hvad er stakeholder management?

Stakeholder management involverer, hvordan projektstatus, omkostninger og vejspærringer kommunikeres til disse interessenter for at øge synligheden, navigere i ændringer i projektretningen og styre forventningerne. Projektinteressenter er personer, der er involveret i dit projekt, eller hvis interesser kan blive påvirket som følge af projektgennemførelse eller vellykket projektafslutning.stakeholder management-processen hjælper projektledere med at holde forandring i tankerne, mens de gør det mindre truende. Stakeholder management-planen er en vigtig påmindelse for enhver interaktion, som projektledere har med direkte eller indirekte interessenter, da det hjælper dem med at opretholde praktisk forbindelse mellem projektet og den daglige drift.

identifikation af interessenter

identifikation af interessenter kan ikke undervurderes. Det er en stor opgave. Identifikation af interessenter er ofte vanskelig, men skal gøres grundigt for projektlederen at vide, hvem der er hvem, og indføre strategier til at håndtere modstridende behov og forventninger og hjælpe interessenter med at gå over til en anden måde at arbejde på.

de vigtigste facetter af interessentidentifikation er:

Interessentlandskab

Her opretter du et billede af, hvem der er hvem med hensyn til deres funktioner, dvs. interne og eksterne funktioner.

Interessentstillinger

nu er det tid til at identificere enkeltpersoner i hver gruppe og rangere dem som høje, mellemstore eller lave med hensyn til deres:

• evne til at forstyrre ændringer

• Aktuel forståelse

• påkrævet forståelse

• Aktuel forpligtelse

• påkrævet forpligtelse

• påkrævet support

tilgang til interessentstyring

Dette er effektivt en magt vs. interessematrice, som hjælper med at bestemme den strategi, der skal vedtages for at engagere sig med dem.

Stakeholder map

nu bliver din stakeholder management plan mere solid. Med personer, der er anført i hver funktionel gruppe, kan du tilføje deres vigtigste bekymringer, den ledelsesmetode, du tager, og nøglegenstande til deres input eller validering under projektet.

gennemgå interessenter

gennemgå og juster eller brug det, der giver mening for dig og dit projekt. Indsatsen på dette arbejde giver et solidt fundament for udvikling af kommunikationsplanen, fungerer som input til risikostyringsplanen og sætter scenen for alle i projektteamet. Det giver dig også en referencebasis for overgang af mennesker og processer, når projektet bevæger sig gennem dets livscyklus.

e-bog: 6 måder at holde op med at spilde tid og penge i din gennemgangs-og godkendelsesproces

e-bog: 9 niveauer af gennemgang og godkendelse helvede

10 nøgler til effektiv interessentstyring

Her er ti tip til oprettelse af præsentationer, der overbelaster din interessentstyring:

vække deres interesse

en dagsorden er altid en god ide, men en kort oversigt over, hvad der vil blive diskuteret, er endnu bedre. Plus, det giver interessenter en take-væk og giver dem mulighed for at komme forberedt med spørgsmål. At holde interessenter fokuseret på målet kan være udfordrende, men det er afgørende for projektets succes.

Antag ikke, at de kender deres job som interessent

dine interessenter forstår muligvis projektets visning på højt niveau, men du skal muligvis udfylde detaljerne om, hvad du har brug for fra dem.

Keep it simple

Giv dine interessenter situationen i enkle vendinger. Overvæld dem ikke med information. Kom til sagen. Vær dog forberedt på et dybere dyk, hvis de begynder at stille spørgsmål. Når du rapporterer til interessenter, er det vigtigt at huske, at ledere ikke er så interesserede i din særlige projektledelsesmetode, som de er i resultater. Hold interessentkommunikation fokuseret på fremskridt og værdi. Vær kortfattet og kortfattet. At sende meget tid begravet i detaljerne med interessenter vil ikke kun være frustrerende for dem—det gør dig heller ikke noget godt.

brug tal og billeder

er et fantastisk værktøj til at præsentere grafik og tal til interessenter. Det er sådan, de præsenterer information for hinanden. Og ja, de skal være en fremtrædende del af din interessentstyringsplan.

brug logik

accepter det faktum, at der måske ikke altid er data til støtte for en bestemt situation. Hvis du ikke har tal til sikkerhedskopiering af din position, kan det gøre et vellykket argument problematisk, så du bliver muligvis nødt til at henvende dig til “hvis … så …” logik for at kaste lys over en situation. Forvent dog ikke de samme resultater eller svar fra interessenter—tal regerer med dem.

venter er aldrig en god mulighed

en del af god interessentstyring foregriber og håndterer problemer, før de bliver en big deal. Vent ikke, indtil et problem er indlysende—det er ofte sværere at løse problemet på det tidspunkt.

altid tilbyde en løsning

Hvis du vil bringe et problem op uden at tilbyde en potentiel løsning, kan du lige så godt fortælle interessenterne: “fyr mig nu.”At finde løsninger er en del af dit job som projektleder.

Angiv de nødvendige handlinger

Hvis interessenter har brug for at handle, skal du ikke antage, at det vil være indlysende for dem. Gentag-i listeform—hvilke handlinger der skal træffes, og hvornår.

sig altid ja*

*men sørg for, at de forstår, hvor meget “ja” koster. Sponsorer og interessenter kan ikke lide at blive fortalt “nej”, så gør det ikke. Bare sørg for, at de forstår omkostningerne ved deres anmodning, så de selv kan bedømme, om “ja” er det værd.

stop ikke med at rapportere

opfattelse er virkelighed. Hvis interessenter opfatter, at du ikke gør noget—din ikke. Lad ikke dit hoved være det næste på huggeblokken. I de fleste organisationer er et interessenters opmærksomhedsspænd ret kort. Lange projekter, der kræver en masse interessenter tålmodighed tendens til at vakle og i sidste ende mislykkes. At give værdi regelmæssigt med korte (3-4 ugers) intervaller holder interessenter engagerede og interesserede.

Ebook: 10 eksperter på Marketing Compliance: Mastering gennemgang og godkendelsesprocessen

Lær mere: Arbejdsfront til Projektledelse

Stakeholder management tools

uanset din virksomheds projektledelsesmetode er der mange projektstyringsværktøjer til rådighed til at styre opgaver og tidslinjer-nogle vil hjælpe dig med at kommunikere mere effektivt med interessenterne i din organisation. Uanset om dit valgte projektstyringsværktøj letter den slags kommunikation, er det farligt at ignorere den vigtige del af din rolle som projektleder.