Definition af leverandørstyring

leverandørstyring er den proces, der giver en organisation mulighed for at træffe passende foranstaltninger til at kontrollere omkostningerne, reducere potentielle risici relateret til leverandører, sikre fremragende serviceleverbarhed og udlede værdi fra leverandører på lang sigt.Dette inkluderer undersøgelse af de bedst egnede leverandører, sourcing og indhentning af prisoplysninger, måling af kvaliteten af arbejdet, styring af forhold i tilfælde af flere leverandører, evaluering af ydeevne ved at sætte organisatoriske standarder, og sikre, at betalingerne altid foretages til tiden.

så det er her leverandørstyringssystemet eller VM ‘ erne kommer på plads.et leverandørstyringssystem er et online internetbaseret værktøj, der fungerer som en enkelt node til at styre alle leverandørrelaterede aktiviteter i enhver organisation eller virksomhed, samtidig med at det sikrer forbedret effektivitet og langsigtet vækst på en omkostningseffektiv måde.

fordele ved leverandørstyring

ved at have korrekt leverandørstyring på plads kan en organisation opleve følgende fordele:

(1) bedre valg

Ved at implementere passende leverandørstyring på plads kan din organisation drage fordel af et større udvalg af leverandører, hvilket resulterer i flere valg og i sidste ende bedre omkostninger.

din organisation kan drage fordel af en budkrig mellem leverandører, samtidig med at du sikrer, at du får dine penge værd.

(2) bedre Contract Management

i en multi-leverandør scenario, mangel på leverandør management system hæver spørgsmålet om styring af kontrakter, dokumentation og andre vigtige oplysninger i din organisation.

Ved at implementere en ordentlig VM ‘ er på plads kan din organisation drage fordel af en centraliseret visning af den aktuelle status for alle kontrakter og andre nyttige oplysninger, der gør det muligt for din organisation at opnå bedre beslutningsfunktioner og spare værdifuld tid.

(3) Bedre præstationsstyring

en integreret visning af ydeevnen for alle leverandører kan opnås gennem implementering af et leverandørstyringssystem.

dette kan give din organisation en klar forståelse af, hvad der fungerer, og hvad der ikke er! Dette fører i sidste ende til forbedret effektivitet, hvilket igen forbedrer organisationens samlede præstation.

(4) bedre leverandørforhold

det er aldrig nemt at administrere flere leverandører på samme tid. Mens nogle leverandører kan vise sig virkelig frugtbare, kan andre ikke. Men at styre forholdet mellem leverandørerne er nøglen til en vellykket projektafslutning.

Ved at få alle leverandørrelaterede oplysninger på et enkelt sted drager du fordel af at få alle nødvendige oplysninger på en gang, og det kan påvirke din beslutningsproces og derved forenkle den!

(5) bedre værdi

i sidste ende er målet med et leverandørstyringssystem at få mest værdi for din sorteper. Så implementering af et leverandørstyringssystem, når det gøres korrekt, kan resultere i langsigtede besparelser samt forbedret indtjening over en periode.

udfordringer i leverandørstyring

selvom der er mange fordele, skal nogle udfordringer overvindes for at sikre, at organisationen fungerer glat.

der er mange udfordringer, som en organisation kan stå over for, hvis leverandørstyring ikke implementeres korrekt. De er som følger:

(1) Leverandøroverensstemmelsesrisiko

Indstilling af standarder, før du handler med leverandører, kan spare dig for masser af tid og penge. Ikke alle leverandører kan udføre som pr dine standarder. Det er vigtigt at vælge den rigtige leverandør fra flere leverandører, der opfylder dine organisatoriske standarder og kriterier, mens du lover fremragende ydeevne.

(2) Vendor Reputation Risk

håndtering af flere leverandører er ikke en let opgave. Kvaliteten af arbejdet skal også måles på forhånd, før man går ind i en kontrakt, hvilket gør processen mere kompliceret.

mens nogle leverandører kan få din opgave gjort rigtig godt, kan andre klare nogle dårlige præstationer og smide alle dine deadlines i en svimmelhed. Derfor er baggrundskontrol et must

, før der foretages et valg. Dette kan give dig en vis indsigt i vigtige punkter, som du måske har gået glip af i første omgang.

