Definisjon Av Vendor Management

Vendor management er prosessen som gir en organisasjon mulighet til å ta passende tiltak for å kontrollere kostnader, redusere potensielle risikoer knyttet til leverandører, sikre utmerket serviceleveranse og utlede verdi fra leverandører i det lange løp.Dette inkluderer å undersøke om de beste egnede leverandørene, innkjøp og innhenting av prisinformasjon, måle kvaliteten på arbeidet, administrere relasjoner i tilfelle flere leverandører, evaluere ytelsen ved å sette organisatoriske standarder og sikre at betalingene alltid gjøres i tide.

Så det er der leverandørstyringssystemet eller VM-ene kommer på plass.et leverandørstyringssystem er et nettbasert nettbasert verktøy som fungerer som en enkelt node for å administrere alle leverandørrelaterte aktiviteter i enhver organisasjon eller bedrift, samtidig som det sikrer forbedret effektivitet og langsiktig vekst på en kostnadseffektiv måte.

Fordeler Med Leverandørstyring

ved å ha riktig leverandørstyring på plass, kan en organisasjon oppleve følgende fordeler:

(1) Bedre Utvalg

ved å implementere riktig leverandørstyring på plass, kan organisasjonen dra nytte av et større utvalg av leverandører, noe som resulterer i flere valg og til slutt bedre kostnader.

din organisasjon kan dra nytte av en budkrig mellom leverandører samtidig som du sikrer at du får pengene dine verdt.

(2) Bedre Kontraktstyring

i et scenario med flere leverandører øker mangelen på leverandørstyringssystem spørsmålet om å administrere kontrakter, dokumentasjon og annen viktig informasjon i organisasjonen.

ved å implementere en RIKTIG VM-ER på plass, kan organisasjonen dra nytte av en sentralisert visning av gjeldende status for alle kontrakter og annen nyttig informasjon som gjør det mulig for organisasjonen å oppnå bedre beslutningsprosesser og spare verdifull tid.

(3) Bedre Resultatstyring

en integrert visning av ytelsen til alle leverandørene kan oppnås gjennom implementering av et leverandørstyringssystem.

dette kan gi din organisasjon en klar forståelse av hva som fungerer og hva som ikke er! Dette fører til slutt til forbedret effektivitet, noe som igjen forbedrer organisasjonens generelle ytelse.

(4) Bedre Leverandørforhold

det er aldri lett å administrere flere leverandører samtidig. Mens noen leverandører kan vise seg å være veldig fruktbare, kan andre ikke. Men å håndtere forholdet mellom leverandørene er nøkkelen til vellykket prosjektgjennomføring.

ved å få all leverandørrelatert informasjon på ett sted, drar du nytte av å få all nødvendig informasjon på en gang, og det kan påvirke beslutningsprosessen, og dermed forenkle den!

(5) Bedre Verdi

Til Slutt målet med en leverandør styringssystem er å få mest mulig verdi for pengene. Så, implementering av et leverandørstyringssystem, når det gjøres riktig, kan resultere i langsiktige besparelser samt forbedret inntjening over en periode.

Utfordringer I Leverandørstyring

Selv om det er mange fordeler, må noen utfordringer overvinnes for å sikre at organisasjonen fungerer som den skal.

det er mange utfordringer som en organisasjon kan møte hvis leverandørstyring ikke er implementert riktig. De er som følger:

(1) Leverandør Compliance Risk

Sette standarder Før du arbeider med leverandører kan spare deg masse tid og penger brukt. Ikke alle leverandører kan utføre som per dine standarder. Det er viktig å velge riktig leverandør fra flere leverandører, som oppfyller dine organisatoriske standarder og kriterier mens lovende utmerket ytelse.

(2) Leverandør Omdømme Risiko

Håndtere flere leverandører Er ikke en lett oppgave. Kvaliteten på arbeidet må også måles på forhånd før du kommer inn i en kontrakt, noe som gjør prosessen mer komplisert.Mens noen leverandører kan få oppgaven gjort veldig bra, kan andre sette opp med litt dårlig ytelse og kaste alle tidsfrister i en tizzy. Derfor er bakgrunnskontroller et must

før noen valg er gjort. Dette kan gi deg noen innsikt i viktige punkter som du kanskje har gått glipp av i første omgang.

