definition av leverantörshantering

leverantörshantering är den process som ger en organisation möjlighet att vidta lämpliga åtgärder för att kontrollera kostnader, minska potentiella risker relaterade till leverantörer, säkerställa utmärkt serviceleveransbarhet och härleda värde från leverantörer på lång sikt.Detta inkluderar forskning om de bästa lämpliga leverantörer, sourcing och få prisinformation, mäta kvaliteten på arbetet, hantera relationer vid flera leverantörer, utvärdera prestanda genom att fastställa organisatoriska standarder, och se till att betalningarna alltid görs i tid.

så det är där leverantörshanteringssystemet eller VMS kommer på plats.

ett leverantörshanteringssystem är ett online webbaserat verktyg som fungerar som en enda nod för att hantera alla leverantörsrelaterade aktiviteter i någon organisation eller verksamhet samtidigt som man säkerställer förbättrad effektivitet och långsiktig tillväxt på ett kostnadseffektivt sätt.

fördelar med leverantörshantering

genom att ha korrekt leverantörshantering på plats kan en organisation uppleva följande fördelar:

(1) bättre val

genom att implementera lämplig leverantörshantering på plats kan din organisation dra nytta av ett större urval av leverantörer, vilket resulterar i fler alternativ och i slutändan bättre kostnader.

din organisation kan dra nytta av ett budkrig mellan leverantörer samtidigt som du ser till att du får dina pengar värda.

(2) Bättre avtalshantering

i ett scenario med flera leverantörer ökar bristen på leverantörshanteringssystem frågan om hantering av kontrakt, dokumentation och annan viktig information i din organisation.

genom att implementera en ordentlig VMS på plats kan din organisation dra nytta av en centraliserad bild av aktuell status för alla kontrakt och annan användbar information som gör det möjligt för din organisation att uppnå bättre beslutsförmåga och spara värdefull tid.

(3) bättre prestandahantering

en integrerad bild av alla leverantörers prestanda kan uppnås genom implementering av ett leverantörshanteringssystem.

detta kan ge din organisation en tydlig förståelse för vad som fungerar och vad som inte är! Detta leder slutligen till förbättrad effektivitet, vilket i sin tur förbättrar organisationens övergripande prestanda.

(4) bättre Leverantörsrelation

det är aldrig lätt att hantera flera leverantörer samtidigt. Medan vissa leverantörer kan visa sig riktigt givande, andra kanske inte. Men att hantera förhållandet mellan leverantörerna är nyckeln till framgångsrikt slutförande av projektet.

genom att få all leverantörsrelaterad information på ett enda ställe drar du nytta av att få all nödvändig information på en gång och det kan påverka din beslutsprocess och därigenom förenkla den!

(5) bättre värde

i slutändan är målet med ett leverantörshanteringssystem att få mest värde för pengarna. Så, implementering av ett leverantörshanteringssystem, när det görs korrekt kan resultera i långsiktiga besparingar samt förbättrat resultat under en tidsperiod.

utmaningar i leverantörshantering

Även om det finns många fördelar måste vissa utmaningar övervinnas för att säkerställa att organisationen fungerar smidigt.

det finns många utmaningar som en organisation kan möta om leverantörshanteringen inte implementeras korrekt. De är som följer:

(1) Leverantörsrisk för efterlevnad

att ställa in standarder innan du hanterar leverantörer kan spara massor av tid och pengar. Inte alla leverantörer kan utföra enligt dina standarder. Det är viktigt att välja rätt leverantör från flera leverantörer, som uppfyller dina organisatoriska standarder och kriterier samtidigt som de lovar utmärkt prestanda.

(2) leverantör rykte Risk

att hantera flera leverantörer är inte en lätt uppgift. Kvaliteten på arbetet måste också mätas i förväg innan man går in i ett kontrakt, vilket gör processen mer komplicerad.

medan vissa leverantörer kan få din uppgift gjort riktigt bra, andra kan stå ut med några dåliga resultat och kasta alla dina deadlines i en tizzy. Därför är bakgrundskontroller ett måste

innan något val görs. Detta kan ge dig några insikter i viktiga punkter som du kanske har missat i första hand.

