Wenn es eine Sache gibt, auf der leistungsstarke Teams aufbauen, dann ist es effektive Kommunikation. Es spielt keine Rolle, wie disruptiv Ihre Technologie ist oder wie groß Ihre Vision ist — wenn Ihr Team nicht gut kommuniziert, werden Sie einen harten Kampf führen.

Warum? Nun, schlechte Kommunikation verschwendet Zeit, erzeugt Misstrauen und verursacht unnötige Komplexität und Stress — alles für ein oft mittelmäßiges Ergebnis.

Wenn Sie über die Systeme, Tools und Strategien verfügen, um eine effektive Kommunikation zu fördern, vereinfachen Sie die Zusammenarbeit, bringen alle auf den gleichen Stand und reduzieren das Risiko, dass Ihr Team ausbrennt.

In diesem Artikel teilen wir 14 praktische Tipps, die Ihnen dabei helfen, ob Ihr Team in der Regel remote, vor Ort oder eine Mischung aus beidem ist.

14 hilfreiche Tipps zur Verbesserung der Teamkommunikation

Im Folgenden finden Sie Tipps für Teams, zu denen Mitarbeiter gehören, die immer remote sind, sowie gemischte Teams (was bedeutet, dass einige Mitglieder des Teams hauptsächlich in einem Büro arbeiten).

Egal, von wo aus Ihre Teammitglieder derzeit arbeiten — oder von wo aus sie in Zukunft arbeiten werden — diese Tipps helfen Ihnen, die allgemeine Kommunikation zu verbessern.

Kommunikationstipps für Remote-Teams

Remote-Teams haben von Natur aus wenig oder gar keine persönliche Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Wenn Sie das mit einem Team kombinieren, das über viele Zeitzonen verteilt sein kann, haben Sie eine Umgebung, die effektive Kommunikation zu einer Herausforderung macht.

1. Erstellen Sie das richtige Toolkit.

Es gibt heute eine Reihe von Software und Tools auf dem Markt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit von Remote-Teams zu verbessern. Integrieren Sie einige Tools, die teamweite Anforderungen erfüllen.

Um herauszufinden, welche Tools Sie benötigen, denken Sie zunächst über die beiden Kommunikationsformen nach: synchron (d. H. In Echtzeit) und asynchron (d. h. Nach einem nicht gleichzeitigen Zeitplan).

Zum Beispiel kann dein Team bereits Slack verwenden oder sich dafür entscheiden. (Wenn nicht, dann empfehle ich es dringend, da es die synchrone Zusammenarbeit zum Kinderspiel macht.)

Als Remote-Team müssen Sie auch über Audio- und Videokonferenztools nachdenken. Während sich die Fähigkeiten von Slack in diesem Bereich verbessern, würde ich empfehlen, Zoom oder eine andere dedizierte Plattform für diese Kommunikation zu verwenden.

Als nächstes benötigen Sie ein Projektmanagement-Tool, das als zentraler Knotenpunkt fungieren kann, um alles zusammenzuhalten. Der Projektmanagement-Bereich bietet eine nahezu unbegrenzte Anzahl von Optionen, aber einige der beliebtesten sind Basecamp, Teamwork und Trello.

Um die Sache abzurunden, empfehle ich die Verwendung eines Tools wie der kostenlosen Meeting-Planungssoftware von HubSpot, um unnötiges Hin und Her bei der Planung eines Meetings zu vermeiden. Ich schlage auch vor, eine Bildschirmaufnahmesoftware wie Soapbox oder Loom zu verwenden, um Ihren asynchronen Konversationen einen Kontext zu geben.

Wenn Sie die richtigen Tools für Ihr Team finden, recherchieren Sie, fragen Sie nach Empfehlungen, spielen Sie mit einigen herum und sehen Sie, was für Sie funktioniert.

2. Aktualisieren Sie die Teamdokumentation konsequent.

Trotz allem, was die Startup-Welt Ihnen glauben machen möchte, existiert Software nicht um ihrer selbst willen. Das Ziel all dieser Tools ist es, eine effektive Kommunikation zu vereinfachen, aber wie die meisten Remote-Mitarbeiter bestätigen können, ist dies nicht oft das Ergebnis.

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wann und wie Sie diese Tools verwenden werden, und dann müssen Sie diese Richtlinien tatsächlich befolgen.

Wann solltest du jemanden über Slack kontaktieren und nicht per E-Mail? Was sollte mit einem Screencast anstelle eines Zoom-Anrufs behandelt werden?

