większość organizacji non-profit rozumie, że otrzymując pomoc federalną, są one zobowiązane do wypełnienia harmonogramu wydatków nagród federalnych (Sefa) w celu ustalenia, czy wymagany jest pojedynczy audyt, a jeśli tak, włącz SEFA do sprawozdania z pojedynczego audytu. Ale co to jest SEFA i jaka jest podstawa do ustalenia, które wydatki federalne mają być uwzględnione?

co to jest SEFA?

SEFA to uzupełniający harmonogram sprawozdań finansowych, które organizacja jest zobowiązana przedstawić, gdy podlega wymogowi pojedynczego audytu. Wymóg pojedynczego audytu jest wyzwalany, gdy wydatki federalne zgłoszone na SEFA przekraczają $750,000 lub więcej w ciągu roku podatkowego organizacji. W przypadku niektórych organizacji błędne wprowadzenie SEFA może spowodować, że organizacja stwierdzi, że pojedynczy audyt nie jest wymagany, gdy faktycznie był wymagany do wykonania.

SEFA musi być wypełniona zgodnie z jednolitymi wytycznymi (2.CFR.200.502). Wydatki federalne, które są zawarte na SEFA mają być oparte na określeniu, kiedy nagroda Federalna jest uważana za”wydatkowane”. Niestety, nazwa wydatki federalne w harmonogramie może być myląca. Wydaje się sugerować, że harmonogram będzie po prostu zawierać tylko wartość kosztów organizacji poniesione, które zostały opłacone z funduszy federalnych. Jednak w rzeczywistości jest to o wiele bardziej zaangażowane.

Definiowanie wydatków

Poniżej znajduje się lista różnych rodzajów nagród federalnych i jak jednolite wytyczne definiują je jako wydatkowane:

• dotacje, umowy zwrotu kosztów zgodnie z federalnymi przepisami dotyczącymi nabycia (FAR), z plemionami indiańskimi, umowy o współpracy i środki bezpośrednie-fundusze federalne są określane jako wydatkowane, gdy występuje związana z nimi działalność. Ponieważ jednolite wytyczne są zgodne z metodą memoriałową, byłoby to wtedy, gdy wystąpi wydatek/wydatek, chyba że organizacja przygotowała SEFA na zasadzie kasowej, na co jednolite wytyczne faktycznie pozwalają. Ponadto uwzględniono umowy federalne, z wyjątkiem umów o stałej cenie, z zastrzeżeniem FAR, które są wyraźnie określone w jednolitych wytycznych jako wyłączone.
• wypłata środków na rzecz subrecipientów-jeśli organizacja wykorzystuje swoje fundusze federalne do dalszego przekazywania do innej organizacji za pośrednictwem relacji subrecipientowej, fundusze federalne są określane jako wydatkowane, gdy organizacja staje się zobowiązana do zapłaty subrecipientowi. Ogólnie rzecz biorąc, to jest, gdy wypłata jest dokonywana na rzecz subrecipienta.
• pożyczki i gwarancje kredytowe-podstawa uwzględniania pożyczek i gwarancji kredytowych została rozszerzona nie tylko o wszelkie pożyczki federalne otrzymane lub wydane w bieżącym roku, ale także o wszelkie pożyczki otrzymane w poprzednich okresach, które mają ciągłe wymogi zgodności. Te stałe wymogi w zakresie zgodności mogą różnić się od pożyczek, które są obecnie spłacane, do tych, które będą wybaczalne pod koniec ustalonego okresu. Jeśli istnieją stałe wymagania dotyczące zgodności, takie jak szczególne wykorzystanie instrumentu zakupionego za pomocą pożyczki Federalnej, pożyczka pozostanie na Sefa organizacji do czasu zakończenia wymogu ciągłej zgodności. W przypadku tego rodzaju pożyczek finansowanych przez federalne lub gwarancji kredytowych, to, co jest zgłaszane jako wydatki federalne, to saldo początkowe plus wszelkie zaliczki lub wpływy z pożyczek otrzymane w ciągu roku. Do tego salda zalicza się również wszelkie otrzymane dotacje na spłatę odsetek, środki pieniężne lub ulgi na koszty administracyjne. W Uwagach do SEFA organizacja przedstawiłaby zaległe saldo wszelkich pożyczek na ostatni dzień roku podatkowego.
• odbiór nieruchomości-dotyczy to darowanej nieruchomości i będzie wykazywany zgodnie z metodą memoriałową i będzie uważany za wydatkowany w momencie otrzymania nieruchomości.
• otrzymanie lub wykorzystanie dochodu z programu – zostanie to zgłoszone, gdy dochód z programu zostanie otrzymany ze źródła federalnego lub wykorzystany przez organizację.
• dystrybucja lub wykorzystanie towarów spożywczych-podstawa do określenia, kiedy to finansowanie federalne jest wydatkowane, jest dostosowana do działalności, podobnie jak dotacje, w których towar spożywczy byłby uważany za wydatkowany, gdy jest używany lub dystrybuowany.
• ubezpieczenia-dla każdego ubezpieczenia, które jest finansowane federalnie, podstawą do ustalenia, kiedy jest zgłaszane, jest data obowiązywania ubezpieczenia. Nie obejmowałoby to żadnych płatności Medicare lub Medicaid na rzecz organizacji w celu zapewnienia opieki nad pacjentami pacjentom kwalifikującym się do Medicare lub Medicaid. Jednak, nie może być wyjątkiem od tego, jeśli państwo organizacji wymaga płatności Medicaid być uznane federalnie finansowane ze względu na własne przepisy dotyczące traktowania tych rodzajów płatności na podstawie kosztów zwrotu.
• fundusze inwestycyjne – podobnie jak pożyczki i gwarancje kredytowe, wszelkie fundusze inwestycyjne, które są finansowane federalnie, są wykazywane w SEFA po skumulowanym bilansie na koniec roku, o ile ograniczenie ma zastosowanie.