(3) Brist på synlighet

även om det verkligen är viktigt att ha en centraliserad datalagringslösning för hantering av leverantörsdata, gynnar det också organisationen från en centraliserad vy och förbättrad synlighet, vilket kan leda till bättre resursallokering och förbättrad effektivitet.

(4) Leverantörsdatalagring

När din organisation växer blir det viktigt att ha en leverantörsdatalagringslösning på plats. I avsaknad av ett leverantörshanteringssystem kan lagring och hämtning av data visa sig vara riktigt tufft, med tanke på att du kanske har att göra med flera leverantörer för flera projekt samtidigt.

(5) Leverantörsbetalningsrisk

vissa leverantörer kan ha olika betalningsvillkor, medan vissa kan följa branschstandardvillkor. Att räkna ut villkoren och se till att betalningen alltid görs i tid är en av de viktigaste frågorna, särskilt när man hanterar flera leverantörer samtidigt.

Leverantörshanteringsprocess

Vid denna tidpunkt kan vi dra slutsatsen att effektiv leverantörshantering är avgörande. En organisation måste planera och genomföra en process för att vägleda hur de kommer att samarbeta med sina leverantörer vid varje steg.

även om det inte är möjligt att ha en specifik leverantörshanteringsprocess som omfattar alla företag och leverantörer, kan vi samla de grundläggande stegen som ligger till grund för en organisations start-till-slut-engagemang med sina leverantörer:

(1) Identifiering och upprättande av affärsmål

innan leverantörshanteringsprocessen startar är det viktigt att identifiera och etablera affärsmål som kräver leverantörsengagemang. Detta hjälper till att förstå kraven i varje affärsenhet och förhindrar dubbelarbete och slöseri med resurser när det gäller att välja och ingå avtal med leverantörer. Det hjälper också i de senare stadierna att mäta och utvärdera leverantörsprestanda eftersom dessa mål fastställer lämpliga mätvärden.

(2) inrättande av en leverantör ledningsgrupp

efter affärsmålen redovisas, nästa steg bör vara grunden för en dedikerad leverantör ledningsgrupp. Detta centraliserade team bör vara skickligt för att identifiera affärsmål och KPI: er för leverantörshantering, välja relevanta leverantörer, förhandla om upphandlingsprocessen, regelbundet bedöma leverantörernas prestanda och spåra alla transaktionsaktiviteter.

detta team är avgörande eftersom de kommer att fungera som mellanhand mellan affärsenheterna och leverantörerna och säkerställa samarbete mellan de två.

det kommer också att förhindra engagemang från alltför många intressenter – när leverantörshanteringen är decentraliserad till affärsenheterna resulterar det i ett stort antal kontrakt med samma leverantör eller olika transaktioner med flera leverantörer. Detta hindrar spårning och utvärdering av leverantörsprestanda och utsätter organisationen för leverantörsrisk.

(3) skapande av en databas för all Leverantörsrelaterad Information

När affärsmålen är tydliga och leverantörsledningsteamet är igång bör nästa steg vara att bygga en uppdaterad och kategoriserad databas med alla relevanta leverantörer och leverantörsrelaterad information.

fördelarna med detta är mångfaldiga –

(i) det kommer att matcha affärsenheternas behov till rätt leverantör. Till exempel kan administrationen identifiera relevanta leverantörer för kontorsmaterial, datorutrustning etc.

(ii) efter kategoriseringen av leverantörer baserat på deras typ kommer jämförelse mellan leverantörer att bli lättare för utvärdering

(iii) det kommer att effektivisera informationen-spridd, olikartad leverantörsinformation kommer att lagras på en enda plats och ge insikter i leverantörernas nuvarande skede, till exempel leverantörer med kontrakt på plats, leverantörer som kräver förnyelser etc. och

(iv) det kommer att möjliggöra effektiv budgetering – du kan enkelt känna igen de långsiktiga, kritiska leverantörerna och de kortsiktiga, taktiska leverantörerna och bedöma budgetuppdraget i enlighet därmed.

