Om ditt företag använder många verktyg och utrustning, kommer det inte att vara lätt att hålla reda på lager.

från små verktyg som hammare till sågar och stor utrustning som rullar/cementblandare blir individuell spårning av utrustning ett stort problem för organisationen.

avvikelser från posten kan orsaka en försening i projektets slutförande.

verktygsdata oregelbundenhet kan orsaka avstängningar, vändningar och avbrott (STO: er) där kostnaden för projektets slutförande blir 3-4 gånger den faktiska kostnaden.

detta kan leda till felaktigt beslutsfattande, ineffektiv planering och oförmåga att hålla sig till kontraktet. För att slutföra projektet i tid ordnar de flesta intressenter bara om utrustningen istället för att lokalisera den, vilket ytterligare ökar projektkostnaderna.

men huvudfrågan är, varför saknas verktyg?

de främsta orsakerna till att du inte hittar dina verktyg är:

1. verktyg finns inte där och / eller de har kommit i fel mängd: om verktygen som ska skickas inte har nått den angivna platsen eller de skickas till en annan, kommer du att ha en saknad verktygsrapport.
2. verktyg har flyttats: kanske finns verktyget fortfarande i lagret. Men någon flyttade någon annanstans utan att någon visste eller de har placerat den på fel plats efter att ha använt den, så det kommer att klassificeras som saknas.
3. stöld / felplacering: en av de vanligaste orsakerna till saknade verktyg är stöld. Någon tog verktyget till jobbet och returnerade det inte. Eller efter att ha använt det, felplacerade de det.
4. loggen registreras inte korrekt: om loggbladet säger att någon har utfärdat verktyget medan det faktiskt fortfarande finns i lokalerna, kommer det inte att användas om det finns ett krav. Omvänt, om någon använder verktyget men loggbladet säger att verktyget är tillgängligt, kommer folk att leta efter det. Det kommer att orsaka förvirring, stoppa arbetet och slösa bort dyrbar tid.

det finns dock några tips och tricks du kan implementera för att se till att du håller koll på dina verktyg och utrustning.

spåra alla lager

spåra ditt lager är det bästa du kan göra.

ett bra lagerspårningssystem betyder att det är korrekt och aktuellt. Du kan göra cykelkontroller istället för daglig spårning för att minska den tid och ansträngning som krävs för lagerkontroll.

Du kan också ha en central databas där du listar allt du äger. Det kommer att minska stölden, eftersom alla vet om något saknas.

Inventeringskontroller ser också till att du fördelar en lämplig budget för inventeringen. För det mesta har företag mycket mer lager än de behöver.

även om det inte är ditt fall, när du spårar ditt lager, kommer du att vara på toppen av arbetskraven och beställa utrustning korrekt nästa gång du behöver det.

kategorisera verktyg och utrustning

Kategoriseringsverktyg och utrustning kan hjälpa dig att identifiera var liknande verktyg finns och vilka som kan användas omväxlande.

medan du kan kategorisera ditt lager granulärt i ett program kan du placera utbytbara verktyg på samma plats för enklare åtkomst.

Du kan dela in verktyg i olika kategorier, på ett sätt som passar din affärsmodell bäst.

Du kan till exempel organisera verktyg efter webbplats och dela små och stora verktyg. Andra kategorier kan vara:

• typ av verktyg (handverktyg, Elverktyg)
• verktygsmärke
• Använd för det verktyget (inomhus, utomhus)

organisera verktyg som du tycker passar, men det skulle vara klokt att inkludera information om utrustningens status, inköpsdatum och utgångsdatum för garantin.

tagga enskilda objekt

tagga objekt i ditt lager gör att du kan spåra, identifiera och lokalisera varje verktyg du har. Du kan märka utrustning på många sätt, streckkoder och RFID-chips är de vanligaste.

Vi kommer att förklara fördelarna med varje alternativ senare.

Spårverktygsanvändning

Du bör veta vilket verktyg som används mer, hur mycket används det, vem som använder det och hur mycket kostar det att skicka det.

dessa insikter hjälper dig att prioritera verktyg efter krav och transportpris så att du inte spenderar en extra krona på Verktyg än vad du absolut måste.

om ett verktyg samlar damm i ett lager medan det behövs någonstans-lider verksamheten.

viktigast av allt, om ett verktyg blir stulet, har du posten om vem som var den sista personen som hanterade det, när de använde det och den sista platsen de använde verktyget. Detta är viktigt eftersom kostnaden för förlorade verktyg över tiden ökar.

checka in och checka ut verktyg kommer att bidra till att göra en strategi för ytterligare hantering av utrustning.

spåra reparationer och garantier

Om du använder ett verktyg dagligen och ett annat en gång i månaden kräver verktyget du använder varje dag mer underhåll och det är mer troligt att det går sönder.

dessutom, när du har information om användningen av utrustningen, kan du planera underhåll för tomgångsverktyg eller maskiner på grund av kontroller. Att vara välorganiserad påverkar inte affärsprocesser och kommer att hålla din utrustning igång.