(3) Mangel på Synlighet

mens det er veldig viktig å ha en sentralisert datalagringsløsning for å administrere leverandørdata, fordeler den også organisasjonen fra en sentralisert visning og forbedret synlighet, noe som kan føre til bedre ressursallokering og forbedret effektivitet.

(4) Leverandør Datalagring

etter hvert som organisasjonen vokser, blir det viktig å ha en leverandør datalagringsløsning på plass. I mangel av et leverandørstyringssystem kan lagring og henting av data vise seg å være veldig tøft, med tanke på at du kan håndtere flere leverandører for flere prosjekter samtidig.

(5) Leverandørbetalingsrisiko

Noen leverandører kan ha forskjellige betalingsvilkår, mens noen kan overholde bransjestandardvilkår. Å finne ut vilkårene og sikre at betalingen alltid gjøres i tide, er et av de store problemene, spesielt når du arbeider med flere leverandører samtidig.

Leverandørstyringsprosess

På dette punktet kan vi konkludere med at effektiv leverandørstyring er avgjørende. En organisasjon må planlegge og gjennomføre en prosess for å veilede hvordan de vil engasjere seg med sine leverandører på hvert trinn.

selv om det ikke er mulig å ha en spesifikk leverandørstyringsprosess som omfatter alle bedrifter og leverandører, kan vi samle de grunnleggende trinnene som ligger til grunn for en organisasjons start-til-slutt-engasjement med leverandørene:

(1) Identifisering og Etablering av Forretningsmål

Før leverandørstyringsprosessen starter, er det avgjørende å identifisere og etablere forretningsmål som krever leverandørinvolvering. Dette bidrar til å forstå kravene til hver forretningsenhet og forhindrer duplisering av innsats og sløsing med ressurser når det gjelder valg og kontrakt med leverandører. Det hjelper også i de senere stadier av måling og evaluering av leverandør ytelse som disse målene etablere riktige beregninger.

(2) Etablering av En Leverandør Ledergruppe

etter at forretningsmålene er anerkjent, bør neste trinn være grunnlaget for en dedikert leverandør ledergruppe. Dette sentraliserte teamet bør være dyktige i å identifisere forretningsmål og Kpier for leverandørstyring, velge relevante leverandører, forhandle om kontraktsprosessen, periodisk vurdere leverandørens ytelse og spore alle transaksjonsaktiviteter.

dette teamet er avgjørende da de vil fungere som mellommann mellom forretningsenhetene og leverandørene og sikre samarbeid mellom de to.Når leverandørledelsen er desentralisert til forretningsenhetene, resulterer det i et stort antall kontrakter med samme leverandør eller ulike transaksjoner med flere leverandører. Dette hindrer sporing og evaluering av leverandørytelse og utsetter organisasjonen for leverandørrisiko.

(3) Opprettelse av En Database for All Leverandørrelatert Informasjon

Etter at forretningsmålene er klare og leverandørledelsen er oppe og går, bør neste trinn være å bygge en oppdatert og kategorisert database over alle relevante leverandører og leverandørrelatert informasjon.

fordelene med dette er mangfoldige-

(i) det vil matche behovene til forretningsenhetene til riktig leverandør. Administrasjonen kan for eksempel identifisere relevante leverandører for kontorrekvisita, datautstyr, etc.

(ii) etter kategorisering av leverandører basert på deres type, kryssleverandørs sammenligning vil bli enklere for evaluering

(iii) det vil strømlinjeforme informasjon – spredt, ulik leverandørinformasjon vil bli lagret på ett sted og gi innsikt i den nåværende fasen av leverandørene, for eksempel leverandører med kontrakt på plass, leverandører som krever fornyelser, etc. og

(iv) det vil muliggjøre effektiv budsjettering – du kan enkelt gjenkjenne de langsiktige, kritiske leverandørene og de kortsiktige, taktiske leverandørene og vurdere budsjettoppdraget tilsvarende.

