De meeste non-profit organisaties begrijpen dat zij, wanneer zij federale bijstand ontvangen, verplicht zijn een Uitgavenschema van de federale toelagen (SEFA) in te vullen om te bepalen of één enkele audit vereist is en, zo ja, de SEFA in de enkelvoudige auditrapportage op te nemen. Maar wat is de SEFA en wat is de basis om te bepalen welke federale uitgaven moeten worden opgenomen?

Wat is de SEFA?

De SEFA is een aanvullend schema bij de financiële overzichten die een organisatie moet opstellen wanneer zij onderworpen is aan het vereiste van één enkele audit. De single audit vereiste wordt geactiveerd wanneer de federale uitgaven gerapporteerd over de SEFA meer dan $ 750.000 of meer over het fiscale jaar van de organisatie. Voor sommige organisaties, het krijgen van de SEFA verkeerd kan resulteren in een organisatie die concludeert dat een enkele audit is niet vereist wanneer het eigenlijk nodig was om te worden uitgevoerd.

het SEFA moet worden ingevuld overeenkomstig de uniforme richtsnoeren (2.CFR.200.502). De federale uitgaven die zijn opgenomen op de SEFA moeten worden gebaseerd op het bepalen wanneer een federale award wordt beschouwd als “uitgegeven”. Helaas kan de naam federale uitgaven op het schema misleidend zijn. Het lijkt te impliceren dat het schema zou gewoon alleen de waarde van de kosten van de organisatie die werden betaald voor met federale financiering. In werkelijkheid is het echter veel meer dan dat.

Defining expenditure

het volgende is een lijst van verschillende soorten federale toelagen en hoe Uniform Guidance ze definieert als uitgegeven:

• subsidies, kosten-terugbetalingscontracten in het kader van de Federal Acquisition Regulations (FAR), met Indianenstammen, samenwerkingsovereenkomsten, en directe kredieten – federale fondsen worden bepaald om te worden besteed wanneer de gerelateerde activiteit plaatsvindt. Aangezien uniforme richtsnoeren de periodetoerekeningsmethode volgen, zou dit zijn wanneer de kosten/uitgaven plaatsvinden, tenzij de organisatie de SEFA op kasbasis heeft voorbereid, hetgeen de uniforme richtsnoeren feitelijk toestaan. Daarnaast zijn federale contracten opgenomen, met uitzondering van vaste contracten met een vaste prijs, afhankelijk van de FAR ‘ s, die in de uniforme richtsnoeren specifiek als uitgesloten worden aangemerkt.
• uitbetaling van fondsen aan subrecipienten-als een organisatie hun federale financiering gebruikt om verder door te geven aan een andere organisatie via een subrecipient relatie, wordt bepaald dat de federale fondsen worden besteed wanneer de organisatie verplicht wordt aan de subrecipient voor betaling. In het algemeen, dat is wanneer de uitkering wordt gedaan aan de subontvanger.
• leningen en leninggaranties – de basis voor het opnemen van leningen en leninggaranties wordt uitgebreid tot niet alleen alle federale leningen die in het lopende jaar zijn ontvangen of uitgegeven, maar omvat ook alle leningen die in eerdere perioden zijn ontvangen en aan voortdurende nalevingseisen voldoen. Deze voortdurende compliance-eisen kunnen variëren van leningen die momenteel worden terugbetaald tot leningen die aan het einde van een bepaalde periode vergeefbaar zullen zijn. Als er voortdurende compliance-eisen zijn, zoals specifiek gebruik van een faciliteit die is gekocht met behulp van een federale lening, blijft de lening op de SEFA van de organisatie totdat de continue compliance-eis eindigt. Voor deze vormen van federaal gefinancierde leningen of leninggaranties, wat wordt gerapporteerd als federale uitgaven is het beginsaldo plus eventuele voorschotten of lening opbrengsten ontvangen gedurende het jaar. In dit saldo zijn ook de ontvangen rentesubsidies, kasmiddelen of administratieve kosten opgenomen. In de nota ‘ s aan de SEFA, zou de organisatie het uitstaande saldo van om het even welke leningen vanaf de laatste dag van het fiscale jaar rapporteren.
• ontvangst van onroerend goed-dit zou betrekking hebben op gedoneerd onroerend goed en zou worden gerapporteerd volgens de boekingsmethode op transactiebasis en worden beschouwd als uitgegeven op het moment dat het onroerend goed werd ontvangen.
• ontvangst of gebruik van programma-inkomsten-dit wordt gerapporteerd wanneer de programma-inkomsten uit de federale bron worden ontvangen of door de organisatie worden gebruikt.
• distributie of gebruik van levensmiddelen – de basis om te bepalen wanneer deze federale financiering wordt besteed, is afgestemd op de activiteit, vergelijkbaar met subsidies, waarin de levensmiddelen als besteed worden beschouwd wanneer zij worden gebruikt of gedistribueerd.
• verzekering-voor een verzekering die door de overheid wordt gefinancierd, is de basis om te bepalen wanneer deze wordt gerapporteerd wanneer de verzekering van kracht is. Dit zou geen Medicare of Medicaid betalingen aan de organisatie voor het verstrekken van patiëntenzorg aan patiënten die Medicare of Medicaid in aanmerking komen. Er kan echter een uitzondering hierop zijn als de staat van de organisatie vereist dat de Medicaid-betalingen federaal gefinancierd worden geacht vanwege hun eigen regelgeving over de behandeling van die soorten betalingen op basis van kostenvergoeding.
• Beginkapitaalfondsen-net als leningen en leninggaranties worden beginkapitaalfondsen die door de overheid worden gefinancierd, op de SEFA gerapporteerd tegen het cumulatieve eindsaldo, zolang de beperking van toepassing is.

