Pokud existuje jedna věc, na které jsou vysoce výkonné týmy postaveny, je to efektivní komunikace. Nezáleží na tom, jak rušivá je vaše technologie nebo jak velkou vizi držíte — pokud váš tým nekomunikuje dobře, budete bojovat do kopce.

proč? Studna, špatná komunikace ztrácí čas, plodí nedůvěru, a způsobuje zbytečné složitosti a stres — to vše pro často průměrný výsledek.

Když budete mít systémy, nástroje a strategie na podporu efektivní komunikace, spolupráce snadné, dostat se všichni na stejné stránce, a pomoci snížit riziko vašeho týmu vyhoření.

v tomto článku sdílíme 14 praktických tipů, které vám s tím pomohou, ať už je váš tým obvykle vzdálený, na místě nebo jejich kombinace.

14 Užitečné Tipy pro Zlepšení Komunikace v Týmu

Níže jsou uvedeny tipy pro týmy, které patří zaměstnanci, kteří jsou vždy vzdálené, stejně jako smíšené týmy (ve smyslu, že někteří členové týmu pracují především v kancelářských prostor).

bez ohledu na to, odkud členové vašeho týmu aktuálně pracují-nebo odkud budou pracovat v budoucnu-vám tyto tipy pomohou zlepšit celkovou komunikaci.

komunikační Tipy pro vzdálené týmy

vzdálené týmy mají ze své podstaty malou nebo žádnou osobní komunikaci mezi členy týmu. Když to zkombinujete s týmem, který může být rozložen do mnoha časových pásem, máte prostředí, díky kterému je efektivní komunikace výzvou.

1. Vytvořte správnou sadu nástrojů.

na trhu je dnes řada softwaru a nástrojů pro zlepšení vzdálené týmové komunikace a spolupráce. Zahrňte několik nástrojů, které splňují potřeby celého týmu.

Chcete-li zjistit, jaké nástroje potřebujete, začněte přemýšlet o dvou formách komunikace: synchronní (tj.

například váš tým již může používat nebo se rozhodnout použít Slack. (Pokud nejste, pak to důrazně doporučuji, protože to dělá synchronní spolupráci hračkou.)

jako vzdálený tým musíte také přemýšlet o nástrojích pro audio a video konference. Zatímco schopnosti Slack v této oblasti se zlepšují, doporučil bych pro tuto komunikaci použít Zoom nebo jinou specializovanou platformu.

dále potřebujete nástroj pro správu projektů, který může fungovat jako centrální rozbočovač, aby vše zůstalo pohromadě. Prostor pro řízení projektů má téměř neomezené množství možností, ale některé z nejpopulárnějších jsou Basecamp, týmová práce, a Trello.

Chcete-li věci zaokrouhlit, doporučuji použít nástroj, jako je bezplatný software pro plánování schůzek HubSpot, abyste při plánování schůzky omezili zbytečné tam a zpět. Navrhuji také použít software pro snímání obrazovky, jako je Soapbox nebo tkalcovský stav, který vám pomůže dát kontext vašim asynchronním konverzacím.

celkově při hledání správných nástrojů pro váš tým proveďte svůj výzkum, požádejte o doporučení, pak si pohrajte s několika a zjistěte, co pro vás funguje.

2. Důsledně aktualizujte týmovou dokumentaci.

navzdory tomu, co svět startupů může chtít, abyste věřili, software neexistuje pro své vlastní dobro. Cílem všech těchto nástrojů je usnadnit efektivní komunikaci, ale jak může potvrdit většina vzdálených pracovníků, často to není výsledek.

abyste dosáhli tohoto cíle, musíte mít jasno v tom, kdy a jak budete tyto nástroje používat, a pak musíte skutečně dodržovat tyto pokyny.

kdy byste měli kontaktovat někoho přes Slack na rozdíl od e-mailu? Co by mělo být řešeno pomocí screencastu místo hovoru Zoom?

specifika budou záviset na tom, co váš tým dělá a jak dávají přednost práci, ale obecnou myšlenkou je výchozí asynchronní možnosti, pokud nemáte silný důvod, proč ne.

pokud jde o řízení projektů, hlavní princip je jednoduchý: Udržujte všechny projekty aktuální s další akcí, kdo je za ně zodpovědný a kdy je třeba je dokončit.

to není nic převratného, ale v praxi jen velmi málo týmů skutečně dodržuje tento den.

Pokud máte se spolupracovníkem neformální rozhovor, kde bylo rozhodnuto o vašem projektu, může se zdát, že není nutné provádět žádné další kroky. Oba víte, co je třeba udělat, že?

i když možná víte, co dělat, zbytek vašeho týmu nebude mít tušení, co se děje.

váš systém řízení projektů musí sloužit jako centrální úložiště toho, co se děje s každým projektem. Kromě udržení zbytku týmu ve smyčce, být v souladu s těmito aktualizacemi usnadňuje váš život.

Jak často pracujete na jednom projektu najednou? Skoro nikdy, že?

udržováním této aktualizace je pro vás snadné rychle se vrátit k rychlosti, když jste skákali mezi několika různými věcmi.

