Der var en tid, hvor arbejdsgivere kunne forvente, at deres personale skulle “blive sat” indtil pensionering. Disse dage, sammen med den garanterede pension og loyalitet over for medarbejdere, der fulgte med dem, er væk. Dagens arbejdsgivere står over for højere omsætningshastigheder end på noget andet tidspunkt i historien. Hvad sker der med en organisation, når det er bedst, lyseste, mest erfarne og kyndige medarbejdere går ud af døren? Hvad tager de med dem, og hvad taber arbejdsgiveren?
Når medarbejdere forlader et job, af egen vilje eller ej, mister arbejdsgivere den institutionelle viden eller historie, de tager med sig, og mange organisationer mangler tilstrækkelige overførselsprogrammer til at dæmme op for tabet.
i løbet af min tid som direktør for Human Resources for et statsuniversitet studerede jeg generationsspørgsmål, mens jeg forfulgte min ph.d. – grad. Jeg var interesseret i at besvare nogle af disse spørgsmål med et specifikt fokus på medarbejdere inden for en videregående uddannelsesinstitution. Min undersøgelse fokuserede på tre generationsgrupper: Baby Boomers (1946-1964); Generation h (1965-1980); og Millennials (1981-2000). Undersøgelsen forsøgte også at understrege vigtigheden af, hvilken viden der gik tabt, da generationens generation og tusindårs generationskohorter forlod deres beskæftigelse hurtigere end forventet. Omsætning har omkostninger, der kan påvirke en organisation betydeligt. Der findes dog meget få målinger eller foranstaltninger til at kvantificere tabet af institutionel viden, kontinuitet og historie. Det, vi ved, er, at disse omkostninger manifesterer sig i de omkostninger til omsætning, rekruttering, udskiftning og træning, som mange organisationer står over for.
i år 2018 kan mange arbejdsgivere se så mange som fem generationer arbejder side om side. Dette skyldes mange faktorer, herunder den rystende økonomi og sundere, mere aktive seniorer. Flere generationer, der arbejder side om side på arbejdspladsen, påvirker ikke kun en organisations sammensætning, men også hvordan disse samme organisationer adresserer engagement, værdier, opretholdelse, ansættelse og bygger mod opbevaring og overførsel af institutionel viden. I dag, da Baby Boomers forbereder sig på pensionering, forbliver nogle generaler og mange årtusinder ikke ansat i en organisation længe nok til at lære af deres ældre kolleger. Som et resultat kan den institutionelle viden, historie og forretningskontinuitet, som veteranerne og boomerne besidder, forsvinde med ringe eller ingen viden, der bevares af generalen. Manglende bevarelse og overførsel af institutionel viden kan resultere i en konstant stigning i medarbejderomsætningen og yderligere tab af institutionel viden, hvilket resulterer i højere omkostninger og lavere institutionel effektivitet. uden en plan eller et program til at overføre forretningsprocesser, institutionelle politikker og praksis, og historisk viden til en anden, organisationer kan blive konfronteret med alvorlige forretningskontinuitet og viden spørgsmål som yngre medarbejdere forlader organisationen. Dette bliver mere tydeligt nu, da den første fase af Boomers går på pension.
organisationer skal have planer på plads for at sikre kontinuitet. For at imødegå tabet af institutionel viden anbefaler US Office of Personnel Management (opm) 1, at statslige agenturer fokuserer på at identificere ledelseskompetencer blandt deres eksisterende medarbejdere i et forsøg på at skabe en pipeline af nye ledere, der forgrener sig mod ledige stillinger. Små organisationer skal også gennemføre en plan for videnoverførsel for at overleve tabet af ældre generationsansatte.
en måde at tackle risikoen for at miste viden som følge af Boomer-pensioneringer eller andre medarbejdere, der forlader, er at udøve en arbejdsstyrkevurdering, dokumentere og identificere kritisk viden, som eksisterende medarbejdere besidder. Hvad nogle succesrige organisationer har gjort er at få hjælp fra eksisterende og afgående pensionister til at fungere som mentorer. Disse tilbageholdelsesmetoder har vist sig at være vellykkede med at begrænse tabet af institutionel viden og overføre den til de yngre generationsgrupper.