Prezentacja SEFA

oprócz określenia wysokości wydatków federalnych, jednolite wytyczne zawierają również szczegółowe wymagania dotyczące sposobu zgłaszania tych kwot w SEFA. Zgodnie z jednolitymi wytycznymi organizacja jest zobowiązana do listowania poszczególnych programów federalnych przez agencję federalną, w tym grupowania klastra programów razem. Organizacja jest również zobowiązana do odnotowania nazwy podmiotu przechodzącego i dowolnego numeru identyfikacyjnego, jeśli organizacja otrzymała fundusze federalne, które zostały przekazane przez inny podmiot. Odwrotnie, jeśli organizacja przechodzi przez którykolwiek z funduszy federalnych do innych podmiotów, są one również zobowiązane do odnotowania całkowitych kwot przekazywanych subrecipientom dla każdego programu federalnego. Sumy na SEFA są wymagane dla każdego federalnego programu i Katalogu pomocy domowej (CFDA) numer. Jeśli CFDA nie jest dostępna, organizacje mogą użyć innego numeru identyfikacyjnego. Dla każdego klastra zgłoszonego na Sefa wymagane są również sumy.

wymagane Przypisy SEFA

wreszcie, SEFA wymaga również konkretnych przypisów. Jak wspomniano wcześniej, organizacja musi ujawnić zaległe saldo wszelkich pożyczek i gwarancji kredytowych zgłoszonych na SEFA na koniec okresu audytu. Ponadto organizacje muszą ujawnić swoje zasady rachunkowości w celu przygotowania SEFA i jeśli zastosowały się zgodnie z jednolitymi wytycznymi. Jeśli organizacja nie wybrała tego wskaźnika, organizacja nadal musi pamiętać, że nie wybrała tego w przypisach. Przypisy nie mogą milczeć na ten temat.

jak widzą organizacje, kluczowe znaczenie dla kierownictwa ma zrozumienie wymagań dotyczących przygotowania SEFA i tego, co jest w nim zawarte. Konieczne jest, aby organizacje otrzymujące fundusze federalne uzyskały to prawo, a znajomość tego, czego wymagają jednolite Wytyczne w SEFA, jest koniecznością.