Trello è un’app accattivante, divertente e intuitiva che aiuta le persone a collaborare intorno al lavoro. La sfida più grande per usarlo è decidere se è il giusto tipo di app di collaborazione per gestire il tuo lavoro. Trello è meglio descritto come un’app kanban board, una categoria di software che è la migliore per organizzare, coordinare e monitorare il lavoro mentre si muove attraverso un flusso di lavoro tra un gruppo di persone. Non è una grande applicazione per la gestione dei progetti tradizionali. Tuttavia, i punti di forza di Trello sono la sua facilità d’uso e la capacità di condividere le schede Trello con collaboratori esterni.

Confrontando Trello con altre app kanban, si presenta a corto di alcune funzionalità, come swimlanes e limiti di work-in-progress. Quello che ha è una selezione di funzionalità aggiuntive che puoi aggiungere à la carte, rendendo l’app solo complessa e ricca di funzionalità come vuoi che sia. Capire se è giusto per la tua squadra e il lavoro che vuoi gestire potrebbe richiedere alcuni tentativi ed errori, tuttavia.

Trello è un’app per la gestione dei progetti?

Una domanda comune che sento parlare di Trello è questa: “Trello non è un’app per la gestione dei progetti?”

Lo è e non lo è. Dipende da quanto sei severo con la tua definizione della parola ” progetto.”

Un progetto è un gruppo di attività che hanno una data di inizio, data di fine, e il prodotto finale. Non tutto il lavoro è un progetto. Costruire una casa è un progetto. Rispondere alle chiamate in un call center non è un progetto.

In PCMag, consideriamo le app di collaborazione come una categoria molto ampia. All’interno di esso abbiamo alcune sottocategorie per rendere più facile per le persone conoscere e confrontare il software che meglio si adatta alle loro esigenze. Una di queste sottocategorie è il software di gestione del progetto tradizionale. Un altro è applicazioni kanban bordo. Trello si inserisce più ordinatamente nella sottocategoria kaban, perché ha tutte le caratteristiche tipiche di un’app kanban board.

Potresti usare Trello per gestire alcuni tipi di progetti? Sì. Potresti. Sarebbe una cattiva scelta di app per la gestione di progetti molto grandi e complessi, come un lancio di razzi? Sì. Lo sarebbe.

Che cos’è Kanban?

Kanban è un metodo per organizzare, monitorare e gestire il lavoro. Immaginate che si desidera gestire una famiglia to-do list utilizzando una scheda poster e note adesive. Si potrebbe iniziare facendo tre colonne (Trello li chiama liste) etichettati Per fare, Fare, e fatto. È quindi possibile scrivere sulle note appiccicose faccende che devono essere fatte e metterle in quella prima colonna. Diciamo che la famiglia ha deciso che ogni membro della famiglia è responsabile di non più di tre compiti in un dato momento.

Ora, tutti possono scegliere tre attività dalla colonna To Do e aggiungere il proprio nome alla nota adesiva. O qualcun altro può assegnare compiti a loro. Quando la persona responsabile avvia le attività, sposta la nota adesiva nella colonna Doing. Quando hanno finito, hanno messo il nella colonna Done e possono quindi scegliere una nuova attività.

Dall’esempio, è possibile raccogliere due vantaggi di kanban. Uno è che è un ottimo sistema per limitare la quantità di lavoro che una persona può avere nel proprio piatto alla volta. Il secondo è che ognuno ha visibilità sullo stato del lavoro che la squadra (in questo caso, la famiglia) deve fare. Ciò consente sia la responsabilità che la possibilità di aiutare altri membri del team che sono in ritardo.

Le app Kanban board sono ideali per gestire il lavoro e il movimento del lavoro attraverso diverse fasi o workflow. Non tutto il “lavoro” è adatto per questa configurazione, però. Se stai lanciando un razzo o costruendo un ospedale, hai bisogno di un software più robusto in grado di monitorare come i diversi pezzi del progetto si influenzano a vicenda. Ad esempio, la linea temporale per la costruzione di un ospedale dipende da quando viene versata la fondazione. Se si perde tale scadenza a causa del maltempo, poi tutti gli altri pezzi del progetto devono adattarsi per accogliere il cambiamento. Le schede Kanban non sono attrezzate per affrontare questo tipo di contingenze.

