en variansrapport er et af de mest anvendte regnskabsværktøjer. Det er i det væsentlige forskellen mellem det budgetterede beløb og det faktiske, udgift eller indtægter.

en variansrapport fremhæver to separate værdier og omfanget af forskellen mellem de to.

det er denne varians eller forskellen, at den søger at kaste lys på (og til sidst også udløserne). Typisk kan variansrapporten kun oprettes, når de faktiske tal er tilgængelige.

variansen kan afbildes både i absolutte termer såvel som en procentvis forskel. Det fremhæver graden af forskel, og det er derfor, det er en afgørende komponent i mange regnskabspraksis. Det fremhæver en unøjagtig antagelse eller udløsere, der resulterer i variansen.

formlen for variansrapport

variansrapporten oprettes for alle typer budgetter. Rapporten oprettes typisk efter beregning af variansen i henhold til en streng formel. Dette skyldes, at variansen omfatter en nøglekomponent i aktivallokeringen. Formlen for varians er:

i dette tilfælde:

• L. 2 er den faktiske varians
• L. 2 står for de specifikke data, der er tale om
• L. 2 er gennemsnittet af flere datapunkter
• N er det samlede antal data beregnet

i tilfælde af at du Beregner variansen % som en komponent i budgettet-variansen % = 100
procentdelen er afgørende, da den giver dig en fornemmelse af den relative forskel, og i mange tilfælde, fremhæver de udløsere, der førte til forskellen.

indsigt i variansrapport

hele begrebet variansrapport er sammenligningen. Det hjælper med at identificere væsentligheden af et bestemt budget. Det kan være overraskende, men den første variansrapport og analyse blev brugt i det gamle Egypten.

kardinalt er det bastionen for ledelsesregnskab. Dette er det vigtigste værktøj, som ledelsen over hele verden bruger til at kalibrere deres virksomheds præstationer ved at vurdere overskud og tab og være opmærksom på budgetforskelle. Derfor er det et værktøj, der bruges til at forbedre effektiviteten på en langvarig måde og bæredygtigt over en periode.

Bonus: Tjek Finansinstruktør Ray Sheens top 10 finansieringstips

tolkning af variansrapportresultater

variansrapporten ses ofte som det primære værktøj til bedre at kontrollere fremtidige omkostninger og forhold på en meningsfuld måde. De er den perfekte repræsentation af, hvordan uafhængige tal er relateret til hinanden i en større gruppe.

i statistisk sprogbrug er den største fordel ved denne type rapport, at den giver lige stor betydning for alle typer afvigelser i en analyse. Uanset retningen af deres afvigelse fra gennemsnittet kan du ikke opnå en sum nul med denne type talrapportering. Som følge heraf vil du aldrig se en situation, hvor du får udseende af ingen afvigelse eller varians.

det betyder i det væsentlige, at selv den mindste afvigelse er øremærket korrekt i variansrapportens resultater.

men det skaber en lille hik. Fortolkningen af variansrapporten er ikke så enkel som du antog. Du skal have en ordentlig forståelse af denne beregningsmetode, dynamikken i den branche, som du analyserer, og det specifikke nummer.

husk varians giver ekstra vægt til hvert af disse datapunkter, og kvadrering af dem kan skæve tallene på en kompliceret og forvirrende måde. Vigtigst er det, at det ikke tjener det kerneformål, som det beregnes på en meningsfuld måde.

måske vil et eksempel køre hjem punktet på en meningsfuld måde. Lad os antage, at vi beregner variansrapporten for virksomheden:

• år 1 er på 10%
• år 2 er på 15%
• år 3 er på -10%

det samlede gennemsnit for de tre år er omkring 5%.

lad os nu sige forskellen afkastet og gennemsnittet er omtrent på:

• år 1 – 5%
• år 2 – 15%
• år 3 – 20%

kvadrering af disse får du en afvigelse og varians tæt på 200%. Din standardafvigelse fra dette står derefter på en smule lavere end 15%.

Positive vs. negative afvigelser

det er interessant at bemærke, at variansen aldrig er ensrettet. Især for budgetvariansrapporter kan du have både negative og positive scenarier. I det væsentlige afhænger dette af både de vigtigste beregningsmålinger såvel som kvaliteten af analysen. Eksterne faktorer som sæsonændringer kan for eksempel spille en rolle i det.

positiv varians

typisk henviser en positiv varians til gunstige afvigelser i den rapport, du har udarbejdet.

det betyder, at gevinsterne er mere end forventet og har været på grund af visse uventede faktorer. Det skaber et overskud og yderligere gevinster fra en række faktorer. Så skal virksomheden vende tilbage til tegnebrættet og kalibrere de tilgængelige aktiver igen.

det kan også resultere i en raffineret aktivallokering for dem også. Derudover, dette kan også skyldes pludselig hidtil uset engangsvindfald af en eller anden type. Dette kan skæve tal negativt.

negativ varians

Dette er det nøjagtige modsatte af den positive varians. Dette er resultatet af en ugunstig udvikling.

tabene kunne have været det direkte resultat af en slags beregningsfejl eller endda en miljøfaktor. For eksempel, hvis du er i cementbranchen, kommer de cykliske faktorer til at spille som regn og festlig efterspørgsel efter nye huse. Som et resultat vil efterspørgslen efter cement sandsynligvis stige omkring da. Men lad os tænke på tiden kort efter subprime-krisen, priserne var helt bundne, og efterspørgslen efter huse faldt også. Det er næsten naturligt, at cementpriserne også glider. Derfor er en negativ varians ikke overraskende i denne omstændighed.

ikke desto mindre vil disse tal og variansen især give ejerne en fornemmelse af markedet og give dem tegn på, hvordan man kan nedtrappe antagelserne for de følgende få kvartaler.

almindelige typer af afvigelser

men når du overvejer variansrapporten, er det meget indlysende, at der er nogle grundlæggende parametre, der fortsætter med at skifte regelmæssigt.

