om det finns en sak som högpresterande team bygger på är det effektiv kommunikation. Det spelar ingen roll hur störande din teknik är eller hur stor en vision du håller — om ditt team inte kommunicerar bra kommer du att slåss i uppförsbacke.

varför? Tja, dålig kommunikation slösar bort tid, föder misstro och orsakar onödiga komplexiteter och stress — allt för ett ofta mediokert resultat.

i den här artikeln delar vi 14 praktiska tips som hjälper dig att göra det, oavsett om ditt team vanligtvis är avlägset, på plats eller en blandning av de två.

14 användbara Tips för att förbättra teamkommunikation

nedan finns tips för team som inkluderar anställda som alltid är avlägsna såväl som blandade team (vilket innebär att vissa medlemmar i teamet arbetar främst på ett kontor).

oavsett var dina teammedlemmar för närvarande arbetar från – eller var de kommer att arbeta från i framtiden — dessa tips hjälper dig att förbättra den övergripande kommunikationen.

Kommunikationstips för fjärrlag

fjärrlag har till sin natur liten eller ingen personlig kommunikation mellan teammedlemmar. När du kombinerar det med ett team som kan spridas över många tidszoner har du en miljö som gör effektiv kommunikation till en utmaning.

1. Bygg rätt verktygslåda.

det finns en rad program och verktyg på marknaden idag för att förbättra fjärr team kommunikation och samarbete. Inkorporera några verktyg som uppfyller teamövergripande behov.

för att ta reda på vilka verktyg du behöver, börja med att tänka på de två formerna av kommunikation: synkron (dvs. realtid) och asynkron (dvs. på ett icke-samtidigt schema).

till exempel kan ditt team redan använda eller välja att använda Slack. (Om du inte är det, rekommenderar jag det starkt eftersom det gör synkront samarbete en bris.)

som ett fjärrteam måste du också tänka på ljud-och videokonferensverktyg. Medan Slacks kapacitet inom detta område förbättras rekommenderar jag att du använder Zoom eller en annan dedikerad plattform för dessa kommunikationer.

därefter behöver du ett projekthanteringsverktyg som kan fungera som ett centralt nav för att hålla allt ihop. Projektledningsutrymmet har en nästan obegränsad mängd alternativ, men några av de mest populära är Basecamp, Teamwork och Trello.

för att runda ut saker rekommenderar jag att du använder ett verktyg som HubSpots gratis mötesplaneringsprogram för att minska onödigt fram och tillbaka när du planerar ett möte. Jag föreslår också att du använder screen capture-programvara, som Soapbox eller Loom, för att ge sammanhang till dina asynkrona konversationer.

sammantaget, när du hittar rätt verktyg för ditt team, gör din forskning, be om rekommendationer, Lek sedan med några och se vad som fungerar för dig.

2. Konsekvent uppdatera Team dokumentation.

trots vad startvärlden kanske vill att du ska tro, finns inte programvara för egen skull. Målet med alla dessa verktyg är att göra effektiv kommunikation lätt, men som de flesta avlägsna arbetare kan intyga är det inte ofta resultatet.

för att nå det målet måste du vara tydlig om när och hur du ska använda dessa verktyg, och då måste du faktiskt följa dessa riktlinjer.

När ska du kontakta någon via Slack i motsats till e-post? Vad ska hanteras med en screencast istället för ett Zoom-samtal?

detaljerna kommer att bero på vad ditt team gör och hur de föredrar att arbeta, men den allmänna tanken är att standard till asynkrona alternativ om du inte har en stark anledning att inte.

När det gäller projektledning är huvudprincipen enkel: Håll alla projekt uppdaterade med nästa åtgärd, vem som ansvarar för det och när det behöver slutföras.

detta är inte något banbrytande, men i praktiken följer väldigt få lag faktiskt med denna dag till dag.

Om du och en medarbetare har en avslappnad konversation där ett beslut fattades om ditt projekt kan det verka som om det inte är nödvändigt att vidta några andra åtgärder. Ni vet båda vad som behöver göras, eller hur?

medan du kanske vet vad du ska göra, kommer resten av ditt team inte att ha någon aning om vad som händer.

ditt projektledningssystem måste fungera som ett centralt arkiv för vad som händer med varje projekt. Utöver att hålla resten av laget i slingan, att vara konsekvent med dessa uppdateringar gör ditt liv också enklare.

hur ofta arbetar du med ett enda projekt i taget? Nästan aldrig, eller hur?

genom att hålla detta Uppdaterat är det enkelt för dig att snabbt komma igång igen när du har hoppat mellan några olika saker.

inga fler gräva igenom gamla e-postkedjor och Slack samtal försöker lista ut exakt vad du tänkte innan.