övervaka vilka verktyg som omfattas av garantin eftersom du kan underhålla/fixa dem utan kostnad. Detta kommer att se till att du bara spenderar pengar och tid på de verktyg/utrustning som verkligen behöver det.

vad händer om verktyget går sönder?

spåra vilka verktyg som regelbundet är ur drift.

om något går sönder, försök att förstå orsaken bakom det, särskilt om det händer oftare än det borde. Du kan göra det genom att samla in data och genomföra trendanalys.

svara på följande frågor och du får en bättre förståelse för varför något går sönder:

• används inte utrustningen korrekt (hanteringsfel)?
• används de inte enligt korrekta spänningsspecifikationer?
• kräver det en viloperiod före återanvändning?

inte bara kostar ett brutet verktyg tid och pengar för att fixa det, men dina arbetare skulle också vara lediga medan det blir fixat om det inte finns någon ersättning tillgänglig.

för att spara pengar på lång sikt, försök att köpa kvalitetsutrustning från ett pålitligt varumärke.

Bestäm optimalt utnyttjande

När du kategoriserar verktyg kan du samla in mer data för var och en.

Du kan till exempel ta reda på vilka verktyg anställda gillar bättre och vilka som är mest effektiva för att få jobbet gjort.

jämför det med kostnaden och hitta information om hur många företag som gör det. Försök sedan undersöka vilket märke som har den mest hållbara utrustningen. Gör en kostnadsanalys för att ta reda på vilka verktyg som dränerar dig mest ekonomiskt, antingen genom fysisk fråga (bryta för tidigt) eller logistisk Fråga (för mycket krav).

med den intelligensen kommer du att kunna fatta smartare beslut.

ansvar för användning av utrustning

att göra enskilda arbetstagare ansvariga för den utrustning de använder är ett säkert sätt att minska stölder och räkna fel.

Här är vad du kan göra.

• använd teknik: använd ett verktygshanteringssystem istället för en manuell post och se till att dina anställda vet hur man använder det. På så sätt kan de själv checka in eller checka ut de nödvändiga verktygen.
• ta med dina anställda om det verktygsspårningssystem du valde och förklara hur allt fungerar. Du kan också sätta ett verktyg hantering och användning diagram på arbetsplatsen för en bättre förståelse.
• skapa ett verktygshanteringsavtal för att se till att dina anställda förstår ansvarsskyldighet i samband med utfärdandet av verktyget. Berätta för dem om etablerade lagar relaterade till stöld av verktyg och påminna dem om konsekvenserna.
• upprätta belöningar och böter: för en exceptionell verktygshantering kan du också utfärda belöningar. Detta kommer att motivera människor att hantera verktygen bättre. Böter kan ges till dem som inte följer reglerna. Arbetare som” förlorar ” verktyg ofta kan betala för utrustningen ur sin lönecheck, om det här blir din p.

Asset Management System

penna och pappersspårning kan fungera för små organisationer, men ett asset management system/inventory management system bör användas för att hantera verktyg i en stor organisation. Det minskar lagerfel och ökar säkerheten för verktyg.

tillsammans med taggningssystemet kan du formulera en realtids tillgångsspårare för mer exakt information.

Du kanske tror, ” jag kan hantera mina verktyg med en loggbok och RFID-taggar. Varför ska jag betala för programvara för att göra det?”

Tja, det finns stora fördelar med att använda en dedikerad mjukvarulösning för verktygsspårning. Penna-och papperslösningar eller kalkylblad är ingenstans nära tillräckligt bra än mjukvarumetoden.

här är några fördelar med professionellt verktyg och programvara för kapitalförvaltning över pappersspårning/kalkylblad:

så nu när du vet fördelarna med en professionell spårningslösning—hur väljer du en professionell spårningslösning spårningslösning?

det finns många tillgängliga på marknaden. De flesta av dem tillgodoser olika behov. Vi kommer att utforska de funktioner du behöver vara på jakt efter.

det finns några saker du bör tänka på innan du väljer en verktygsspårningslösning.

Cloud Connectivity

att lagra dina data på en enda disk är en stor säkerhetsrisk.

molnbaserade lösningar tillåter användare att komma åt data var som helst (flexibilitet). Dessutom har cloud-native architecture brandväggar och krypteringsinställningar som lägger till ytterligare ett lager av säkerhet.

