a existat o perioadă în care angajatorii se puteau aștepta ca personalul lor să „rămână pe loc” până la pensionare. Acele zile, împreună cu pensia garantată și loialitatea față de angajații care au venit cu ei, au dispărut. Angajatorii de astăzi se confruntă cu rate mai mari ale cifrei de afaceri decât în orice alt moment din istorie. Ce se întâmplă cu o organizație atunci când cei mai buni, mai străluciți, mai experimentați și mai cunoscuți angajați ies pe ușă? Ce iau cu ei și ce pierde angajatorul? atunci când angajații părăsesc un loc de muncă, din proprie voință sau nu, angajatorii pierd cunoștințele instituționale sau istoria pe care o iau cu ei, iar multe organizații nu au suficiente programe de transfer pentru a opri pierderea.
în timpul mandatului meu ca Director de Resurse Umane pentru o universitate de Stat din sud-vestul Texasului, am studiat problemele generaționale în timp ce urmam diploma de doctorat. Am fost interesat să răspund la unele dintre aceste întrebări cu un accent specific asupra angajaților dintr-o instituție de învățământ superior. Studiul meu s-a concentrat pe trei grupuri generaționale: Baby Boomers (1946-1964); Generația X (1965-1980); și Millennials (1981-2000). Studiul a încercat, de asemenea, să sublinieze importanța cunoștințelor pierdute atunci când generația X (Gen.X) și cohortele generaționale milenare și-au părăsit locul de muncă mai devreme decât se așteptau. Cifra de afaceri are costuri care ar putea avea un impact semnificativ asupra unei organizații. Cu toate acestea, există foarte puține valori sau măsuri pentru a cuantifica pierderea cunoștințelor instituționale, a continuității și a istoriei. Ceea ce știm este că aceste costuri se manifestă în costurile de rotație, recrutare, înlocuire și instruire cu care se confruntă multe organizații. până în anul 2018, mulți angajatori pot vedea cât mai multe de cinci generații de lucru cot la cot. Acest lucru se datorează mai multor factori, inclusiv economia șubredă și seniori mai sănătoși și mai activi. Mai multe generații care lucrează cot la cot la locul de muncă afectează nu numai alcătuirea unei organizații, ci și modul în care aceleași organizații abordează angajamentul, valorile, susținerea, mandatul și construiesc spre păstrarea și transferul cunoștințelor instituționale. Astăzi, pe măsură ce Baby Boomers se pregătesc pentru pensionare, unii Gen.X ‘ ers și mulți milenii nu rămân angajați într-o singură organizație suficient de mult timp pentru a învăța de la colegii lor mai în vârstă. Drept urmare, cunoștințele instituționale, istoria și continuitatea afacerii deținute de veterani și Boomers ar putea dispărea, cu puține sau deloc cunoștințe păstrate de Gen.X ‘ ers și Millennials. Eșecul de a păstra și transfera cunoștințele instituționale ar putea duce la o creștere constantă a cifrei de afaceri a angajaților și la pierderea în continuare a cunoștințelor instituționale, ceea ce se traduce prin costuri mai mari și eficiență instituțională mai scăzută. fără un plan sau un program pentru a transfera procesele de afaceri, politicile și practicile instituționale și cunoștințele istorice către altcineva, organizațiile se pot confrunta cu probleme severe de continuitate a afacerii și de cunoștințe, pe măsură ce angajații mai tineri părăsesc organizația. Acest lucru devine din ce în ce mai evident acum, ca prima fază a Boomers se retrage.
organizațiile trebuie să aibă planuri pentru a asigura continuitatea. Pentru a aborda pierderea cunoștințelor instituționale, Oficiul SUA pentru managementul personalului (OPM) 1 recomandă agențiilor guvernamentale să se concentreze pe identificarea competențelor de conducere în rândul angajaților lor existenți, într-un efort de a crea o conductă de noi lideri care se ramifică către funcții vacante. Organizațiile mici trebuie, de asemenea, să implementeze un plan de transfer de cunoștințe pentru a supraviețui pierderii angajaților generațiilor mai în vârstă. o modalitate de a aborda riscul de a pierde cunoștințe ca urmare a pensionărilor Boomer sau a altor angajați care părăsesc este de a exercita o evaluare a forței de muncă, documentarea și identificarea cunoștințelor critice deținute de angajații existenți. Ceea ce au făcut unele organizații de succes este să solicite asistența pensionarilor existenți și plecați pentru a servi ca mentori. Aceste metode de retenție s-au dovedit a avea succes în reducerea pierderii cunoștințelor instituționale și transferul acestora către grupurile generaționale mai tinere.
