definiția managementului furnizorilor

managementul furnizorilor este procesul care împuternicește o organizație să ia măsurile adecvate pentru controlul costurilor, reducerea riscurilor potențiale legate de furnizori, asigurarea unei livrări excelente a serviciilor și obținerea de valoare de la furnizori pe termen lung.Aceasta include cercetarea despre cei mai buni furnizori potriviți, aprovizionarea și obținerea de informații despre prețuri, măsurarea calității muncii, gestionarea relațiilor în cazul mai multor furnizori, Evaluarea performanței prin stabilirea standardelor organizaționale și asigurarea faptului că plățile sunt întotdeauna efectuate la timp.

deci, asta e în cazul în care sistemul de management furnizor sau VMS vine în loc.un sistem de management al furnizorului este un instrument online bazat pe web care acționează ca un singur nod pentru a gestiona toate activitățile legate de furnizor în orice organizație sau afacere, asigurând în același timp o eficiență îmbunătățită și o creștere pe termen lung într-un mod rentabil.

beneficiile managementului furnizorului

având un management adecvat al Furnizorului, o organizație poate experimenta următoarele beneficii:

(1) selecție mai bună

prin implementarea unui management adecvat al furnizorilor, organizația dvs. poate beneficia de o selecție mai mare de furnizori, rezultând mai multe opțiuni și, în cele din urmă, costuri mai bune.

organizația dvs. poate beneficia de un război de licitare între furnizori, asigurându-vă în același timp că veți obține valoarea banilor.

(2) O mai bună gestionare a contractelor

într-un scenariu multi-furnizor, lipsa sistemului de gestionare a furnizorilor ridică problema gestionării contractelor, a documentației și a altor informații vitale din organizația dvs.

prin implementarea unui VMS adecvat, organizația dvs. poate beneficia de o vizualizare centralizată a stării actuale a tuturor contractelor și a altor informații utile care vor permite organizației dvs. să obțină capacități mai bune de luare a deciziilor și să economisească timp prețios.

(3) O mai bună gestionare a performanței

o vizualizare integrată a performanței tuturor furnizorilor poate fi realizată prin implementarea unui sistem de gestionare a furnizorilor.

Acest lucru poate oferi organizației dvs. o înțelegere clară a ceea ce funcționează și a ceea ce nu este! Acest lucru duce în cele din urmă la o eficiență îmbunătățită, care, la rândul său, îmbunătățește performanța generală a organizației.(4) O mai bună relație furnizor

nu este niciodată ușor de a gestiona mai multe Furnizori în același timp. În timp ce unii furnizori se pot dovedi cu adevărat fructuoși, alții nu. Dar gestionarea relației dintre furnizori este cheia finalizării cu succes a proiectului.

prin obținerea tuturor informațiilor legate de furnizor într-un singur loc, beneficiați de obținerea tuturor informațiilor necesare simultan și vă poate influența procesul de luare a deciziilor, simplificându-l astfel!

(5) o valoare mai bună

în cele din urmă scopul unui sistem de management furnizor este de a obține cea mai mare valoare pentru dolar. Deci, punerea în aplicare a unui sistem de management furnizor, atunci când este făcută în mod corespunzător poate duce la economii pe termen lung, precum și câștiguri îmbunătățite pe o perioadă de timp.

provocări în managementul furnizorilor

deși există multe beneficii, unele provocări trebuie depășite pentru a asigura buna funcționare a organizației.

există multe provocări cu care se poate confrunta o organizație dacă managementul Furnizorului nu este implementat corect. Acestea sunt următoarele:

(1) riscul de Conformitate a furnizorului

stabilirea standardelor înainte de a avea de-a face cu furnizorii vă poate economisi o mulțime de timp și bani cheltuiți. Nu toți furnizorii pot efectua conform standardelor dvs. Este important să alegeți furnizorul potrivit dintre mai mulți furnizori, care îndeplinesc standardele și criteriile organizaționale, promițând în același timp performanțe excelente.(2) riscul reputației furnizorului

tratarea mai multor furnizori nu este o sarcină ușoară. De asemenea, calitatea muncii trebuie măsurată în avans înainte de a intra într-un contract, ceea ce face procesul mai complicat.

în timp ce unii furnizori pot obține sarcina dumneavoastră făcut foarte bine, alții pot pune sus cu unele performanțe slabe și arunca toate termenele într-un tizzy. Prin urmare, verificările de fond sunt o necesitate

înainte de a face orice selecție. Acest lucru vă poate oferi câteva informații despre punctele vitale pe care le-ați pierdut în primul rând.

