dacă există un lucru pe care sunt construite echipele performante, este comunicarea eficientă. Nu contează cât de perturbatoare este tehnologia dvs. sau cât de mare este viziunea dvs. — dacă echipa dvs. nu comunică bine, veți duce o bătălie ascendentă.

de ce? Ei bine, comunicarea slabă pierde timpul, generează neîncredere și provoacă complexități inutile și stres — toate pentru un rezultat adesea mediocru.

când aveți sisteme, instrumente și strategii pentru a promova o comunicare eficientă, faceți colaborarea ușoară, aduceți pe toată lumea pe aceeași pagină și ajutați la reducerea riscului ca echipa dvs. să se ardă.

în acest articol, vă împărtășim 14 sfaturi practice pentru a vă ajuta să faceți acest lucru, indiferent dacă echipa dvs. este de obicei la distanță, la fața locului sau o combinație a celor două.

14 sfaturi utile pentru îmbunătățirea comunicării în echipă

mai jos sunt sfaturi pentru echipe care includ angajați care sunt întotdeauna la distanță, precum și echipe mixte (ceea ce înseamnă că unii membri ai echipei lucrează în principal într-un spațiu de birou).

indiferent de unde lucrează membrii echipei dvs. în prezent — sau de unde vor lucra în viitor — aceste sfaturi vă vor ajuta să îmbunătățiți comunicarea generală.

sfaturi de comunicare pentru echipele la distanță

echipele la distanță, prin însăși natura lor, au o comunicare redusă sau deloc în persoană între membrii echipei. Când combinați acest lucru cu o echipă care poate fi răspândită pe mai multe fusuri orare, aveți un mediu care face comunicarea eficientă o provocare.

1. Construiți setul de instrumente potrivit.

există o serie de software și instrumente pe piață astăzi pentru a îmbunătăți comunicarea și colaborarea la distanță a echipei. Încorporați câteva instrumente care îndeplinesc nevoile la nivel de echipă.

pentru a afla ce instrumente aveți nevoie, începeți prin a vă gândi la cele două forme de comunicare: sincron (adică în timp real) și asincron (adică într-un program neconcurent).

de exemplu, Echipa dvs. poate utiliza deja sau alege să utilizeze Slack. (Dacă nu sunteți, atunci îl recomand cu tărie, deoarece face colaborarea sincronă o briză.)

ca echipă la distanță, trebuie să vă gândiți și la instrumentele de conferințe audio și video. În timp ce capacitățile Slack în acest domeniu se îmbunătățesc, aș recomanda utilizarea Zoom sau a unei alte platforme dedicate pentru aceste comunicații.

apoi, aveți nevoie de un instrument de management de proiect care poate acționa ca un hub central pentru a păstra totul împreună. Spațiul de management al proiectului are o cantitate aproape nelimitată de opțiuni, dar unele dintre cele mai populare sunt Basecamp, munca în echipă și Trello.

pentru a rotunji lucrurile, vă recomand să utilizați un instrument precum software-ul gratuit de programare a întâlnirilor HubSpot pentru a reduce din nou înainte și înapoi inutile atunci când programați o întâlnire. De asemenea, vă sugerez să utilizați software-ul de captare a ecranului, cum ar fi Soapbox sau Loom, pentru a oferi context conversațiilor dvs. asincrone.în general ,atunci când găsiți instrumentele potrivite pentru echipa dvs., faceți cercetările, cereți recomandări, apoi jucați-vă cu câteva și vedeți ce funcționează pentru dvs.

2. Actualizați în mod constant documentația echipei.

în ciuda a ceea ce lumea startup-urilor ar putea dori să credeți, software-ul nu există de dragul său. Scopul tuturor acestor instrumente este de a facilita comunicarea eficientă, dar, așa cum pot atesta majoritatea lucrătorilor la distanță, acesta nu este adesea rezultatul.

pentru a atinge acest obiectiv, trebuie să fii clar când și cum vei folosi aceste instrumente, și apoi trebuie să urmezi aceste linii directoare.

când ar trebui să contactați pe cineva prin Slack, spre deosebire de e-mail? Ce ar trebui tratat cu un screencast în loc de un apel Zoom?

specificul va depinde de ceea ce face echipa dvs. și de modul în care preferă să lucreze, dar ideea generală este să implicit la opțiunile asincrone, cu excepția cazului în care aveți un motiv puternic să nu.

când vine vorba de managementul de proiect, principiul principal este simplu: mențineți toate proiectele la curent cu următoarea acțiune, cine este responsabil pentru aceasta și când trebuie finalizată.

