7 stappen om uw HR-afdeling volledig papierloos te maken

de toekomst Is papierloos…

papieren documenten en archiefkasten zijn al decennialang de manier om personeelsinformatie in personeelsafdelingen te organiseren. Maar dat betekent niet dat ze de beste optie zijn. Veel HR-afdelingen over de hele wereld zijn overgestapt van fysieke documenten naar elektronische documentbeheersystemen. Waarom? Er zijn vele redenen.

steeds meer bedrijven beseffen dat papier een dure en inefficiënte manier is om hun informatie te beheren, en dus wenden werkgevers zich tot elektronisch documentbeheer. Maar papierloos gaan is niet iets dat van de ene op de andere dag gebeurt; het is een proces dat tijd en moeite kost, en veel HR-Coördinatoren zijn geïntimideerd door het vooruitzicht om de overstap te maken. Zo intimiderend als het concept kan zijn, overschakelen naar papierloze informatie management systemen is een noodzaak als je wilt efficiënt en veilig te organiseren werknemer documenten en gegevens. Na Human Resources moet over mensen gaan, niet over papieren. Om het makkelijker te maken, hier zijn 7 eenvoudige stappen die u kunt volgen om de schakelaar te maken.

Stap 1: leid de weg

Wat is volgens u de belangrijkste reden dat bedrijven niet papierloos worden? Het antwoord kan je verrassen.

47% van de ondervraagde werknemers zei dat een van de drie belangrijkste redenen om niet papierloos te gaan een gebrek aan managementinitiatieven of mandaten was. In wezen, werknemers klaar en bereid om papierloos te gaan, maar niemand leidt de weg.

Als u de HR-afdeling van uw bedrijf beheert, dan ligt deze verantwoordelijkheid bij u. Je moet initiatief nemen, opstappen en de weg wijzen naar papierloos worden. Stel doelen voor de HR-afdeling als geheel die iedereen aanmoedigen om over te stappen op een elektronisch documentbeheersysteem. U kunt zelfs een soort van beloning initiatief op te zetten voor wanneer het doel is bereikt om alle HR-medewerkers aan te moedigen om deel te nemen aan de inspanningen. Help hen papierloze werknemers te worden.

het belangrijkste om op te merken is dat je het voorbeeld geeft. Als u uw eigen archiefkast van documenten, neem de verantwoordelijkheid voor de overgang naar een elektronisch systeem. Stel doelen voor jezelf, en neem verantwoordelijkheid voor het bereiken van die doelen. Als uw werknemers zien u, de werkgever, het voortouw nemen, ze zijn meer kans om te volgen.

en als je niet de leider bent, push dan degenen die initiatieven moeten starten om papierloos te worden.

Stap 2: Haal iedereen aan boord

Het maakt niet uit hoe sterk het papierloze werknemersvoorbeeld is dat u instelt, uw afdeling zal de overgang niet maken tenzij u iedereen aan boord hebt. Een recent onderzoek vroeg bedrijven welke afdelingen het best bestand waren tegen een papierloze werkomgeving.

zoals u kunt zien staat de HR-afdeling eigenlijk derde op de lijst. Waarom? Omdat uw afdeling veel gevoelige informatie verwerkt (medewerkergezondheidsinformatie, bankinformatie, enz.), veel HR-medewerkers zorgen over het houden van die informatie veilig. Hoe krijg je de hele afdeling aan boord? Hier zijn een paar tips:

1. laat ze zien wat hun voordeel is – laat uw teams zien hoe papierloos werken hun werk gemakkelijker maakt. Als werknemers zien hoeveel tijd en moeite ze kunnen besparen, zijn ze meer kans om mee te doen met de papierloze verandering.
2. laat zien hoe dit het bedrijf ten goede komt – het papierloos maken van uw HR-afdeling kan het bedrijf als geheel ten goede komen. Het bespaart de zakelijke tijd en geld, en geeft medewerkers gemakkelijk, directe toegang tot hun persoonlijke informatie. Als ze de veranderingen kunnen zien die het zal maken voor het grotere goed, kunnen ze springen op de bandwagon.
3. compliance problemen aanpakken – zoals reeds vermeld, kunnen veel HR-medewerkers zich verzetten tegen de overstap naar paperless omdat ze zich zorgen maken over het per ongeluk delen van persoonlijke informatie van anderen of andere compliance problemen. De waarheid is, papierloos gaan kan je helpen om meer compliant te worden. Papieren processen stellen uw bedrijf bloot aan potentiële aansprakelijkheid als gevolg van een gebrek aan beveiliging of verloren papierwerk. Aan de andere kant, elektronische document management software beschikt over veiligheidsmaatregelen en andere functies die ervoor zorgen dat vitale informatie wordt beschermd. Demonstreer deze functies aan uw teamleden om hen te laten zien hoe papierloos werken niet alleen geen complianceproblemen creëert, maar ook potentiële problemen in bestaande papierloze processen kan elimineren.

Stap 3: organiseer het papier

Nu u een aantal papierloze initiatieven hebt opgezet en uw team aan boord hebt, is het tijd om het vuile werk te beginnen. Voordat u begint met het scannen van uw fysieke documenten in een elektronisch systeem, je nodig hebt om te organiseren wat je hebt—en kansen zijn, je hebt veel.

om deze bergen papier aan te pakken, moet u het werk verdelen en uw teamleden correct gebruiken.

Hier is hoe u snel en gemakkelijk uw stapels papier kunt organiseren en klaar om in een elektronisch systeem te worden ingevoerd.

zodra het papier is georganiseerd, kunt u zich voorbereiden om uw afdeling in het papierloze tijdperk te brengen.

Stap 4: Krijg Software en krijg Training

terwijl uw medewerkers de bestanden voorbereiden voor invoer, moet u het juiste documentbeheersysteem vinden. Er zijn veel document management systemen die er zijn voor u om uit te kiezen, dus je nodig hebt om uw onderzoek te doen en uw opties te vergelijken voordat u een beslissing.

om u te helpen tijdens uw zoekopdracht, moet u gaan zitten en een lijst maken van de dingen die u nodig hebt in uw document management software, evenals de dingen die u wilt die niet absoluut noodzakelijk zijn.

Als u uw lijst hebt gemaakt, kunt u uw budget voor de nieuwe software berekenen. Het kan nodig zijn om te overleggen met financiën en uw bedrijfsleiders over dit. Dan, met uw lijst in de hand en uw budget in het achterhoofd, kunt u beginnen met het vergelijken van software. Je moet streven naar iets dat voldoet aan al uw behoeften en ten minste een paar van uw wensen te vinden, terwijl nog steeds een verblijf in uw budget.

krijg zoveel demonstraties en proeven als je kunt, zodat je kunt zien hoe de software werkt. U kunt laten andere medewerkers testen van de software te, om ervoor te zorgen dat het bruikbaar is en gemakkelijk te leren.

na het selecteren van uw software, moet u de papierloze medewerkers selecteren die getraind moeten worden in het gebruik ervan. Afhankelijk van uw situatie en uw bedrijf, wilt u misschien dat elke HR-werknemer om te leren hoe de software te gebruiken, of slechts een paar. Het belangrijkste is dat alle medewerkers die informatie verwerken, archiveren en toegang tot informatie nodig hebben, dit elektronisch kunnen doen.