(3) lipsa vizibilității

deși este foarte important să existe o soluție centralizată de stocare a datelor pentru gestionarea datelor Furnizorului, aceasta beneficiază, de asemenea, organizația dintr-o vedere centralizată și o vizibilitate îmbunătățită, ceea ce poate duce la o alocare mai bună a resurselor și la o eficiență îmbunătățită.

(4) stocarea datelor Furnizorului

pe măsură ce organizația dvs. crește, devine esențial să aveți o soluție de stocare a datelor Furnizorului. În absența unui sistem de gestionare a furnizorilor, stocarea și preluarea datelor s-ar putea dovedi a fi foarte dificilă, având în vedere faptul că este posibil să aveți de-a face cu mai mulți furnizori pentru mai multe proiecte în același timp.

(5) riscul de plată al furnizorului

Unii furnizori pot avea Termeni de plată diferiți, în timp ce unii pot respecta termenii standard din industrie. Imaginind termenii și asigurându-se că plata se face întotdeauna la timp este una dintre problemele majore, mai ales în timp ce se ocupă cu mai mulți furnizori în același timp.

procesul de gestionare a furnizorilor

în acest moment, putem deduce că gestionarea eficientă a furnizorilor este crucială. O organizație trebuie să planifice și să execute un proces pentru a ghida modul în care se va angaja cu vânzătorii lor la fiecare pas.

deși nu este posibil să existe un proces specific de gestionare a furnizorilor care să cuprindă toate întreprinderile și furnizorii, putem reuni pașii de bază care stau la baza angajamentului de la început până la sfârșit al unei organizații cu furnizorii săi:

(1) Identificarea și stabilirea obiectivelor de afaceri

înainte de începerea procesului de gestionare a furnizorului, este esențial să se identifice și să se stabilească obiective de afaceri care necesită implicarea furnizorului. Acest lucru ajută la înțelegerea cerințelor fiecărei unități de afaceri și previne duplicarea eforturilor și risipa de resurse în ceea ce privește selectarea și contractarea cu furnizorii. De asemenea, ajută în etapele ulterioare de măsurare și evaluare a performanței furnizorului, deoarece aceste obiective stabilesc valori adecvate.(2) Stabilirea unei echipe de management furnizor

după obiectivele de afaceri sunt recunoscute, următorul pas ar trebui să fie fundamentul unei echipe de management furnizor dedicat. Această echipă centralizată ar trebui să fie calificată în identificarea obiectivelor de afaceri și a KPI-urilor pentru gestionarea furnizorilor, selectarea furnizorilor relevanți, negocierea procesului de contractare, evaluarea periodică a performanței furnizorilor și urmărirea tuturor activităților tranzacțiilor.

această echipă este crucială, deoarece va acționa ca intermediar între unitățile de afaceri și furnizori și va asigura colaborarea dintre cei doi.

de asemenea, va preveni implicarea prea multor părți interesate – atunci când managementul furnizorului este descentralizat către unitățile de afaceri, rezultă un număr mare de contracte cu același furnizor sau tranzacții disparate cu mai mulți furnizori. Acest lucru împiedică urmărirea și evaluarea performanței furnizorului și expune organizația la riscul furnizorului.(3) Crearea unei baze de date pentru toate informațiile legate de furnizor

după ce obiectivele de afaceri sunt clare și echipa de gestionare a furnizorului este în funcțiune, următorul pas ar trebui să fie construirea unei baze de date actualizate și clasificate a tuturor furnizorilor relevanți și a informațiilor legate de furnizor.

beneficiile acestui lucru sunt multiple –

(i) se va potrivi nevoilor unităților de afaceri cu vânzătorul potrivit. De exemplu, administrația poate identifica furnizorii relevanți pentru rechizite de birou, echipamente informatice etc.

(ii) după clasificarea furnizorilor în funcție de tipul lor, compararea între furnizori va deveni mai ușoară pentru evaluare

(iii) va simplifica informațiile-informațiile împrăștiate și disparate ale furnizorilor vor fi stocate într – o singură locație și vor oferi informații despre stadiul actual al furnizorilor, de exemplu, furnizorii cu contract în vigoare, furnizorii care necesită reînnoiri etc. și

(iv) va permite bugetarea eficientă – puteți recunoaște cu ușurință furnizorii critici pe termen lung și furnizorii tactici pe termen scurt și puteți evalua alocarea bugetului în consecință.

