fluxurile de lucru în Salesforce sunt o modalitate fantastică de a automatiza anumite procese de afaceri. Puteți crea o regulă și, pe baza anumitor criterii pe care le setați, Salesforce poate face o serie de lucruri, cum ar fi trimiterea unui e-mail, crearea unei activități sau actualizarea unui câmp. În această postare pe blog, voi parcurge configurarea unei reguli de flux de lucru, folosind ca exemplu una dintre regulile Newfangled.

după cum probabil știți din postările recente de pe Blog ale lui Chris Creech, am implementat o platformă de automatizare a marketingului care se integrează și completează implementarea Salesforce.

încă folosim Salesforce pentru a gestiona vânzările și ca depozit principal pentru Baza noastră de date de clienți potențiali și contacte. Automatizarea marketingului ne-a permis să implementăm câteva reguli destul de robuste de notare a plumbului, ceea ce înseamnă că acum avem o modalitate de a separa clienții potențiali calificați fără a fi nevoie să facem multă muncă manuală din partea noastră.

lucrurile mergeau grozav pe măsură ce am cules noile beneficii ale automatizării marketingului. Regulile de notare a plumbului împingeau clienții calificați în partea de sus a listei. Dar un lucru lipsea—notificarea automată. Pentru a verifica aceste piste fierbinți, a trebuit să ne conectăm fie la Salesforce, fie la Act-On. Ceea ce ne-am dorit a fost o notificare prin e-mail atunci când cineva a lovit pragul nostru ‘hot lead’. în timp ce eu sunt sigur că unele platforme de automatizare de marketing includ această funcționalitate, Act-On nu. Dar nu e mare lucru – tocmai m-am conectat la Salesforce și am construit un flux de lucru rapid pentru a trimite un e-mail.

o notă înainte de a ne arunca cu capul în: Amintiți-vă că, deși această postare pe blog a fost inspirată de o anumită nevoie a companiei noastre de a crea un flux de lucru foarte specific, puteți crea fluxuri de lucru în Salesforce pe baza unei actualizări a oricărui domeniu și aveți aceste reguli declanșează multe tipuri diferite de acțiuni. În plus față de regula pe care o voi descrie aici, avem o serie de alte reguli de flux de lucru care rulează în Salesforce org.

de asemenea, rețineți că funcționalitatea fluxului de lucru este doar o ofertă standard pentru edițiile Enterprise și Unlimited ale Salesforce.

crearea unei reguli de flux de lucru

un flux de lucru în Salesforce este o modalitate excelentă de a automatiza procesele de afaceri. Pentru a crea o regulă de flux de lucru, aveți nevoie de 2 lucruri:

1. criterii care determină rularea acestei reguli (în acest caz, când scorul de plumb al unei persoane atinge un anumit număr)
2. acțiuni care se execută atunci când o înregistrare corespunde criteriilor (în acest caz, o alertă prin e-mail)

navigați la numele dvs. > Setup >> creare> flux de lucru& aprobare> reguli de flux de lucru.

selectați „regulă flux de lucru nou” și apoi selectați obiectul la care doriți să se aplice regula. Suntem interesați de clienți potențiali.

denumiți regula și dați-i o descriere. Am numit regula mea ” Act – on lead Score email Alert „și am descris-o astfel:” trimiteți o alertă prin e-mail atunci când scorul act-On al unui lead depășește 50.”

apoi, decideți criteriile de evaluare. Există 3 opțiuni aici. Salesforce va evalua regula atunci când o înregistrare este:
1. creat
2. creat, și de fiecare dată când este editat
3. creat și de fiecare dată când este editat pentru a îndeplini ulterior criteriile.

prima opțiune va verifica numai dacă regula se aplică atunci când este creat de plumb, ceea ce înseamnă că va ignora actualizări la conduce existente. Acest lucru cu siguranță nu se aplică, deoarece dorim ca regula noastră să se aplice înregistrărilor existente.

a doua opțiune înseamnă că, dacă criteriile regulii sunt îndeplinite, regula va funcționa, indiferent de situație. Să spunem că avem un avantaj al cărui scor de plumb este mai mare de 50. Regula va rula atunci când înregistrarea este editat pentru a arăta că scorul de plumb este peste 50, dar regula va rula, de asemenea, de fiecare dată că înregistrarea este editat pentru orice motiv, iar scorul de plumb este încă peste 50. Acest lucru va duce la un e-mail despre acest plumb, chiar și după ce a fost deja stabilit că acestea sunt un plumb fierbinte.

