Wat is stakeholder management?

Stakeholdermanagement houdt in hoe projectstatus, kosten en wegversperringen aan die stakeholders worden gecommuniceerd om de zichtbaarheid te vergroten, verandering in projectrichting te navigeren en verwachtingen te beheren. Project belanghebbenden zijn personen die betrokken zijn bij uw project, of wiens belangen kunnen worden beïnvloed als gevolg van de uitvoering van het project of succesvolle voltooiing van het project.

het stakeholdermanagementproces helpt projectmanagers verandering voor ogen te houden, terwijl het minder bedreigend wordt. Het stakeholder management plan is een belangrijke herinnering voor elke interactie projectmanagers hebben met directe of indirecte stakeholders als het helpt hen praktische verbinding tussen het project en de dagelijkse activiteiten te behouden.

Stakeholderidentificatie

stakeholderidentificatie kan niet worden onderschat. Het is een grote taak. Stakeholder identificatie is vaak moeilijk, maar moet grondig worden gedaan voor de projectmanager om te weten wie wie is en het opzetten van strategieën om conflicterende behoeften en verwachtingen te beheren, en stakeholders te helpen overgang naar een andere manier van werken.

de belangrijkste facetten van stakeholder identificatie zijn:

Stakeholder landschap

Hier maak je een beeld van wie is wie met betrekking tot hun functies, dat wil zeggen., corporate, interne en externe functies.

stakeholdersposities

Nu is het tijd om de identificatie van de personen in elke groep en rangschikken ze als hoog, gemiddeld of laag in termen van hun:

• de Mogelijkheid te verstoren, wijzigen

• het Huidige inzicht

• Vereist inzicht

• de Huidige verbintenis

• Vereist engagement

• ondersteuning

Stakeholder management aanpak

Dit is in feite een power versus interest matrix, die helpt bij het bepalen van de strategie vast te stellen om samen met hen.

Stakeholder map

nu wordt uw stakeholder management plan steviger. Met individuen in elke functionele groep kunt u hun belangrijkste zorgen, de management aanpak die u neemt, en de belangrijkste artefacten toe te voegen voor hun input of validatie tijdens het project.

bekijk stakeholders

Bekijk en pas aan of gebruik wat zinvol is voor u en uw project. De inspanning die op dit werk wordt geleverd, vormt een solide basis voor de ontwikkeling van het communicatieplan, fungeert als input voor het risicomanagementplan en vormt het toneel voor iedereen in het projectteam. Het geeft je ook een referentiebasis voor de transitie van mensen en processen als het project beweegt door de levenscyclus.

Ebook: 6 Manieren om te Stoppen met het Verspillen van Tijd en Geld in Uw Review en Goedkeuring Proces

Ebook: 9 Niveaus van Beoordeling en Goedkeuring van de Hel

10 sleutels voor effectief stakeholder management

Hier zijn tien tips voor het maken van presentaties die maak van uw stakeholder management:

Pique hun belang

Een agenda is altijd een goed idee, maar een korte samenvatting van wat besproken zal worden is nog beter. Plus, het geeft stakeholders een take-away en stelt hen in staat om voorbereid te komen met vragen. Stakeholders gefocust houden op het doel kan een uitdaging zijn, maar het is cruciaal voor het succes van het project.

neem niet aan dat zij hun taak als stakeholder kennen

uw stakeholders kunnen de weergave op hoog niveau van het project begrijpen, maar u moet mogelijk de details invullen van wat u van hen nodig hebt.

houd het eenvoudig

geef uw stakeholders de situatie in eenvoudige termen. Overdonder ze niet met informatie. Kom ter zake. Wees echter voorbereid op een diepere duik als ze vragen gaan stellen. Bij het rapporteren aan stakeholders is het belangrijk om te onthouden dat leidinggevenden niet zo geïnteresseerd zijn in uw specifieke projectmanagementmethodologie als in resultaten. Houd stakeholdercommunicatie gericht op vooruitgang en waarde. Wees beknopt en kort. Het sturen van veel tijd begraven in de details met stakeholders zal niet alleen frustrerend voor hen zijn—het doet je ook geen goed.

use numbers and pictures

PowerPoint is een geweldig hulpmiddel voor het presenteren van afbeeldingen en getallen aan belanghebbenden. Zo presenteren ze informatie aan elkaar. En ja, ze moeten een prominent onderdeel zijn van uw stakeholder management plan.

gebruik logica

accepteer het feit dat er misschien niet altijd gegevens zijn om een bepaalde situatie te ondersteunen. Het niet hebben van nummers om een back-up van uw positie kan een succesvol argument problematisch te maken, dus je kan hebben om te schakelen naar” ALS … dan … ” logica om licht te werpen op een situatie. Verwacht echter niet dezelfde resultaten of reacties van stakeholders—cijfers zijn de regel met hen.

wachten is nooit een goede optie

een deel van een goed stakeholdermanagement is anticiperen op en omgaan met problemen voordat ze een big deal worden. Wacht niet tot een probleem duidelijk is—het is vaak moeilijker om het probleem op dat punt op te lossen.

bied altijd een oplossing

als je een probleem naar voren brengt zonder een mogelijke oplossing aan te bieden, kun je net zo goed tegen de stakeholders zeggen: “ontsla me nu.”Het vinden van oplossingen maakt deel uit van je job als projectmanager.

specificeer de vereiste acties

als stakeholders actie moeten ondernemen, neem dan niet aan dat dit voor hen duidelijk zal zijn. Herhaal-in lijstvorm-welke acties moeten worden ondernomen en wanneer.

zeg altijd ja*

*maar zorg ervoor dat ze begrijpen hoeveel “Ja” kost. De Sponsors en de belanghebbenden houden er niet van om “nee” te worden verteld, dus doe het niet. Zorg ervoor dat ze de kosten van hun verzoek begrijpen, zodat ze zelf kunnen beoordelen of “ja” het waard is of niet.

stop niet met het rapporteren van

perceptie is realiteit. Als stakeholders waarnemen dat je niets doet—je niet. Laat je hoofd niet de volgende op het hakblok zijn. In de meeste organisaties, een stakeholders aandachtsspanne is vrij kort. Lange projecten die veel stakeholder geduld vereisen hebben de neiging om te haperen en uiteindelijk mislukken. Het regelmatig leveren van waarde, met korte tussenpozen (3-4 weken), houdt belanghebbenden betrokken en geïnteresseerd.

Ebook: 10 Experts op het gebied van marketing Compliance: beheersing van het beoordelings-en goedkeuringsproces

meer informatie: Workfront voor projectmanagement

Stakeholder management tools

ongeacht de projectmanagementmethodologie van uw bedrijf, zijn er veel projectmanagement tools beschikbaar om taken en tijdlijnen te beheren-sommige zullen u helpen effectiever te communiceren met de stakeholders in uw organisatie. Of uw gekozen project management tool faciliteert dat soort communicatie, het negeren van dat belangrijke deel van uw rol als project manager is gevaarlijk.