(4) identificarea criteriilor de selecție pentru furnizori

odată ce toate informațiile referitoare la furnizori sunt simplificate, actualizate și clasificate, trebuie să selectați criteriile pe baza cărora vor fi aleși toți furnizorii relevanți.în timp ce costul a fost criteriul principal de selecție pentru alegerea furnizorilor, întreprinderile se uită din ce în ce mai mult la alte criterii pentru a determina care Furnizor ar satisface cel mai bine cerințele lor – la urma urmei, cel mai mic cost nu garantează cea mai mare valoare. Un articol CIO1 a recunoscut factorii non-cost care trebuie luați în considerare pentru a selecta furnizorii – stabilitatea financiară, experiența anterioară în domeniul muncii ca afacere, recunoașterile industriale, procedurile urmate de vânzător, economiile de scară și înregistrările lor legale/de reglementare. Este important să se ia în considerare toate criteriile menționate mai sus pentru a avea o evaluare holistică a vânzătorilor.

pentru achiziții de valoare ridicată, companiile se angajează, de asemenea, în proceduri de licitare care implică RFQs, RFIs și RFP înainte de a alege vânzătorul.

(5) Evaluarea și selectarea furnizorilor

în această etapă, furnizorii trebuie evaluați pe baza criteriilor de selecție și, dacă este cazul, a procesului de licitare.

propunerile prezentate trebuie evaluate în detaliu pentru a înțelege structura prețurilor, domeniul de activitate și modul în care vor fi îndeplinite cerințele, termenii și condițiile, datele de expirare și reînnoire etc. Acest lucru vă va asigura că organizația dvs. obține valoarea maximă de la furnizor. Ferește-te de oportunități de economii ascunse!

evaluați punctele forte și punctele slabe interne ale furnizorilor și studiați modul în care oportunitățile și amenințările externe vă pot afecta tranzacția, precum și procesul de gestionare a furnizorilor.

odată ce ați asigurat un proces complet de evaluare de la început până la sfârșit, este timpul să vă alegeți furnizorul.

(6) dezvoltarea contractelor și finalizarea furnizorilor

Ei bine, acum îl aveți pe cel ales. Este timpul pentru a finaliza procesul de contractare și de a lua furnizor(E) la bord.

De obicei, etapa de contractare este atribuită echipei juridice și financiare și conducerii superioare implicate cu vânzătorii. Restul unităților de afaceri primesc contractul și se angajează cu vânzătorii după procesul de finalizare. Acest lucru tinde să fie sub-optim pe termen lung – unitățile de afaceri sunt cele care colaborează în cele din urmă cu furnizorii în fiecare zi și au informații valoroase despre cum să maximizeze performanța operațională a furnizorilor. Prin urmare, toate părțile interesate relevante trebuie să fie implicate, cel puțin în procesul decizional.

cele mai bune practici: Tehnici de îmbunătățire a Strategiei de gestionare a furnizorilor

aveți un proces de gestionare a furnizorilor cel mai potrivit pentru organizația dvs. Cu toate acestea, gestionarea furnizorilor nu se încheie doar odată ce furnizorii sunt aleși. Există tehnici și cele mai bune practici care completează procesul dvs. și pot face managementul furnizorului organizației dvs. și mai eficient. Să aruncăm o privire:

(1) transmite așteptările dumneavoastră în mod clar

în timp ce angajarea cu furnizorii, este necesar să se definească în mod clar obiectivele de afaceri ale organizațiilor și așteptările de la furnizori. Anunțați furnizorii care sunt cerințele dvs. actuale și viitoare și cum se aliniază la obiectivele organizației dvs. Vă va permite dvs. și furnizorilor să fiți pe aceeași pagină și, în cele din urmă, să colaborați mai bine, chiar și pe termen lung. Ajută la stabilirea unor repere, reduce riscurile legate de performanța și conformitatea furnizorului și la evaluarea furnizorilor.

(2) Asigurați-vă că stabiliți termene care sunt realizabile și realiste

având în vedere setul de obiective și așteptări pe care le aveți, este important să stabiliți termene care pot fi îndeplinite, în mod realist, de către furnizori. Stabilirea unor termene imposibile nu numai că împiedică performanța furnizorului și crearea de valoare, dar crește și riscul și împiedică colaborarea semnificativă.

(3) colaborați cu furnizorii dvs. pentru a menține relații pe termen lung

cuvântul ‘colaborare’ a apărut de câteva ori, nu-i așa? Ei bine, este important, deoarece pur și simplu negocierea cu vânzătorii despre prețuri și performanță duce la finalizarea unei tranzacții. Dar, atunci când colaborați și implicați vânzătorii în strategizarea modului de atingere a obiectivelor și așteptărilor, aceasta duce la construirea de relații valoroase, pe termen lung. Colaborarea permite atât întreprinderii, cât și vânzătorilor să creeze idei inovatoare despre modul în care crearea de valoare din parteneriatul lor poate fi maximizată.

de fapt, sondajul anual al Zycus, Pulse of Procurement2, a recunoscut realizarea unor sinergii mai bune cu furnizorii ca fiind una dintre prioritățile de top și colaborarea cu furnizorii pentru îmbunătățirea performanței ca domeniu cheie de interes pentru profesioniștii din domeniul achizițiilor.