(4) Identifisering av Utvalgskriteriene for Leverandører

Når all leverandørrelatert informasjon er strømlinjeformet, oppdatert og kategorisert, må du velge kriteriene basert på hvilke alle relevante leverandører skal velges.mens kostnaden har vært det primære utvalgskriteriet for å velge leverandører, ser bedrifter i økende grad på andre kriterier for å bestemme hvilken leverandør som best tjener deres krav – tross alt garanterer laveste pris ikke den høyeste verdien. EN CIO artikkel1 har anerkjent ikke-kostnadsfaktorer som må vurderes for å velge leverandører-finansiell stabilitet – tidligere erfaring på arbeidsområdet som virksomheten, industrielle anerkjennelser, prosedyrene etterfulgt av leverandøren, stordriftsfordeler og deres juridiske/regulatoriske poster. Det er viktig å vurdere alle de nevnte kriteriene for å ha en helhetlig vurdering av leverandørene.

for kjøp av høy verdi, selskaper også engasjere seg i budgivning prosedyrer som involverer RFQs, Rfi og RFPs før du velger leverandøren.

(5) Evaluering og Valg av Leverandører

på dette stadiet må leverandørene vurderes basert på utvalgskriteriene og eventuelt budprosessen.

de innsendte forslagene må vurderes grundig for å forstå prisstruktur, arbeidsomfang og hvordan kravene vil bli oppfylt, vilkår og betingelser, utløp og fornyelsesdatoer, etc. Dette vil sikre at organisasjonen er utlede den maksimale verdien fra leverandøren. Se opp for skjulte sparemuligheter!

Vurder leverandørens interne styrker og svakheter og studer hvordan de eksterne mulighetene og truslene kan påvirke transaksjonen din, samt leverandørstyringsprosessen.

når du har sikret deg en komplett evalueringsprosess fra start til slutt, er det på tide å velge din leverandør.

(6) Utvikle Kontrakter og Sluttføre Leverandører

Vel, nå har du den valgte. Det er på tide å fullføre kontraktsprosessen og få leverandøren (e) ombord.

vanligvis er kontraktsfasen tildelt juridisk og finans-teamet og toppledelsen som er involvert med leverandørene. Resten av forretningsenhetene mottar kontrakten og engasjerer seg med leverandørene etter ferdigstillingsprosessen. Dette har en tendens til å være sub-optimal i det lange løp – forretningsenhetene er de som endelig samarbeider med leverandørene på en dag-til-dag basis og har verdifull innsikt i hvordan å maksimere leverandørens operasjonelle ytelse. Derfor må alle relevante interessenter være involvert, i hvert fall i beslutningsprosessen.

Beste Praksis: Teknikker For Å Forbedre Leverandørstyringsstrategien

du har en leverandørstyringsprosess som passer best for organisasjonen din, på plass. Leverandørstyring slutter imidlertid ikke bare når leverandørene er valgt. Det er teknikker og

beste praksis som utfyller prosessen og kan gjøre organisasjonens leverandørstyring enda mer effektiv. La oss ta en titt:

(1) Formidle dine forventninger klart

mens engasjerende med leverandører, er det nødvendig å klart definere forretningsmålene til organisasjonene og forventningene fra leverandørene. La leverandørene vite hva dine nåværende og fremtidige krav er og hvordan de samsvarer med organisasjonens mål. Det vil gjøre det mulig for deg og leverandørene å være på samme side og til slutt samarbeide bedre, selv i det lange løp. Det bidrar til å sette benchmarks, reduserer risiko knyttet til leverandørens ytelse og samsvar, og å evaluere leverandørene.

(2) Sørg for at du setter tidsfrister som er oppnåelige og realistiske

Gitt settet med mål og forventninger du har, er det viktig å sette tidsfrister som realistisk kan oppfylles av leverandørene. Å sette umulige tidsfrister hindrer ikke bare leverandørenes ytelse og verdiskaping, men øker også risikoen og hindrer meningsfullt samarbeid.

(3) Samarbeid med leverandørene dine for å opprettholde langsiktige relasjoner

ordet ‘samarbeid’ har kommet opp ganske mange ganger, ikke sant? Vel, er det viktig fordi bare forhandle med leverandørene om priser og ytelse fører til gjennomføring av en transaksjon. Men, når du samarbeide og involvere leverandørene i strategizing hvordan å oppnå mål og forventninger, det fører til verdifull, langsiktig relasjonsbygging. Samarbeid gir både bedriften og leverandørene mulighet til å brainstorm innovative ideer om hvordan verdiskaping fra partnerskapet kan maksimeres.Faktisk Har zycus ‘ årlige undersøkelse, Pulse of Procurement2, anerkjent å oppnå bedre synergier med leverandører som en av toppprioritetene og jobbe med leverandører for å forbedre ytelsen som et sentralt fokusområde for innkjøpspersonell.