Acest lucru nu este ceva revoluționar, dar în practică, foarte puține Echipe urmează de fapt această zi de zi.

dacă tu și un coleg aveți o conversație întâmplătoare în care a fost luată o decizie cu privire la proiectul dvs., poate părea că nu este necesar să luați alte acțiuni. Amândoi știți ce trebuie făcut, nu?

în timp ce poate știți ce să faceți, restul echipei dvs. nu va avea nicio idee despre ce se întâmplă.

sistemul dvs. de management de proiect trebuie să servească drept depozit central al ceea ce se întâmplă cu fiecare proiect. Dincolo de păstrarea restul echipei în bucla, fiind în concordanță cu aceste actualizări face viața mai ușoară, de asemenea.

cât de des lucrați la un singur proiect la un moment dat? Aproape niciodată, nu?

păstrând acest lucru actualizat, vă este ușor să reveniți rapid la viteză atunci când ați sărit între câteva lucruri diferite.

nu mai săpați prin lanțuri de e-mail vechi și conversații slabe încercând să vă dați seama la ce anume vă gândeați înainte.

3. Stabiliți eticheta fusului orar.

când aveți o echipă răspândită pe mai multe fusuri orare, trebuie să vă gândiți mai mult când să comunicați.

dacă utilizați Slack, atunci ar trebui să vă încurajați echipa să configureze orele „Nu deranjați”, astfel încât să nu primească alerte la toate orele zilei. Dacă nu utilizați Slack, stați departe de orice va trimite coechipierului dvs. o alertă, cu excepția cazului în care este o urgență reală care nu poate aștepta.

4. Luați în considerare modul în care vor fi interpretate mediul și tonul cuvintelor dvs.

comunicarea la distanță este, în cea mai mare parte, scrisă. Îi lipsesc în mod natural lucrurile pe care le luăm de la sine atunci când vorbim cu cineva în persoană — expresii faciale, limbajul corpului, tonul vocii etc.

după cum știm cu toții, gândurile se pot întâlni mult diferit în text și chiar la apeluri, decât ar fi în viața reală. Deci, faceți-o practică să întrerupeți înainte de a trimite mesajele și recitiți-o pentru ton.

pe de altă parte, Încurajați-vă echipa și colegii să vorbească atunci când simt că cineva vine pe un drum greșit. Aceste lucruri mici fac o diferență reală atunci când nu aveți o față pentru a pune cuvintele.

5. Adună echipa în mod regulat.

unul dintre cele mai de impact lucruri pe care o echipă de la distanță le poate face este să planifice timpul pentru ca toată lumea să se reunească. Timpul de lipire (virtual sau personal, dacă și când echipa de la distanță vizitează spațiul de birou) este o modalitate excelentă de a îmbunătăți comunicarea și încrederea, precum și:

• apropiați membrii echipei.
• încurajați-i pe toți să împărtășească și să înțeleagă mai bine personalitățile și stilurile de comunicare.
• ajutați-i să găsească interese comune pe care de obicei nu le-ar descoperi într-un apel de lucru.

dacă puteți petrece timp împreună în persoană, puteți organiza, de asemenea, retrageri ocazional pentru ca echipa de la distanță să se reunească. Sau, dacă aveți angajați în întreaga lume și unii dintre ei trăiesc destul de aproape unul de celălalt, încurajați „mini-retrageri.”

dar cel mai important, asigurați-vă că pentru a obține echipa împreună practic în mod regulat. Și nu face totul despre muncă!

de exemplu, avem un apel video zilnic care este part-work, part-social. De marți până joi, apelul este un scurt 10 minute de check-in pentru a vedea cum fac oamenii. În zilele de luni și vineri, este un pic mai mult, astfel încât să putem vorbi despre week-end noastre, ceea ce am fost de până la, și doar prinde din urmă.