Die Einzelheiten hängen davon ab, was Ihr Team tut und wie es am liebsten arbeitet, aber die allgemeine Idee ist, standardmäßig asynchrone Optionen zu verwenden, es sei denn, Sie haben einen starken Grund, dies nicht zu tun.

Wenn es um Projektmanagement geht, ist das Hauptprinzip einfach: Halten Sie alle Projekte über die nächste Aktion auf dem Laufenden, wer dafür verantwortlich ist und wann sie abgeschlossen werden muss.

Das ist nichts Bahnbrechendes, aber in der Praxis setzen nur sehr wenige Teams diesen Tag für Tag um.

Wenn Sie und ein Mitarbeiter ein ungezwungenes Gespräch führen, in dem eine Entscheidung über Ihr Projekt getroffen wurde, scheint es möglicherweise nicht notwendig zu sein, andere Maßnahmen zu ergreifen. Ihr wisst doch beide, was zu tun ist, oder?

Während Sie vielleicht wissen, was zu tun ist, wird der Rest Ihres Teams keine Ahnung haben, was los ist.

Ihr Projektmanagementsystem muss als zentrales Repository für die Vorgänge in jedem Projekt dienen. Abgesehen davon, dass Sie den Rest des Teams auf dem Laufenden halten, erleichtert die Konsistenz mit diesen Updates auch Ihr Leben.

Wie oft arbeiten Sie an einem Projekt gleichzeitig? So ziemlich nie, oder?

Wenn Sie dies auf dem neuesten Stand halten, können Sie schnell wieder auf den neuesten Stand kommen, wenn Sie zwischen ein paar verschiedenen Dingen gesprungen sind.

Sie müssen nicht mehr durch alte E-Mail-Ketten und Slack-Konversationen graben, um herauszufinden, was genau Sie vorher gedacht haben.

3. Legen Sie die Zeitzonenetikette fest.

Wenn Sie ein Team haben, das über mehrere Zeitzonen verteilt ist, müssen Sie mehr darüber nachdenken, wann Sie kommunizieren sollen.

Wenn du Slack verwendest, solltest du dein Team ermutigen, „Nicht stören“ -Stunden einzurichten, damit es nicht zu jeder Tageszeit Benachrichtigungen erhält. Wenn du Slack nicht verwendest, halte dich von allem fern, was deinem Teamkollegen eine Warnung sendet, es sei denn, es handelt sich um einen tatsächlichen Notfall, der nicht warten kann.

4. Überlegen Sie, wie das Medium und der Ton Ihrer Worte interpretiert werden.

Die Fernkommunikation wird größtenteils geschrieben. Es fehlen natürlich Dinge, die wir für selbstverständlich halten, wenn wir persönlich mit jemandem sprechen — Mimik, Körpersprache, Tonfall, etc.

Wie wir alle wissen, können Gedanken im Text und sogar bei Anrufen ganz anders rüberkommen als im wirklichen Leben. Also, machen Sie es üben zu pausieren, bevor Sie Ihre Nachrichten senden und lesen Sie es für Ton.Ermutigen Sie auf der anderen Seite Ihr Team und Ihre Mitarbeiter, sich zu äußern, wenn sie das Gefühl haben, dass jemand falsch rüberkommt. Diese kleinen Dinge machen einen echten Unterschied, wenn Sie kein Gesicht haben, um die Worte zu setzen.

5. Bringen Sie das Team regelmäßig zusammen.

Eines der wirkungsvollsten Dinge, die ein Remote-Team tun kann, ist, Zeit für alle zu planen, um zusammenzukommen. Die Bindungszeit (virtuell oder persönlich, wenn das Remote-Team die Büroräume besucht) ist eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation und das Vertrauen zu verbessern und:

• Die Teammitglieder näher zusammenzubringen.
• Ermutigen Sie alle, die Persönlichkeit und den Kommunikationsstil des anderen zu teilen und besser zu verstehen.
• Helfen Sie ihnen, gemeinsame Interessen zu finden, die sie normalerweise bei einem Arbeitsgespräch nicht entdecken würden.

Wenn Sie persönlich Zeit miteinander verbringen können, können Sie gelegentlich auch Retreats für das Remote-Team organisieren. Oder, wenn Sie Mitarbeiter auf der ganzen Welt haben und einige von ihnen ziemlich nahe beieinander leben, ermutigen Sie „Mini-Retreats.“

Aber am wichtigsten ist, dass Sie das Team regelmäßig virtuell zusammenbringen. Und machen Sie nicht alles über die Arbeit!

