det fanns en tid då arbetsgivare kunde förvänta sig att deras personal skulle ”stanna kvar” fram till pensioneringen. Dessa dagar, tillsammans med den garanterade pensionen och lojaliteten mot anställda som följde med dem, är borta. Dagens arbetsgivare har högre omsättning än vid någon annan tidpunkt i historien. Vad händer med en organisation när det är bäst, smartaste, mest erfarna och kunniga medarbetare går ut genom dörren? Vad tar de med sig, och vad förlorar arbetsgivaren? när anställda lämnar ett jobb, av egen vilja eller inte, förlorar arbetsgivare den institutionella kunskap eller historia som de tar med sig, och många organisationer saknar tillräckliga överföringsprogram för att stoppa förlusten. under min tid som chef för mänskliga resurser för ett statligt universitet i sydvästra Texas studerade jag generationsfrågor medan jag fortsatte min doktorsexamen. Jag var intresserad av att svara på några av dessa frågor med ett särskilt fokus på anställda inom en institution för högre utbildning. Min studie fokuserade på tre generationsgrupper: Baby Boomers (1946-1964); Generation X (1965-1980); och Millennials (1981-2000). Studien försökte också betona vikten av vilken kunskap som förlorades när Generation X (Gen.X) och tusenåriga generationskohorter lämnade sin anställning tidigare än väntat. Omsättning har kostnader som kan påverka en organisation avsevärt. Det finns dock väldigt få mätvärden eller åtgärder för att kvantifiera förlusten av institutionell kunskap, kontinuitet och historia. Vad vi vet är att dessa kostnader manifesteras i omsättning, rekrytering, ersättning och utbildningskostnader som många organisationer står inför.
år 2018 kan många arbetsgivare se så många som fem generationer som arbetar sida vid sida. Detta beror på många faktorer inklusive den skakiga ekonomin och friskare, mer aktiva seniorer. Flera generationer som arbetar sida vid sida på arbetsplatsen påverkar inte bara sammansättningen av en organisation utan också hur samma organisationer hanterar engagemang, värderingar, hållbarhet, tjänstgöring och bygger mot bevarande och överföring av institutionell kunskap. Idag, som Baby Boomers förbereder sig för pensionering, är vissa Gen.X ’ ers och många Millennials inte kvar anställda i en organisation tillräckligt länge för att lära av sina äldre kollegor. Som ett resultat kan den institutionella kunskapen, historien och affärskontinuiteten hos veteranerna och Boomers försvinna med liten eller ingen kunskap som behålls av Gen.X ’ ers och Millennials. Underlåtenhet att behålla och överföra institutionell kunskap kan leda till en stadig ökning av personalomsättningen och ytterligare förlust av institutionell kunskap, vilket leder till högre kostnader och lägre institutionell effektivitet. utan en plan eller ett program för att överföra affärsprocesser, institutionella politik och praxis, och historisk kunskap till någon annan, organisationer kan ställas inför allvarliga kontinuitet och kunskapsfrågor som yngre anställda lämnar organisationen. Detta blir tydligare nu, eftersom den första fasen av Boomers går i pension.
organisationer måste ha planer på plats för att säkerställa kontinuitet. För att ta itu med förlusten av institutionell kunskap rekommenderar US Office of Personnel Management (OPM) 1 att statliga myndigheter fokuserar på att identifiera ledarskapskompetenser bland sina befintliga anställda i ett försök att skapa en pipeline av nya ledare som förgrenar sig mot lediga positioner. Små organisationer måste också genomföra en plan för kunskapsöverföring för att överleva förlusten av äldre generationsanställda. ett sätt att ta itu med risken att förlora kunskap till följd av Boomer pensioneringar eller andra anställda lämnar är att utöva en personalbedömning, dokumentera och identifiera kritisk kunskap som innehas av befintliga anställda. Vad några framgångsrika organisationer har gjort är att få hjälp av befintliga och avgående pensionärer för att fungera som mentorer. Dessa retentionsmetoder har visat sig vara framgångsrika för att begränsa förlusten av institutionell kunskap och överföra den till de yngre generationsgrupperna.