Prisvarians

i dette tilfælde, som navnet antyder, kommer variansen i materialets pris. Når den faktiske pris på materialet adskiller sig væsentligt fra standardprisen, får du denne varians.

dette er også et resultat af forskellen i de faktiske output-og brugsniveauer sammenlignet med de standardiserede. Så i dette tilfælde skal du huske fire faktorer:

• faktisk brug. Nogle gange kan du få mængderabatter, når du køber større mængder, så flere materialer vænner sig til at imødekomme prisforskellen.
• den faktiske pris er lavere eller højere end standardmarkedsrenten.
• kvaliteten af materialerne er også afgørende. Nogle gange kan det også være problematisk at købe lavere kvalitet eller højere kvalitet sammenlignet med standardsatsen.
• utilgængeligheden af visse produkter kan også resultere i at vælge et andet alternativ. Både med hensyn til pris og kvalitet kan det tilføje en anden dimension til den samlede variansrapport på en betydelig måde og ændre de endelige fradrag.

Brugsvarians

som navnet antyder, når brugsniveauerne er forskellige fra standardhastigheden, fører det til formuleringen af følgende rapport:

• udskiftning af standardmaterialet med et alternativ kan påvirke brugen. Du skal muligvis øge eller formindske mængden i henhold til de nye krav.
• det relative udbytte af materialet skal være i overensstemmelse med forventede niveauer. Hvis der er en anomali her, resulterer det i en varians.
• hastigheden af skrot fra det anvendte materiale kan også spille en afgørende rolle i de ultimative fradrag.

arbejdsvarians

arbejdsvariansen henviser til arbejdsomkostningerne. Den faktiske sats, i dette tilfælde, adskiller sig til tider væsentligt fra standard eller antaget Sats. Der kan igen være flere grunde til, at dette gør en forskel i variansrapporten:

• hvis standardlønnen er betydeligt under eller over den eksisterende.
• faktisk arbejdstid vs. standardarbejdstiden kan også påvirke både kvalitet og effektivitet. Dette kan igen have indflydelse på priserne.
• effekt af særlige situationer som strejke, lockout og lignende.
• den samlede effektivitet af arbejdskraften tæller også. Hvis de er meget effektive, kan 4 arbejdere på 5 timer arbejde det samme, som 10 muligvis kan opnå på 8 timer.

Overhead udgift varians

Dette refererer til de faste omkostninger i virksomheden. Teknisk kan det være når som helst og hvad som helst. Tricket handler om at inkorporere de potentielle variabler:

• pludselige engangsudgifter eller nødsituationer, der har indflydelse på de samlede inputomkostninger.
• potentielle eksterne faktorer, der kan påvirke efterspørgslen efter det endelige produkt.
• arbejde uro eller særlige skridt taget for at tilbyde yderligere økonomisk kompensation til arbejderne for et bestemt år.
• defekt produktion på grund af ethvert tilsyn, der skal afvises, og virksomheden skal fordøje udgiften.

Sådan skriver du en variansrapport

så nu hvor du har alle elementerne i beregning af en variansrapport, er det næste trin at skrive det ned.

rapportens layout kan variere afhængigt af, hvordan dit publikum ønsker at se oplysningerne.

i eksemplet med resultatopgørelsen ovenfor vises budgettet for hver konto efter kontonavnet efterfulgt af faktiske resultater. Dette sætter scenen for variansen og derefter en visuel gunstig eller ugunstig præsentation. Eksemplet viser det ikke, men variansrapporter kan også have en kolonne for en procentdel af ændringer for at gøre dataene endnu bedre.

desværre kan en variansrapport ikke afsluttes, før de faktiske begivenheder opstår. Men meget arbejde kan gøres på forhånd ved at oprette skabelonen. Denne måde vende rundt tid, når resultaterne er endelige vil være meget hurtigere.

i det store og hele følger de fleste variansrapporter denne strenge protokol, mens du skriver den. Men husk, at en variansrapport indeholder mange tal, og det er vigtigt at fremhæve de mest relevante faktorer i det rigtige lys. Det vil optimere dets anvendelighed.

konklusion

mens variansrapporter kan være et smertepunkt for enhver professionel, er de uvurderlige i at kommunikere resultater til eksterne interessenter og beslutningstagere.

nu hvor du har mestret det grundlæggende i disse rapporter, skal du være udstyret til at erobre din næste opgave. Vil du fortsætte med at vokse din viden?

tjek GoSkills Finans-og Projektledelseskurser, hvor du kan øve dine nye variansrapporteringsevner.

og tage tingene op med vores guide til analyse af varians (ANOVA).