Acest lucru nu înlocuiește complet comunicarea în persoană, dar este o modalitate ușoară de a construi conexiuni mai profunde cu restul echipei.

sfaturi de comunicare pentru echipe mixte

este posibil să aveți o echipă mixtă, ceea ce înseamnă că unii membri sunt în principal la distanță, iar unii lucrează în principal la birou. Acest tip de echipă are propriile provocări unice datorită structurii:

• În primul rând, trebuie să facă tot ce pot pentru a evita formarea de diviziuni între cele două grupuri de angajați.în al doilea rând, trebuie să se asigure că ambele echipe rămân sincronizate.

6. Includeți pe toată lumea în buclele de informații.

la fel cum echipele de la distanță trebuie să urmărească conversațiile care au ca rezultat o decizie sau o acțiune, indiferent cât de mici și mixte fac și echipele. Acest lucru este important pentru echipele mixte să ia în considerare, astfel încât angajații la distanță să nu fie lăsați în afara buclei și invers.

7. Evitați soluțiile unice la provocările recurente.

cu eticheta de fus orar, știi să nu ping cineva atunci când este 11:00 pm în partea lor de lume, dar ce faci atunci când ai nevoie cu adevărat să vorbești cu cineva atunci când nu este convenabil?

pentru aceste situații, trebuie făcute unele compromisuri. În mod ideal, există unele suprapuneri în orele de lucru, dar dacă nu, încercați să găsiți un timp care nu este prea incomod pentru niciunul dintre voi.

dacă sugerezi în mod constant momente care nu respectă programul celeilalte persoane, ceri doar să fii lăsat în afara buclei.

8. Încurajați onestitatea și transparența.

unul dintre beneficiile principale ale comunicării eficiente este că ajută la identificarea timpurie a problemelor, astfel încât acestea să poată fi rezolvate cu întreruperi minime. Acest lucru se întâmplă numai dacă angajații simt că pot împărtăși cu adevărat feedback-ul lor. În caz contrar, problemele vor pur și simplu să se înrăutățească.

cu echipe mixte, există multe modalități de comunicare pentru a eșua și costurile de care se întâmplă sunt mari — deci este crucial echipa ta vă permite să știți când există o problemă.

dacă lucrați de la distanță și pur și simplu nu puteți pune mâna pe cineva din birou folosind toate canalele potrivite, atunci trebuie să puteți vorbi, astfel încât echipa dvs. să-și dea seama ce se întâmplă și să o repare.

același lucru este valabil pentru a fi în birou și încercarea de a obține o dețin de un angajat la distanță. Deși nu toată lumea este un nomad digital, uneori poate părea așa când durează zile pentru a obține un răspuns. Deci, atunci când există probleme, echipa trebuie să vorbească și managerul trebuie să asculte.

9. Organizați întâlniri mai frecvent.

pentru a menține angajații la distanță și la birou pe aceeași pagină, faceți o prioritate să aveți întâlniri regulate pentru a prinde din urmă câștigurile, obiectivele și proiectele legate de muncă. Este posibil să aveți chiar și un apel Skype cu un angajat la distanță pentru prânz sau o bere după muncă.

sfaturi de comunicare pentru echipele de la fața locului

dacă și când aveți angajați care lucrează în aceeași clădire, comunicarea și colaborarea pot deveni puțin mai ușoare. Cu toate acestea, este important să vă asigurați că comunicați într-un mod eficient.

10. Asigurați-vă că vă îndepărtați de computer.

când lucrați la fața locului, aveți acces la un instrument pe care echipele de la distanță și mixte nu îl au; să vă ridicați și să mergeți la cineva pentru a vorbi cu ei.

mai degrabă decât exclusiv Chat peste moale atunci când în birou, dacă este posibil, s-ar putea să le pună întrebări în persoană, stai jos cu ei pentru cafea, utilizați sala de ședințe pentru un chat rapid, și așa mai departe.

