en variansrapport är ett av de vanligaste redovisningsverktygen. Det är i huvudsak skillnaden mellan det budgeterade beloppet och det faktiska, utgiften eller intäkterna.

en variansrapport belyser två separata värden och omfattningen av skillnaden mellan de två.

det är denna varians, eller skillnaden, som den försöker kasta ljus på (och så småningom triggarna också). Variansrapporten kan vanligtvis bara skapas när de faktiska siffrorna är tillgängliga.

variansen kan avbildas både i absoluta termer och en procentuell skillnad. Det belyser graden av skillnad och det är därför det är en avgörande komponent i många redovisningsmetoder. Det visar ett felaktigt antagande eller triggers som resulterar i variansen.

formeln för variansrapport

variansrapporten skapas för alla typer av budgetar. Vanligtvis skapas rapporten efter beräkning av variansen enligt en strikt formel. Detta beror på att variansen utgör en nyckelkomponent i tillgångsallokering. Formeln för varians är:

i detta fall:

• UBL 2 är den faktiska variansen
• UBL står för de specifika uppgifterna i fråga
• UBL är medelvärdet av flera datapunkter
• N är det totala antalet data som beräknas

om du beräknar variansen % som en del av budgeten-variansen % = x100
procentandelen är avgörande eftersom den ger dig en känsla av den relativa skillnaden, och i många fall belyser triggers som ledde till skillnaden.

insikt i variansrapport

hela begreppet variansrapport är Jämförelse. Det hjälper till att identifiera väsentligheten i en specifik budget i fråga. Det kan vara förvånande men den första variansrapporten och analysen användes i forntida Egypten.

kardinalt är det bastionen för förvaltningsredovisning. Detta är det viktigaste verktyget som chefer världen över använder för att kalibrera företagets resultat, genom att bedöma vinst och förlust och uppmärksamma budgetskillnader. Därför är det ett verktyg som används för att förbättra effektiviteten på ett långvarigt sätt och hållbart under en tidsperiod.

Bonus: Kolla in Finansinstruktören Ray Sheens topp 10 finanstips

tolkning av variansrapportresultat

variansrapporten ses ofta som det primära verktyget för bättre kontroll av framtida kostnader och förhållanden på ett meningsfullt sätt. De är den perfekta representationen av hur oberoende siffror är relaterade till varandra i en större grupp.

i statistikspråk är den största fördelen med denna typ av rapport att den ger lika stor betydelse för alla typer av avvikelser i en analys. Oavsett riktningen för avvikelsen från medelvärdet kan du inte uppnå en summa noll med denna typ av nummerrapportering. Som ett resultat kommer du aldrig att se en situation där du ser ut som ingen avvikelse eller varians.

det betyder i huvudsak att även den minsta avvikelsen är öronmärkt på lämpligt sätt i variansrapportens resultat.

men det skapar en liten hicka. Tolkningen av variansrapporten är inte så enkel som du antog. Du måste ha en korrekt förståelse för denna beräkningsmetod, dynamiken i branschen som du analyserar och det specifika numret.

Kom ihåg varians ger extra vikt till var och en av dessa datapunkter och kvadrera dem kan skeva siffrorna på ett komplicerat och förvirrande sätt. Viktigast, det kommer inte att tjäna det centrala syftet för vilket det beräknas på ett meningsfullt sätt.

kanske ett exempel kommer att driva hem punkten på ett meningsfullt sätt. Låt oss anta att vi beräknar variansrapporten för företag X. avkastningen för:

• år 1 är vid 10%
• år 2 är vid 15%
• år 3 är vid -10%

det totala genomsnittet för de tre åren är cirka 5%.

låt oss nu säga skillnaden avkastningen och genomsnittet är ungefär vid:

• år 1 – 5%
• år 2 – 15%
• år 3 – 20%

kvadrera dessa får du en avvikelse och varians nära 200%. Din standardavvikelse från detta står då på en smula lägre än 15%.

positiva vs. negativa avvikelser

det är intressant att notera att variansen aldrig är enkelriktad. Speciellt för budgetvariansrapporter kan du ha både negativa och positiva scenarier. I huvudsak beror detta på både nyckelberäkningsmått och analysens kvalitet. Externa faktorer som säsongsförändringar kan till exempel spela en roll i den.

positiv varians

vanligtvis hänvisar en positiv varians till gynnsamma avvikelser i rapporten som du har sammanställt.

det betyder att vinsterna är mer än förväntat och har berott på vissa oväntade faktorer. Det skapar ett överskott och ytterligare vinster från en mängd olika faktorer. Så då måste företaget komma tillbaka till ritbordet och omkalibrera de tillgängliga tillgångarna.

det kan också resultera i en förfinad tillgångsallokering för dem också. Dessutom, detta kan också bero på plötslig aldrig tidigare skådad engångsfall av någon typ. Detta kan skeva siffror negativt.

negativ varians

detta är exakt motsatsen till den positiva variansen. Detta är resultatet av en viss ogynnsam utveckling.

förlusterna kunde ha varit det direkta resultatet av någon form av beräkningsfel eller till och med någon miljöfaktor. Till exempel, om du är i cementbranschen, kommer de cykliska faktorerna att spela som regn och festlig efterfrågan på nya hus. Som ett resultat kommer efterfrågan på cement sannolikt att öka runt då. Men låt oss tänka på tiden strax efter subprime-krisen, priserna sjönk helt och efterfrågan på hus sjönk också. Det är nästan naturligt att cementpriserna också kommer att glida. Därför är en negativ varians inte förvånande i denna omständighet.

