あなたの人事部門を完全にペーパーレスにするための7つのステップ|eFileCabinet
あなたの人事部門を完全にペーパーレスにするための7つのステップ
未来はペーパーレスです…
紙の文書やファイリングキャビネットは、何十年もの間、人事部門の従業員情報を整理する方法でした。 しかし、それは彼らが最良の選択肢であるという意味ではありません。 世界中の多くの人事部門は、物理的な文書から電子文書管理システムに移行しています。 どうして？ 多くの理由があります。
ますます多くの企業は、紙が自分の情報を管理するための高価で非効率的な方法であるこ それは時間と労力がかかるプロセスであり、多くのHRコーディネーターは、スイッチを作るの見通しによって脅かされています。 従業員の文書やデータを効率的かつ安全に整理したい場合は、ペーパーレス情報管理システムへの切り替えが必要です。 人的資源の後に人ではなく、論文についてでなければなりません。 それを容易にするために、ここにあなたがスイッチを作るために続くことができる7つの簡単なステップはあります。企業がペーパーレス化しない一番の理由は何だと思いますか？
ステップ1：道をリードする
企業がペーパーレス化しない一番の理由は何だと思 答えはあなたを驚かせるかもしれません。
調査対象の従業員の47％は、ペーパーレスにならない理由のトップ三つの理由の一つは、経営イニシアチブ 基本的に、従業員は準備ができて、ペーパーレスに行くことをいとわないが、誰も道をリードしていません。
あなたの会社の人事部門を管理している場合、この責任はあなたにあります。 率先して、ステップアップし、ペーパーレスになる方法を導く必要がある。 誰もが電子文書管理システムに移行することを奨励する人事部門全体の目標を設定します。 すべてのHR従業員が努力に参加することを奨励するために、目標が達成されたときに何らかの報酬イニシアチブを設定することもできます。 彼らはペーパーレスの従業員になるのに役立ちます。ここで注意すべき重要なことは、あなたが例によってリードすることです。
あなたが文書のあなた自身のファイリングキャビネットを持っている場合は、電子システムにそれらを移行するための責任を取ります。 あなた自身のための目的を置き、それらの目的を満たすための所有権を取りなさい。 あなたの従業員があなた、雇用主、道をリードしているのを見ると、彼らは従う可能性が高くなります。
そして、あなたがリーダーでない場合は、ペーパーレスに行くための取り組みを設定し始めることにしている人を押してくださ
ステップ2:全員を搭乗させる
ペーパーレス従業員の例がどれほど強力であっても、全員が搭乗されていない限り、部門は移行を行いません。 最近の調査では、どの部門がペーパーレス作業環境に最も耐性があるかを企業に尋ねました。あなたが見ることができるように、人事部門は実際にはリストの第三です。
ご覧のように、人事部門は どうして？ あなたの部門は多くの機密情報（従業員の医療情報、銀行情報など）を処理しているためです。）、多くの人事従業員は、その情報を安全に保つことを心配しています。 では、どのようにして部門全体を船上に入れることができますか？ ここに幾つかの先端はある:
- それが彼らにどのように利益をもたらすかを示します–ペーパーレスになることが彼らの仕事を容易にする方法をあなたのチームに実証します。 従業員が節約できる時間と労力を見れば、ペーパーレスの変更に参加する可能性が高くなります。
- それは会社に利益をもたらす方法を示しています–あなたの人事部門をペーパーレスにすることは、会社全体に利益をもたらすことができます。 それはビジネス時間およびお金を救い、従業員に彼らの個人情報への容易で、即刻のアクセスを与えます。 彼らはそれがより大きな利益のために作るだろう変更を見ることができれば、彼らは時流に飛び乗ることができます。
- コンプライアンスの懸念に対処–すでに述べたように、多くの人事従業員は、他人の個人情報やその他のコンプライアンスの問題を誤って共有 真実は、ペーパーレスになることは実際により迎合的になるのを助けることができるある。 ペーパープロセスは保証の欠乏または失われた書類事務のために潜在的な責任にあなたの会社を露出する。 一方、電子文書管理ソフトウェアは、重要な情報が保護されていることを保証するセキュリティ対策やその他の機能を備えています。 これらの機能をチームメンバーに示して、ペーパーレス化がコンプライアンスの問題を引き起こすだけでなく、既存のペーパーレスプロセスで潜在的な問題を
ステップ3:ペーパーを整理する
ペーパーレスの取り組みをいくつかセットアップし、チームを乗っ取ったので、汚い仕事を始 あなたは電子システムにあなたの物理的な文書をスキャンを開始する前に、あなたが持っているものを整理する必要があります—とオッズは、あ
これらの論文の山に取り組むには、作業を分割し、チームメンバーを適切に活用する必要があります。
ここでは、迅速かつ簡単に紙のあなたのスタックを整理し、電子システムに入力する準備ができて得ることができる方法です。
紙がすべて整理されたら、あなたはペーパーレス時代にあなたの部門を取る準備をすることができます。
ステップ4:ソフトウェアを取得し、トレーニングを取得
あなたの従業員がエントリのためにファイルを準備している間、あなたは右の文書 そこから選択するためにそこに多くの文書管理システムがありますので、あなたの研究を行うと、意思決定を行う前に、あなたのオプションを比較す
あなたの検索中にあなたを助けるために、あなたは座って、あなたの文書管理ソフトウェアに必要なものだけでなく、絶対的な必需品ではない