3. Upprätta tidszon etikett.

När du har ett team spridd över flera tidszoner måste du tänka mer på när du ska kommunicera.

om du använder Slack, bör du uppmuntra ditt team att ställa in ”Stör ej” timmar så att de inte får varningar på alla timmar på dagen. Om du inte använder Slack, håll dig borta från allt som skickar din lagkamrat en varning om det inte är en verklig nödsituation som inte kan vänta.

4. Tänk på hur mediet och tonen i dina ord kommer att tolkas.

fjärrkommunikation är för det mesta skriven. Det saknar naturligtvis saker vi tar för givet när vi pratar med någon personligen — ansiktsuttryck, kroppsspråk, tonfall, etc.

som vi alla är medvetna kan tankar komma över mycket annorlunda i text, och även på samtal, än de skulle i verkligheten. Så, gör det praxis att pausa innan du skickar dina meddelanden och läsa den för ton.

på andra sidan av det, uppmuntra ditt team och dina medarbetare att tala upp när de känner att någon kommer på fel sätt. Dessa små saker gör en verklig skillnad när du inte har ett ansikte att sätta på orden.

5. Samla teamet regelbundet.

en av de mest effektfulla saker som ett avlägset team kan göra är att planera tid för alla att träffas. Bindningstid (praktiskt taget eller personligen, om och när fjärrteamet besöker kontorsutrymmet) är ett utmärkt sätt att förbättra kommunikationen och förtroendet samt:

• föra teammedlemmarna närmare varandra.
• uppmuntra alla att dela och bättre förstå varandras personligheter och kommunikationsstilar.
• hjälp dem att hitta gemensamma intressen som de vanligtvis inte skulle upptäcka i ett arbetssamtal.

Om du kan spendera tid tillsammans personligen kan du också ordna retreater ibland för fjärrlaget att träffas. Eller, om du har anställda över hela världen och några av dem bor ganska nära varandra, uppmuntra ”mini-retreater.”

men viktigast av allt, var noga med att få laget ihop nästan regelbundet. Och gör inte allt om arbete!

till exempel har vi ett dagligt videosamtal som är delarbete, del-socialt. På tisdag till torsdag är samtalet en kort 10-minuters incheckning för att se hur människor mår. På måndagar och fredagar är det lite längre så vi kan prata om våra helger, vad vi har gjort och bara komma ikapp.

detta ersätter inte helt personlig kommunikation, men det är ett enkelt sätt att bygga djupare kontakter med resten av laget.

Kommunikationstips för blandade Team

Du kan ha ett blandat team, vilket innebär att vissa medlemmar huvudsakligen är avlägsna och vissa arbetar huvudsakligen på kontoret. Denna typ av team har sina egna unika utmaningar på grund av struktur:

• först måste de göra allt de kan för att undvika klyftor som bildas mellan de två grupperna av anställda.
• för det andra måste de se till att båda lagen förblir synkroniserade.

6. Inkludera alla i informationsslingor.

precis som fjärrlag måste spåra konversationer som resulterar i ett beslut eller en åtgärd, oavsett hur små, blandade lag gör det också. Detta är viktigt för blandade team att överväga så avlägsna anställda lämnas inte ur slingan och vice versa.

7. Undvik enstaka lösningar på återkommande utmaningar.

med tidszon etikett, du vet att inte pinga någon när det är 11:00 pm i deras del av världen, men vad gör du när du verkligen behöver prata med någon när det inte är bekvämt?

för dessa situationer måste vissa kompromisser göras. Helst finns det viss överlappning i arbetstiden, men om inte, försök hitta en tid som inte är för obekväm för någon av er.

om du ständigt föreslår tider som inte respekterar den andras schema, ber du bara att bli utelämnad.

8. Uppmuntra ärlighet och öppenhet.

en av de främsta fördelarna med effektiv kommunikation är att det hjälper till att identifiera problem tidigt så att de kan åtgärdas med minimal störning. Detta händer bara om anställda känner att de verkligen kan dela sin feedback. Annars kommer problemen helt enkelt att fester.

med blandade team finns det många sätt för kommunikation att misslyckas och kostnaderna för att det händer är höga — så det är viktigt att ditt team låter dig veta när det finns ett problem.

om du arbetar på distans och helt enkelt inte kan få tag på någon på kontoret med alla rätt kanaler, måste du kunna tala så att ditt team kan ta reda på vad som händer och fixa det.

detsamma gäller för att vara på kontoret och försöka få tag på en avlägsen anställd. Även om inte alla är en digital nomad, ibland kan det verka som det när det tar dagar att få svar. Så när det finns problem måste laget tala upp och chefen måste lyssna.