Prezzo e piani

Trello ha ridotto il numero di tipi di piani che offre a tre, eliminando la sua precedente opzione Gold. Ora puoi registrarti per un account gratuito, Business Class o Enterprise.

Trello Free è come suggerisce il nome: gratuito. Con questo tipo di account, puoi creare tutte le schede, le carte e le liste personali che desideri, anche se sei limitato a creare non più di 10 schede di squadra (cioè collaborative). I file allegati possono avere dimensioni non superiori a 10 MB e non è possibile integrare il proprio account con altre app. Ancora più importante, si ottiene un solo power-up per scheda.

Il concetto di power-up è importante per capire cosa rende l’account Gratuito così diverso dagli account a pagamento. I power-up sono funzionalità à la carte che aggiungi alle tue schede Trello. Con la maggior parte dei software aziendali, scegli un livello di servizio in base al set di funzionalità offerto a ciascun livello. Ad esempio, potresti ottenere le funzionalità A e B con il primo livello di servizio, ma da A a D con il secondo livello e così via. Trello è diverso. Con Trello, è possibile personalizzare quali caratteristiche (o power-up) che si desidera per ogni scheda. E il numero di funzionalità che puoi aggiungere varia in base al tipo di account che scegli. Alcuni esempi di power-up sono una vista del calendario, time-tracking, e campi personalizzati. Se vuoi avere tutte e tre queste funzionalità su una scheda, non puoi farlo con Trello Free perché ottieni solo un power-up per scheda.

Gli account Business Class ($12,50 a persona al mese o $119,88 a persona all’anno) e Enterprise (i prezzi variano) sono dotati di power-up illimitati. Entrambi hanno anche un limite di dimensione 250MB per i caricamenti e consentono di creare un numero illimitato di schede di squadra. La differenza tra questi due tipi di account ha meno a che fare con le funzionalità dell’utente finale e più con le opzioni di gestione del back-end. Trello Enterprise include strumenti per l’amministrazione del single sign-on e la gestione di autorizzazioni e restrizioni.

Come si confrontano i prezzi di Trello?

I prezzi di Trello sono alla pari con altri pacchetti software di collaborazione. Nei primi anni dopo il suo lancio iniziale, Trello ha addebitato molto meno, il che, insieme alla sua interfaccia utente amichevole, l’ha aiutata a guadagnarsi la reputazione di essere un ottimo strumento per le piccole imprese e le startup. Le tariffe sono ancora eque, ma non sono un furto.

Asana addebita un po ‘ più di Trello, a partire da $13.49 a persona al mese. Airtable, che è un database relazionale che funziona bene anche per la gestione del flusso di lavoro, addebita circa lo stesso (a partire da $120 a persona all’anno). Leankit, un’altra semplice applicazione kanban board, addebita molto di più (minimum 228 a persona per anno minimo). Zenkit addebita quasi lo stesso di Trello con la sua opzione 9 9 a persona al mese, così come Wrike a W 9.80 a persona al mese.

È possibile confrontare questi prezzi con applicazioni di gestione del progetto più tradizionali, alcune delle quali ora offrono funzionalità di bordo kanban al loro interno, ma potrebbe diventare disordinato. Alcune applicazioni di gestione del progetto carica per persona al mese, e altri fanno pagare una tassa per un massimo di un certo numero di utenti, rendendo più difficile confrontare i prezzi.

Ad esempio, Zoho Projects ora addebita una tariffa per un gruppo, ad esempio $240 all’anno per un massimo di 10 persone. Zoho Sprint, un altro prodotto della stessa azienda che è più focalizzato sulla gestione agile del progetto in un’impostazione della scheda kanban, utilizza un calcolo del tasso di gruppo simile; è $12 al mese per un gruppo di 10. I progetti di lavoro di squadra, tuttavia, addebitano un più semplice 9 9 a persona al mese, anche se c’è un minimo di 5 persone. Come ho detto, diventa un po ‘ disordinato

Iniziare con Trello

Come con qualsiasi app per schede kanban, Trello ti consente di creare schede personalizzate. In precedenza ho menzionato il consiglio di esempio di Fare, fare, Fatto. Questo è solo un esempio. Puoi creare schede con tutte le colonne che vuoi e puoi dare un nome a quelle colonne come vuoi.