ändå kommer dessa siffror och variansen särskilt att ge ägarna en känsla av marknaden och ge dem ledtrådar om hur man avsmalnar antagandena för de följande kvartalen.

vanliga typer av avvikelser

men när du överväger variansrapporten är det mycket uppenbart att det finns några grundläggande parametrar som fortsätter att skifta regelbundet.

prisvarians

i det här fallet, som namnet antyder, kommer variansen i priset på materialet. När det faktiska priset på materialet skiljer sig avsevärt från standardpriset får du denna varians.

detta är också ett resultat av skillnaden i de faktiska utgångs-och användningsnivåerna jämfört med de vanliga. Så i det här fallet måste du komma ihåg fyra faktorer:

• faktisk användning. Ibland kan du få mängdrabatter när du köper större kvantiteter, så fler material vänjer sig för att tillgodose prisskillnaden.
• det faktiska priset är lägre eller högre än standardmarknadsräntan.
• kvaliteten på materialen är också avgörande. Ibland kan det vara problematiskt att köpa lägre kvalitet eller högre kvalitet jämfört med standardpriset.
• otillgängligheten av vissa produkter kan också leda till att man väljer ett annat alternativ. Både vad gäller pris och kvalitet kan den lägga till en annan dimension i den övergripande variansrapporten på ett betydande sätt och ändra de slutliga avdragen.

Användningsvarians

Som namnet antyder, när användningsnivåerna skiljer sig från standardhastigheten, leder det till formuleringen av följande rapport:

• att ersätta standardmaterialet med ett alternativ kan påverka användningen. Du kan behöva öka eller minska kvantiteten enligt de nya kraven.
• Det relativa utbytet från materialet måste överensstämma med förväntade nivåer. Om det finns en anomali här resulterar det i en varians.
• skrothastigheten från det använda materialet kan också spela en avgörande roll i de ultimata avdragen.

Arbetsvarians

arbetsvariansen avser kostnaden för arbetskraft. Den faktiska räntan, i detta fall, skiljer sig ibland avsevärt från standard eller antagen ränta. Det kan återigen finnas flera orsaker till att detta gör skillnad i variansrapporten:

• Om standardlönen är betydligt under eller över den befintliga.
• faktiska Arbetstimmar vs. de vanliga arbetstimmarna kan också påverka både kvalitet och effektivitet. Detta kan i sin tur påverka priserna.
• påverkan av speciella situationer som strejk, lockout och liknande.
• total effektivitet i arbetet räknas också. Om de är mycket effektiva kan 4 arbetare på 5 timmar arbeta på samma sätt som 10 kanske kan uppnå på 8 timmar.

Overheadutgiftsvarians

detta avser overheadkostnaderna i verksamheten. Tekniskt kan det vara när som helst och vad som helst. Tricket handlar om att införliva de potentiella variablerna:

• plötsliga engångskostnader eller nödsituationer som har betydelse för den totala inmatningskostnaden.
• potentiella externa faktorer som kan påverka efterfrågan på slutprodukten.
• arbets oro eller särskilda åtgärder som vidtagits för att erbjuda ytterligare ekonomisk ersättning till arbetarna för ett visst år.
• felaktig produktion på grund av eventuell övervakning som måste avvisas och företaget måste smälta kostnaden.

hur man skriver en variansrapport

så nu när du har alla element i att beräkna en variansrapport, är nästa steg att skriva ner det.

rapportens layout kan variera beroende på hur din publik vill se informationen.

för resultaträkningsexemplet ovan listas budgeten för varje konto efter kontonamnet följt av faktiska resultat. Detta sätter scenen för variansen och sedan en visuell gynnsam eller ogynnsam presentation. Exemplet visar inte det, men variansrapporter kan också ha en kolumn för en procentuell förändring för att göra data ännu bättre.

tyvärr kan en variansrapport inte slutföras förrän de faktiska händelserna inträffar. Men mycket arbete kan göras på förhand genom att skapa mallen. Detta sätt vända tid när resultaten är slutliga kommer att bli mycket snabbare.

på det hela taget följer de flesta variansrapporter detta strikta protokoll när du skriver det. Men kom ihåg att en variansrapport innehåller många siffror och det är viktigt att lyfta fram de mest relevanta faktorerna i rätt ljus. Det kommer att optimera dess användbarhet.

slutsats

medan variansrapporter kan vara en smärtpunkt för alla professionella, är de ovärderliga för att kommunicera resultat till externa intressenter och beslutsfattare.

Nu när du har behärskat grunderna i dessa rapporter bör du vara utrustad för att erövra ditt nästa uppdrag. Vill du fortsätta öka din kunskap?

kolla in GoSkills Finans-och projektledningskurser där du kan öva dina nya variansrapporteringsfärdigheter.

och ta upp saker med vår guide till variansanalys (ANOVA).