Ein Planungskonflikt kann zu Ärger oder besonnenen Maßnahmen führen, je nachdem, wie Sie ihn sehen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie einen Planungskonflikt identifizieren und behandeln.

Was sind Terminkonflikte?

Jeder hat in seinem persönlichen Leben einen Planungskonflikt erlebt. Aus Versehen haben Sie möglicherweise einen Urlaub am selben Wochenende wie ein Familientreffen gebucht. Oder ein Freund hat Sie vielleicht gebeten, gleichzeitig mit Ihrem Zahnarzttermin einen Film zu sehen.

Ein Terminkonflikt im Geschäft ist ähnlich. Es bezieht sich auf ein Szenario, in dem zwei Ereignisse um dasselbe Zeitfenster in Ihrem Kalender wetteifern. Die betreffenden Ereignisse erfordern möglicherweise die Teilnahme von Ihnen, dem Arbeitgeber. Zum Beispiel kann Ihr Mitarbeiter einen neuen Konflikt haben, der durch Krankheit oder eine neue Familienveranstaltung entsteht, an der er teilnehmen möchte. Dies kann dazu führen, dass sie die ihnen zugewiesene Schicht nicht mehr ausführen können. Sie können auch eine sich ändernde Verfügbarkeit haben, z. B. wenn sie Teilzeitbeschäftigte sind, die auch Schüler sind, und sich ihre Unterrichtszeiten ändern, was zu anhaltenden Konflikten führen kann.

Egal wie sich der Konflikt manifestiert, es ist klar, dass eine Person nicht an zwei Orten gleichzeitig sein kann. Die einzige Möglichkeit, die Kupplung zu lösen, die ein Planungskonflikt im Kalender hat, besteht darin, ihn zu lösen.

Welche Arten von Terminkonflikten können auftreten?

Häufige Arten von Planungskonflikten sind:

• Doppelbuchung. Dies geschieht, wenn Sie zwei Ereignisse im selben Zeitfenster planen. Beispielsweise haben Sie möglicherweise die Schicht eines Mitarbeiters einem Mitarbeiter zugewiesen, der gleichzeitig eine Schicht hat. Es führt oft dazu, dass die eine oder andere Verpflichtung nicht erfüllt wird.
• Überlappende Ereignisse. Dies geschieht, wenn Sie ein Ereignis so planen, dass es sich mit einem anderen Ereignis im Kalender überschneidet. Sie haben beispielsweise eine Inspektion oder einen Geschäftsspaziergang von 9:00 bis 10:00 Uhr und einen Teamstandup von 9:30 bis 10:00 Uhr geplant. Aber sie sind nicht in der Lage, ihre ungeteilte Aufmerksamkeit entweder zu geben.
• Buchung eines nicht verfügbaren Zeitfensters. Dies geschieht, wenn Sie ein Ereignis in einem bereits gesperrten Zeitfenster planen. Sie können beispielsweise versehentlich einem Mitarbeiter während seines freien Nachmittags eine Schicht zuweisen. Der Mitarbeiter müsste die Schicht verpassen oder seinen Urlaub absagen.

Tipps zum Umgang mit Planungskonflikten

Nachfolgend finden Sie einige Tipps zum Verhindern und Behandeln von Planungskonflikten:

• Erstellen Sie einen Mitarbeiterplan. Ein Masterplan, der festlegt, wie Mitarbeiter ihre Zeit aufteilen, hält Konflikte in Schach. Mitarbeiterplanungs-Apps wie Shifts in Microsoft Teams können Sie auf potenzielle Konflikte aufmerksam machen.
• Budget für Pausen. Achten Sie darauf, Pausen zu berücksichtigen, wenn Sie einen Mitarbeiterplan erstellen. Die Planung in Back-to-Back-Schichten führt möglicherweise nicht zu einem Planungskonflikt. Aber der Abfluss seiner Energie kann einen Mitarbeiter daran hindern, an seiner Höchstkapazität zu arbeiten.
• Sicherungen benennen. Benennen Sie für jede Schichtzuweisung einen Backup-Mitarbeiter, der bei Konflikten eingreifen kann. Dies kann ein Szenario verhindern, in dem kein Mitarbeiter für eine Schicht zur Verfügung steht.
• Nehmen Sie eine verständnisvolle Haltung ein. Versuchen Sie nicht, die Schuld weiterzugeben, wenn ein Planungskonflikt auftritt, der zu einer unbesetzten Schicht führt. Dies ist umso relevanter, wenn ein Mitarbeiter nicht für ein Nichterscheinen verantwortlich ist. Bemühen Sie sich zu verstehen, was die Verwirrung verursacht hat und was Sie tun können, um sie in Zukunft zu vermeiden.
• Geben Sie den Arbeitern die Möglichkeit, eine alternative Zeit vorzuschlagen. Ein Terminkonflikt, den die Mitarbeiter selbst lösen können, spart Ihnen als Manager Zeit und Energie und stellt sicher, dass alle Schichten abgedeckt sind. Wenn Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Schichten, die nicht mehr für ihre Zeitpläne geeignet sind, einfach auszutauschen oder anzubieten, und gleichzeitig Genehmigungsprozesse beibehalten, werden Sie und Ihre Mitarbeiter entlastet. Wenn Sie es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Verfügbarkeit festzulegen und Freizeit für Urlaub und Krankheit anzufordern, können Sie mit dem Schichtplan Ihres Teams zukünftige Konflikte vermeiden.