Zum Beispiel haben wir einen täglichen Videoanruf, der Teilarbeit, Teilsozial ist. Von Dienstag bis Donnerstag ist der Anruf ein kurzer 10-minütiger Check-in, um zu sehen, wie es den Leuten geht. Montags und freitags, Es ist ein bisschen länger, damit wir über unsere Wochenenden sprechen können, was wir vorhatten, und einfach aufholen.

Dies ersetzt die persönliche Kommunikation nicht vollständig, ist jedoch eine einfache Möglichkeit, tiefere Verbindungen zum Rest des Teams aufzubauen.

Kommunikationstipps für gemischte Teams

Möglicherweise haben Sie ein gemischtes Team, was bedeutet, dass einige Mitglieder hauptsächlich remote arbeiten und andere hauptsächlich im Büro arbeiten. Diese Art von Team hat aufgrund seiner Struktur seine eigenen einzigartigen Herausforderungen:

• Erstens müssen sie alles tun, um zu vermeiden, dass sich zwischen den beiden Gruppen von Mitarbeitern Spaltungen bilden.
• Zweitens müssen sie sicherstellen, dass beide Teams synchron bleiben.

6. Binden Sie alle in Informationsschleifen ein.

So wie Remote-Teams Gespräche verfolgen müssen, die zu einer Entscheidung oder Aktion führen, egal wie klein, tun dies auch gemischte Teams. Dies ist wichtig für gemischte Teams, damit Remote-Mitarbeiter nicht aus der Schleife herausgelassen werden und umgekehrt.

7. Vermeiden Sie einmalige Lösungen für wiederkehrende Herausforderungen.

Mit der Zeitzonenetikette wissen Sie, dass Sie niemanden anpingen sollen, wenn es 11 ist:00 pm in ihrem Teil der Welt, aber was tun Sie, wenn Sie wirklich mit jemandem sprechen müssen, wenn es nicht bequem ist?

Für diese Situationen müssen einige Kompromisse eingegangen werden. Im Idealfall gibt es einige Überschneidungen in den Arbeitszeiten, aber wenn nicht, versuchen Sie, eine Zeit zu finden, die für beide von Ihnen nicht zu unbequem ist.

Wenn Sie ständig Zeiten vorschlagen, die den Zeitplan der anderen Person nicht einhalten, bitten Sie nur darum, aus der Schleife herausgelassen zu werden.

8. Ehrlichkeit und Transparenz fördern.

Einer der Hauptvorteile einer effektiven Kommunikation besteht darin, Probleme frühzeitig zu erkennen, damit sie mit minimaler Unterbrechung behoben werden können. Dies geschieht nur, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, ihr Feedback wirklich teilen zu können. Andernfalls werden die Probleme einfach eitern.

Bei gemischten Teams gibt es viele Möglichkeiten, wie die Kommunikation scheitern kann, und die Kosten dafür sind hoch.

Wenn Sie remote arbeiten und einfach nicht in der Lage sind, jemanden im Büro über die richtigen Kanäle zu erreichen, müssen Sie in der Lage sein, sich zu äußern, damit Ihr Team herausfinden kann, was los ist und es beheben kann.

Das gleiche gilt, wenn Sie im Büro sind und versuchen, einen entfernten Mitarbeiter zu erreichen. Obwohl nicht jeder ein digitaler Nomade ist, kann es manchmal so aussehen, als ob es Tage dauert, bis eine Antwort kommt. Wenn es also Probleme gibt, muss das Team sprechen und der Manager muss zuhören.

9. Organisieren Sie Meetings häufiger.

Um Remote- und In-Office-Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, sollten Sie regelmäßige Besprechungen durchführen, um sich über arbeitsbezogene Gewinne, Ziele und Projekte zu informieren. Sie können sogar einen Skype-Anruf mit einem Remote-Mitarbeiter zum Mittagessen oder einem After-Work-Bier führen.

Kommunikationstipps für Teams vor Ort

Wenn Mitarbeiter im selben Gebäude arbeiten, können Kommunikation und Zusammenarbeit etwas einfacher werden. Es ist jedoch immer noch wichtig sicherzustellen, dass Sie effektiv kommunizieren.

10. Stellen Sie sicher, dass Sie sich vom Computer entfernen.

Wenn Sie vor Ort arbeiten, haben Sie Zugriff auf ein Tool, das entfernte und gemischte Teams nicht haben; Aufstehen und zu jemandem gehen, um mit ihnen zu sprechen.

Anstatt im Büro ausschließlich über Slack zu chatten, kannst du ihnen nach Möglichkeit persönlich Fragen stellen, dich mit ihnen auf einen Kaffee treffen, den Besprechungsraum für ein kurzes Gespräch nutzen und so weiter.