presentatie van de SEFA

naast het bepalen van het bedrag van de federale uitgaven bevat de uniforme leidraad ook specifieke vereisten voor de wijze waarop deze bedragen in de SEFA moeten worden gerapporteerd. Onder uniforme begeleiding, de organisatie is verplicht om een lijst van individuele federale programma ’s door federale agentschap, met inbegrip van het groeperen van een cluster van programma’ s samen. De organisatie is ook verplicht om de naam van de pass-through entiteit en eventuele identificatienummers noteren als de organisatie federale fondsen die worden doorgegeven via een andere entiteit ontvangen. Omgekeerd, als de organisatie gaat door een van de federale fondsen aan andere entiteiten, ze zijn ook verplicht om de totale bedragen doorgegeven aan subrecipients noteren voor elk federaal programma. De totalen op de SEFA zijn vereist voor elk federaal programma en catalogus van Binnenlandse hulp (CFDA) nummer. Als de CFDA niet beschikbaar is, kunnen organisaties een ander identificatienummer gebruiken. Totalen zijn ook vereist voor elke cluster die op de SEFA wordt gerapporteerd.

vereiste Sefa voetnoten

ten slotte vereist de SEFA ook specifieke voetnoten. Zoals eerder besproken, moet de organisatie het uitstaande saldo van om het even welke lening en leninggaranties die over de SEFA vanaf het einde van de controleperiode worden gerapporteerd openbaar maken. Daarnaast moeten organisaties hun grondslagen voor financiële verslaggeving vermelden voor de voorbereiding van de SEFA en of zij deze toepassen zoals toegestaan door uniforme richtsnoeren. Als een organisatie dit tarief niet heeft gekozen, moet de organisatie nog steeds opmerken dat het niet in de voetnoten staat. De voetnoten kunnen over dit punt niet zwijgen.

zoals organisaties kunnen zien, is het van cruciaal belang voor het management om de vereisten voor het voorbereiden van de SEFA te begrijpen en wat erin zit. Het is noodzakelijk voor organisaties die federale financiering ontvangen om dit recht te krijgen en bekendheid met wat de uniforme begeleiding vereist in de SEFA is een must.