i en undersøgelse fra 2006 2 af videnopbevaring og medarbejderomsætning i USA. elektrisk kraftindustri, en forsker fandt ud af, at værdifuld og dygtig viden om veteran-og Boomerarbejdere ville være vanskelig at erstatte. Denne undersøgelse var rettet mod at finde måder at minimere virkningerne af tabet af institutionel viden fra dem, der forlader, og finde måder at arbejde på at bevare viden, før de forlod. Undersøgelsen viste, at den aldrende arbejdsstyrke var et kritisk og aktuelt HR-problem for elindustrien på grund af det potentielle tab af viden, der kan skyldes medarbejderpensioneringer. Forskeren tilbød flere måder, hvorpå viden kunne overføres. Disse omfattede observation af arbejdsenheder, medarbejderkommunikation, gennemgang eller arbejdsprocesser, finde andre måder at få arbejdet udført på og vedtage teknologi. Disse metoder er kun nogle få, som en organisation kunne bruge til opbevaring af viden.
for enhver organisation er opbevaring af institutionel viden eller institutionel hukommelse en vigtig egenskab ved rekruttering og fastholdelse af medarbejdere. Dette er især tilfældet for nogle højt kvalificerede stillinger, såsom inden for teknologiområderne. I disse tilfælde er den større trussel vanskeligheden ved at kvantificere og erstatte disse medarbejdere. Mens mange ledere bekymrer sig om omsætningsniveauet, bør den vigtigere statistik være niveauet og kapaciteten af viden, som de mennesker, der forlader, besidder. Organisationer opretholder rutinemæssigt tabet af medarbejdere, men når disse medarbejdere er højt kvalificerede og besidder viden, der ikke let kan udskiftes, lider organisationerne.
der er skridt organisationer kan tage for at reducere niveauet af institutionel viden, som de mister med tabet af dygtige medarbejdere. Specialiseret uddannelse, dokumentation af processer og jobdeling er nogle af måderne til at bekæmpe dette tab. En af de mere effektive metoder til at mindske tabet af institutionel viden er, at de ældre og mere erfarne arbejdere tjener som mentorer og undervisere, så de kan videregive deres viden til andre i organisationen.
for at forberede sig på tab af institutionel viden og plan for videnoverførsel skal organisationer udvikle strategier for at sikre forretningskontinuitet. Dette er noget, som mange organisationer ikke gør nok.
min undersøgelse af Gen. En række spørgsmål, der beskæftiger sig med institutionel viden. Jeg spurgte dem om værdien af deres institutionelle viden og opfattelse af det tab, som institutionen ville lide, hvis de forlod. Jeg spurgte respondenterne om forretningsprocessen og kontinuiteten og andre færdigheder, som de har erhvervet, mens de arbejdede på institutionen, og hvilke resultater (herunder gevinster eller tab) ville institutionen indse, hvis de forlod. Den sidste erklæring i forhold til dette emne af institutionel viden behandlede tabet af en medarbejders viden og færdigheder.
resultaterne af undersøgelsen fra disse spørgsmål var ikke overraskende. Hvad angår værdien af institutionel viden, forretningskontinuitet og forretningsprocesser, mente flertallet af begge grupper, at det, de har lært på institutionen, var meget vigtigt og havde værdi. Desuden fastholdt de, at denne værdi eller institutionelle viden ville være et kritisk spørgsmål, hvis det ikke blev behandlet af ledelsen. Begge generationsgrupper mente, at deres vejledere og ledere ville blive hårdt presset for at finde erstatningsmedarbejdere med lignende færdigheder eller viden. Institutionen havde hverken en stiltiende eller eksplicit formel plan om at overføre viden. undersøgelsen af retentions-og separationsmønstrene for Generals og Millennials medarbejdere gjorde en god start, men jeg tror, at yderligere forskning kan være nødvendig for virkelig at forstå betydningen af institutionel viden og de metoder, hvormed man kan bevare den. Bortset fra et par artikler om emnet er der ingen kendte målinger til at adressere, hvad en organisation mister eller vinder, når medarbejderne forlader deres ansættelse. Mange organisationer har ingen formelle institutionelle videnoverførselsplaner eller successionsplaner på plads, som kan minimere mængden af forretningskendskab, der ville være væk med tabet af Boomer, general og Millennial medarbejdere.
Hvis der ikke gøres en indsats for at tackle bevarelsen af institutionel viden om Generations-og Tusindårsmedarbejdere, kunne vi se et stort hul i kontinuiteten og historien, som de tidligere generationsgrupper leverede. Denne viden vil være vanskelig at erstatte. Som et resultat vil disse organisationer opleve huller i institutionel viden. Forhåbentlig vil fortsat videnskabelig forskning om dette emne bringe dette spørgsmål i spidsen og føre til effektiv implementering af en plan for at bevare institutionel viden. Nu er det din tur. Hvad vil du gøre?
af
Dr. M. PE Larra, SPHR, MBA
assisterende vicepræsident for menneskelige ressourcer-Det Nye Statslige Universitet
August 10, 2013