9. Organisera möten oftare.

för att hålla fjärr-och kontorsanställda på samma sida, gör det till en prioritet att ha regelbundna möten för att komma ikapp med arbetsrelaterade vinster, mål och projekt. Du kan till och med ha ett Skype-samtal med en fjärranställd för lunch eller en öl efter jobbet.

Kommunikationstips för team på plats

om och när du har anställda som arbetar i samma byggnad kan kommunikation och samarbete bli lite enklare. Det är dock fortfarande viktigt att du kommunicerar på ett effektivt sätt.

10. Se till att gå bort från datorn.

När du arbetar på plats har du tillgång till ett verktyg som fjärr-och blandade Team inte har; att gå upp och gå över till någon för att prata med dem.

i stället för att uteslutande chatta över Slack när du är på kontoret, kan du om möjligt ställa dem frågor personligen, sitta ner med dem för kaffe, använda mötesrummet för en snabb chatt och så vidare.

12. Använd teknik för att arbeta mer effektivt.

medan vissa människor befinner sig återgå till virtuella konversationer över dem personligen, går andra människor för långt i andra riktningen. Bara för att du kan gå upp och ställa din kollega en fråga betyder det inte att du borde.

precis som med fjärrgrupper är det viktigt att skilja mellan vad som behöver hända synkront och vad som kan hända asynkront.

om du arbetar på distans kan du stänga Slack om du behöver en paus, men det är mycket svårare att stoppa Bob från bokföringsteamet från att bugga dig med de senaste nyheterna om Survivor när han är två bås nere.

om du tror att en konversation måste ske personligen, innan du avbryter någon, leta efter tecken på att de inte vill bli störda — hörlurar på, huvudet ner, tydligt fokus. Om det absolut måste talas om nu, då är det okej, men de flesta samtal kan vänta. Skicka dem ett meddelande på Slack och fråga när det är en bra tid att chatta.

13. Se till att dokumentationen fortfarande är lättillgänglig.

att hålla projektstatuserna uppdaterade och tillgängliga är lika viktigt för kontorsteam som för de andra. Det är också något som är lätt att skjuta åt sidan.

även som ett team med anställda på plats måste du se till att teamövergripande information är lätt att hitta och korrekt. Medan du kan gå upp och fråga någon annan vad som händer med ett projekt eller var du hittar de senaste instrumentpanelerna och rapporterna, borde du inte behöva.

att ständigt söka efter vad du behöver och avbryta hälften av kontoret i processen är en massiv produktivitetsmördare. Bli inte lat med projektledning bara för att du är på samma plats.

14. Bygg en positiv arbetsmiljö.

Ingen vill arbeta på ett kontor fyllt med zombies som verkar inte ha några intressen utanför arbetet. Det leder inte bara till moral, men det är också dåligt för produktiviteten.

När människor känner att de bara slipar ut det, dag efter dag, kommer de helt enkelt inte att vara lika effektiva som de kunde vara om de var fullt engagerade. Ge sina sinnen en paus genom att låta dem veta att det är okej att prata om andra saker än arbete medan de är på kontoret.

nu betyder det inte att du behöver gå full Silicon Valley och fylla kontoret med bönsäckar och gratis öl. Det betyder inte heller att människor inte behöver få sina saker gjorda, men låt ditt team dra nytta av luncher och kaffepauser och vattenkylaren för att ansluta.

effektiv teamkommunikation leder till lyckligare och mer produktiva anställda

olika team har olika kommunikationsutmaningar och de har olika sätt att göra det, men det finns några enkla principer som gäller över hela linjen:

1. Välj dina verktyg klokt.
2. var tydlig med när och hur varje verktyg ska användas.
3. Använd dessa verktyg korrekt och konsekvent.
4. var medveten om hur dina ord (skrivna eller talade) kan tolkas.
5. respektera andras tid.

När du har rätt grund på plats och en kultur som främjar öppenhet och ärlighet, är du på väg till effektiv kommunikation.

principerna är enkla och baserade på sunt förnuft, men att få dem att fungera kräver verkligt engagemang från hela laget, topp till botten.

för att lära dig mer, Läs om snabba teambuilding-aktiviteter för att prova nästa.

Redaktörens anmärkning: Detta inlägg publicerades ursprungligen i oktober 2018 och har uppdaterats för omfattande.