Skanningsenhet

Du kan använda antingen en smarttelefonskanner eller en dedikerad handhållen skanner för skanning av utrustning.

en handhållen skanner är en extra hårdvara som du måste köpa, varför de flesta företag implementerar smarttelefonskannrar som erbjuder mer flexibilitet för incheckning och utcheckning.

i stället för att oroa skannrar bryta och orsaka en fördröjning i de dagliga processerna, kan användarna använda en programvara om sin egen telefon och göra en själv checka in och checka ut. Det sparar både tid och pengar.

unik identifieringsinformation

etiketter, streckkoder och QR-koder är några exempel på hur du kan tagga och skilja verktyg från varandra. Alla dessa alternativ använder olika sätt att lagra produkt/verktygsinformation.

om du till exempel behöver grundläggande verktygsidentifiering och en post i den mindre databasen är streckkoder ett kostnadseffektivt val som kan fungera för dig.

men deras unika identifierare har vissa begränsningar, så organisationer med stora mängder verktyg där det måste se till att alla sekundära data är tillgängliga för alla kommer att hitta QR-koder mer lämpliga.

här på GoCodes patenterade vi våra QR-koder.

de har unika identifierande tecken, så att ingen produkt har samma kod/identifierare, så även när två avdelningar slås samman är data alltid unika för en enskild tillgång.

Verktygsbokning

är verktygsbokningen nödvändig eller inte?

organisationer som har flera pågående projekt finner verktygsreservation som ett viktigt kriterium, särskilt när dyra verktyg är bristfälliga.

För optimal användning av verktygen kan programvaran använda datavetenskap och maskininlärningsalgoritmer för beslutsfattande vid överflödiga krav.

maskininlärningsalgoritmer kan förutsäga ideala reparations-och underhållstider för viktiga verktyg för att hålla serviceavbrott på ett minimum.

Automatiseringskrav

med programvaran får du vanligtvis automatiska databasvarningar och automatiska kontrollstatusvarningar.

därefter bestämmer du vilken automatiseringsnivå du behöver. Programvaran kan konfigureras på många sätt, och du kan leta efter det program som passar dina automatiseringsbehov bäst.

till exempel kan programvaran för spårning av tillgångar skicka varningar om ett visst verktyg inte returneras i tid. Det kan skapa en lista för utfärdade verktyg med information om vem som utfärdade dem.

om det finns ett konstant krav på ett visst verktyg kan du ställa in programvaran för att skicka varningar eller automatiskt lägga till det verktyget i din inköpslista.

Du kan också integrera IoT med verktygsspårningsprogramvara.

med det här alternativet kan du länka rörelsedetektorer och övervakningskameror till programvaran så om det finns en rörelse i ditt lager utan ID-incheckning får du en varning.

Om någon går in i verktygssektionen utan att först logga in i systemet får du en varning och kameran börjar spela in.

olika verktyg kräver olika tillvägagångssätt

tänk på att olika tillgångar kräver särskild programvara/hårdvaruutrustning för spårning och hantering. Att använda olika system skapar vaga kategorier som kan delas in ytterligare i datapunkter för verktyg.

små verktyg (hammare/sågar)

Använd ett streckkodssystem med en smarttelefonskanner. På så sätt får du en billig och effektiv hårdvarulösning som fungerar med din programvara.

medelstora verktyg (polermaskiner/betongblandare)

för glesa verktyg som ofta används, använd QR-koder tillsammans med molnanslutning.

med uppdateringar i realtid som skickas till en onlinebok, kommer alla att ha aktuell information om verktygets tillgänglighet. Du kan till och med ansluta en Bluetooth-sändare för spårning och platsinformation i realtid.

stora verktyg/utrustning (rullar/riggar)

massiv utrustning kräver ett mer exakt tillvägagångssätt eftersom det är dyrare än annan utrustning.

dessa tillgångar behöver GPS-spårning över stora nätverk, vanligtvis 3G eller 4G.

programvaran du väljer bör mäta exakt plats och användning för dessa eftersom de är kostsamma att få och driva.

För dessa stora verktyg, här är några andra datapunkter som du bör spåra, tillsammans med plats och användning:

• körsträcka
• senaste underhållsdatum
• servicekostnad
• motordata

Mer data hjälper till att förutsäga om det finns behov av service eller byte av delar och vilka åtgärder du bör vidta för att minska enhetens nedbrytning.

slutsats

utnyttja teknik för att hantera verktyg är ett bra sätt att minimera din driftstopp och arbeta smartare.

ett modernt utrustningsinventeringssystem löser ditt företags behov av verktyg och utrustning. Det kommer att öka ansvarigheten bland anställda, minska småstölder och lägga år till din utrustnings liv.att automatisera bakgrundsprocesser, integrera IoT med verktygshanteringsprogramvara och använda data från spårningsprogramvara för förutsägelseanalys är den nya framtiden.

tid är pengar och driftstopp fördubblar kostnaden.

Som företagare ska du alltid fatta beslut som gynnar ditt företag mest.

med ett systematiskt tillvägagångssätt för dina tillgångar har du inte bara data för att driva dessa beslut, men du kommer att kunna bemyndiga dina arbetare, öka produktiviteten och öka dina vinstmarginaler.