Hvis det er en ting høytytende lag er bygget på, er det effektiv kommunikasjon. Det spiller ingen rolle hvor forstyrrende teknologien din er eller hvor stor en visjon du har – hvis teamet ditt ikke kommuniserer godt, kommer du til å kjempe i oppoverbakke.

Hvorfor? Vel, dårlig kommunikasjon kaster bort tid, avler mistillit, og forårsaker unødvendige kompleksiteter og stress — alt for et ofte middelmådig resultat.

14 Nyttige Tips for Å Forbedre Teamkommunikasjonen

Nedenfor er tips For lag som inkluderer ansatte som alltid er eksterne, så vel som blandede lag (noe som betyr at noen medlemmer av teamet jobber primært på et kontorlokal).

uansett hvor teammedlemmene dine for tiden jobber fra — eller hvor de vil jobbe fra i fremtiden — vil disse tipsene hjelpe deg med å forbedre den generelle kommunikasjonen.

Kommunikasjonstips for Eksterne Team

Eksterne team har i sin natur liten eller ingen personlig kommunikasjon mellom teammedlemmer. Når du kombinerer det med et team som kan være spredt over mange tidssoner, har du et miljø som gjør effektiv kommunikasjon en utfordring.

1. Bygg riktig verktøykasse.

det er en rekke programvare og verktøy på markedet i dag for å forbedre ekstern teamkommunikasjon og samarbeid. Innlemme noen verktøy som oppfyller team-wide behov.

for å finne ut hvilke verktøy du trenger, begynn med å tenke på de to formene for kommunikasjon: synkron (dvs. sanntid) og asynkron(dvs. på en ikke-samtidig tidsplan).

for eksempel kan teamet ditt allerede bruke, eller velge Å bruke Slack. (Hvis du ikke er det, anbefaler jeg det sterkt, da det gjør synkront samarbeid til en bris.)

som et eksternt team må du også tenke på lyd-og videokonferanseverktøy. Mens Slacks evner på dette området forbedrer, vil jeg anbefale Å bruke Zoom eller en annen dedikert plattform for denne kommunikasjonen.

Deretter trenger du et prosjektstyringsverktøy som kan fungere som et sentralt knutepunkt for å holde alt sammen. Prosjektstyringsområdet har en nesten ubegrenset mengde alternativer, men Noen av de mest populære Er Basecamp, Teamwork og Trello.For å runde ut ting, anbefaler jeg at du bruker Et verktøy som Hubspots gratis møteplanleggingsprogramvare for å kutte ned på unødvendig frem og tilbake når du planlegger et møte. Jeg foreslår også å bruke skjermopptaksprogramvare, som Soapbox eller Loom, for å gi kontekst til dine asynkrone samtaler.

Samlet sett, når du finner de riktige verktøyene for teamet ditt, gjør din forskning, be om anbefalinger, så lek med noen og se hva som fungerer for deg.

2. Konsekvent oppdatere team dokumentasjon.

Til tross for hva oppstartsverdenen kanskje vil at du skal tro, eksisterer ikke programvare for egen skyld. Målet med alle disse verktøyene er å gjøre effektiv kommunikasjon enkel, men som de fleste eksterne arbeidere kan attestere, er det ikke ofte resultatet.

for å nå dette målet må du være klar over når og hvordan du skal bruke disse verktøyene, og da må du faktisk følge disse retningslinjene.

når bør du kontakte Noen Over Slack i motsetning til e-post? Hva skal håndteres med en screencast i stedet for Et Zoomanrop?detaljene vil avhenge av hva teamet ditt gjør og hvordan de foretrekker å jobbe, men den generelle ideen er å standardisere asynkrone alternativer med mindre du har en sterk grunn til ikke å gjøre det.

når det gjelder prosjektledelse, er hovedprinsippet enkelt: Hold alle prosjekter oppdatert med neste handling, hvem som er ansvarlig for det, og når det må være ferdig.

Dette er ikke noe banebrytende, men i praksis følger svært få lag faktisk gjennom med denne dag-til-dag.

hvis du og en medarbeider har en uformell samtale der det ble tatt en beslutning om prosjektet ditt, kan det virke som om det ikke er nødvendig å ta andre handlinger. Dere vet hva som må gjøres, ikke sant?

mens du kanskje vet hva du skal gjøre, har resten av teamet ingen anelse om hva som skjer.

prosjektstyringssystemet ditt må fungere som et sentralt oppbevaringssted for hva som skjer med hvert prosjekt. Utover å holde resten av teamet i løkken, blir det også enklere å være i samsvar med disse oppdateringene.

Hvor ofte jobber du med et enkelt prosjekt om gangen? Ganske mye aldri, ikke sant?

ved å holde dette oppdatert, er det enkelt for deg å raskt komme tilbake til fart når du har hoppet mellom noen forskjellige ting.