(4) identifiering av urvalskriterierna för leverantörer

När all leverantörsrelaterad information är strömlinjeformad, uppdaterad och kategoriserad måste du välja kriterierna baserat på vilka alla relevanta leverantörer kommer att väljas.

medan kostnaden har varit det primära urvalskriteriet för att välja leverantörer, tittar företagen alltmer på andra kriterier för att bestämma vilken leverantör som bäst skulle tjäna sina krav – trots allt garanterar lägsta kostnad inte det högsta värdet. En CIO-artikel1 har erkänt icke-kostnadsfaktorer som måste beaktas för att välja leverantörer – finansiell stabilitet, tidigare erfarenhet inom arbetsområdet som verksamheten, industriella erkännanden, förfarandena följt av säljaren, stordriftsfördelar och deras juridiska/regulatoriska register. Det är viktigt att överväga alla ovannämnda kriterier för att ha en helhetsbedömning av leverantörerna.

för inköp av högt värde deltar företag också i budgivningsförfaranden som involverar RFQs, RFI och RFP innan de väljer säljaren.

(5) utvärdering och urval av leverantörer

i detta skede måste leverantörerna utvärderas utifrån urvalskriterierna och, i förekommande fall, anbudsförfarandet.

de inlämnade förslagen måste utvärderas noggrant för att förstå prisstrukturen, omfattningen av arbetet och hur kraven kommer att uppfyllas, villkoren, giltighets-och förnyelsedatum etc. Detta säkerställer att din organisation härleder det maximala värdet från leverantören. Håll utkik efter dolda besparingsmöjligheter!

utvärdera leverantörernas interna styrkor och svagheter och studera hur de externa möjligheterna och hoten kan påverka din transaktion såväl som leverantörshanteringsprocessen.

När du har säkerställt en fullständig utvärderingsprocess från början till slut är det dags att välja din leverantör.

(6) utveckla kontrakt och slutföra leverantörer

Tja, nu har du den valda. Det är dags att slutföra upphandlingsprocessen och få din leverantör(s) ombord.

vanligtvis tilldelas upphandlingsfasen till det juridiska och finansiella teamet och den ledande ledningen som är involverad i leverantörerna. Resten av affärsenheterna får kontraktet och engagerar sig med leverantörerna efter slutförandeprocessen. Detta tenderar att vara suboptimalt på lång sikt-affärsenheterna är de som äntligen samarbetar med leverantörerna dagligen och har värdefulla insikter om hur man maximerar leverantörernas operativa prestanda. Därför måste alla berörda parter involveras, åtminstone i beslutsprocessen.

bästa praxis: Tekniker för att förbättra din Leverantörshanteringsstrategi

Du har en leverantörshanteringsprocess som passar bäst för din organisation, på plats. Leverantörshanteringen slutar dock inte bara när leverantörerna väljs. Det finns tekniker och

bästa praxis som kompletterar din process och kan göra din organisations leverantörshantering ännu effektivare. Låt oss ta en titt:

(1) förmedla dina förväntningar tydligt

samtidigt samarbeta med leverantörer, är det nödvändigt att tydligt definiera affärsmålen för organisationer och förväntningar från leverantörer. Låt leverantörerna veta vad dina nuvarande och framtida krav är och hur de anpassar sig till organisationens mål. Det gör att du och leverantörerna kan vara på samma sida och i slutändan samarbeta bättre, även på lång sikt. Det hjälper till att sätta riktmärken, minskar risker relaterade till leverantörsprestanda och efterlevnad och att utvärdera leverantörerna.

(2) Se till att du ställer in tidsfrister som är uppnåbara och realistiska

Med tanke på den uppsättning mål och förväntningar du har är det viktigt att ställa in tidsfrister som realistiskt kan uppfyllas av leverantörerna. Att sätta omöjliga tidsfrister hindrar inte bara leverantörens prestanda och värdeskapande, utan det ökar också risken och förhindrar meningsfullt samarbete.

(3) samarbeta med dina leverantörer för att upprätthålla långsiktiga relationer

ordet ’samarbete’ har kommit upp ganska många gånger, eller hur? Tja, det är viktigt eftersom helt enkelt förhandla med leverantörerna om prissättning och prestanda leder till slutförandet av en transaktion. Men när du samarbetar och involverar leverantörerna i att strategisera hur man uppnår målen och förväntningarna leder det till värdefull, långsiktig relationsbyggande. Samarbete gör det möjligt för både företaget och leverantörerna att brainstorma innovativa tankar om hur värdeskapande från deras partnerskap kan maximeras.

faktum är att Zycus årliga undersökning, Pulse of Procurement2, har erkänt att uppnå bättre synergier med leverantörer som en av de främsta prioriteringarna och att arbeta med leverantörer för att förbättra prestanda som ett centralt fokusområde för upphandlingspersonal.