žádné další kopání starých e-mailových řetězců a Slack konverzace se snaží přijít na to, co přesně jste si mysleli předtím.

3. Stanovte etiketu časového pásma.

Když máte tým rozložený do více časových pásem, musíte více přemýšlet o tom, kdy komunikovat.

Pokud používáte Slack, měli byste povzbudit svůj tým, aby nastavil hodiny“ Nerušit“, aby nedostávali upozornění ve všech hodinách dne. Pokud nejste pomocí Slack, drž se dál od všeho, co bude posílat své spoluhráče upozornění, pokud je opravdová nouze, že nemůže čekat.

4. Zvažte, jak bude interpretováno médium a tón vašich slov.

vzdálená komunikace je z větší části psaná. Přirozeně postrádá věci, které považujeme za samozřejmé, když s někým mluvíme osobně-výrazy obličeje — řeč těla,tón hlasu, atd.

jak jsme si všichni vědomi, myšlenky mohou narazit mnohem jinak v textu, a dokonce i na volání, než by v reálném životě. Před odesláním zpráv si tedy procvičte pauzu a znovu si ji přečtěte pro tón.

Na druhé straně to, povzbudit svůj tým a své spolupracovníky mluvit, když se cítí, jako by někdo narazil na špatnou cestu. Tyto malé věci dělají skutečný rozdíl, když nemáte tvář, která by se dala slovům.

5. Spojte tým pravidelně.

jednou z nejvlivnějších věcí, které může vzdálený tým udělat, je naplánovat čas, aby se všichni sešli. Doba lepení (virtuálně nebo osobně, pokud vzdálený tým navštíví kancelářské prostory) je skvělý způsob, jak zlepšit komunikaci a důvěru, stejně jako:

• přiblížit členy týmu.
• povzbuzujte každého, aby se navzájem sdílel a lépe porozuměl osobnostem a stylům komunikace.
• pomozte jim najít společné zájmy, které by obvykle neobjevili v pracovním hovoru.

Pokud můžete trávit čas společně osobně, můžete také občas uspořádat ústupy, aby se vzdálený tým dal dohromady. Nebo, pokud máte zaměstnance po celém světě a někteří z nich žijí poměrně blízko u sebe, povzbuzujte „mini-ústupy.“

ale co je nejdůležitější, nezapomeňte dát tým dohromady prakticky pravidelně. A nedělejte to všechno o práci!

například máme denní videohovor, který je částečně pracovní, částečně sociální. Od úterý do čtvrtka je hovor krátký 10minutový check-in, abyste zjistili, jak se lidem daří. V pondělí a v pátek je to o něco delší, takže si můžeme povídat o víkendech, o tom, co jsme dělali, a jen dohnat.

To není zcela nahradit osobní komunikaci, ale je to snadný způsob, jak vytvořit hlubší spojení se zbytkem týmu.

komunikační Tipy pro smíšené týmy

můžete mít smíšený tým, což znamená, že někteří členové jsou převážně vzdálení a někteří pracují hlavně v kanceláři. Tento typ týmu má své vlastní jedinečné výzvy, díky strukturu:

• První, co musíte udělat vše, co mohou, aby se zabránilo rozděluje tvořit mezi těmito dvěma skupinami zaměstnanců.
• za druhé, musí zajistit, aby oba týmy zůstaly v synchronizaci.

6. Zahrňte všechny do informačních smyček.

stejně jako vzdálené týmy potřebují sledovat konverzace, které vedou k rozhodnutí nebo akci, bez ohledu na to, jak malé, smíšené týmy dělají také. To je důležité pro smíšené týmy, aby zvážily, aby vzdálení zaměstnanci nebyli vynecháni ze smyčky a naopak.

7. Vyhněte se jednorázovým řešením opakujících se výzev.

s časovým pásmem etikety, víte, že není ping někoho, když je to 11:00 pm v jejich části světa, ale co dělat, když opravdu potřebujete s někým mluvit, když to není vhodné?

pro tyto situace je třeba učinit určité kompromisy. V ideálním případě dochází k určitému překrývání pracovní doby, ale pokud ne, zkuste najít čas, který není příliš nepohodlný ani jednomu z vás.

pokud neustále navrhujete časy, které nerespektují plán druhé osoby, jen žádáte, abyste byli vynecháni ze smyčky.

8. Podporujte poctivost a transparentnost.

Jednou z hlavních výhod efektivní komunikace je to, že pomáhá identifikovat problémy včas, tak, že mohou být opraveny s minimálním narušením. K tomu dochází pouze v případě, že zaměstnanci mají pocit, že mohou skutečně sdílet svou zpětnou vazbu. V opačném případě budou problémy prostě hnisat.

u smíšených týmů existuje mnoho způsobů, jak komunikace selhat a náklady na to jsou vysoké — takže je velmi důležité, aby váš tým věděl, kdy je problém.