Ikke mer å grave gjennom gamle e-postkjeder og Slakk samtaler prøver å finne ut hva du tenkte før.

3. Etablere tidssone etikette.

når du har et lag spredt over flere tidssoner, må du tenke mer på når du skal kommunisere.

hvis Du bruker Slack, bør du oppfordre teamet ditt til å sette opp» Ikke Forstyrr » timer slik at de ikke får varsler hele tiden på dagen. Hvis Du ikke bruker Slack, holde seg borte fra noe som vil sende din lagkamerat et varsel med mindre det er en faktisk krise som ikke kan vente.

4. Vurder hvordan mediet og tonen i ordene dine vil bli tolket.

Ekstern kommunikasjon er for Det meste skrevet. Det mangler naturlig ting vi tar for gitt når vi snakker med noen i person — ansiktsuttrykk, kroppsspråk, tone i stemmen, etc.som vi alle er klar over, kan tanker komme over mye annerledes i tekst, og selv på samtaler, enn de ville i det virkelige liv. Så, gjøre det praksis å pause før du sender meldinger og lese den for tone.

på den andre siden av det, oppmuntre teamet ditt og dine kolleger til å snakke opp når de føler at noen kommer over feil vei. Disse små tingene gjør en reell forskjell når du ikke har et ansikt å sette på ordene.

5. Få teamet sammen på en jevnlig basis.

En av de mest virkningsfulle tingene et eksternt lag kan gjøre er å planlegge tid for alle å komme sammen. Bindingstid (virtuelt eller personlig, hvis og når det eksterne teamet besøker kontorlokalet) er en fin måte å forbedre kommunikasjon og tillit på, samt:

• Bringe teammedlemmer nærmere sammen.
• Oppfordre alle til å dele og bedre forstå hverandres personligheter og kommunikasjonsstiler.
• Hjelp dem å finne felles interesser de vanligvis ikke ville oppdage i en jobbsamtale.

hvis du kan tilbringe tid sammen personlig, kan du også organisere retreater av og til for det eksterne laget å komme sammen. Eller, hvis du har ansatte over hele verden, og noen av dem bor ganske nær hverandre, oppmuntre » mini-retreats.»

men viktigst, sørg for å få laget sammen nesten regelmessig. Og ikke gjør alt om arbeid!

for eksempel har vi en daglig videosamtale som er delarbeid, del-sosial. På tirsdag til torsdag, samtalen er en kort 10-minutters innsjekking for å se hvordan folk gjør. På mandager og fredager er det litt lengre, så vi kan snakke om helgene våre, hva vi har vært opp til, og bare ta opp.

dette erstatter ikke personlig kommunikasjon, men det er en enkel måte å bygge dypere forbindelser med resten av teamet.

Kommunikasjonstips for Blandede Lag

du kan ha et blandet lag, noe som betyr at noen medlemmer hovedsakelig er eksterne og noen jobber hovedsakelig på kontoret. Denne typen team har sine egne unike utfordringer på grunn av struktur:

• Først må de gjøre alt de kan for å unngå skillelinjer mellom de to gruppene av ansatte.
• For Det Andre må de sørge for at begge lagene forblir synkroniserte.

6. Inkluder alle i informasjonsløkker.

akkurat som eksterne lag må spore samtaler som resulterer i en beslutning eller handling, uansett hvor små, blandede lag gjør det også. Dette er viktig for blandede lag å vurdere, slik at eksterne ansatte ikke blir utelatt og omvendt.

7. Unngå engangsløsninger på gjentatte utfordringer.

med tidssone etikette, vet du ikke å pinge noen når det er 11:00 pm i sin del av verden, men hva gjør du når du virkelig trenger å snakke med noen når det ikke er praktisk?

for disse situasjonene må noen kompromisser gjøres. Ideelt sett er det noe overlapping i arbeidstiden, men hvis ikke, prøv å finne en tid som ikke er for ubeleilig for noen av dere.

Hvis du stadig foreslår tider som ikke respekterer den andre personens tidsplan, ber du bare om å bli utelatt.

8. Oppmuntre ærlighet og åpenhet.

en av de viktigste fordelene med effektiv kommunikasjon er at den bidrar til å identifisere problemer tidlig, slik at de kan løses med minimal forstyrrelse. Dette skjer bare hvis ansatte føler at de virkelig kan dele sine tilbakemeldinger. Ellers kommer problemene ganske enkelt til å feste.

med blandede lag er det mange måter for kommunikasjon å mislykkes, og kostnadene ved det skjer er høye-så det er avgjørende at teamet ditt lar deg vite når det er et problem.

hvis du jobber eksternt og bare ikke kan få tak i noen på kontoret ved hjelp av alle de riktige kanalene, må du kunne snakke opp slik at teamet ditt kan finne ut hva som skjer og fikse det.

det samme gjelder for å være på kontoret og prøver å få tak i en ekstern ansatt. Selv om ikke alle er en digital nomad, kan det noen ganger virke som det når det tar dager å få svar. Så, når det er problemer, må laget snakke opp og lederen må lytte.