(4) Etablere Kpier for å måle Leverandørytelse

Hvordan innser vi om leverandørene leverer i henhold til de fastsatte forventningene og forretningsmålene? Vi trenger Nøkkelindikatorer (Kpier) på plass for å måle ulike fasetter av leverandørene og til slutt vite om leverandørstyringsprosessen er effektiv.

Kpi-ene varierer i henhold til organisasjonene og basert på hva de anser som viktige når de vurderer leverandørens ytelse.

men en annen artikkel AV CIO På ‘ Vendor Management: Hvordan Måler Du Verdi for Pengene?’3 har kategorisert ulike kvantitative og kvalitative måter å etablere Kpier og måle leverandøravkastning:

* Relationship Management; målt av leverandørens engasjement, fleksibilitet og innovasjon,

* Kostnadsstyring; målt rabatterte priser, ordrekostnader, etc.,

* Kvalitet; måle av ansatte kompetanse, orden nøyaktighet, samsvar med krav, garantier, etc.,

* Levering; målt ved levering på tid, responstid for å bestille problemer og nødsituasjoner, etc.(5) Vurdere Leverandørrisikoer for Å muliggjøre Minimering

Dette er trolig en av de viktigste teknikkene som vil bidra til å sikre leverandørstyring leverer det som forventes.

Risikovurdering av leverandørstyring er ikke et enkelt trinn – Det starter når du gjenkjenner et behov for en leverandør, og så er det bare pågående.

det finnes flere typer risikoer knyttet til leverandørstyring-økonomi, betaling, drift, samsvar og datasikkerhet for å nevne noen. Du må regelmessig identifisere alle leverandørrelaterte risikoer i hvert trinn i leverandørstyringsprosessen, vurdere dens innvirkning basert på din risikovilje og planlegge tiltak.

truslene som utgjør risiko er i stadig endring-sørg for at du overvåker det interne og eksterne miljøet i organisasjonen og vurdere kontrollene du har på plass, deres effektivitet og oppdatere dem etter behov. Dette nivået av due diligence vil hjelpe deg med å minimere leverandørrelaterte risikoer og sikre at leverandørens ytelse er i stand til å tilfredsstille alle krav.

Food For Thought-Forskjellen Mellom Leverandørstyring og Leverandør Relationship Management

i mange scenarier brukes begrepene’ leverandørstyring ‘og’ leverandør relationship management ‘ om hverandre. Betyr ett ekstra ord virkelig skape noen forskjell? Vel, det gjør det. Mens leverandørstyring dekker hele virksomhetens engasjement med sine leverandører, Er

Leverandørrelasjonsstyring en del av den helheten som fokuserer på det menneskelige aspektet av leverandørstyring. På slutten av dagen er leverandørene representert av mennesker, og vi har allerede etablert hvor verdifulle leverandørforhold er for en organisasjon.Å Bygge varige og meningsfulle relasjoner med leverandører, spesielt de kritiske, går opp på listen over prioriteringer for en organisasjon som arbeider med leverandørstyring. Teamene anerkjenner verdien av å synergisere med leverandørene sine-meningsfylt, vedvarende samarbeid kan påvirke leverandørens ytelse positivt og kan også bidra til å minimere leverandørrisiko. FOR å lette dette, er det et økende antall VRM-verktøy som gjør det mulig for bedrifter å effektivt administrere sine leverandørforhold.

I Et Nøtteskall

dette blogginnlegget snakker om et svært viktig aspekt av organisatorisk funksjon-leverandørstyring. I dagens globale økonomi, hvor geografiske og økonomiske barrierer stadig avtar, må organisasjoner jobbe med ulike typer leverandører fra hele verden. Selv om du arbeider med en enkelt leverandør, er det avgjørende å ha effektiv leverandørstyring på plass fordi deres ytelse til slutt påvirker bedriftens ytelse. Det er viktig å forstå fordelene og utfordringene i leverandørstyring, slik at du kan utforme en effektiv prosess som vil lede ditt engasjement med leverandørene. Ikke glem å komplettere prosessen med beste praksis for leverandørstyring for å sikre at leverandørene leverer maksimal verdi til organisasjonen.