(4) upprätta KPI för att mäta Leverantörsprestanda

hur inser vi om leverantörerna levererar enligt de uppsatta förväntningarna och affärsmålen? Vi behöver Key Performance Indicators (KPI) på plats för att mäta leverantörernas olika aspekter och i slutändan veta om leverantörshanteringsprocessen är effektiv.

KPI: erna varierar beroende på organisationer och baserat på vad de anser vara viktiga när de utvärderar leverantörsprestanda.

men en annan artikel av CIO om ’ Vendor Management: Hur mäter du värde för pengarna?’3 har kategoriserat olika kvantitativa och kvalitativa sätt att etablera KPI: er och mäta leverantörernas avkastning:

* relationshantering; mätt av leverantörens engagemang, flexibilitet och innovation,

* kostnadshantering; uppmätt rabatterad prissättning, orderkostnader etc.,

* kvalitet; mätning av personalkompetens, ordernoggrannhet, överensstämmelse med krav, garantier etc.,

* leverans; mätt med leverans i tid, svarstid för att beställa problem och nödsituationer etc., och

* kundtillfredsställelse

(5) bedöma Leverantörsrisker för att möjliggöra dess minimering

detta är förmodligen en av de viktigaste teknikerna som hjälper till att säkerställa leverantörshantering levererar vad som förväntas.

riskbedömning av leverantörshantering är inte ett enda steg – det börjar när du känner igen ett behov av en leverantör och sedan är det helt enkelt pågående.

det finns flera typer av risker kring leverantörshantering – ekonomi, betalning, Drift, efterlevnad och datasäkerhet för att nämna några. Du måste regelbundet identifiera alla leverantörsrelaterade risker vid varje steg i leverantörshanteringsprocessen, bedöma dess inverkan baserat på din riskaptit och planera begränsningsåtgärder.

de hot som utgör risker förändras kontinuerligt-se till att du övervakar organisationens interna och externa miljö och bedömer de kontroller du har på plats, deras effektivitet och uppdatera dem efter behov. Denna nivå av due diligence hjälper dig att minimera leverantörsrelaterade risker och se till att leverantörens prestanda kan uppfylla alla krav.

mat för tanke-skillnad mellan leverantörshantering och Leverantörsrelationshantering

i många scenarier används termerna ’leverantörshantering’ och ’leverantörsrelationshantering’ omväxlande. Skapar ytterligare ett ord verkligen någon skillnad? Jo, det gör det. Medan vendor management täcker hela företagets engagemang med sina leverantörer, är

Vendor relationship management en del av den helheten som fokuserar på den ’mänskliga aspekten’ av vendor management. I slutet av dagen representeras leverantörerna av människor och vi har redan fastställt hur värdefulla leverantörsrelationer är för en organisation.att bygga varaktiga och meningsfulla relationer med leverantörer, särskilt de kritiska, går upp på listan över prioriteringar för en organisation som hanterar leverantörshantering. Team inser värdet av att synergisera med sina leverantörer-meningsfullt, hållbart samarbete kan positivt påverka leverantörsprestanda och kan också hjälpa till att minimera leverantörsrisker. För att underlätta detta finns det ett växande antal VRM-verktyg som gör det möjligt för företag att effektivt hantera sina leverantörsrelationer.

i ett nötskal

detta blogginlägg talar om en mycket viktig aspekt av organisatorisk funktion – leverantörshantering. I dagens globala ekonomi, där geografiska och ekonomiska hinder ständigt minskar, måste organisationer arbeta med olika typer av leverantörer från hela världen. Även om du arbetar med en enda leverantör är det viktigt att ha effektiv leverantörshantering på plats eftersom deras prestanda i slutändan påverkar ditt företags prestanda. Det är viktigt att förstå fördelarna och utmaningarna med leverantörshantering så att du kan utforma en effektiv process som styr ditt engagemang med dina leverantörer. Glöm inte att komplettera din process med bästa praxis för leverantörshantering för att säkerställa att dina leverantörer levererar maximalt värde till din organisation.