vad är stakeholder management?

Stakeholder management handlar om hur projektstatus, kostnader och vägspärrar kommuniceras till dessa intressenter för att öka synligheten, navigera i förändring i projektriktning och hantera förväntningar. Projektintressenter är individer som är involverade i ditt projekt, eller vars intressen kan påverkas till följd av projektgenomförande eller framgångsrikt slutförande av projektet.

intressenthanteringsprocessen hjälper projektledare att hålla förändring framför sinnet samtidigt som det gör det mindre hotande. Stakeholder management plan är en viktig påminnelse för varje interaktion som projektledare har med direkta eller indirekta intressenter eftersom det hjälper dem att upprätthålla praktisk koppling mellan projektet och den dagliga verksamheten.

identifiering av intressenter

identifiering av intressenter kan inte underskattas. Det är en stor uppgift. Identifiering av intressenter är ofta svårt men måste göras noggrant för projektledaren att veta vem som är vem och införa strategier för att hantera motstridiga behov och förväntningar, och hjälpa intressenter övergången till ett annat sätt att arbeta.

de viktigaste aspekterna av identifiering av intressenter är:

Intressentlandskap

här skapar du en bild av vem som är vem med avseende på deras funktioner, dvs., företags -, interna och externa funktioner.

Intressentpositioner

Nu är det dags att identifiera individer i varje grupp och rangordna dem som höga, medelstora eller låga när det gäller deras:

• förmåga att störa förändring

• aktuell förståelse

• obligatorisk förståelse

• nuvarande åtagande

• obligatoriskt engagemang

/p>

• nödvändigt stöd

stakeholder management approach

detta är effektivt en power vs. interest Matrix, som hjälper till att bestämma strategin att anta för att engagera sig med dem.

Intressentkarta

nu blir din intressenthanteringsplan mer solid. Med individer listade i varje funktionell grupp kan du lägga till deras viktiga problem, den hanteringsmetod du tar och viktiga artefakter för deras input eller validering under projektet.

granska intressenter

granska och justera eller använd det som är vettigt för dig och ditt projekt. Arbetet med detta arbete ger en solid grund för att utveckla kommunikationsplanen, fungerar som input till riskhanteringsplanen och sätter scenen för alla i projektgruppen. Det ger dig också en referensbaslinje för övergång av människor och processer när projektet rör sig genom sin livscykel.

Ebook: 6 sätt att sluta slösa tid och pengar i din recension och godkännandeprocess

Ebook: 9 nivåer av granskning och godkännande helvete

10 nycklar för effektiv intressenthantering

här är tio tips för att skapa presentationer som överlappar din intressenthantering:

Pique deras intresse

en agenda är alltid en bra ide, men en kort sammanfattning av vad som kommer att diskuteras är ännu bättre. Dessutom ger det intressenterna en take-away och låter dem komma förberedda med frågor. Att hålla intressenterna fokuserade på målet kan vara utmanande, men det är avgörande för projektets framgång.

Antag inte att de känner till sitt jobb som intressent

dina intressenter kanske förstår projektets höga nivå, men du kan behöva fylla i detaljerna om vad du behöver från dem.

håll det enkelt

ge dina intressenter situationen i enkla termer. Överväldiga dem inte med information. Rakt på sak. Var dock beredd på ett djupare dyk om de börjar ställa frågor. När du rapporterar till intressenter är det viktigt att komma ihåg att chefer inte är lika intresserade av din specifika projekthanteringsmetodik som de är i resultat. Håll intressentkommunikation fokuserad på framsteg och värde. Var kortfattad och kortfattad. Att skicka mycket tid begravd i detaljerna med intressenter kommer inte bara att vara frustrerande för dem—det gör dig inte heller bra.

använd siffror och bilder

PowerPoint är ett utmärkt verktyg för att presentera grafik och siffror för intressenter. Det är hur de presenterar information för varandra. Och ja, de måste vara en framträdande del av din intressenthanteringsplan.

använd logik

acceptera det faktum att det kanske inte alltid finns data för att stödja en viss situation. Att inte ha siffror för att säkerhetskopiera din position kan göra ett framgångsrikt argument problematiskt, så du kan behöva vända dig till ”Om … då …” logik för att belysa en situation. Förvänta dig dock inte samma resultat eller svar från intressenter—siffror styr med dem.

väntar är aldrig ett bra alternativ

en del av god hantering av intressenter är att förutse och hantera problem innan de blir en stor sak. Vänta inte tills ett problem är uppenbart-det är ofta svårare att lösa problemet vid den tiden.

alltid erbjuda en lösning

Om du kommer att ta upp ett problem utan att erbjuda en potentiell lösning, kan du lika gärna berätta intressenterna, ”Brand mig nu.”Att hitta lösningar är en del av ditt jobb som projektledare.

ange de åtgärder som krävs

om intressenter behöver vidta åtgärder, antar inte att det kommer att vara uppenbart för dem. Upprepa-i listform-vilka åtgärder måste vidtas och när.

säg alltid ja*

* men se till att de förstår hur mycket ”ja” kostar. Sponsorer och intressenter gillar inte att få höra ”nej”, så gör det inte. Se bara till att de förstår kostnaden för deras begäran, så att de själva kan bedöma om ”ja” är värt det eller inte.

sluta inte rapportera

Perception är verklighet. Om intressenter uppfattar att du inte gör någonting – du inte. Låt inte ditt huvud vara nästa på huggblocket. I de flesta organisationer är en intressenters uppmärksamhet ganska kort. Långa projekt som kräver mycket intressent tålamod tenderar att vackla och slutligen misslyckas. Att ge värde regelbundet, med korta (3-4 veckor) intervall, håller intressenterna engagerade och intresserade.

Ebook: 10 experter på marknadsföring efterlevnad: behärska gransknings-och godkännandeprocessen

Läs mer: Workfront för projektledning

Stakeholder management tools

oavsett ditt företags projektledningsmetodik finns det många projektledningsverktyg tillgängliga för att hantera uppgifter och tidslinjer-vissa hjälper dig att kommunicera mer effektivt med intressenterna i din organisation. Oavsett om ditt valda projekthanteringsverktyg underlättar den typen av kommunikation, är det farligt att ignorera den viktiga delen av din roll som projektledare.