Stap 5: Begin met scannen en elektronisch archiveren

met de benodigde medewerkers die getraind zijn in de software, kunt u beginnen met scannen in uw documenten en elektronisch archiveren. Dit is ook een goed moment voor u om te beoordelen hoe om te gaan met inkomende documenten, terwijl het inhalen van uw achterstand van bestaande documenten. Vanaf het moment dat u uw eerste document scant, moeten alle inkomende papieren elektronisch worden ingediend.

u wilt immers niet constant “catch-up” spelen als het gaat om papierloos Zijn; u wilt doorgaan met papierloze processen die al op hun plaats zijn. Begin met de documenten die je vandaag krijgt,en ga verder. Zodra uw team bekend is met de software en het papierloze proces, kunt u zich zorgen maken over de achterstand.

als uw team het overweldigend vindt om de documenten met een achterstand te scannen tijdens het verwerken van hun huidige inkomende documenten, moet u kijken naar het inhuren van een extra bron, zoals een stagiair of temp. Ze kunnen werken aan het scannen van de documenten met een achterstand, terwijl uw fulltime medewerkers verder gaan met uw nieuwe papierloze processen. Dit stelt u in staat om te krijgen ingehaald sneller, zodat u een volledig papierloos bedrijf kan worden.

Het maakt niet uit aan wie u deze taak delegeert, consistentie is de sleutel wanneer u overschakelt naar papierloos, dus het is essentieel dat iedereen die informatie organiseert en invoert dezelfde stappen volgt en dezelfde richtlijnen gebruikt.

Stel een duidelijk doel van wanneer u wilt dat alle documenten in het elektronische systeem. Breek dit doel in benchmarks, zodat werknemers hebben een korte termijn doel om te schieten voor.

de grafiek hierboven is een voorbeeld van het papierloze spelplan van één HR-afdeling. Het plaatsen van zoiets in een zeer zichtbaar gebied op kantoor kan helpen medewerkers te motiveren om aan de benchmarks te voldoen en het einddoel te bereiken. Probeer een beloning van de werknemer op zijn plaats voor elke benchmark langs de weg, evenals voor het bereiken van het uiteindelijke doel. Papierloos gaan kost werk, en je team moet worden beloond voor het krijgen van de klus.

Stap 6: Vertel de Rest van het bedrijf

zodra u uw huidige documenten hebt overgeschakeld op elektronische kopieën, kunt u daar niet stoppen. Vertel de rest van het bedrijf over de ruil die je gemaakt hebt. Zorg ervoor dat u een e-mail stuurt om eventuele zorgen over beveiliging of persoonlijke informatie te beantwoorden, en vertel uw medewerkers over alle voordelen die ze zullen ervaren van de switch.

u wilt ze ook introduceren bij elektronisch delen. Haal alle medewerkers-Oud en nieuw-aan boord met het elektronisch ondertekenen en delen van documenten. Als alle medewerkers hun HR-documenten elektronisch bewaren, bespaart het uw HR-medewerkers tijd met het scannen ervan, wat uw bedrijf geld bespaart.

zorg ervoor dat iedereen in uw bedrijf bekend is met welke versie van elektronisch delen u kiest te gebruiken—e-mail, online delen, enz. Laat ze ook kennismaken met elektronische handtekeningen. Iedereen aan boord krijgen met zoveel mogelijk papiervrije processen helpt uw HR-afdeling om uw papierloze systemen consistent, efficiënt en georganiseerd te houden.

Stap 7: Geniet van de voordelen

terwijl u uw processen papierloos blijft maken, ziet u een aantal voordelen in uw kantoor.

met besparingen in tijd en kosten, evenals een verhoogde documentbeveiliging, zullen uw werknemers en uw bedrijf als geheel profiteren van de overstap naar een papierloze HR-afdeling. Door de hierboven beschreven stappen te volgen, kunt u uw document overload onder controle krijgen en een betere, efficiëntere, papierloze Human Resources-afdeling worden.

over eFileCabinet

eFileCabinet is een toonaangevende leverancier van elektronische document management software voor kleine tot middelgrote bedrijven, evenals voor HR-afdelingen van grotere bedrijven. Met de mogelijkheden voor elektronisch delen en papierloos archiveren, kunt u ponden papier snijden en uw bedrijf tijd en geld besparen. Met functies zoals eSignatures, optische tekenherkenning, direct elektronisch delen en cloudgebaseerde opslag van bestanden, kan eFileCabinet uw kantoor in het papierloze Tijdperk brengen.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf