:

• Capacità di interferire con il cambiamento

• conoscenza

• è Necessaria una comprensione

• Corrente impegno

• sull’impegno Richiesto

• sostegno

la gestione degli Stakeholder approccio

Questo è effettivamente un potere di vs interesse matrice, che consente di determinare la strategia da adottare, per interagire con loro.

Mappa degli stakeholder

Ora il tuo piano di gestione degli stakeholder diventa più solido. Con gli individui elencati in ogni gruppo funzionale è possibile aggiungere le loro preoccupazioni chiave, l’approccio di gestione che si sta adottando, e artefatti chiave per il loro ingresso o la convalida durante il progetto.

Rivedere le parti interessate

Rivedere e regolare o utilizzare ciò che ha senso per voi e il vostro progetto. Lo sforzo applicato a questo lavoro fornisce una solida base per lo sviluppo del piano di comunicazione, funge da input per il piano di gestione del rischio e pone le basi per tutti nel team di progetto. Ti dà anche una linea di base di riferimento per la transizione di persone e processi mentre il progetto si muove attraverso il suo ciclo di vita.

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10 chiavi per un’efficace gestione degli stakeholder

Ecco dieci suggerimenti per la creazione di presentazioni che alimenta le tue stakeholder management:

Stuzzicare il loro interesse

Un ordine del giorno è sempre una buona idea, ma un breve riassunto di ciò che sarà discusso è anche meglio. Inoltre, offre agli stakeholder un take-away e consente loro di venire preparati con domande. Mantenere gli stakeholder concentrati sull’obiettivo può essere difficile, ma è fondamentale per il successo del progetto.

Non dare per scontato che conoscano il loro lavoro come stakeholder

I tuoi stakeholder potrebbero comprendere la vista di alto livello del progetto, ma potrebbe essere necessario compilare i dettagli di ciò di cui hai bisogno da loro.

Keep it simple

Dai ai tuoi stakeholder la situazione in termini semplici. Non li sopraffare con le informazioni. Vieni al sodo. Tuttavia, preparati per un’immersione più profonda se iniziano a fare domande. Quando riferisci alle parti interessate, è importante ricordare che i dirigenti non sono interessati alla tua particolare metodologia di gestione del progetto quanto ai risultati. Mantenere la comunicazione degli stakeholder focalizzata sul progresso e sul valore. Sii conciso e breve. L’invio di un sacco di tempo sepolto nei dettagli con le parti interessate non solo sarà frustrante per loro—non ti fa nulla di buono.

Usa numeri e immagini

PowerPoint è un ottimo strumento per presentare grafica e numeri alle parti interessate. È come si presentano le informazioni l’un l’altro. E, sì, devono essere una parte importante del tuo piano di gestione degli stakeholder.

Usa la logica

Accetta il fatto che potrebbero non esserci sempre dati per supportare una particolare situazione. Non avere numeri per il backup della tua posizione potrebbe rendere problematico un argomento di successo, quindi potrebbe essere necessario rivolgersi alla logica “if then then logic” per far luce su una situazione. Tuttavia, non aspettarti gli stessi risultati o la stessa risposta da parte delle parti interessate: i numeri governano con loro.

Aspettare non è mai una buona opzione

Parte di una buona gestione degli stakeholder è anticipare e affrontare i problemi prima che diventino un grosso problema. Non aspettare che un problema sia ovvio: spesso è più difficile risolvere il problema a quel punto.

Offri sempre una soluzione

Se hai intenzione di sollevare un problema senza offrire una potenziale soluzione, potresti anche dire alle parti interessate: “Licenziami ora.”Trovare soluzioni fa parte del tuo lavoro come project manager.

Specificare le azioni richieste

Se le parti interessate devono agire, non presumere che sarà ovvio per loro. Riafferma-in forma di elenco-quali azioni devono essere intraprese e quando.

Dì sempre sì*

*Ma assicurati che capiscano quanto costa “sì”. Gli sponsor e le parti interessate non amano sentirsi dire “no”, quindi non farlo. Assicurati solo che capiscano il costo della loro richiesta, in modo che possano giudicare da soli se “sì” ne valga la pena.

Non smettere di segnalare

La percezione è realtà. Se le parti interessate percepiscono che non stai facendo nulla—il tuo no. Non lasciare che la tua testa sia la prossima sul tagliere. Nella maggior parte delle organizzazioni, una capacità di attenzione delle parti interessate è piuttosto breve. I progetti lunghi che richiedono molta pazienza degli stakeholder tendono a vacillare e alla fine falliscono. Fornire valore regolarmente, a intervalli brevi (3-4 settimane), mantiene gli stakeholder coinvolti e interessati.

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Per saperne di più: Workfront per la gestione dei progetti

Strumenti di gestione degli stakeholder

Indipendentemente dalla metodologia di gestione dei progetti della tua azienda, sono disponibili molti strumenti di gestione dei progetti per aiutare a gestire le attività e le scadenze: alcuni ti aiuteranno a comunicare in modo più efficace con gli stakeholder della tua organizzazione. Indipendentemente dal fatto che lo strumento di gestione del progetto scelto faciliti questo tipo di comunicazione, ignorare quella parte importante del tuo ruolo di project manager è pericoloso.