12. Folosiți tehnologia pentru a lucra mai eficient.

în timp ce unii oameni se trezesc revenind la conversații virtuale asupra celor în persoană, alți oameni merg prea departe în cealaltă direcție. Doar pentru că te poți ridica și pune o întrebare colegului tău, nu înseamnă că ar trebui.la fel ca în cazul echipelor de la distanță, este esențial să se facă distincția între ceea ce trebuie să se întâmple sincron și ceea ce se poate întâmpla asincron.

dacă lucrați de la distanță, puteți închide Slack dacă aveți nevoie de o pauză, dar este mult mai greu să-l opriți pe Bob de la echipa de contabilitate să vă deranjeze cu ultimele știri despre Survivor când are două cabine mai jos.

dacă credeți că o conversație trebuie să aibă loc în persoană, înainte de a întrerupe pe cineva, căutați semne că nu vor să fie deranjați — căștile, capul în jos, focalizarea clară. Dacă trebuie să vorbim despre asta acum, atunci este în regulă, dar majoritatea conversațiilor pot aștepta. Trimiteți-le un mesaj pe Slack și întrebați când este un moment bun pentru a discuta.

13. Asigurați-vă că documentația este încă ușor accesibilă.

menținerea stărilor de proiect actualizate și accesibile este la fel de importantă pentru echipele din birou ca și pentru celelalte. Este, de asemenea, ceva ușor de împins deoparte.

chiar și ca o echipă cu angajați la fața locului, trebuie să vă asigurați că informațiile la nivel de echipă sunt ușor de găsit și exacte. În timp ce vă puteți ridica și întreba pe altcineva ce se întâmplă cu un proiect sau unde să găsiți cele mai recente tablouri de bord și rapoarte, nu ar trebui să faceți acest lucru.

a căuta în mod constant ceea ce aveți nevoie și a întrerupe jumătate din birou în acest proces este un ucigaș masiv de productivitate. Nu vă lăsați leneși cu managementul de proiect doar pentru că sunteți cu toții în același loc.

14. Construiți un mediu de lucru pozitiv.

nimeni nu vrea să lucreze într-un birou plin de zombi care par să nu aibă interese în afara muncii. Nu numai că aduce moralul în jos, dar este, de asemenea, rău pentru productivitate.

când oamenii simt că doar o macină, zi de zi, pur și simplu nu vor fi la fel de eficienți pe cât ar putea fi dacă ar fi pe deplin angajați. Dă-le minții o pauză, anunțându-i că este în regulă să vorbească despre alte lucruri decât munca în timp ce sunt la birou.

asta nu înseamnă că trebuie să mergi în Silicon Valley și să umpli biroul cu pungi de fasole și Bere Gratis. Nici nu înseamnă că oamenii nu trebuie să-și facă lucrurile, dar lăsați-vă echipa să profite de prânzuri și pauze de cafea și de răcitorul de apă pentru a vă conecta.

comunicarea eficientă în echipă duce la angajați mai fericiți și mai productivi

echipele diferite au provocări de comunicare diferite și au moduri diferite de a face acest lucru, dar există câteva principii simple care se aplică peste tot:

1. alegeți instrumentele cu înțelepciune.
2. fii clar când și cum trebuie utilizat fiecare instrument.
3. utilizați aceste instrumente corect și consecvent.
4. fiți conștienți de modul în care cuvintele dvs. (scrise sau rostite) ar putea fi interpretate.
5. fii respectuos cu timpul altora.

când ai fundația potrivită și o cultură care promovează transparența și onestitatea, ești pe cale să comunici eficient.

principiile sunt simple și bazate pe bunul simț, dar obținerea lor la lucru necesită un angajament real din partea întregii echipe, de sus în jos.

pentru a afla mai multe, citiți despre activitățile rapide de team-building pentru a încerca în continuare.

Nota editorului: Această postare a fost publicată inițial în octombrie 2018 și a fost actualizată pentru exhaustivitate.