Pokud pracujete na dálku a prostě nemůže sehnat, někdo v kanceláři pomocí všechny správné programy, pak musíte být schopni mluvit, takže váš tým může zjistit, co se děje a to napravit.

totéž platí pro to, že jste v kanceláři a snažíte se sehnat vzdáleného zaměstnance. I když ne každý je digitální nomád, někdy se to může zdát, když odpověď trvá několik dní. Takže, když jsou problémy, tým musí mluvit a manažer musí poslouchat.

9. Organizujte schůzky častěji.

Chcete-li udržet vzdálené a kancelářské zaměstnance na stejné stránce, je prioritou pravidelné schůzky, abyste dohnali výhry, cíle a projekty související s prací. Můžete dokonce mít Skype hovor se vzdáleným zaměstnancem na oběd nebo pivo po práci.

komunikační Tipy pro týmy na místě

Pokud a kdy máte zaměstnance pracující ve stejné budově, může být komunikace a spolupráce o něco jednodušší. Je však stále důležité zajistit, abyste komunikovali efektivním způsobem.

10. Nezapomeňte ustoupit od počítače.

Když pracujete na místě, máte přístup k jednomu nástroji, který vzdálené a smíšené týmy nemají; vstávat a chodit k někomu, kdo s nimi mluví.

spíše než výlučně chatování přes Slack, když v kanceláři, pokud je to možné, můžete jim položit otázky osobně, posaďte se s nimi na kávu, použijte zasedací místnost pro rychlý chat a tak dále.

12. Používejte technologii k efektivnější práci.

zatímco někteří lidé se vracejí k virtuálním konverzacím nad osobními, jiní lidé jdou příliš daleko opačným směrem. Jen proto, že můžete vstát a položit svému spolupracovníkovi otázku, neznamená, že byste měli.

stejně jako u vzdálených týmů je důležité rozlišovat mezi tím, co se musí stát synchronně a co se může stát asynchronně.

Pokud pracujete na dálku, můžete zavřít více času, pokud si potřebujete odpočinout, ale je to mnohem těžší přestat Bob z účetního týmu z vás trápí, s nejnovější zprávy o Přeživší, když je na dvě kóje.

Pokud si myslíte, že konverzace musí proběhnout osobně, než někoho přerušíte, hledejte známky toho, že nechtějí být rušeni — sluchátka zapnutá, hlava dolů, jasné zaostření. Pokud se o tom teď musí mluvit, pak je to v pořádku, ale většina konverzací může počkat. Pošlete jim zprávu na Slack a zeptejte se, kdy je vhodný čas na chat.

13. Zajistěte, aby dokumentace byla stále snadno přístupná.

udržování aktuálních a přístupných stavů projektů je pro týmy v kanceláři stejně důležité jako pro ostatní. Je to také něco, co lze snadno odsunout stranou.

I jako tým se zaměstnanci na místě, musíte zajistit, že týmu-široké informace je snadno zjistitelný a přesné. I když můžete vstát a zeptat se někoho jiného, co se děje s projektem nebo kde najít nejnovější řídicí panely a zprávy, neměli byste muset.

musíte neustále hledat to, co potřebujete, a přerušit polovinu kanceláře v procesu je obrovský zabiják produktivity. Nebuďte líní s řízením projektů jen proto, že jste všichni na stejném místě.

14. Budujte pozitivní pracovní prostředí.

nikdo nechce pracovat v kanceláři plné zombie, které, jak se zdá, nemají mimo práci žádné zájmy. Nejen, že to snižuje morálku, ale je to také špatné pro produktivitu.

Když lidé mají pocit, že to jen brousí, den co den, prostě nebudou tak efektivní, jak by mohli být, kdyby byli plně zapojeni. Dejte jejich mysl pauzu tím, že jim dáte vědět, že je v pořádku mluvit o jiných věcech než o práci, když jsou v kanceláři.

teď to neznamená, že musíte jít plné Silicon Valley a naplnit kancelář fazolovými taškami a pivem zdarma. Neznamená to ani, že lidé nemusí dělat své věci, ale nechte svůj tým využít obědy a přestávky na kávu a chladič vody pro připojení.

Efektivní Komunikace v Týmu Vede k Šťastnější, Více Produktivní Zaměstnance

Různé týmy mají různé komunikační problémy a mají různé způsoby, jak to udělat, ale tam jsou několik jednoduchých zásad, které platí plošně:

1. Vyberte si své nástroje moudře.
2. ujasněte si, kdy a jak má být každý nástroj použit.
3. používejte tyto nástroje správně a důsledně.
4. buďte si vědomi toho, jak mohou být vaše slova (psaná nebo mluvená) interpretována.
5. respektujte čas ostatních lidí.

Když máte správný základ a kulturu, která podporuje transparentnost a poctivost, jste na cestě k efektivní komunikaci.

principy jsou jednoduché a založené na zdravém rozumu, ale dostat je do práce vyžaduje skutečný závazek celého týmu, shora dolů.

Chcete-li se dozvědět více, přečtěte si o rychlých teambuildingových aktivitách a vyzkoušejte další.

Poznámka redakce: Tento příspěvek byl původně publikován v říjnu 2018 a byl aktualizován pro komplexnost.