(3) manglende synlighed

selvom det virkelig er vigtigt at have en centraliseret datalagringsløsning til styring af leverandørdata, gavner det også organisationen fra en centraliseret visning og forbedret synlighed, hvilket kan føre til bedre ressourceallokering og forbedret effektivitet.

(4) Leverandørdatalagring

efterhånden som din organisation vokser, bliver det vigtigt at have en leverandørdatalagringsløsning på plads. I mangel af et leverandørstyringssystem kan lagring og hentning af data vise sig at være virkelig hårdt, i betragtning af at du muligvis har at gøre med flere leverandører til flere projekter på samme tid.

(5) Kreditorbetalingsrisiko

nogle leverandører kan have forskellige betalingsbetingelser, mens nogle muligvis overholder branchestandardbetingelser. At finde ud af vilkårene og sikre, at betalingen altid foretages til tiden, er et af de største problemer, især når man beskæftiger sig med flere leverandører på samme tid.

Leverandørstyringsproces

på dette tidspunkt kan vi udlede, at det er afgørende at have effektiv leverandørstyring. En organisation skal planlægge og udføre en proces for at guide, hvordan de vil engagere sig med deres leverandører på hvert trin.

selvom det ikke er muligt at have en specifik leverandørstyringsproces, der omfatter alle virksomheder og leverandører, kan vi samle de grundlæggende trin, der ligger til grund for en organisations start-til-slut-engagement med sine leverandører:

(1) Identifikation og etablering af forretningsmål

før leverandørstyringsprocessen starter, er det afgørende at identificere og etablere forretningsmål, der nødvendiggør leverandørinddragelse. Dette hjælper med at forstå kravene i hver forretningsenhed og forhindrer dobbeltarbejde og spild af ressourcer med hensyn til valg og kontrakt med leverandører. Det hjælper også i de senere faser af måling og evaluering af leverandørens ydeevne, da disse mål etablerer passende målinger.

(2) etablering af et Leverandørledelsesteam

når forretningsmålene er anerkendt, skal det næste trin være grundlaget for et dedikeret leverandørledelsesteam. Dette centraliserede team skal være dygtig til at identificere forretningsmål og KPI ‘ er til leverandørstyring, vælge relevante leverandører, forhandle kontraktprocessen, regelmæssigt vurdere leverandørernes ydeevne og spore alle transaktionsaktiviteter.

dette team er afgørende, da de vil fungere som mellemmand mellem forretningsenhederne og leverandørerne og sikre samarbejde mellem de to.

det vil også forhindre engagement fra for mange interessenter – når leverandørstyring er decentraliseret til forretningsenhederne, resulterer det i et stort antal kontrakter med den samme leverandør eller forskellige transaktioner med flere leverandører. Dette forhindrer sporing og evaluering af leverandørens ydeevne og udsætter organisationen for leverandørrisiko.

(3) Oprettelse af en Database for alle Leverandørrelaterede oplysninger

når forretningsmålene er klare, og leverandørledelsesteamet er i gang, skal det næste trin være at opbygge en opdateret og kategoriseret database med alle relevante leverandører og leverandørrelaterede oplysninger.

fordelene ved dette er mangfoldige –

(i) det matcher forretningsenhedernes behov til den rigtige leverandør. For eksempel kan administrationen identificere de relevante leverandører til kontorartikler, computerudstyr mv.

(ii) efter kategoriseringen af leverandører baseret på deres type vil Sammenligning på tværs af leverandører blive lettere for evaluering

(iii) det vil strømline information-spredte, forskellige leverandøroplysninger gemmes et enkelt sted og give indsigt i den aktuelle fase af leverandørerne, for eksempel leverandører med kontrakt på plads, leverandører, der kræver fornyelser osv. og

(iv) det vil muliggøre effektiv budgettering – du kan nemt genkende de langsigtede, kritiske leverandører og de kortsigtede, taktiske leverandører og vurdere budgetopgaven i overensstemmelse hermed.