9. Organisere møter oftere.

hvis du vil holde eksterne og på kontoret ansatte på samme side, gjør det til en prioritet å ha regelmessige møter for å fange opp arbeidsrelaterte gevinster, mål og prosjekter. Du kan til Og Med ha En Skype-samtale med en ekstern ansatt til lunsj eller en etterarbeidsøl.

Kommunikasjonstips for Team på Stedet

hvis og når du har ansatte som jobber i samme bygning, kan kommunikasjon og samarbeid bli litt enklere. Det er likevel viktig å sikre at du kommuniserer på en effektiv måte.

10. Pass på å gå bort fra datamaskinen.

når du jobber på stedet, har du tilgang til ett verktøy som eksterne og blandede lag ikke har; stå opp og gå over til noen for å snakke med dem.I Stedet for utelukkende å chatte Over Slack når du er på kontoret, kan du om mulig stille spørsmål til dem personlig, sette deg ned med dem for kaffe, bruke møterommet for en rask prat og så videre.

12. Bruk teknologi til å jobbe mer effektivt.

mens noen mennesker finner seg tilbake til virtuelle samtaler over de i person, går andre mennesker for langt i den andre retningen. Bare fordi du kan stå opp og spørre din kollega et spørsmål, betyr ikke at du burde.

Akkurat som med eksterne lag, er det viktig å skille mellom hva som må skje synkront og hva som kan skje asynkront.Hvis du jobber eksternt, kan Du lukke Slack hvis du trenger en pause, men Det er mye vanskeligere å stoppe Bob fra regnskapsteamet fra å plage deg med de siste nyhetene om Survivor når han er to avlukker nede.

Hvis du tror en samtale må skje personlig, før du forstyrrer noen, se etter tegn på at de ikke vil bli forstyrret-hodetelefoner på, hodet ned, klart fokus. Hvis det absolutt må snakkes om nå, så er det greit, men de fleste samtaler kan vente. Send dem en melding På Slack og spør når er en god tid til å prate.

13. Sørg for at dokumentasjonen fortsatt er lett tilgjengelig.

Å holde prosjektstatuser oppdatert og tilgjengelig er like viktig for team på kontoret som for de andre. Det er også noe som er lett å skyve til side.

Selv som et team med ansatte på stedet, må du sørge for at team-wide informasjon er lett søkbar og nøyaktig. Mens du kan stå opp og spørre noen andre hva som skjer med et prosjekt eller hvor du finner de nyeste dashboards og rapporter, bør du ikke.Å måtte hele tiden søke etter det du trenger og avbryte halvparten av kontoret i prosessen er en massiv produktivitetsmorder. Ikke bli lat med prosjektledelse bare fordi du er alle på samme sted.

14. Bygg et positivt arbeidsmiljø.

Ingen ønsker å jobbe på et kontor fylt med zombier som synes å ha noen interesser utenfor jobben. Ikke bare bringer det moralen ned, men det er også dårlig for produktiviteten.Når folk føler at de bare sliper det ut, dag etter dag, kommer de rett og slett ikke til å være så effektive som de kunne være hvis de var fullt engasjert. Gi deres sinn en pause ved å la dem vite at det er greit å snakke om andre ting enn arbeid mens de er på kontoret.

Nå betyr Dette Ikke at du må gå full Silicon Valley og fylle kontoret med bønneposer og gratis øl. Det betyr heller ikke at folk ikke trenger å få ting gjort, men la teamet dra nytte av lunsjer og kaffepauser og vannkjøleren for å koble til.

Effektiv Teamkommunikasjon Fører Til Lykkeligere, Mer Produktive Ansatte

Ulike lag har forskjellige kommunikasjonsutfordringer, og de har forskjellige måter å gjøre det på, men det er noen enkle prinsipper som gjelder over hele linja:

1. Velg verktøyene dine klokt.
2. Vær tydelig på når og hvordan hvert verktøy skal brukes.
3. Bruk disse verktøyene riktig og konsekvent.
4. Vær oppmerksom på hvordan dine ord (skrevet eller talt) kan tolkes.
5. vær respektfull for andres tid.

Når du har det rette grunnlaget på plass og en kultur som fremmer åpenhet og ærlighet, er du på vei til effektiv kommunikasjon.prinsippene er enkle og basert på sunn fornuft, men å få dem til å jobbe tar reell forpliktelse fra hele teamet, topp til bunn.

hvis du vil vite mer, kan du lese om raske teambyggingsaktiviteter for å prøve neste.

Redaktørens notat: Dette innlegget ble opprinnelig publisert i oktober 2018 og har blitt oppdatert for omfattende.