i en 2006 2 studie av kunskap lagring och personalomsättning i USA. elkraftindustrin fann en forskare att värdefull och skicklig kunskap om veteran-och Boomerarbetare skulle vara svår att ersätta. Denna studie var inriktad på att hitta sätt att minimera effekterna av förlusten av institutionell kunskap från de som lämnar och hitta sätt att arbeta med att behålla kunskapen innan de lämnade. Studien fann att den åldrande arbetskraften var en kritisk och aktuell HR-Fråga för elkraftindustrin på grund av den potentiella kunskapsförlusten som kan bero på anställdas pensioneringar. Forskaren erbjöd flera sätt på vilka kunskap kunde överföras. Dessa inkluderade observation av arbetsenheter, anställdas kommunikation, granskning eller arbetsprocesser, hitta andra sätt att få arbetet gjort och anta teknik. Dessa metoder är bara några som en organisation kan använda för att behålla kunskap.
för varje organisation är behållandet av institutionell kunskap eller institutionellt minne ett viktigt attribut vid rekrytering och kvarhållande av anställda. Detta gäller särskilt för vissa högkvalificerade positioner, till exempel inom teknikområdet. I dessa fall är det större hotet svårigheten att kvantifiera och ersätta dessa anställda. Medan många chefer oroar sig för omsättningsnivån, desto viktigare statistik bör vara nivån och kapaciteten hos kunskap som de som lämnar besitter. Organisationer upprätthåller rutinmässigt förlusten av anställda, men när de anställda är högkvalificerade och har kunskap som inte är lätt utbytbara, lider organisationerna.
det finns åtgärder organisationer kan vidta för att minska nivån på institutionella kunskaper som de förlorar med förlusten av kompetenta medarbetare. Specialiserad utbildning, dokumentation av processer och arbetsdelning är några av sätten att bekämpa denna förlust. En av de mer effektiva metoderna för att minska förlusten av institutionell kunskap är att de äldre och mer erfarna arbetarna fungerar som mentorer och utbildare, så att de kan vidarebefordra sin kunskap till andra inom organisationen. för att förbereda sig för förlust av institutionell kunskap och planera för kunskapsöverföring måste organisationer utveckla strategier för att säkerställa kontinuitet i verksamheten. Detta är något som många organisationer inte gör tillräckligt.
min undersökning av Gen. X och tusenåriga anställda ställde ett antal frågor om institutionell kunskap. Jag frågade dem om värdet av deras institutionella kunskap och uppfattning om den förlust som institutionen skulle drabbas av om de lämnade. Jag frågade respondenterna om affärsprocessen och kontinuiteten och andra färdigheter som de har förvärvat när de arbetade på institutionen och vilka resultat (inklusive vinster eller förluster) skulle institutionen inse om de lämnade. Det sista uttalandet i förhållande till detta ämne av institutionell kunskap behandlade förlusten av en anställds kunskaper och färdigheter.
resultaten av undersökningen från dessa frågor var inte förvånande. När det gäller värdet av institutionell kunskap, affärskontinuitet och affärsprocesser trodde majoriteten av båda grupperna att det de har lärt sig vid institutionen var mycket viktigt och hade värde. Vidare hävdade de att detta värde, eller institutionell kunskap, skulle vara en kritisk fråga om den inte behandlades av ledningen. Båda generationsgrupperna trodde att deras handledare och chefer skulle vara svåra att hitta ersättningsanställda med liknande färdigheter eller kunskaper. Institutionen hade varken en tyst eller uttrycklig formell plan för överföring av kunskap. studien av retentions-och separationsmönstren för Gen.X och tusenåriga anställda gjorde en bra start, men jag tror att ytterligare forskning kan vara nödvändig för att verkligen förstå vikten av institutionell kunskap och metoderna för att behålla den. Bortsett från några artiklar om ämnet finns det inga kända mätvärden för att ta itu med vad en organisation förlorar eller vinner när anställda lämnar sin anställning. Många organisationer har inga formella institutionella kunskapsöverföringsplaner eller successionsplaner på plats som kan minimera mängden affärskunskap som skulle vara borta med förlusten av Boomer, Gen.X och tusenåriga anställda. om ansträngningar inte görs för att ta itu med bevarandet av institutionell kunskap om Gen.X och tusenåriga anställda, kunde vi se ett stort gap i kontinuiteten och historien som de tidigare generationsgrupperna gav. Denna kunskap kommer att vara svår att ersätta. Som ett resultat kommer dessa organisationer att uppleva luckor i institutionell kunskap. Förhoppningsvis kommer fortsatt vetenskaplig forskning om detta ämne att föra denna fråga i framkant och leda till ett effektivt genomförande av en plan för att bevara institutionell kunskap. Nu är det din tur. Vad ska du göra?
av
dr. Andrew M. Pe Kambodja, SPHR, MBA
biträdande Vice ordförande för mänskliga resurser-New Mexico State University
Augusti 10, 2013