あなたのリストを作成したら、新しいソフトウェアのためのあなたの予算を把握します。 これについての財政そしてあなたのビジネスエグゼクティブと相談する必要がある場合もある。 それから、手のあなたのリストおよび心のあなたの予算と、ソフトウェアの比較を始めることができる。 あなたはまだあなたの予算に滞在しながら、あなたのニーズとあなたの望んでいるの少なくともいくつかのすべてを満たしている何かを見つ
あなたは、ソフトウェアがどのように機能するかを見ることができるようにすることができますように多くのデモや試験を取得します。 他の従業員にもソフトウェアをテストさせて、使用可能で習得が容易であることを確認することもできます。あなたのソフトウェアを選択した後、あなたはそれを使用する方法について訓練する必要があるペーパーレスの従業員を選択する必要があります。
あなたの状況とあなたのビジネスに応じて、すべての人事従業員がソフトウェアを使用する方法、またはわずか数を学ぶことができます。 重要なことは、処理、ファイル、および情報へのアクセスを必要とするすべての従業員が電子的にそうすることができるということです。
ステップ5:スキャンを開始し、電子的に提出
ソフトウェアで訓練を受けた必要な従業員を使用すると、あなたの文書のスキャンを開始し、電子的に提出することができます。 これはまた、既存の文書のバックログに追いつきながら、受信文書を処理する方法を評価するための良い時間です。 あなたの最初の文書をスキャンした時点から、すべての着信書類は電子的に提出する必要があります。
結局のところ、あなたはそれがペーパーレスであることになると常に”キャッチアップ”を再生する必要はありません。 今日入手した文書から始めて、前進してください。 チームがソフトウェアとペーパーレスプロセスに精通したら、バックログについて心配することができます。
あなたのチームは、現在の受信文書を処理しながらバックログされた文書をスキャンすることが圧倒的であると判断した場合は、インターンやtempなどの追加のリソースを雇うことを検討する必要があります。 フルタイムの従業員が新しいペーパーレスプロセスを進めながら、バックログに記録された文書のスキャンに取り組むことができます。 これにより、完全にペーパーレスのビジネスになることができるように、より迅速に巻き込まれることができます。
このタスクを誰に委任しても、一貫性はペーパーレスに切り替える際に重要なので、情報を整理して入力するすべての人が同じ手順に従い、同じガイ
すべての文書を電子システムに配置するときの明確な目標を設定します。
すべての文書を電子システムに配置するときの明確な目標を設 従業員がのために撃つために短期的な目標を持っているので、ベンチマークにこの目標を破ります。
上記のグラフィックは、あるHR部門のペーパーレスゲームプランの例です。 オフィスの非常に目に見える区域のこのような何かを掲示することは基準を満たし、最終目的を達成するために従業員の動機を与えるのを助ける 道に沿って各ベンチマークのための場所で従業員の報酬を持っているだけでなく、最終的な目標を達成するためにしてみてください。 ペーパーレスになることは仕事を取り、あなたのチームは仕事を終らせる為に報酬を与えられるべきである。ステップ6
ステップ6
ステップ6: 会社の残りの部分に伝えてください
あなたの現在の文書を電子コピーに切り替えたら、そこで止めることはできません。 あなたが作ったスイッチについて会社の残りの部分を教えてください。 セキュリティや個人情報に関する懸念事項に対処する電子メールを送信し、スイッチから発生するすべての利点について従業員に伝えてください。また、電子共有にもそれらを紹介したいと思うでしょう。
あなたはまた、電子共有にそれらを紹介したいと思うでしょう。 電子的に署名し、文書を共有してボード上の古いものと新しい——すべての従業員を取得します。 すべての従業員がHR文書を電子的に保管すると、HR従業員の時間をスキャンして節約でき、会社のお金を節約できます。
あなたの会社の誰もが、あなたが使用することを選択した電子共有のバージョンに精通していることを確認してください—電子メール、オンライン共有など。 同様に電子署名にそれらを紹介します。 できるだけ多くのペーパーフリーのプロセスで全員を乗船させることは、人事部門がペーパーレスシステムの一貫性、効率性、組織性を維持するのに役立ちます。
ステップ7:利点を享受
あなたのプロセスをペーパーレスにし続けると、あなたのオフィスで多くの利点が表示されます。
時間とコストの節約だけでなく、ドキュメントのセキュリティ、あなたの従業員、およペーパーレス人事部。 上記の手順に従うことで、ドキュメントの過負荷を制御し、より良く、より効率的でペーパーレスの人事部門になることができます。
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Sources
- http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
- https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
- http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
- http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
- http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
- http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf