majoritatea organizațiilor non-profit înțeleg că, atunci când primesc asistență federală, li se cere să completeze un program de cheltuieli al Premiilor Federale (SEFA) pentru a determina dacă este necesar un singur audit și, dacă da, să includă SEFA în raportarea unică a auditului. Dar care este SEFA și care este baza pentru determinarea cheltuielilor federale care urmează să fie incluse?

ce este SEFA?

SEFA este un program suplimentar la situațiile financiare pe care o organizație trebuie să le producă atunci când este supusă cerinței unice de audit. Cerința unică de audit este declanșată atunci când cheltuielile federale raportate pe SEFA depășesc 750.000 USD sau mai mult pe parcursul anului fiscal al organizației. Pentru unele organizații, obținerea greșită a SEFA ar putea duce la concluzia unei organizații că nu este necesar un singur audit atunci când a fost necesar să fie efectuat.

SEFA trebuie completată în conformitate cu orientările uniforme (2.CFR.200.502). Cheltuielile federale care sunt incluse în SEFA trebuie să se bazeze pe determinarea momentului în care un premiu federal este considerat „cheltuit”. Din păcate, numele cheltuielilor federale din program poate fi înșelător. Se pare că implică faptul că programul ar include pur și simplu doar valoarea costurilor suportate de organizație care au fost plătite cu finanțare federală. Cu toate acestea, în realitate, este mult mai implicat decât atât.

definirea cheltuielilor

următoarea este o listă a diferitelor tipuri de premii federale și modul în care îndrumarea uniformă le definește ca fiind cheltuite:

• subvenții, contracte de rambursare a costurilor în conformitate cu reglementările federale de achiziție (FAR), cu triburile indiene, acorduri de cooperare și credite directe-fondurile federale sunt determinate să fie cheltuite atunci când are loc activitatea aferentă. Deoarece îndrumarea uniformă urmează metoda contabilității de angajamente, aceasta ar fi atunci când are loc cheltuiala/cheltuielile, cu excepția cazului în care organizația a pregătit SEFA pe bază de numerar, pe care îndrumarea uniformă o permite de fapt. În plus, contractele federale sunt incluse, cu excepția contractelor ferme cu preț fix, sub rezerva FAR, care sunt identificate în mod specific de orientările uniforme ca fiind excluse.
• plata fondurilor către subrecipienți – dacă o organizație își folosește finanțarea federală pentru a trece în continuare la o altă organizație printr-o relație de subrecipienți, fondurile federale sunt determinate să fie cheltuite atunci când organizația devine obligată la subrecipient pentru plată. În general, atunci se efectuează plata către subrecipient.
• împrumuturi și garanții de împrumut – baza pentru includerea împrumuturilor și garanțiilor de împrumut este extinsă pentru a include nu numai împrumuturile federale primite sau cheltuite în anul curent, ci include și orice împrumuturi primite în perioadele anterioare care au cerințe de conformitate continuă. Aceste cerințe de conformitate continuă ar putea varia de la împrumuturile care sunt în prezent rambursate la cele care vor fi iertabile la sfârșitul unei perioade stabilite. Dacă există cerințe de conformitate continuă, cum ar fi utilizarea specifică a unei facilități care a fost achiziționată utilizând un împrumut federal, împrumutul va rămâne pe SEFA organizației până la încheierea cerinței de conformitate continuă. Pentru aceste tipuri de împrumuturi finanțate federal sau garanții de împrumut, ceea ce se raportează ca cheltuieli federale este soldul de început plus orice avansuri sau încasări din împrumut primite în cursul anului. În acest sold este inclusă și orice subvenție de dobândă, numerar sau indemnizație de cost administrativ primită. În notele la SEFA, organizația ar raporta soldul restant al oricăror împrumuturi începând cu ultima zi a anului fiscal.
• primirea proprietății – aceasta s-ar referi la proprietatea donată și ar fi raportată în conformitate cu metoda contabilității de angajamente și ar fi considerată cheltuită la primirea proprietății.
• primirea sau utilizarea venitului programului – Acest lucru ar fi raportat atunci când venitul programului este primit de la sursa federală sau utilizat de organizație.
• distribuția sau utilizarea mărfurilor alimentare – baza pentru determinarea momentului în care această finanțare federală este cheltuită este aliniată cu activitatea, similară subvențiilor, în care marfa alimentară ar fi considerată cheltuită atunci când este utilizată sau distribuită.
• asigurare – pentru orice asigurare finanțată federal, baza pentru determinarea momentului în care este raportată este momentul în care asigurarea este în vigoare. Aceasta nu ar include nicio plată Medicare sau Medicaid către organizație pentru furnizarea de îngrijiri pacientului pacienților care sunt eligibili Medicare sau Medicaid. Cu toate acestea, poate exista o excepție de la aceasta dacă statul organizației impune ca plățile Medicaid să fie considerate finanțate federal datorită propriilor reglementări privind tratamentul acestor tipuri de plăți pe bază de rambursare a costurilor.
• fonduri de dotare-similar cu împrumuturile și garanțiile de împrumut, orice fonduri de dotare care sunt finanțate federal sunt raportate la SEFA la soldul cumulat de la sfârșitul anului, atâta timp cât se aplică restricția.

prezentarea SEFA

În plus față de determinarea valorii cheltuielilor federale, Ghidul Uniform are, de asemenea, cerințe specifice cu privire la modul în care aceste sume trebuie raportate în SEFA. Sub îndrumare uniformă, organizația trebuie să enumere programele federale individuale de către Agenția Federală, inclusiv gruparea unui grup de programe împreună. Organizația este, de asemenea, obligată să noteze numele entității de trecere și orice număr de identificare dacă organizația a primit fonduri federale care sunt trecute printr-o altă entitate. În schimb, dacă organizația trece prin oricare dintre fondurile federale către alte entități, li se cere, de asemenea, să noteze sumele totale transmise subrecipienților pentru fiecare program federal. Totalurile de pe SEFA sunt necesare pentru fiecare program federal și numărul catalogului de asistență internă (CFDA). Dacă CFDA nu este disponibil, organizațiile pot utiliza un alt număr de identificare. Totalurile sunt, de asemenea, necesare pentru fiecare cluster raportat pe SEFA.

necesar SEFA note de subsol

În cele din urmă, SEFA necesită, de asemenea, note de subsol specifice. După cum sa discutat anterior, organizația trebuie să dezvăluie soldul restant al oricărui împrumut și garanții de împrumut raportate la SEFA la sfârșitul perioadei de audit. În plus, organizațiile trebuie să dezvăluie politicile lor contabile pentru pregătirea SEFA și dacă au aplicat așa cum este permis de îndrumare uniformă. Dacă o organizație nu a ales această rată, organizația trebuie să rețină că nu a făcut-o în notele de subsol. Notele de subsol nu pot fi silențioase pe acest element.

după cum pot vedea organizațiile, este esențial ca managementul să înțeleagă cerințele pentru pregătirea SEFA și ce este inclus. Este necesar ca organizațiile care primesc finanțare federală să obțină acest drept și familiarizarea cu ceea ce necesită îndrumarea uniformă în SEFA este o necesitate.