Successivamente, si fanno le carte da mettere nelle colonne. Le carte di Trello possono avere molti dettagli su di loro. È possibile inserire il nome di un’attività, assegnatario, attività secondarie, data di scadenza, descrizione, collegamenti ipertestuali, allegati, etichette (simili ai tag) e altro ancora.

Un altro passo per iniziare è invitare le persone a unirsi alla tua tavola, se vuoi creare tavole di squadra. È inoltre possibile utilizzare Trello per kanban personale se si desidera organizzare privatamente le proprie attività e flussi di lavoro.

Un po ‘ nuovi per Trello sono i modelli. Ora puoi scegliere una scheda già progettata per aiutarti a migliorare la gestione del flusso di lavoro, a seconda del tipo di lavoro che hai. Alcuni esempi di modelli sono Processo di pubblicazione, Design Sprint, Gestione dei ticket di supporto e pianificazione delle feste in ufficio. Con un account Trello a pagamento, puoi creare anche i tuoi modelli da utilizzare per la tua squadra.

App e interattività

È possibile utilizzare Trello come app web o come app desktop scaricata (mac OS, Windows) o app mobile (Android, iPhone e iPad). L’applicazione web funziona senza problemi, con grandi capacità di drag-and-drop, anche quando si desidera caricare gli allegati. Ottieni alcuni vantaggi dall’installazione di un’app desktop. Per cominciare, si ottiene le notifiche desktop così come le opzioni di quick-add. È inoltre possibile ottenere funzioni Touch Bar con un Mac compatibile e scorciatoie da tastiera aggiuntive.

Trello ti consente di caricare contenuti non solo dal tuo desktop, ma anche da Google Drive, Box, Dropbox e URL. Quando carichi un’immagine su una scheda, Trello può trasformarla in un’immagine di copertina, aiutandoti a identificare ciò che la scheda contiene a colpo d’occhio. Ora c’è un’opzione per aggiungere un’immagine di copertina anche se non hai nulla da caricare. Trello consente di eseguire una rapida ricerca su Unsplash per trovare qualcosa di rilevante.

Mentre puoi assegnare qualcuno a una scheda e impostare una data di scadenza, non troverai funzionalità di gestione del progetto più avanzate, come la stima degli scenari migliori e peggiori per il tempo necessario per completare un’attività. È anche strano per me che le carte non possano essere spuntate come fatto, anche se puoi “archiviarle”. Questo è il caso anche quando una carta ha una data di scadenza. Forse il problema è che sto cercando di incasellare le carte in essere compiti quando in realtà non devono essere. Trello è un sistema altamente flessibile in questo senso. Le carte possono essere quello che vuoi proprio come le colonne possono essere per quello che vuoi.

Caratteristiche e Power-Up

Le etichette con codice colore sono un altro strumento per organizzare le carte, anche se le trovo un po ‘ deludenti. Ogni etichetta richiede un colore, il che significa che esaurisci rapidamente i colori facilmente identificabili dopo forse 10 o giù di lì. C’è un’opzione per abilitare i modelli per gli utenti daltonici. Vorrei l’opzione di utilizzare tag di parole chiave come etichette, se ciò si adatta meglio alle esigenze della mia tavola. Ciò aggiungerebbe altri modi per cercare, ordinare e filtrare le carte.

Trello non viene fornito con il monitoraggio del tempo per impostazione predefinita, ma puoi aggiungerlo come power-up. È possibile aggiungere ulteriori funzionalità tramite estensioni di Google Chrome di terze parti, anche. C’è anche un app Trello per Slack. Ho detto prima che Trello non ha limiti di work-in-progress. Puoi ottenere questa funzione con un componente aggiuntivo, ma tutto ciò che ottieni è un avviso quando superi il limite piuttosto che essere bloccato dall’azione o essere richiesto di inserire un motivo per superare il limite. Leankit ha limiti WIP built-in, e si può fare di più con loro.