a treia opțiune înseamnă că regula se va executa dacă este creată o nouă înregistrare care îndeplinește criteriile sau dacă o înregistrare existentă este schimbată de la neîndeplinirea criteriilor la îndeplinirea criteriilor. Aceasta este cea mai bună opțiune pentru regula noastră. Dacă o pistă fierbinte este adăugată ca o nouă înregistrare, vom primi o alertă. Dacă o înregistrare este actualizată ulterior pentru a avea un scor de plumb peste 50, vom primi o alertă doar o singură dată.

apoi, setați criteriile de regulă.

am ales:

• câmp: Act-On scor plumb
• Operator: mai mare sau egal
• valoare: 50

puteți alege să adăugați logica filtru aici, dacă este necesar. Poate că în viitor vom dori doar un e-mail dat afară pentru clienți potențiali care au o adresă de e-mail la o companie. Am adăuga un alt criteriu care ignoră e-mailurile de la Gmail, Yahoo etc. și apoi am adăuga ‘ și ‘ logica de filtrare, astfel încât ambele criterii trebuie îndeplinite pentru ca regula să ruleze.

Iată regula noastră terminată:

Configurarea acțiunilor fluxului de lucru

acum că ați configurat regula, trebuie să specificați acțiunile fluxului de lucru pe care le va declanșa regula. Pe pagina de detalii pentru regula dvs., va exista o secțiune numită ‘acțiuni flux de lucru’—făcând clic pe Editare, apoi pe Adăugare acțiune flux de lucru, vă va prezenta un meniu derulant al acțiunilor disponibile. Nu voi trece prin detaliile configurării fiecăreia dintre aceste acțiuni specifice, dar am inclus linkul către ajutorul Salesforce & document de instruire pentru fiecare, în cazul în care aveți nevoie de instrucțiuni suplimentare.

1. New Task
2. new email Alert
3. New Field Update
4. New Outbound Message (această acțiune vă permite să trimiteți un mesaj SOAP cu valori de câmp la un punct final, cum ar fi un server extern)
5. selectați acțiune existentă (această acțiune vă permite să utilizați acțiuni de flux de lucru pe care le-ați creat pentru ca alte reguli de flux de lucru sau procese de aprobare să fie asociate cu noua regulă)

configurarea unei alerte de e-mail

voi descrie pe scurt cum să configurați o alertă prin e-mail, deoarece aceasta este acțiunea pe care o necesită scenariul nostru.

înainte de a selecta ‘alertă de e-mail nouă’ din meniul derulant acțiune flux de lucru, va trebui să configurați un șablon de e-mail în Salesforce.

pentru aceasta, navigați la Setup> Administration Setup> Communication Templates> Email Templates. Faceți Clic Pe ‘ Șablon Nou.’

alegeți tipul de șablon pe care doriți să îl creați. Există patru tipuri de șabloane disponibile:

1. Text
2. HTML (folosind antet)
3. HTML personalizat (fără a utiliza antet)
4. Visualforce (Visualforce este un cadru de dezvoltare nativ Salesforce, care include propriul limbaj de marcare, care este similar cu HTML)

deasupra casetei de text care spune ‘Pasul 2. Șablon de e-mail Text…’, rețineți secțiunea care spune ‘câmpuri de îmbinare disponibile.’Din această secțiune, puteți selecta câmpuri din orice obiect care va fi inclus în șablonul dvs. de e-mail. Când e-mailul este trimis, aceste câmpuri vor fi înlocuite cu informații din înregistrările desemnate.

iată cum arată șablonul nostru de e-mail:

după cum puteți vedea, folosim câmpuri de îmbinare pentru a popula e-mailul cu numele plumbului, scorul act-On Lead și un link către înregistrarea lead, astfel încât cititorul să poată naviga la acel plumb din e-mail.

odată ce șablonul de e-mail este configurat, puteți termina configurarea acțiunii fluxului de lucru.

încă o dată, navigați la pagina de detalii pentru regula dvs., iar în secțiunea numită ‘acțiuni flux de lucru’—faceți clic pe Editare, apoi adăugați acțiune flux de lucru și selectați ‘șablon de e-mail nou’ din meniul derulant.

introduceți o descriere pentru alerta de e-mail; al nostru este ‘nou plumb calificat.’Alegeți șablonul de e-mail pe care l-ați configurat anterior. Selectați unul sau mai mulți dintre utilizatorii Salesforce pentru a primi e-mailul și adăugați orice adrese de e-mail externe suplimentare care ar trebui să primească alerta în câmpul ‘e-mailuri suplimentare’. Alegeți ‘de la adresa de e-mail’ și apoi apăsați Salvare.

activarea regulii fluxului de lucru

ultimul pas al procesului este activarea regulii. În pagina de destinație reguli flux de lucru, găsiți numele noii reguli. În stânga, ar trebui să existe trei linkuri: ‘Edit | Del | Activate. Faceți clic pe Activare și ați terminat!