hvis der er en ting, der er højtydende teams bygget på, er det effektiv kommunikation. Det betyder ikke noget, hvor forstyrrende din teknologi er, eller hvor stor en vision du har — hvis dit team ikke kommunikerer godt, vil du kæmpe en opadgående kamp.

hvorfor? Godt, dårlig kommunikation spilder tid, avler mistillid, og forårsager unødvendige kompleksiteter og stress — alt sammen for et ofte middelmådigt resultat.

i denne artikel deler vi 14 praktiske tip, der hjælper dig med at gøre det, uanset om dit team typisk er fjernt, på stedet eller en blanding af de to.

14 nyttige tip til forbedring af teamkommunikation

nedenfor er tip til teams, der inkluderer medarbejdere, der altid er fjerntliggende såvel som blandede teams (hvilket betyder, at nogle medlemmer af teamet primært arbejder i et kontorlokale).

uanset hvor dine teammedlemmer i øjeblikket arbejder fra — eller hvor de vil arbejde fra i fremtiden — vil disse tip hjælpe dig med at forbedre den samlede kommunikation.

Kommunikationstips til Fjernhold

Fjernhold har i sagens natur ringe eller ingen personlig kommunikation mellem teammedlemmer. Når du kombinerer det med et team, der kan være spredt over mange tidsområder, har du et miljø, der gør effektiv kommunikation til en udfordring.

1. Byg det rigtige værktøjssæt.

der er en række programmer og værktøjer på markedet i dag for at forbedre fjernkommunikation og samarbejde. Indarbejd et par værktøjer, der opfylder team-dækkende behov.

for at finde ud af, hvilke værktøjer du har brug for, skal du starte med at tænke på de to former for kommunikation: synkron (dvs.realtid) og asynkron (dvs. på en ikke-samtidig tidsplan).

for eksempel kan dit team allerede bruge eller vælge at bruge Slack. (Hvis du ikke er det, så anbefaler jeg det stærkt, da det gør synkront samarbejde til en leg.)

som fjernteam skal du også tænke på lyd-og videokonferenceværktøjer. Mens Slacks muligheder på dette område forbedres, vil jeg anbefale at bruge eller en anden dedikeret platform til disse kommunikationer.

Dernæst har du brug for et projektstyringsværktøj, der kan fungere som et centralt knudepunkt for at holde alt sammen. Projektstyringsrummet har en næsten ubegrænset mængde muligheder, men nogle af de mest populære er Basecamp, samarbejde og Trello.for at afrunde tingene anbefaler jeg at bruge et værktøj som HubSpots gratis mødeplanlægningsprogram til at skære ned på unødvendig frem og tilbage, når du planlægger et møde. Jeg foreslår også at bruge skærmoptagelsesprogrammer, som sæbeboks eller væv, for at hjælpe med at give kontekst til dine asynkrone samtaler.

samlet set, når du finder de rigtige værktøjer til dit team, skal du undersøge, bede om anbefalinger, derefter lege med et par og se, hvad der fungerer for dig.

2. Konsekvent opdatere team dokumentation.

På trods af hvad opstartsverdenen måske vil have dig til at tro, eksisterer programmer ikke for sin egen skyld. Målet med alle disse værktøjer er at gøre effektiv kommunikation let, men som de fleste fjernarbejdere kan attestere, er det ikke ofte resultatet.

for at nå dette mål skal du være klar over, hvornår og hvordan du skal bruge disse værktøjer, og så skal du faktisk følge disse retningslinjer.

Hvornår skal du kontakte nogen over Slack i modsætning til e-mail? Hvad skal der håndteres med en screencast i stedet for et Forstørrelsesopkald?

specifikationerne afhænger af, hvad dit team gør, og hvordan de foretrækker at arbejde, men den generelle ide er at standard til asynkrone indstillinger, medmindre du har en stærk grund til ikke at gøre det.

når det kommer til projektledelse, er hovedprincippet simpelt: Hold alle projekter ajour med den næste handling, hvem der er ansvarlig for det, og hvornår det skal være færdigt.

dette er ikke noget banebrydende, men i praksis følger meget få hold faktisk op med denne dag-til-dag.

Hvis du og en kollega har en afslappet samtale, hvor der blev truffet en beslutning om dit projekt, kan det virke som om det ikke er nødvendigt at tage andre handlinger. I ved begge, hvad der skal gøres, ikke?

mens du måske ved hvad du skal gøre, har resten af dit team ingen anelse om, hvad der foregår.

dit projektstyringssystem skal fungere som et centralt lager af, hvad der sker med hvert projekt. Ud over at holde resten af holdet i Løkken, at være i overensstemmelse med disse opdateringer gør også dit liv lettere.

hvor ofte arbejder du på et enkelt projekt ad gangen? Næsten aldrig, ikke?

ved at holde dette opdateret er det nemt for dig hurtigt at komme op igen, når du har hoppet mellem et par forskellige ting.

ikke mere grave gennem gamle e-mail-kæder og slap samtaler forsøger at finde ud af, hvad der præcist du tænkte før.

3. Etablere tidssone etikette.

når du har et team spredt over flere tidsområder, skal du tænke mere på, hvornår du skal kommunikere.

Hvis du bruger Slack, skal du opfordre dit team til at oprette “Forstyr ikke” timer, så de ikke får advarsler på alle tidspunkter af dagen. Hvis du ikke bruger Slack, skal du holde dig væk fra alt, hvad der sender din holdkammerat en advarsel, medmindre det er en faktisk nødsituation, der ikke kan vente.

4. Overvej hvordan mediet og tonen i dine ord vil blive fortolket.

fjernkommunikation er for det meste skrevet. Det mangler naturligvis ting, vi tager for givet, når vi taler med nogen personligt — ansigtsudtryk, kropssprog, stemmetone, etc.

som vi alle ved, kan tanker komme på tværs af meget anderledes i tekst og endda på opkald, end de ville gøre i det virkelige liv. Så gør det praksis at holde pause, før du sender dine beskeder og genlæse det til tone.

på den anden side af det skal du opmuntre dit team og dine kolleger til at tale op, når de har lyst til, at nogen kommer på den forkerte måde. Disse små ting gør en reel forskel, når du ikke har et ansigt at sætte på ordene.

5. Få holdet sammen regelmæssigt.

en af de mest effektive ting, et fjernteam kan gøre, er at planlægge tid for alle at komme sammen. Bindingstid (virtuelt eller personligt, hvis og når fjernteamet besøger kontorlokalet) er en fantastisk måde at forbedre kommunikation og tillid samt:

• bringe teammedlemmer tættere sammen.
• opfordre alle til at dele og bedre forstå hinandens personligheder og kommunikationsstile.
• hjælp dem med at finde fælles interesser, som de normalt ikke ville opdage i et arbejdsopkald.

Hvis du kan tilbringe tid sammen personligt, kan du også arrangere tilbagetrækninger lejlighedsvis for fjernholdet at komme sammen. Eller, hvis du har medarbejdere over hele verden, og nogle af dem bor temmelig tæt på hinanden, opmuntre “mini-retreats.”

men vigtigst af alt, sørg for at få holdet sammen næsten regelmæssigt. Og gør det ikke alt om arbejde!

for eksempel har vi et dagligt videoopkald, der er delarbejde, del-socialt. Tirsdag til torsdag er opkaldet en kort 10-minutters check-in for at se, hvordan folk har det. På mandage og fredage er det lidt længere, så vi kan tale om vores ugedage, hvad vi har lavet og bare indhente.

dette erstatter ikke personlig kommunikation fuldstændigt, men det er en nem måde at opbygge dybere forbindelser med resten af teamet.

Kommunikationstips til blandede Teams

du har muligvis et blandet team, hvilket betyder, at nogle medlemmer hovedsageligt er fjerntliggende, og nogle arbejder hovedsageligt på kontoret. Denne type team har sine egne unikke udfordringer på grund af struktur:

• først skal de gøre alt, hvad de kan for at undgå skel mellem de to grupper af medarbejdere.
• for det andet skal de sørge for, at begge hold forbliver synkroniserede.

6. Inkluder alle i informationssløjfer.

ligesom fjernhold skal spore samtaler, der resulterer i en beslutning eller handling, uanset hvor små, blandede hold gør det også. Dette er vigtigt for blandede hold at overveje, så fjernansatte ikke udelades af løkken og omvendt.

7. Undgå engangsløsninger på tilbagevendende udfordringer.

med tidssoneetikette ved du ikke at pinge nogen, når det er 11:00 pm i deres del af verden, men hvad gør du, når du virkelig har brug for at tale med nogen, når det ikke er praktisk?

i disse situationer skal der indgås nogle kompromiser. Ideelt set er der en vis overlapning i arbejdstiden, men hvis ikke, så prøv at finde et tidspunkt, der ikke er for ubelejligt for nogen af jer.

Hvis du konstant foreslår tider, der ikke respekterer den anden persons tidsplan, beder du bare om at blive udeladt af løkken.

8. Fremme ærlighed og gennemsigtighed.

en af de primære fordele ved effektiv kommunikation er, at det hjælper med at identificere problemer tidligt, så de kan løses med minimal forstyrrelse. Dette sker kun, hvis medarbejderne føler, at de virkelig kan dele deres feedback. Ellers vil problemerne simpelthen fester.

med blandede teams er der mange måder, hvorpå kommunikation mislykkes, og omkostningerne ved det sker er høje — så det er afgørende, at dit team fortæller dig, hvornår der er et problem.

Hvis du arbejder eksternt og simpelthen ikke kan få fat i nogen på kontoret ved hjælp af alle de rigtige kanaler, skal du være i stand til at tale op, så dit team kan finde ud af, hvad der foregår og ordne det.

det samme gælder for at være på kontoret og forsøge at få fat i en ekstern medarbejder. Selvom ikke alle er en digital nomade, kan det nogle gange virke som det, når det tager dage at få et svar. Så når der er problemer, skal holdet tale op, og lederen skal lytte.

9. Organiser møder oftere.

for at holde eksterne og in-office-medarbejdere på samme side skal du prioritere at have regelmæssige møder for at indhente arbejdsrelaterede gevinster, mål og projekter. Du kan endda have et Skype-opkald med en ekstern medarbejder til frokost eller en øl efter arbejde.

Kommunikationstips til Onsite-Teams

Hvis og når du har medarbejdere, der arbejder i samme bygning, kan kommunikation og samarbejde blive lidt lettere. Det er dog stadig vigtigt at sikre, at du kommunikerer på en effektiv måde.

10. Sørg for at gå væk fra computeren.

når du arbejder på stedet, har du adgang til et værktøj, som fjerntliggende og blandede hold ikke har; stå op og gå over til nogen for at tale med dem.

i stedet for udelukkende at chatte over Slack, når du er på kontoret, hvis det er muligt, kan du stille dem spørgsmål personligt, sætte dig ned med dem til kaffe, bruge mødelokalet til en hurtig chat osv.

12. Brug teknologi til at arbejde mere effektivt.

mens nogle mennesker finder sig tilbage til virtuelle samtaler over dem personligt, går andre mennesker for langt i den anden retning. Bare fordi du kan stå op og stille din kollega et spørgsmål, betyder det ikke, at du skal.

ligesom med fjernhold er det afgørende at skelne mellem, hvad der skal ske synkront, og hvad der kan ske asynkront.

Hvis du arbejder eksternt, kan du lukke Slack, hvis du har brug for en pause, men det er meget sværere at stoppe Bob fra regnskabsteamet fra at bugge dig med de seneste nyheder om Survivor, når han er to aflukke nede.

Hvis du tror, at en samtale skal ske personligt, før du afbryder nogen, skal du kigge efter tegn på, at de ikke ønsker at blive forstyrret — hovedtelefoner på, hovedet ned, klart fokus. Hvis det absolut skal tales om nu, så er det okay, men de fleste samtaler kan vente. Send dem en besked på Slack og spørge, hvornår er et godt tidspunkt at chatte.

13. Sørg for, at dokumentationen stadig er let tilgængelig.

at holde projektstatus opdateret og tilgængelig er lige så vigtigt for in-office teams som for de andre. Det er også noget, der er let at skubbe til side.

selv som et team med medarbejdere på stedet, skal du sikre dig, at team-dækkende information er let at finde og præcis. Mens du kan stå op og spørge en anden, hvad der foregår med et projekt, eller hvor du kan finde de nyeste dashboards og rapporter, skal du ikke.

at skulle konstant søge efter det, du har brug for, og afbryde halvdelen af kontoret i processen er en massiv produktivitetsmorder. Bliv ikke doven med projektledelse, bare fordi du alle er på samme sted.

14. Skab et positivt arbejdsmiljø.

ingen ønsker at arbejde på et kontor fyldt med dyr, der tilsyneladende ikke har nogen interesser uden for arbejdet. Det bringer ikke kun moralen ned, men det er også dårligt for produktiviteten.

når folk føler, at de bare sliber det ud, dag efter dag, vil de simpelthen ikke være så effektive som de kunne være, hvis de var fuldt engagerede. Giv deres sind en pause ved at fortælle dem, at det er okay at tale om andre ting end arbejde, mens de er på kontoret.

nu betyder det ikke, at du skal gå fuld Silicon Valley og fylde kontoret med sækkestole og gratis øl. Det betyder heller ikke, at folk ikke behøver at få deres ting gjort, men lad dit team drage fordel af frokoster og kaffepauser og vandkøleren til at forbinde.

effektiv teamkommunikation fører til gladere, mere produktive medarbejdere

forskellige teams har forskellige kommunikationsudfordringer, og de har forskellige måder at gøre det på, men der er et par enkle principper, der gælder overalt:

1. Vælg dine værktøjer klogt.
2. vær klar over, hvornår og hvordan hvert værktøj skal bruges.
3. Brug disse værktøjer korrekt og konsekvent.
4. Vær opmærksom på, hvordan dine ord (skrevet eller talt) kunne fortolkes.
5. vær respekt for andres tid.

når du har det rigtige fundament på plads og en kultur, der fremmer gennemsigtighed og ærlighed, er du på vej til effektiv kommunikation.

principperne er ligetil og baseret på sund fornuft, men at få dem til at arbejde kræver reelt engagement fra hele teamet, top-to-bottom.

Hvis du vil vide mere, skal du læse om hurtige teambuilding-aktiviteter for at prøve det næste.

Redaktørens note: Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i Oktober 2018 og er blevet opdateret for omfattende.