într-un studiu 2006 2 de retenție de cunoștințe și cifra de afaceri angajat în SUA. industria energiei electrice, un cercetător a constatat că cunoștințele valoroase și calificate ale lucrătorilor veterani și Boomer ar fi dificil de înlocuit. Acest studiu a fost orientat spre găsirea unor modalități de a minimiza efectele pierderii cunoștințelor instituționale de la cei care pleacă și de a găsi modalități de a lucra la păstrarea cunoștințelor înainte de a pleca. Studiul a constatat că îmbătrânirea forței de muncă a fost o problemă critică și actuală de resurse umane pentru industria energiei electrice din cauza pierderii potențiale de cunoștințe care ar putea rezulta din pensionările angajaților. Cercetătorul a oferit mai multe modalități prin care cunoștințele ar putea fi transferate. Acestea au inclus observarea unităților de lucru, comunicarea angajaților, revizuirea sau procesele de lucru, găsirea altor modalități de a face munca și adoptarea tehnologiei. Aceste metode sunt doar câteva pe care o organizație le-ar putea utiliza în păstrarea cunoștințelor.
pentru orice organizație, păstrarea cunoștințelor instituționale sau memoria instituțională este un atribut important în recrutarea și păstrarea angajaților. Acest lucru este valabil mai ales pentru unele poziții cu înaltă calificare, cum ar fi în domeniile tehnologiei. În aceste cazuri, amenințarea mai mare este dificultatea cuantificării și înlocuirii acestor angajați. În timp ce mulți manageri se îngrijorează de nivelul cifrei de afaceri, statistica mai importantă ar trebui să fie nivelul și capacitatea de cunoaștere pe care oamenii o părăsesc. Organizațiile susțin în mod obișnuit pierderea angajaților, dar atunci când acești angajați sunt foarte calificați, deținând cunoștințe care nu pot fi ușor înlocuite, organizațiile suferă.
există măsuri pe care organizațiile le pot lua pentru a reduce nivelul de cunoștințe instituționale pe care le pierd odată cu pierderea angajaților calificați. Instruirea specializată, documentarea proceselor și partajarea locurilor de muncă sunt câteva dintre modalitățile de combatere a acestei pierderi. Una dintre metodele mai eficiente de diminuare a pierderii cunoștințelor instituționale este ca lucrătorii mai în vârstă și mai experimentați să servească drept mentori și formatori, permițându-le să-și transmită cunoștințele altora din cadrul organizației. pentru a se pregăti pentru pierderea cunoștințelor instituționale și planul de transfer de cunoștințe, organizațiile trebuie să dezvolte strategii pentru a asigura continuitatea afacerii. Acest lucru este ceva ce multe organizații nu fac suficient.
sondajul meu de gen. X și angajații Mileniali au pus o serie de întrebări legate de cunoștințele instituționale. I-am întrebat despre valoarea cunoștințelor lor instituționale și percepția pierderii pe care instituția ar suferi-o dacă ar pleca. Am întrebat respondenții despre procesul de afaceri și continuitate, și alte competențe pe care le-au dobândit în timp ce lucrează la instituție și ce rezultate (inclusiv câștiguri sau pierderi) ar realiza instituția, dacă ar pleca. Ultima declarație în legătură cu acest subiect de cunoștințe instituționale, a abordat pierderea cunoștințelor și abilităților unui angajat.
rezultatele sondajului de la aceste întrebări nu au fost surprinzătoare. În ceea ce privește valoarea cunoștințelor instituționale, continuitatea afacerii și procesele de afaceri, majoritatea ambelor grupuri au considerat că ceea ce au învățat la instituție este foarte important și are valoare. Mai mult, ei au susținut că această valoare sau cunoștințe instituționale ar fi o problemă critică dacă nu ar fi abordată de conducere. Ambele grupuri generaționale credeau că supraveghetorii și managerii lor ar fi greu să găsească angajați înlocuitori cu abilități sau cunoștințe similare. Instituția nu avea nici un plan formal tacit, nici explicit de transfer de cunoștințe.
studiul modelelor de retenție și separare pentru angajații Gen.X și Millennials a făcut un început bun, dar cred că ar putea fi necesare cercetări suplimentare pentru a înțelege cu adevărat importanța cunoștințelor instituționale și a metodologiilor prin care să le păstrăm. În afară de câteva articole pe această temă, nu există valori cunoscute pentru a aborda ceea ce o organizație pierde sau câștigă atunci când angajații își părăsesc locul de muncă. Multe organizații nu au planuri formale de transfer de cunoștințe instituționale sau planuri de succesiune care ar putea reduce la minimum cantitatea de cunoștințe de afaceri care ar dispărea odată cu pierderea angajaților Boomer, Gen.X și Millennials.
dacă nu se fac eforturi pentru a aborda păstrarea cunoștințelor instituționale ale Gen. X și ale angajaților milenari, am putea vedea un decalaj mare în continuitate și istorie pe care grupurile generaționale anterioare le-au furnizat. Aceste cunoștințe vor fi dificil de înlocuit. Ca urmare, aceste organizații vor experimenta lacune în cunoștințele instituționale. Sperăm că cercetarea științifică continuă pe această temă va aduce această problemă în prim plan și va duce la implementarea eficientă a unui plan de păstrare a cunoștințelor instituționale. Acum e rândul tău. Ce ai de gând să faci? Dr. Andrew M. Pe Oktava, SPHR, MBA asistent Vice-presedinte pentru Resurse Umane – New Mexico State University 10 August 2013