ce este managementul părților interesate?

managementul părților interesate implică modul în care statutul proiectului, costurile și blocajele rutiere sunt comunicate acelor părți interesate pentru a crește vizibilitatea, a naviga schimbarea în direcția proiectului și a gestiona așteptările. Părțile interesate ale proiectului sunt persoane care sunt implicate în proiectul dvs. sau ale căror interese pot fi afectate ca urmare a executării proiectului sau a finalizării cu succes a proiectului.

procesul de gestionare a părților interesate îi ajută pe managerii de proiect să păstreze schimbarea în minte, făcând-o mai puțin amenințătoare. Planul de management al părților interesate este un memento important pentru fiecare interacțiune pe care managerii de proiect o au cu părțile interesate directe sau indirecte, deoarece îi ajută să mențină legătura practică între proiect și operațiunile zilnice.

Identificarea părților interesate

identificarea părților interesate nu poate fi subestimată. Este o sarcină mare. Identificarea părților interesate este adesea dificilă, dar trebuie făcută temeinic pentru ca managerul de proiect să știe cine este cine și să pună în aplicare strategii pentru a gestiona nevoile și așteptările conflictuale și pentru a ajuta părțile interesate să treacă la un mod diferit de lucru.

aspectele cheie ale identificării părților interesate sunt:

peisajul părților interesate

aici creați o imagine a cine este cine în ceea ce privește funcțiile lor, adică., funcții corporative, interne și externe.

pozițiile părților interesate

acum este timpul să identificăm indivizii din fiecare grup și să îi clasificăm ca fiind înalți, medii sau scăzuți în ceea ce privește:

• capacitatea de a perturba schimbarea

• înțelegerea actuală

• înțelegerea necesară

• angajamentul actual

• angajamentul necesar

• suport necesar

abordarea managementului părților interesate

aceasta este efectiv o matrice de putere vs.interes, care ajută la determinarea strategiei de adoptat pentru angajarea cu ei.

harta părților interesate

acum planul dvs. de gestionare a părților interesate devine mai solid. Cu persoanele enumerate în fiecare grup funcțional, puteți adăuga preocupările lor cheie, abordarea de management pe care o luați și artefacte cheie pentru introducerea sau validarea lor în timpul proiectului.

examinați părțile interesate

examinați și ajustați sau utilizați ceea ce are sens pentru dvs. și proiectul dvs. Efortul aplicat acestei lucrări oferă o bază solidă pentru dezvoltarea planului de comunicare, acționează ca o contribuție la planul de management al riscului și stabilește scena pentru toți din echipa de proiect. De asemenea, vă oferă o bază de referință pentru tranziția oamenilor și a proceselor pe măsură ce proiectul se deplasează prin ciclul său de viață.

Ebook: 6 moduri de a renunța la pierderea de timp și bani în procesul de revizuire și aprobare

Ebook: 9 niveluri de revizuire și aprobare iad

10 Chei pentru gestionarea eficientă a părților interesate

iată zece sfaturi pentru crearea de prezentări care supraîncarcă managementul părților interesate:

stârni interesul lor

o agendă este întotdeauna o idee bună, dar un scurt rezumat a ceea ce va fi discutat este chiar mai bine. În plus, oferă părților interesate o preluare și le permite să vină pregătite cu întrebări. Menținerea părților interesate concentrate asupra obiectivului poate fi o provocare, dar este esențială pentru succesul proiectului.

nu presupuneți că își cunosc meseria de stakeholder

stakeholderii dvs. ar putea înțelege viziunea la nivel înalt a proiectului, dar s-ar putea să fie nevoie să completați detaliile a ceea ce aveți nevoie de la ei.

păstrați-l simplu

oferiți părților interesate situația în termeni simpli. Nu-i copleși cu informații. Treci la subiect. Cu toate acestea, fiți pregătiți pentru o scufundare mai profundă dacă încep să pună întrebări. Atunci când raportați părților interesate, este important să rețineți că directorii nu sunt la fel de interesați de metodologia dvs. specială de management de proiect, deoarece sunt în rezultate. Păstrați comunicarea părților interesate axată pe progres și valoare. Fii concis și scurt. Trimiterea o mulțime de timp îngropat în detalii cu părțile interesate nu va fi doar frustrant pentru ei—nu te face nici un bine, fie.

utilizați numere și imagini

PowerPoint este un instrument excelent pentru prezentarea grafică și numere părților interesate. Este modul în care își prezintă reciproc informații. Și, da, trebuie să fie o parte proeminentă a planului dvs. de gestionare a părților interesate.

utilizați logica

acceptați faptul că este posibil să nu existe întotdeauna date care să susțină o anumită situație. A nu avea numere pentru a vă susține poziția ar putea face un argument de succes problematic, așa că este posibil să trebuiască să apelați la logica „dacă … atunci …” pentru a arunca lumină asupra unei situații. Cu toate acestea, nu vă așteptați la aceleași rezultate sau răspunsuri din partea părților interesate—numerele guvernează cu ele.

așteptarea nu este niciodată o opțiune bună

o parte a managementului bun al părților interesate anticipează și se ocupă de probleme înainte ca acestea să devină o afacere mare. Nu așteptați până când o problemă este evidentă-este adesea mai dificil să rezolvați problema în acel moment.

oferiți întotdeauna o soluție

Dacă aveți de gând să aduceți o problemă fără a oferi o soluție potențială, ați putea la fel de bine să le spuneți părților interesate: „concediați-mă acum.”Găsirea soluțiilor face parte din munca dvs. de manager de proiect.

specificați acțiunile necesare

dacă părțile interesate trebuie să ia măsuri, nu presupuneți că va fi evident pentru ei. Reformulați-în formă de listă—ce acțiuni trebuie întreprinse și când.

spuneți întotdeauna da*

*dar asigurați-vă că înțeleg cât costă „da”. Sponsorilor și părților interesate nu le place să li se spună „nu”, așa că nu o faceți. Doar asigurați-vă că înțeleg costul cererii lor, astfel încât să poată judeca singuri dacă „da” merită sau nu.

nu încetați să raportați

percepția este realitate. Dacă părțile interesate percep că nu faci nimic-nu. Nu-ți lăsa capul să fie următorul pe blocul de tocare. În majoritatea organizațiilor, o atenție a părților interesate este destul de scurtă. Proiectele lungi care necesită multă răbdare a părților interesate tind să se clatine și, în cele din urmă, să eșueze. Furnizarea de valoare în mod regulat, la intervale scurte (3-4 săptămâni), menține părțile interesate implicate și interesate.

Ebook: 10 experți în conformitate cu marketingul: stăpânirea procesului de revizuire și aprobare

Aflați mai multe: Workfront pentru managementul de proiect

instrumente de management al părților interesate

indiferent de metodologia de management de proiect a companiei dvs., există o mulțime de instrumente de management de proiect disponibile pentru a ajuta la gestionarea sarcinilor și a liniilor de timp-unele vă vor ajuta să comunicați mai eficient cu părțile interesate din organizația dvs. Indiferent dacă instrumentul de management de proiect ales facilitează sau nu acest tip de comunicare, ignorarea acelei părți importante a rolului dvs. de manager de proiect este periculoasă.