(4) identifikation af udvælgelseskriterierne for leverandører

når alle leverandørrelaterede oplysninger er strømlinet, opdateret og kategoriseret, skal du vælge de kriterier, baseret på hvilke alle relevante leverandører vil blive valgt.mens omkostninger har været det primære udvælgelseskriterium for valg af leverandører, ser virksomheder i stigende grad på andre kriterier for at bestemme, hvilken leverandør der bedst opfylder deres krav – når alt kommer til alt garanterer De laveste omkostninger ikke den højeste værdi. En CIO-artikel1 har anerkendt ikke – omkostningsfaktorer, der skal overvejes for at vælge leverandører-finansiel stabilitet, tidligere erfaring inden for arbejdsområdet som forretning, industrielle anerkendelser, de procedurer, som sælgeren har fulgt, stordriftsfordele og deres juridiske/lovgivningsmæssige poster. Det er vigtigt at overveje alle de ovennævnte kriterier for at have en holistisk vurdering af leverandørerne.

Ved køb af høj værdi deltager virksomheder også i budprocedurer, der involverer tilbudsanmodninger, RFI ‘er og RFP’ er, før de vælger sælgeren.

(5) evaluering og udvælgelse af leverandører

på dette trin skal leverandørerne evalueres ud fra udvælgelseskriterierne og, hvis relevant, udbudsprocessen.

de indsendte forslag skal vurderes grundigt for at forstå prisstrukturen, arbejdets omfang og hvordan kravene vil blive opfyldt, vilkår og betingelser, udløbs-og fornyelsesdatoer osv. Dette sikrer, at din organisation får den maksimale værdi fra sælgeren. Hold øje med skjulte besparelser muligheder!

Vurder leverandørernes interne styrker og svagheder, og Undersøg, hvordan de eksterne muligheder og trusler kan påvirke din transaktion såvel som leverandørstyringsprocessen.

når du har sikret en komplet start-til-slut evalueringsproces, er det tid til at vælge din leverandør.

(6) udvikling af kontrakter og færdiggørelse af leverandører

Nå, nu har du den valgte. Det er på tide at afslutte kontraktprocessen og få din leverandør(er) ombord.

typisk er kontraktfasen tildelt Det Juridiske og finansielle team og den øverste ledelse, der er involveret i leverandørerne. Resten af forretningsenhederne modtager kontrakten og samarbejder med sælgerne efter færdiggørelsen. Dette har tendens til at være suboptimalt i det lange løb-forretningsenhederne er dem, der endelig samarbejder med leverandørerne dagligt og har værdifuld indsigt i, hvordan man maksimerer leverandørernes operationelle ydeevne. Derfor skal alle relevante interessenter inddrages, i det mindste i beslutningsprocessen.

bedste praksis: Teknikker til at forbedre din Leverandørstyringsstrategi

du har en leverandørstyringsproces, der passer bedst til din organisation, på plads. Leverandørstyring slutter dog ikke bare, når leverandørerne er valgt. Der er teknikker og

bedste praksis, der supplerer din proces og kan gøre din organisations leverandørstyring endnu mere effektiv. Lad os tage et kig:

(1) formidle dine forventninger klart

mens du samarbejder med leverandører, er det nødvendigt klart at definere forretningsmålene for organisationerne og forventningerne fra leverandørerne. Fortæl leverandørerne, hvad dine nuværende og fremtidige krav er, og hvordan de stemmer overens med din organisations mål. Det vil gøre det muligt for dig og sælgerne at være på samme side og i sidste ende samarbejde bedre, selv i det lange løb. Det hjælper med at indstille benchmarks, reducerer risici i forbindelse med leverandørens ydeevne og overholdelse og til at evaluere leverandørerne.

(2) Sørg for, at du indstiller frister, der er opnåelige og realistiske

i betragtning af det sæt mål og forventninger, du har, er det vigtigt at indstille frister, der realistisk kan opfyldes af sælgerne. Indstilling af umulige frister forhindrer ikke kun leverandørens ydeevne og værdiskabelse, men det øger også risikoen og forhindrer meningsfuldt samarbejde.

(3) Samarbejd med dine leverandører for at opretholde langsigtede relationer

ordet ‘samarbejde’ er kommet op et par gange, har det ikke? Godt, det er vigtigt, fordi blot forhandle med leverandører om prissætning og ydeevne fører til afslutningen af en transaktion. Men, når du samarbejder og involverer sælgerne i at strategisere, hvordan man opnår målene og forventningerne, det fører til værdifuld, langsigtet forholdsopbygning. Samarbejde giver både virksomheden og leverandørerne mulighed for at brainstorme innovative ideer om, hvordan værdiskabelse fra deres partnerskab kan maksimeres.faktisk har Pulse of Procurement2 anerkendt at opnå bedre synergier med leverandører som en af topprioriteterne og arbejdet med leverandører for at forbedre ydeevnen som et centralt fokusområde for indkøbsfolk.

(4) etablere KPI ‘ er til måling af leverandørens ydeevne

hvordan indser vi, om leverandørerne leverer i henhold til de fastsatte forventninger og forretningsmål? Vi har brug for Key Performance Indicators (KPI ‘ er) på plads for at måle leverandørernes forskellige facetter og i sidste ende vide, om leverandørstyringsprocessen er effektiv.

KPI ‘ erne varierer afhængigt af organisationerne og baseret på, hvad de anser for vigtige, mens de vurderer leverandørens ydeevne.

men en anden artikel af CIO om ‘ Vendor Management: Hvordan måler du værdi for pengene?’3 har kategoriseret forskellige kvantitative og kvalitative måder at etablere KPI’ er og måle leverandørens ROI på:

* Relationsstyring; målt ved leverandørens engagement, fleksibilitet og innovation,

* omkostningsstyring; målt diskonteret prisfastsættelse, ordreomkostninger osv.,

* Kvalitet; mål efter personalets ekspertise, ordrenøjagtighed, overensstemmelse med krav, garantier osv.,

* levering; målt ved levering til tiden, responstid på ordreproblemer og nødsituationer osv. og

* kundetilfredshed

(5) Vurder Leverandørrisici for at muliggøre minimering

dette er sandsynligvis en af de vigtigste teknikker, der hjælper med at sikre, at leverandørstyring leverer det, der forventes.

risikovurdering af leverandørstyring er ikke et enkelt trin – Det starter, når du genkender et behov for en leverandør, og så er det simpelthen løbende.

der er flere typer risici omkring leverandørstyring – finansiel, betaling, operationel, overholdelse og datasikkerhed for at nævne nogle få. Du skal med jævne mellemrum identificere alle leverandørrelaterede risici på hvert trin i leverandørstyringsprocessen, vurdere dens indvirkning baseret på din risikoappetit og planlægge afbødningsforanstaltninger.

de trusler, der udgør som risici, ændrer sig løbende-sørg for, at du overvåger organisationens interne og eksterne miljø og vurderer de kontroller, du har på plads, deres effektivitet og opdaterer dem efter behov. Dette niveau af due diligence hjælper dig med at minimere leverandørrelaterede risici og sikre, at leverandørens ydeevne er i stand til at opfylde alle krav.

stof til eftertanke-forskel mellem leverandørstyring og Leverandørrelationsstyring

i mange scenarier bruges udtrykkene ‘leverandørstyring’ og ‘leverandørrelationsstyring’ om hverandre. Skaber et ekstra ord virkelig nogen forskel? Det gør det. Mens leverandørstyring dækker hele en virksomheds engagement med sine leverandører, er

Leverandørrelationsstyring en del af den helhed, der fokuserer på det ‘menneskelige aspekt’ af leverandørstyring. I sidste ende er sælgerne repræsenteret af mennesker, og vi har allerede fastslået, hvor værdifulde leverandørforhold er for en organisation.opbygning af varige og meningsfulde relationer med leverandører, især de kritiske, går op på listen over prioriteter for en organisation, der beskæftiger sig med leverandørstyring. Teams anerkender værdien af synergisering med deres leverandører – meningsfuldt, vedvarende samarbejde kan påvirke leverandørens ydeevne positivt og kan også hjælpe med at minimere leverandørrisici. For at lette dette er der et stigende antal VRM-værktøjer, der gør det muligt for virksomheder effektivt at styre deres leverandørrelationer.

i en nøddeskal

dette blogindlæg taler om et meget afgørende aspekt af organisatorisk funktion – leverandørstyring. I dagens globale økonomi, hvor geografiske og økonomiske barrierer konstant mindskes, skal organisationer arbejde med forskellige typer leverandører fra hele verden. Selvom du arbejder med en enkelt leverandør, er det afgørende at have effektiv leverandørstyring på plads, fordi deres ydeevne i sidste ende påvirker din virksomheds ydeevne. Det er vigtigt at forstå fordelene og udfordringerne ved leverandørstyring, så du kan designe en effektiv proces, der styrer dit engagement med dine leverandører. Glem ikke at supplere din proces med bedste praksis for leverandørstyring for at sikre, at dine leverandører leverer maksimal værdi til din organisation.