(4) stabilirea KPI-urilor pentru a măsura performanța furnizorului

cum ne dăm seama dacă furnizorii livrează conform așteptărilor și obiectivelor de afaceri stabilite? Avem nevoie de Indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a măsura diferitele fațete ale furnizorilor și pentru a ști în cele din urmă dacă procesul de gestionare a furnizorilor este eficient.KPI-urile variază în funcție de organizații și în funcție de ceea ce consideră ca fiind important în timp ce evaluează performanța furnizorului.

cu toate acestea, un alt articol al CIO despre managementul furnizorilor: cum măsurați valoarea pentru bani?’3 a clasificat diverse modalități cantitative și calitative de a stabili KPI-uri și de a măsura rentabilitatea investiției furnizorului:

* managementul relațiilor; măsurat prin angajamentul, flexibilitatea și inovația vânzătorului,

* Managementul Costurilor; prețuri reduse măsurate, costuri de comandă etc.,

* calitate; măsură prin expertiza personalului, precizia comenzii, conformitatea cu cerințele, garanțiile etc.,

* livrare; măsurată prin livrare la timp, timp de răspuns la problemele de comandă și situații de urgență etc., și

* satisfacția clienților

(5) evaluați riscurile Furnizorului pentru a permite minimizarea acestuia

aceasta este probabil una dintre cele mai importante tehnici care vă vor ajuta să vă asigurați că managementul furnizorului oferă ceea ce se așteaptă.

evaluarea riscurilor de gestionare a Furnizorului nu este un singur pas – începe atunci când recunoașteți nevoia unui furnizor și apoi, este pur și simplu în curs de desfășurare.

există mai multe tipuri de riscuri legate de gestionarea furnizorilor – financiare, de plată, operaționale, de Conformitate și de securitatea datelor, pentru a numi câteva. Trebuie să identificați periodic toate riscurile legate de Furnizor la fiecare pas al procesului de gestionare a furnizorului, să evaluați impactul acestuia pe baza apetitului pentru risc și să planificați măsuri de atenuare.

amenințările care prezintă riscuri sunt în continuă schimbare – asigurați-vă că monitorizați mediul intern și extern al organizației și evaluați controalele pe care le aveți în vigoare, eficacitatea acestora și actualizați-le după cum este necesar. Acest nivel de due diligence vă va ajuta să minimizați riscurile legate de furnizor și să vă asigurați că performanța furnizorului este capabilă să satisfacă toate cerințele.

Food For Thought – diferența dintre managementul furnizorilor și managementul relațiilor cu furnizorii

în multe scenarii, termenii ‘managementul furnizorilor’ și ‘managementul relațiilor cu furnizorii’ sunt folosiți în mod interschimbabil. Un cuvânt suplimentar creează într-adevăr vreo diferență? Ei bine, o face. In timp ce managementul vanzatorilor acopera intregul angajament al unei intreprinderi cu furnizorii sai,

managementul relatiilor cu furnizorii este o parte a acelui ansamblu care se concentreaza pe ‘aspectul uman’ al managementului vanzatorilor. La sfârșitul zilei, vânzătorii sunt reprezentați de oameni și am stabilit deja cât de valoroase sunt relațiile de furnizori pentru o organizație.

construirea unor relații durabile și semnificative cu furnizorii, în special cu cei critici, se află pe lista priorităților pentru o organizație care se ocupă de managementul furnizorilor. Echipele recunosc valoarea sinergiei cu furnizorii lor – colaborarea semnificativă și susținută poate avea un impact pozitiv asupra performanței furnizorului și poate ajuta, de asemenea, la minimizarea riscurilor furnizorului. Pentru a facilita acest lucru, există un număr tot mai mare de instrumente VRM care permit companiilor să își gestioneze eficient relațiile cu furnizorii.

pe scurt

această postare pe blog vorbește despre un aspect foarte crucial al funcționării organizaționale – managementul furnizorilor. În economia globală de astăzi, unde barierele geografice și economice se diminuează constant, organizațiile trebuie să lucreze cu diferite tipuri de furnizori din întreaga lume. Chiar dacă lucrați cu un singur furnizor, este esențial să aveți un management eficient al furnizorului, deoarece performanța lor afectează în cele din urmă performanța afacerii dvs. Este important să înțelegeți beneficiile și provocările gestionării furnizorilor, astfel încât să puteți proiecta un proces eficient care să vă ghideze angajamentul cu furnizorii dvs. Nu uitați să completați procesul dvs. cu cele mai bune practici de gestionare a furnizorilor pentru a vă asigura că furnizorii dvs. oferă valoare maximă organizației dvs.