12. Nutzen Sie Technologie, um effizienter zu arbeiten.

Während einige Leute zu virtuellen Gesprächen über diese persönlichen Gespräche zurückkehren, gehen andere Leute zu weit in die andere Richtung. Nur weil du aufstehen und deinem Kollegen eine Frage stellen kannst, heißt das nicht, dass du es tun solltest.

Genau wie bei Remote-Teams ist es wichtig zu unterscheiden, was synchron passieren muss und was asynchron passieren kann.

Wenn du remote arbeitest, kannst du Slack schließen, wenn du eine Pause brauchst, aber es ist viel schwieriger, Bob vom Buchhaltungsteam davon abzuhalten, dich mit den neuesten Nachrichten über Survivor zu nerven, wenn er zwei Kabinen runter ist.Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Gespräch persönlich stattfinden muss, bevor Sie jemanden unterbrechen, suchen Sie nach Anzeichen dafür, dass er nicht gestört werden möchte — Kopfhörer auf, Kopf nach unten, klarer Fokus. Wenn jetzt unbedingt darüber gesprochen werden muss, ist das in Ordnung, aber die meisten Gespräche können warten. Senden Sie ihnen eine Nachricht auf Slack und fragen Sie, wann ein guter Zeitpunkt zum Chatten ist.

13. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation weiterhin leicht zugänglich ist.

Den Projektstatus aktuell und zugänglich zu halten, ist für In-Office-Teams genauso wichtig wie für die anderen. Es ist auch etwas, das leicht beiseite zu schieben ist.

Selbst als Team mit Mitarbeitern vor Ort müssen Sie sicherstellen, dass teamweite Informationen leicht auffindbar und genau sind. Während Sie aufstehen und jemanden fragen können, was mit einem Projekt los ist oder wo Sie die neuesten Dashboards und Berichte finden, sollten Sie dies nicht tun müssen.

Ständig nach dem suchen zu müssen, was Sie brauchen, und dabei die Hälfte des Büros zu unterbrechen, ist ein massiver Produktivitätskiller. Seien Sie nicht faul mit Projektmanagement, nur weil Sie alle am selben Ort sind.

14. Schaffen Sie ein positives Arbeitsumfeld.

Niemand möchte in einem Büro voller Zombies arbeiten, die außerhalb der Arbeit keine Interessen zu haben scheinen. Das senkt nicht nur die Moral, sondern ist auch schlecht für die Produktivität.

Wenn die Leute das Gefühl haben, Tag für Tag nur daran zu arbeiten, werden sie einfach nicht so effektiv sein, wie sie es könnten, wenn sie sich voll engagieren würden. Geben Sie ihren Gedanken eine Pause, indem Sie sie wissen lassen, dass es in Ordnung ist, über andere Dinge als die Arbeit zu sprechen, während sie im Büro sind.

Nun, das bedeutet nicht, dass Sie ins Silicon Valley gehen und das Büro mit Sitzsäcken und Freibier füllen müssen. Es bedeutet auch nicht, dass die Leute ihre Sachen nicht erledigen müssen, aber lassen Sie Ihr Team Mittagessen und Kaffeepausen sowie den Wasserkühler nutzen, um sich zu verbinden.

Effektive Teamkommunikation führt zu glücklicheren, produktiveren Mitarbeitern

Verschiedene Teams haben unterschiedliche Kommunikationsherausforderungen und sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, dies zu tun, aber es gibt ein paar einfache Prinzipien, die auf der ganzen Linie gelten:

1. Wählen Sie Ihre Werkzeuge mit Bedacht aus.
2. Machen Sie sich klar, wann und wie jedes Werkzeug verwendet werden soll.
3. Verwenden Sie diese Tools korrekt und konsistent.
4. Seien Sie sich bewusst, wie Ihre Worte (geschrieben oder gesprochen) interpretiert werden könnten.
5. Respektieren Sie die Zeit anderer Menschen.

Wenn Sie die richtige Grundlage und eine Kultur haben, die Transparenz und Ehrlichkeit fördert, sind Sie auf dem Weg zu einer effektiven Kommunikation.

Die Prinzipien sind einfach und basieren auf gesundem Menschenverstand, aber sie zum Laufen zu bringen, erfordert echtes Engagement des gesamten Teams, von oben nach unten.

Um mehr zu erfahren, lesen Sie über schnelle Teambuilding-Aktivitäten, um es als nächstes zu versuchen.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2018 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.