de flesta icke-vinstdrivande organisationer förstår att de, när de får federalt stöd, måste slutföra ett schema för utgifter för federala utmärkelser (SEFA) för att avgöra om en enda revision krävs och i så fall inkludera SEFA i den enskilda revisionsrapporteringen. Men vad är SEFA och vad är grunden för att bestämma vilka federala utgifter som ska ingå?

Vad är SEFA?

SEFA är ett kompletterande schema till de finansiella rapporter som en organisation är skyldig att producera när den är föremål för det enskilda revisionskravet. Det enda revisionskravet utlöses när de federala utgifterna som rapporteras på SEFA överstiger $750,000 eller mer under organisationens räkenskapsår. För vissa organisationer kan fel i SEFA leda till att en organisation drar slutsatsen att en enda revision inte krävs när den faktiskt krävdes.

SEFA måste fyllas i i enlighet med den enhetliga vägledningen (2.CFR.200.502). De federala utgifterna som ingår i SEFA ska baseras på att bestämma när en federal utmärkelse anses vara ”förbrukad”. Tyvärr kan namnet federala utgifter på schemat vara vilseledande. Det verkar innebära att schemat helt enkelt bara skulle inkludera värdet av kostnader som organisationen ådragit sig som betalades med federal finansiering. Men i verkligheten är det mycket mer involverat än så.

definiera utgifter

Följande är en lista över olika typer av federala utmärkelser och hur enhetlig vägledning definierar dem som förbrukade:

• bidrag, kostnadsersättning kontrakt enligt Federal Acquisition Regulations (FAR), med indiska stammar, samarbetsavtal och direkta anslag-federala medel bestäms att användas när den relaterade aktiviteten inträffar. Eftersom enhetlig vägledning följer periodiseringsmetoden för redovisning, skulle detta vara när utgifterna/utgifterna inträffar, såvida inte organisationen har förberett SEFA på kontantbasis, vilket den enhetliga vägledningen faktiskt tillåter. Dessutom ingår federala kontrakt med undantag för fasta fastpriskontrakt, med förbehåll för FAR: s, som specifikt identifieras av den enhetliga vägledningen som uteslutna.
• utbetalning av medel till subrecipients – om en organisation använder sin federala finansiering för att vidare övergå till en annan organisation genom ett subrecipientförhållande, är de federala medlen fast beslutna att användas när organisationen blir skyldig till subrecipienten för betalning. I allmänhet är det då utbetalningen görs till subrecipienten.
• lån och lånegarantier-grunden för att inkludera lån och lånegarantier utvidgas till att inte bara omfatta alla federala lån som mottagits eller spenderats under innevarande år, men det inkluderar också alla lån som mottagits under tidigare perioder som har fortsatta efterlevnadskrav. Dessa fortsatta efterlevnadskrav kan variera från lån som för närvarande återbetalas till de som kommer att vara förlåtliga i slutet av en viss period. Om det finns fortsatta efterlevnadskrav, till exempel specifik användning av en anläggning som köptes med ett federalt lån, kommer lånet att förbli på organisationens SEFA tills det fortsatta efterlevnadskravet upphör. För dessa typer av federalt finansierade lån eller lånegarantier är det som rapporteras som federala utgifter början balans plus eventuella förskott eller låneintäkter som erhållits under året. Inkluderat i denna balans är också eventuell räntesubvention, kontanter eller administrativ kostnadsersättning som erhållits. I noterna till SEFA skulle organisationen rapportera det utestående saldot för eventuella lån från och med den sista dagen i räkenskapsåret.
• mottagande av egendom – detta skulle relatera till donerad egendom och skulle rapporteras i enlighet med periodiseringsmetoden för redovisning och anses vara förbrukad när fastigheten mottogs.
• kvitto eller användning av programintäkter – detta skulle rapporteras när programintäkterna tas emot från den federala källan eller används av organisationen.
• Distribution eller användning av livsmedelsråvaror – grunden för att bestämma när denna federala finansiering används är anpassad till aktiviteten, liknande bidrag, där livsmedelsvaran skulle anses vara förbrukad när den används eller distribueras.
• försäkring-för alla försäkringar som är federalt finansierade är grunden för att bestämma när det rapporteras när försäkringen är i kraft. Detta skulle inte inkludera några Medicare-eller Medicaid-betalningar till organisationen för att tillhandahålla patientvård till patienter som är Medicare-eller Medicaid-berättigade. Det kan dock finnas ett undantag från detta om organisationens stat kräver att Medicaid-betalningarna betraktas som federalt finansierade på grund av sina egna regler om behandling av dessa typer av betalningar på kostnadsersättningsbasis.
• kapitalfonder-i likhet med lån och lånegarantier rapporteras alla kapitalfonder som är federalt finansierade på SEFA vid det kumulativa balansräkningen så länge begränsningen gäller.

Presentation av SEFA

förutom att bestämma mängden federala utgifter har den enhetliga vägledningen också specifika krav på hur dessa belopp ska rapporteras i SEFA. Under enhetlig vägledning är organisationen skyldig att lista enskilda federala program av federal byrå, inklusive att gruppera ett kluster av program tillsammans. Organisationen är också skyldig att notera namnet på genomgångsenheten och eventuellt identifieringsnummer om organisationen fick federala medel som passeras genom en annan enhet. Omvänt, om organisationen passerar genom någon av de federala fonderna till andra enheter, är de också skyldiga att notera de totala beloppen som skickas till subrecipients för varje federalt program. Summan på SEFA krävs för varje federalt program och katalog över inhemskt stöd (CFDA) nummer. Om CFDA inte är tillgängligt kan organisationer använda ett annat identifieringsnummer. Summor krävs också för varje kluster som rapporteras på SEFA.

obligatoriska SEFA-fotnoter

slutligen kräver SEFA också specifika fotnoter. Som diskuterats tidigare måste organisationen avslöja det utestående saldot för eventuella lån och lånegarantier som rapporterats på SEFA vid slutet av revisionsperioden. Dessutom måste organisationer avslöja sina redovisningsprinciper för att förbereda SEFA och om de tillämpas som tillåts av enhetlig vägledning. Om en organisation inte valde denna kurs måste organisationen fortfarande notera att den inte gjorde det i fotnoterna. Fotnoterna kan inte vara tysta på denna artikel.

som organisationer kan se är det viktigt för ledningen att förstå kraven för att förbereda SEFA och vad som ingår. Det är nödvändigt för organisationer som får federal finansiering för att få denna rätt och förtrogenhet med vad den enhetliga vägledningen kräver i SEFA är ett måste.