Ho armeggiato con alcuni di questi extra per il monitoraggio del tempo, i report e le funzionalità scrum (scrum è uno stile di lavoro che si concentra sull’iterazione ed è popolare tra gli sviluppatori di software). Non sono male, ma non sono nemmeno così potenti come le funzionalità native di reporting e stima del tempo presenti in LiquidPlanner, che è un’app di gestione dei progetti di fascia alta. LiquidPlanner può fare cose come riconfigurare un’intera timeline di attività che dipendono l’una dall’altra se anche una persona manca una scadenza.

Se si dispone di un account a pagamento che consente l’integrazione, è possibile collegare Trello ad altre applicazioni aziendali al di là solo ciò che è in Chrome Extension store. Gli strumenti di monitoraggio del tempo Toggl e Harvest offrono entrambi l’integrazione con Trello, ad esempio. Finché non ti dispiace mettere insieme una suite unica di strumenti da utilizzare per il tuo team, puoi personalizzarla a tuo piacimento con Trello. Potrebbe volerci un po ‘ per connettere tutto ciò che desideri e di cui hai bisogno.

Uno dei punti di forza di Trello è che c’è più di un modo per usarlo. È abbastanza flessibile da piegarsi alla tua volontà e puoi diventare piuttosto creativo. Ho usato Trello per tenere traccia delle idee di viaggio e se ho iniziato a prenotarle. Come si utilizza è davvero a voi.

La flessibilità di Trello può sembrare una risorsa, ma può anche essere un peso in quanto devi capire come utilizzare al meglio il servizio. Mi sono sentito a lungo allo stesso modo di Asana, un meraviglioso strumento di gestione delle attività che ha così poche regole su come usarlo che può essere scoraggiante per i nuovi utenti mentre cercano di capire come potrebbe funzionare per loro. Sia Trello che Asana possono essere indispensabili per la collaborazione, ma ci vuole un team forte e affiatato per sopportare alcuni tentativi ed errori quando si adotta per la prima volta lo strumento e si decide come usarlo.

Automazione

Una delle caratteristiche più recenti in Trello è la possibilità di creare automazioni, noto anche come command runs o Butler.

A volte in Trello, le regole della tua tavola saranno quelle di seguire un’azione (chiamata trigger) con un’altra azione, ed è la stessa azione ogni volta. Quando questo è il caso, è possibile creare un’automazione. Ad esempio, ogni volta che qualcuno sposta una carta nella colonna Fatto, l’azione può essere quella di spuntare automaticamente eventuali sottoattività rimanenti su quella carta. Oppure, se si sposta una carta in una colonna chiamata In ritardo, è possibile aggiungere automaticamente 10 giorni alla data di scadenza.

Butler consente di automatizzare questi tipi di azioni ripetitive. L’elenco dei trigger e delle azioni non è esaustivo, ma copre molti scenari comuni.

Flessibile, visivo e leggero

Trello è un’applicazione flessibile per la gestione collaborativa di lavoro e flussi di lavoro. Poiché è flessibile, Trello potrebbe richiedere alcuni esperimenti per capire come usarlo al meglio per il tuo team e il carico di lavoro che gestisci. I nuovi modelli aiutano ad alleviare questo onere, dandovi suggerimenti su come iniziare in diversi contesti.

Trello è un ottimo strumento di collaborazione quando non hai bisogno di un’app per la gestione di progetti pesanti. È anche un po’ più leggero di Editors ‘ Choice Asana, che ti offre un’interfaccia che puoi utilizzare per più di semplici schede kanban.

Se ciò che si vuole veramente è il software di gestione del progetto tradizionale, si potrebbe trovare Trello luce sulle caratteristiche, in quanto manca diagrammi di Gantt, built-in strumenti di reporting, e altre caratteristiche che sono specifici per la gestione dei progetti. Per una gestione semplice del progetto, raccomando Zoho Projects e Teamwork Projects, le scelte dei nostri redattori su PCMag.