La maggior parte delle organizzazioni senza scopo di lucro comprende che, quando ricevono assistenza federale, sono tenuti a completare un programma di spese dei Premi federali (SEFA) per determinare se è richiesto un singolo audit e, in caso affermativo, includere il SEFA nella segnalazione di audit singolo. Ma qual è la SEFA e qual è la base per determinare quali spese federali devono essere incluse?

Che cos’è la SEFA?

La SEFA è un programma supplementare ai rendiconti finanziari che un’organizzazione è tenuta a produrre quando è soggetta al requisito di audit singolo. Il requisito di audit singolo viene attivato quando le spese federali riportate sulla SEFA superano $750.000 o più nell’anno fiscale dell’organizzazione. Per alcune organizzazioni, ottenere il SEFA sbagliato potrebbe comportare un’organizzazione concludendo che un singolo audit non è richiesto quando è stato effettivamente richiesto di essere eseguito.

La SEFA deve essere completata in conformità con la Guida uniforme (2.CFR.200.502). Le spese federali incluse nella SEFA devono essere basate sulla determinazione di quando un premio federale è considerato “speso”. Sfortunatamente, il nome spese federali sul programma può essere fuorviante. Sembra implicare che il programma includerebbe semplicemente solo il valore dei costi sostenuti dall’organizzazione che sono stati pagati con finanziamenti federali. Tuttavia, in realtà, è molto più coinvolto di così.

Definizione delle spese

Di seguito è riportato un elenco di diversi tipi di premi federali e di come una guida uniforme li definisce come spesi:

• Sovvenzioni, contratti di rimborso dei costi ai sensi del Federal Acquisition Regulations (FAR), con tribù indiane, accordi di cooperazione e stanziamenti diretti-i fondi federali sono determinati per essere spesi Poiché la Guida uniforme segue il metodo di contabilità per competenza, questo sarebbe quando si verifica la spesa/spesa, a meno che l’Organizzazione non abbia preparato la SEFA sulla base di cassa, che la Guida uniforme consente effettivamente. Inoltre, sono inclusi i contratti federali ad eccezione dei contratti a prezzo fisso, soggetti alle FAR, che sono specificamente identificati dalla Guida uniforme come esclusi.
• Erogazione di fondi ai subrecipienti-se un’organizzazione utilizza il loro finanziamento federale per passare ulteriormente a un’altra organizzazione attraverso una relazione subrecipiente, i fondi federali sono determinati per essere spesi quando l’organizzazione diventa obbligata al subrecipiente per il pagamento. Generalmente, cioè quando l’esborso è fatto al subrecipiente.
• Prestiti e garanzie sui prestiti – la base per includere prestiti e garanzie sui prestiti è ampliata non solo per includere eventuali prestiti federali ricevuti o spesi nell’anno in corso, ma include anche tutti i prestiti ricevuti in periodi precedenti che hanno requisiti di conformità continui. Questi requisiti di conformità continui potrebbero variare da prestiti che sono attualmente rimborsati a quelli che saranno perdonabili alla fine di un determinato periodo. Se ci sono requisiti di conformità continui, come l’uso specifico di una struttura che è stata acquistata utilizzando un prestito federale, il prestito rimarrà sul SEFA dell’organizzazione fino alla fine del requisito di conformità continua. Per questi tipi di prestiti finanziati dal governo federale o garanzie di prestito, ciò che viene segnalato come spese federali è il saldo iniziale più eventuali anticipi o proventi di prestito ricevuti durante l’anno. Incluso in questo saldo è anche qualsiasi abbuono di interessi, contanti, o indennità di costi amministrativi ricevuti. Nelle note alla SEFA, l’organizzazione segnalerebbe il saldo residuo di eventuali prestiti a partire dall’ultimo giorno dell’anno fiscale.
• Ricevuta di proprietà-questo si riferirebbe alla proprietà donata e sarebbe segnalato in conformità con il metodo di contabilità per competenza ed essere considerato speso quando la proprietà è stata ricevuta.
• Ricevuta o uso del reddito del programma-questo sarebbe segnalato quando il reddito del programma viene ricevuto dalla fonte federale o utilizzato dall’organizzazione.
• Distribuzione o uso di prodotti alimentari-la base per determinare quando viene speso questo finanziamento federale è allineata con l’attività, simile alle sovvenzioni, in cui il prodotto alimentare sarebbe considerato speso quando usato o distribuito.
• Assicurazione-per qualsiasi assicurazione finanziata dal governo federale, la base per determinare quando viene segnalata è quando l’assicurazione è in vigore. Ciò non includerebbe alcun pagamento Medicare o Medicaid all’organizzazione per fornire assistenza ai pazienti ai pazienti che sono ammissibili a Medicare o Medicaid. Tuttavia, potrebbe esserci un’eccezione a questo se lo stato dell’organizzazione richiede che i pagamenti Medicaid siano considerati finanziati dal governo federale a causa delle proprie normative sul trattamento di questi tipi di pagamenti su base di rimborso dei costi.
• Fondi di dotazione-analogamente ai prestiti e alle garanzie sui prestiti, tutti i fondi di dotazione finanziati a livello federale sono segnalati sulla SEFA al saldo cumulativo di fine anno, purché si applichi la restrizione.

Presentazione della SEFA

Oltre a determinare l’importo delle spese federali, la Guida uniforme ha anche requisiti specifici su come tali importi devono essere segnalati nella SEFA. Sotto una guida uniforme, l’organizzazione è tenuta a elencare i singoli programmi federali dall’agenzia federale, incluso il raggruppamento di un gruppo di programmi insieme. L’organizzazione è inoltre tenuta a annotare il nome dell’entità pass-through e qualsiasi numero identificativo se l’organizzazione ha ricevuto fondi federali passati attraverso un’altra entità. Al contrario, se l’organizzazione passa attraverso uno qualsiasi dei fondi federali ad altre entità, sono anche tenuti a notare gli importi totali passati ai subrecipienti per ciascun programma federale. I totali sulla SEFA sono richiesti per ogni programma federale e catalogo di assistenza domestica (CFDA) numero. Se il CFDA non è disponibile, le organizzazioni possono utilizzare un altro numero identificativo. I totali sono richiesti anche per ogni cluster riportato sulla SEFA.

Note a piè di pagina SEFA richieste

Infine, la SEFA richiede anche note a piè di pagina specifiche. Come discusso in precedenza, l’organizzazione deve rivelare il saldo residuo di qualsiasi prestito e garanzia di prestito riportato sulla SEFA alla fine del periodo di audit. Inoltre, le organizzazioni devono divulgare le loro politiche contabili per preparare la SEFA e se hanno applicato come consentito da una guida uniforme. Se un’organizzazione non ha eletto questo tasso, l’organizzazione deve ancora notare che non lo ha fatto nelle note a piè di pagina. Le note a piè di pagina non possono tacere su questo articolo.

Come le organizzazioni possono vedere, è fondamentale per la gestione comprendere i requisiti per la preparazione della SEFA e ciò che è incluso. È necessario che le organizzazioni che ricevono finanziamenti federali ottengano questo diritto e la familiarità con ciò che la Guida uniforme richiede nella SEFA è un must.